培訓(xùn)課件會議溝通

1、培訓(xùn)課件會議溝通 會議溝通會議溝通 培訓(xùn)課件會議溝通 為什么會議如此重要為什么會議如此重要? ? 為什么會議會失敗為什么會議會失敗? ? 如何在會前作充分的準(zhǔn)備如何在會前作充分的準(zhǔn)備? ? 如何計劃會議如何計劃會議 影響會議成效的因素有哪些？影響會議成效的因素有哪些？ 什么是有效會議溝通的策略？什么是有效會議溝通的策略？ 經(jīng)常困惑人們的會議溝通問題經(jīng)常困惑人們的會議溝通問題 培訓(xùn)課件會議溝通 群體或組織中相互交流意見 群體或組織中相互交流意見 的一種形式，它是一種常見的的一種形式，它是一種常見的 群體活動。群體活動。 會議的定義會議的定義 培訓(xùn)課件會議溝通 交流信息交流信息 通過會議，管理者可

2、以將有關(guān)政策和指示傳達(dá)給下屬或員通過會議，管理者可以將有關(guān)政策和指示傳達(dá)給下屬或員 工。同時，管理者也可以從他們那里及時得到反饋及獲得工。同時，管理者也可以從他們那里及時得到反饋及獲得 其他方面的有關(guān)信息。其他方面的有關(guān)信息。 給與指導(dǎo)給與指導(dǎo) 企業(yè)通過把員工組織起來進(jìn)行培訓(xùn)，以提高他們某個方面企業(yè)通過把員工組織起來進(jìn)行培訓(xùn)，以提高他們某個方面 或某些方面的技能。使他們更好地適合工作環(huán)境。或某些方面的技能。使他們更好地適合工作環(huán)境。 解決問題解決問題 會議可以幫助澄清誤會，處理各種沖突并利用他人的知識會議可以幫助澄清誤會，處理各種沖突并利用他人的知識 和技巧來解決問題。和技巧來解決問題。 作出

3、決策作出決策 會議可以幫助營造民主的氣氛，給管理者提供共同參與和會議可以幫助營造民主的氣氛，給管理者提供共同參與和 共同討論的機(jī)會，最終作出良好的決策。共同討論的機(jī)會，最終作出良好的決策。 會議的目的會議的目的 培訓(xùn)課件會議溝通 談判談判 目的是解決雙方在利益上的沖突，采用互動的方式討論，力求達(dá)成一目的是解決雙方在利益上的沖突，采用互動的方式討論，力求達(dá)成一 致的意見。致的意見。 通知通知 目的是為了傳播信息，采取單項的方式，一般沒有討論。目的是為了傳播信息，采取單項的方式，一般沒有討論。 解決問題解決問題 目的是為了利用團(tuán)體的力量解決問題。通常，要將待解決的問題擺在目的是為了利用團(tuán)體的力量解

4、決問題。通常，要將待解決的問題擺在 桌面上，與會者應(yīng)提出解決的方法。在這類會議上，人們奪回未探求桌面上，與會者應(yīng)提出解決的方法。在這類會議上，人們奪回未探求 解決的方法而努力，不會停留在過去的狀態(tài)中。解決的方法而努力，不會停留在過去的狀態(tài)中。 決策決策 目的是為了在不同的方案中權(quán)衡利弊做出抉擇。與會者不僅會討論和目的是為了在不同的方案中權(quán)衡利弊做出抉擇。與會者不僅會討論和 決策，而且還要遵守會議的決議。決策，而且還要遵守會議的決議。 交流交流 目的是在于集思廣益，常采用目的是在于集思廣益，常采用“頭腦風(fēng)爆法頭腦風(fēng)爆法”討論，即安排討論，即安排5-75-7人，每人，每 一位與會者都可以將自己對問

5、題的看法，并從相互間的發(fā)言中得到啟一位與會者都可以將自己對問題的看法，并從相互間的發(fā)言中得到啟 發(fā)，激發(fā)靈感，產(chǎn)生創(chuàng)意。這類會議鼓勵討論。發(fā)，激發(fā)靈感，產(chǎn)生創(chuàng)意。這類會議鼓勵討論。 會議的種類 培訓(xùn)課件會議溝通 會議的組織會議的組織 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 會議過程控制會議過程控制 會后工作會后工作 培訓(xùn)課件會議溝通 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 明確會議的必要性明確會議的必要性 確定會議的目標(biāo)確定會議的目標(biāo) 準(zhǔn)備會議文件準(zhǔn)備會議文件 確定會議主持人確定會議主持人 確定與會人員確定與會人員 預(yù)定會議場所預(yù)定會議場所 培訓(xùn)課件會議溝通 會議過程控制會議過程控制 宣布會議的主題和目的 根據(jù)會議議程順序提出議題 給予

6、每個人闡述觀點的機(jī)會 控制討論進(jìn)程 遵守預(yù)定時間 討論結(jié)束后概括觀點 確定下次會議議題和時間。 培訓(xùn)課件會議溝通 會后工作會后工作 會議記錄應(yīng)該準(zhǔn)確無誤 下發(fā)會議記錄或會議簡報 決議要突出任務(wù)責(zé)任人姓名、時間及驗 收標(biāo)準(zhǔn) 表明下次會議的日期和時間 對執(zhí)行工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查 培訓(xùn)課件會議溝通 不開會的原則不開會的原則 如果已經(jīng)有每周的例會如果已經(jīng)有每周的例會 如果會議的成本過高如果會議的成本過高 如果還有比開會更好的方法如果還有比開會更好的方法 如果沒什么特別重要的事如果沒什么特別重要的事 如果你是唯一能做決策且知道該怎樣正確處理如果你是唯一能做決策且知道該怎樣正確處理 的人的人 培訓(xùn)課件會議溝

7、通 如果必須把信息同是傳達(dá)給很多人如果必須把信息同是傳達(dá)給很多人 如果需要當(dāng)眾表揚或批評一些人如果需要當(dāng)眾表揚或批評一些人 如果要讓多些人參與決策的問題如果要讓多些人參與決策的問題 如果需要聽取部門匯報工作如果需要聽取部門匯報工作 如果要給小組委派任務(wù)如果要給小組委派任務(wù) 開會的原則開會的原則 培訓(xùn)課件會議溝通 會議文件會議文件 會議議程會議議程 會議記錄會議記錄 培訓(xùn)課件會議溝通 會議議程的設(shè)計原則會議議程的設(shè)計原則 表明議題表明議題 確定主次確定主次 注重實效注重實效 適時調(diào)整適時調(diào)整 提供背景資料提供背景資料 培訓(xùn)課件會議溝通 會議議程的設(shè)計步驟會議議程的設(shè)計步驟 突出問題突出問題 提出

8、新議題提出新議題 選擇重要議題選擇重要議題 分清主次順序分清主次順序 確定時間確定時間 表明順序表明順序 結(jié)束議程結(jié)束議程 培訓(xùn)課件會議溝通 會議記錄會議記錄 會議名稱會議名稱 地點、日期地點、日期 起止時間起止時間 主辦者主辦者 出席人員出席人員 缺席人員缺席人員 會議主席致開幕詞并宣布會議議程會議主席致開幕詞并宣布會議議程 會議過程會議過程 會議決議會議決議 下次會議的時間及地點下次會議的時間及地點 培訓(xùn)課件會議溝通 會議記錄必須注意會議記錄必須注意 充分了解會議主題、目的及議程充分了解會議主題、目的及議程 可以采用多種記錄方式可以采用多種記錄方式 緊跟會議進(jìn)程緊跟會議進(jìn)程 及時確認(rèn)要點及

9、時確認(rèn)要點 避免主觀意識避免主觀意識 會后及時打印并校對會后及時打印并校對 培訓(xùn)課件會議溝通 會場布置會場布置 禮堂型禮堂型U型型 圓桌型圓桌型長桌型長桌型 培訓(xùn)課件會議溝通 課堂式課堂式V型型 培訓(xùn)課件會議溝通 會議中的角色會議中的角色 會議主持人會議主持人 會議秘書會議秘書 其他與會者其他與會者 培訓(xùn)課件會議溝通 主持人的素質(zhì)主持人的素質(zhì) 思維清晰敏銳思維清晰敏銳 善于言詞表達(dá)善于言詞表達(dá) 良好的溝通能力良好的溝通能力 積極傾聽的能力積極傾聽的能力 較強(qiáng)應(yīng)變能力較強(qiáng)應(yīng)變能力 很好的分析能力很好的分析能力 公正公開公正公開 幽默幽默 培訓(xùn)課件會議溝通 主持人的主要職責(zé)主持人的主要職責(zé) 做好會

10、前的準(zhǔn)備做好會前的準(zhǔn)備 宣布會議準(zhǔn)時開始宣布會議準(zhǔn)時開始 提出會議的議題提出會議的議題 控制會議進(jìn)程控制會議進(jìn)程 總結(jié)會議總結(jié)會議 追蹤會議的結(jié)果追蹤會議的結(jié)果 培訓(xùn)課件會議溝通 會議秘書的職責(zé)會議秘書的職責(zé) 準(zhǔn)確記錄會議要點準(zhǔn)確記錄會議要點 發(fā)放會議紀(jì)要發(fā)放會議紀(jì)要 確認(rèn)執(zhí)行人、完成時間以及所需資源確認(rèn)執(zhí)行人、完成時間以及所需資源 在主持人右手落座在主持人右手落座 培訓(xùn)課件會議溝通 其他與會者其他與會者 明確會議目的明確會議目的 了解會議內(nèi)容了解會議內(nèi)容 作好發(fā)言準(zhǔn)備作好發(fā)言準(zhǔn)備 遵守會議制度遵守會議制度. 培訓(xùn)課件會議溝通 會議溝通中常見的障礙 外在環(huán)境 傳遞過程 語言 培訓(xùn)課件會議溝通

11、影響會議成效的因素影響會議成效的因素 會議時間不當(dāng)會議時間不當(dāng) 會議目的不明確會議目的不明確 會議持續(xù)太久會議持續(xù)太久 簡單問題復(fù)雜化簡單問題復(fù)雜化 發(fā)言者過于健談發(fā)言者過于健談 培訓(xùn)課件會議溝通 繁忙的周一繁忙的周一OR周五下午周五下午 會議時間沖突會議時間沖突 已經(jīng)有約在先已經(jīng)有約在先 準(zhǔn)備不充分或根本來不及準(zhǔn)備準(zhǔn)備不充分或根本來不及準(zhǔn)備 會議時間不當(dāng)會議時間不當(dāng) 培訓(xùn)課件會議溝通 有效會議的策略有效會議的策略 不搞形式主義不搞形式主義 明確會議的目的和目標(biāo)明確會議的目的和目標(biāo) 選擇合適的與會者選擇合適的與會者 合理安排會議議程合理安排會議議程 合理安排會務(wù)合理安排會務(wù) 控制好會議控制好會

12、議 分發(fā)會議簡報分發(fā)會議簡報 培訓(xùn)課件會議溝通 會議溝通的技巧會議溝通的技巧 建立正面態(tài)度建立正面態(tài)度 學(xué)會傾聽學(xué)會傾聽 消除抱怨與不滿消除抱怨與不滿 培養(yǎng)良好情商培養(yǎng)良好情商 盡量鼓勵盡量鼓勵 掌握提問技巧掌握提問技巧 強(qiáng)化個人溝通能力強(qiáng)化個人溝通能力 培訓(xùn)課件會議溝通 會議實例（掌握會議完善流程） 開會的問題： 開會是是一種 自我表現(xiàn)欲的 外在表現(xiàn)。 開會的通病其 實就是影響會 議溝通的障礙. 培訓(xùn)課件會議溝通 會議的有效改善 1、誰參加（參加的人分為必須參加；隨意參 加） 2、誰主持：導(dǎo)言人、主席、觀察員共同主持 隨意參加 主席 導(dǎo)言人 觀察員 必須參加 培訓(xùn)課件會議溝通 會議的有效改善 3、誰控制 4、誰先發(fā)言 主席:控制秩序 導(dǎo)言人：控制時間 觀察員：控制全程 由內(nèi)而外 由下而上 真正了解市場的 一線 人員 培訓(xùn)課件會議溝通 會議的有效改善 5、誰負(fù)責(zé)及誰追蹤 確定具體負(fù)責(zé)和追蹤的人 6、誰在浪費時間 7、誰結(jié)論：沒有解決的方法，門不準(zhǔn)打 開。沒有更好的解決方法，就用“主持 人”的方法。 導(dǎo)言人主席觀察員 資料提前閱讀 只講方案 培訓(xùn)課件會議溝通 分粥 有七個和尚曾經(jīng)住在一起，每 天分一大桶粥。要命的是 ，