行政費(fèi)用管理制度(定稿版)

1、 行政費(fèi)用管理辦法一、目的為加強(qiáng)公司費(fèi)用管理、控制不合理費(fèi)用開支；也為了加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，規(guī)范總經(jīng)辦財(cái)務(wù)報(bào)銷行為，統(tǒng)一報(bào)銷程序，提高總經(jīng)辦的財(cái)務(wù)管理水平，合理控制費(fèi)用支出，特制定本辦法。行政費(fèi)用管理通過(guò)預(yù)算管理、額度管理和行政管理三種方法除公司特別規(guī)定的項(xiàng)目外，嚴(yán)禁先列支，后報(bào)銷。所有報(bào)銷的原始憑證不得涂改，如有涂改，在報(bào)銷時(shí)扣除該費(fèi)用金額。二、行政費(fèi)用分類本制度中的行政費(fèi)用指總經(jīng)辦在部門運(yùn)營(yíng)過(guò)程中所產(chǎn)生的費(fèi)用，并按費(fèi)用的可變性，分為標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用、臨時(shí)費(fèi)用。具體明細(xì)如下：1、 標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用工資薪酬：為每月員工所發(fā)放工資；員工險(xiǎn)金：指公司為員工繳納的社會(huì)保險(xiǎn)、意外保險(xiǎn)等；休假路費(fèi)：指員工每年一次回家路費(fèi)

2、的報(bào)銷；電話補(bǔ)貼費(fèi)：指員工每月所報(bào)銷的通訊費(fèi)；過(guò)節(jié)費(fèi)：指節(jié)日期間公司按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)給予員工的福利；辦證費(fèi)用：辦理土地證、房產(chǎn)證、他項(xiàng)權(quán)證、項(xiàng)目預(yù)測(cè)面積和實(shí)測(cè)面積所產(chǎn)生的費(fèi)用。辦公室固話費(fèi)：辦公室固定電話費(fèi)和光纖費(fèi)。2、 臨時(shí)費(fèi)用辦公耗材費(fèi)用：總經(jīng)辦每月按預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)買的辦公用品及為新員工購(gòu)買的小件辦公品，傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)用色帶、墨盒、墨粉、復(fù)印紙等，以及管理部門日常發(fā)快件的“快遞費(fèi)”；固定資產(chǎn)費(fèi)用：總經(jīng)辦每月按審批流程所購(gòu)買的固定資產(chǎn)費(fèi)用；接待費(fèi)：因公接待和總經(jīng)辦為領(lǐng)導(dǎo)辦公室（董事長(zhǎng)、總經(jīng)理）購(gòu)買的茶葉、純凈水、礦泉水、紙巾、住宿、餐飲等所產(chǎn)生的費(fèi)用；差旅費(fèi)：總經(jīng)辦員工因公外出發(fā)生的路費(fèi)、住

3、宿費(fèi)、餐飲費(fèi)等；車管費(fèi)：指車輛用油、存車費(fèi)、修理費(fèi)、檢車費(fèi)等費(fèi)用；工傷醫(yī)療費(fèi)：指員工因受傷由公司承擔(dān)的醫(yī)療費(fèi)用；生日、慰問(wèn)福利：指每月生日或員工其他慰問(wèn)福利所產(chǎn)生的費(fèi)用；員工（聯(lián)誼）活動(dòng)費(fèi)：指公司員工聯(lián)誼或員工活動(dòng)時(shí)所產(chǎn)生的費(fèi)用；招聘費(fèi)：指人事招聘過(guò)程中所產(chǎn)生的一切費(fèi)用，包括招聘廣告、宣傳、制作、場(chǎng)地租賃、餐飲、住宿； 年檢咨詢費(fèi)：是指企業(yè)參加工商聯(lián)合年費(fèi)、企業(yè)變更費(fèi)、專項(xiàng)咨詢費(fèi)等；辦證費(fèi)：開發(fā)報(bào)建相關(guān)所需費(fèi)用、權(quán)證辦理費(fèi)用；培訓(xùn)費(fèi)：指員工外出培訓(xùn)（含考察、調(diào)研），以及參加同行會(huì)議，所產(chǎn)生的一切費(fèi)用（交通費(fèi)、餐飲費(fèi)、住宿費(fèi)、報(bào)名費(fèi)、材料費(fèi)等）；會(huì)務(wù)費(fèi)：指公司在外召開會(huì)議時(shí)所產(chǎn)生的一切費(fèi)用（場(chǎng)地

4、費(fèi)、餐飲、交通、住宿等）。食堂費(fèi)用：指員工食堂每月所產(chǎn)生的費(fèi)用；三、適用范圍本辦法適用總經(jīng)辦所有行政費(fèi)用的管理。四、管理方法（一）預(yù)算管理1. 定義 預(yù)算管理是指:總經(jīng)辦各職能端口在每月25日前向總經(jīng)辦經(jīng)理提交下月費(fèi)用計(jì)劃表，由總經(jīng)辦經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行費(fèi)用審核、總經(jīng)理和董事長(zhǎng)審批。（見表1費(fèi)用計(jì)劃表）2. 具體實(shí)施 （1）每月25日前，總經(jīng)辦各職能端口向部門負(fù)責(zé)人提交下月的費(fèi)用計(jì)劃表，次月5日前完成費(fèi)用計(jì)劃表審批流程后，由職能端口或部門負(fù)責(zé)人走借支流程。（2）本方法適用費(fèi)用類型辦公耗材費(fèi)用、固定資產(chǎn)費(fèi)用、接待費(fèi)、差旅費(fèi)、車管費(fèi)、工傷醫(yī)療費(fèi)、生日福利、慰問(wèn)福利、聯(lián)誼費(fèi)、員工活動(dòng)費(fèi)、招聘費(fèi)、年檢咨

5、詢費(fèi)、辦證費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、會(huì)務(wù)費(fèi)。（4）借支流程由各職能端口月初報(bào)當(dāng)月支金預(yù)算，填寫費(fèi)用計(jì)劃表經(jīng)公司財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理或董事長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，由總經(jīng)辦經(jīng)理按計(jì)劃再填寫借支單（附費(fèi)用計(jì)劃表），再由財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字后即可借支。3.臨時(shí)費(fèi)用報(bào)銷方法（1）每月25-30日?qǐng)?bào)銷費(fèi)用類型，含辦公耗材費(fèi)用、固定資產(chǎn)費(fèi)用、差旅費(fèi)、車管費(fèi)、聯(lián)誼費(fèi)、員工活動(dòng)費(fèi)、招聘費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、會(huì)務(wù)費(fèi)、節(jié)日福利、年檢咨詢費(fèi)、接待費(fèi)。額度較大的可按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定直接走付款審批流程。（2）每季度報(bào)銷費(fèi)用類型，含食堂費(fèi)用、工傷醫(yī)療費(fèi)、生日福利、慰問(wèn)福利等。（3）季度費(fèi)用報(bào)銷原則上每季度報(bào)銷完畢，特殊情況除外。 4.報(bào)銷流程（1）每月25-30日?qǐng)?bào)銷，

6、報(bào)銷要求：u 辦公耗材費(fèi)用 報(bào)銷時(shí)須在報(bào)銷單后面附辦公用品購(gòu)置計(jì)劃單。u 固定資產(chǎn)費(fèi)用 報(bào)銷時(shí)須在報(bào)銷單后面附固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表。u 差旅費(fèi) 報(bào)銷時(shí)須在報(bào)銷單后面附出差申請(qǐng)表u 車管費(fèi) 報(bào)銷時(shí)須在報(bào)銷單后面附各種正規(guī)發(fā)票，若無(wú)發(fā)票在費(fèi)用產(chǎn)生前須在費(fèi)用計(jì)劃表中備注或提前向總經(jīng)辦經(jīng)理報(bào)備。u 員工活動(dòng)（聯(lián)誼）費(fèi) 報(bào)銷時(shí)須在報(bào)銷單后面附各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)和發(fā)票，若無(wú)發(fā)票在費(fèi)用產(chǎn)生前須在費(fèi)用計(jì)劃表中備注或提前向總經(jīng)辦經(jīng)理報(bào)備。u 招聘費(fèi) 報(bào)銷時(shí)須在報(bào)銷單后面附各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)。u 培訓(xùn)費(fèi) 報(bào)銷時(shí)須在報(bào)銷單后面附培訓(xùn)申請(qǐng)表。u 會(huì)務(wù)費(fèi) 報(bào)銷時(shí)須在報(bào)銷單后面附各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)。u 節(jié)日福利 報(bào)銷時(shí)須在報(bào)銷單后面附費(fèi)用明

7、細(xì)。u 接待費(fèi) 報(bào)銷時(shí)須在報(bào)銷單后面附每次接待時(shí)產(chǎn)生的費(fèi)用明細(xì)單。u 年檢咨詢費(fèi)報(bào)銷時(shí)須附發(fā)票。（2）每季度報(bào)銷費(fèi)用，報(bào)銷要求：u 食堂費(fèi)用 報(bào)銷時(shí)須在報(bào)銷單后面附每月領(lǐng)導(dǎo)已簽字的員工食堂每月采購(gòu)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表。u 工傷醫(yī)療費(fèi)報(bào)銷時(shí)須附發(fā)票。u 生日慰問(wèn)福利報(bào)銷時(shí)須在后面附明細(xì)表。（二）額度管理1.額度管理 指費(fèi)用在一定的額度范圍內(nèi)控制使用，額度確定的依據(jù)是歷史數(shù)據(jù)、工作職務(wù)、員工人數(shù)等，可由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理。2.本辦法適用于標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用類型工資薪酬、員工險(xiǎn)金、休假路費(fèi)、年檢咨詢費(fèi)、辦證費(fèi)用、電話補(bǔ)貼費(fèi)、節(jié)日福利、食堂費(fèi)用、辦公固話費(fèi) 3.標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用的管理（1）標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用中工資薪酬、員工險(xiǎn)金、休假路費(fèi)、電話

8、補(bǔ)貼費(fèi)、節(jié)日福利由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理。（2）辦證費(fèi)用、食堂費(fèi)用、辦公室固話費(fèi)4、 借支流程u 工資薪酬、員工險(xiǎn)金、休假路費(fèi)、電話補(bǔ)貼費(fèi)、節(jié)日福利、食堂費(fèi)用由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理，無(wú)須借支。u 食堂費(fèi)用、年檢咨詢費(fèi)、辦證費(fèi)用、辦公室固話費(fèi) 由負(fù)責(zé)管理的各職能端口月初報(bào)當(dāng)月支金預(yù)算，填寫費(fèi)用計(jì)劃表經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，行政專員或總經(jīng)辦經(jīng)理按計(jì)劃再填寫借支單，最終由財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字后即可借支，無(wú)須再向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。額度較大的可按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定直接走付款審批流程。 4.報(bào)銷流程（1）工資薪酬、交通福利費(fèi)、通訊福利費(fèi)、節(jié)日福利、電話補(bǔ)貼的發(fā)放按照人力資源部制定的費(fèi)用表并經(jīng)財(cái)務(wù)審核，領(lǐng)導(dǎo)審批后的金額，由財(cái)務(wù)部發(fā)放。（2）月度

9、報(bào)銷u 辦公室固話費(fèi) 月度報(bào)銷時(shí)須在報(bào)銷單后面附辦公室通訊費(fèi)用明細(xì)表。見表3辦公室通訊費(fèi)用明細(xì)表u 辦證費(fèi)用 月度報(bào)銷時(shí)須附正規(guī)發(fā)票（3）季度報(bào)銷食堂費(fèi)用 季度報(bào)銷時(shí)須在報(bào)銷單后面附每月領(lǐng)導(dǎo)已簽字的員工食堂每月采購(gòu)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表。（三）行政管理1.行政管理 指費(fèi)用報(bào)銷人在費(fèi)用產(chǎn)生前，采用書面的形式向部門負(fù)責(zé)人及以上領(lǐng)導(dǎo)提出本次費(fèi)用計(jì)劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，按公司付款審批走審批到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷費(fèi)用。（見表2付款審批）2. 適用費(fèi)用類型（1） 單筆費(fèi)用額度超過(guò)2萬(wàn)元以上的；（2） 可先使用后付費(fèi)的產(chǎn)品，即商家可提前出具發(fā)票且金額數(shù)目較大的。3.具體實(shí)施 （1）當(dāng)月完成付款。 行政管理費(fèi)適用于有發(fā)票的費(fèi)用類

10、型，可不走借支流程，而是按照公司付款審批流程簽字完畢后，直接由財(cái)務(wù)部付款，但費(fèi)用仍需計(jì)入所屬項(xiàng)目類型中，以便年底統(tǒng)計(jì)。五、總經(jīng)辦資金內(nèi)部使用流程1、總經(jīng)辦所有借支費(fèi)用（食堂費(fèi)用除外）以總經(jīng)辦經(jīng)理名義借支，部門任何員工不得借支。2、各版塊工作資金管理人月初到部門經(jīng)理處填寫臨時(shí)借支單，按費(fèi)用計(jì)劃表領(lǐng)取工作備用金。3、各版塊工作負(fù)責(zé)人所管轄范圍的資金使用由版塊負(fù)責(zé)人管理。4、各版塊工作負(fù)責(zé)人月底在原始憑證粘貼單上粘貼發(fā)票，并在費(fèi)用報(bào)銷單上填寫報(bào)銷金額，其余信息不用填寫。5、總經(jīng)辦經(jīng)理審核發(fā)票金額與報(bào)銷金額是否一致，并按照領(lǐng)款單金額核對(duì)當(dāng)月資金使用情況，堅(jiān)持多退少補(bǔ)原則。六、本辦法由總經(jīng)辦制定，最終解

11、釋權(quán)歸總經(jīng)辦所有。七、本辦法自下發(fā)之日起開始執(zhí)行。八、附件表1 費(fèi)用計(jì)劃表表2 付款審批表3辦公室通訊費(fèi)用明細(xì)表表4接待費(fèi)用明細(xì)表表5辦公用品購(gòu)置計(jì)劃單表6固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表表7出差申請(qǐng)表 總經(jīng)辦 2015年5月20日已閱，簽字確認(rèn)表：13表1 月行政費(fèi)用計(jì)劃表序號(hào)所屬項(xiàng)目預(yù)算額度最近一次費(fèi)用額度費(fèi)用管理人備注 合 計(jì) 元。 部門負(fù)責(zé)人意見財(cái)務(wù)部意見總經(jīng)理意見董事長(zhǎng)意見表2付款審批表發(fā)起部門： 發(fā)起人： 日期： 年 月 日標(biāo) 題內(nèi)容及金額（須附正規(guī)發(fā)票）發(fā)起部門意見財(cái)務(wù)部意見分管副總意見子公司總經(jīng)理意見成本控制中心意見總經(jīng)理意見董事長(zhǎng)意見表3 辦公室通訊費(fèi)用明細(xì)表序號(hào)固定電話號(hào)碼所屬部門/使用

12、人本月費(fèi)用上月費(fèi)用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)備注表 接待費(fèi)用明細(xì)表接待時(shí)間接待地點(diǎn)接待費(fèi)用客人數(shù)量簽字人備注合計(jì)元。表5辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置計(jì)劃單 日期： 年 月 日申請(qǐng)部門預(yù)計(jì)購(gòu)置時(shí)間編號(hào)品 名規(guī)格單位數(shù)量預(yù)算額度實(shí)際金額備 注預(yù)算額度合計(jì) 元實(shí)際額度合計(jì) 元行政專員總經(jīng)辦經(jīng)理意見總經(jīng)理/董事長(zhǎng)簽字簽字行政主管簽字注：1、行政專員編制購(gòu)買清單總經(jīng)辦經(jīng)理審核簽字總經(jīng)理/董事長(zhǎng)簽批行政主管采購(gòu)?fù)戤吅蠛炞中姓T清單留存復(fù)印件。2、500元內(nèi)（不含）簽至總經(jīng)辦經(jīng)理處，1000元（不含）簽至總經(jīng)理處，1000元（含）須簽至董事長(zhǎng)。表6固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表申請(qǐng)部門：一般 緊急 日常用品 其他 年 月 日序號(hào)商品名稱規(guī)格/型號(hào)單位數(shù)量預(yù)計(jì)單價(jià)預(yù)計(jì)總價(jià)實(shí)際總價(jià)使用人用途 合計(jì)申購(gòu)人：申購(gòu)部門經(jīng)理：申購(gòu)部門分管副總：總經(jīng)辦經(jīng)理： 備注：首先考慮公司內(nèi)部進(jìn)行物品調(diào)撥，其次購(gòu)買。分公司總經(jīng)理：總公司總經(jīng)理：董事會(huì)（10萬(wàn)元以上采購(gòu)）：行政主管：備注：（1）實(shí)際總價(jià)由行政主管填寫，并簽字后交由行政專員存復(fù)印件；申購(gòu)人 申購(gòu)部門經(jīng)理 申購(gòu)部