企業(yè)公文管理制度

1、公文管理制度公文管理主要是指建立文件分類體系，提高文件處理效率和公文共有共用的程度。為此，將公司文件分部門存放，部門內(nèi)文件再按職能分類、編碼，建立全公司各職能（區(qū)分管理）的文件資料管理中心，以求實(shí)現(xiàn)公司文件的同一和體系化。一、資料室文件一般類別（設(shè)想）：（1） 商業(yè)上的往來(lái)文書：來(lái)文、發(fā)文副本、重要電傳等。（2） 財(cái)務(wù)存檔資料：月季年回款報(bào)表、利潤(rùn)報(bào)表等。（3） 儲(chǔ)運(yùn)、計(jì)劃類資料：月季年發(fā)貨報(bào)表、計(jì)劃報(bào)表。（4） 重要文件類：合同、協(xié)議、公司紅頭文件、公司各部門有關(guān)各項(xiàng)制度、規(guī)定、通知等。（5） 企業(yè)有關(guān)參考資料：公司產(chǎn)品介紹、總經(jīng)理各種報(bào)告及演講稿、公司各大型活動(dòng)資料、公司市場(chǎng)及公關(guān)方面的策

2、劃報(bào)告等。（6） 報(bào)刊、雜志的剪報(bào)資料：報(bào)刊、雜志上有關(guān)本公司的報(bào)道，隨時(shí)做剪報(bào)存檔。（7） 檔案：銷售網(wǎng)絡(luò)員工檔案資料、客戶檔案。（8） 圖書目錄。（9） 會(huì)議資料：總經(jīng)理辦公例會(huì)紀(jì)要、議程、會(huì)議報(bào)告及其他相關(guān)資料等。 2、資料的來(lái)源：由人力資源部設(shè)計(jì)一份調(diào)查問卷發(fā)各部門，咨詢每個(gè)部門長(zhǎng)關(guān)于本部的業(yè)務(wù)流程，征求各部門的意見，對(duì)有保存價(jià)值的文件、資料列一個(gè)詳細(xì)的目錄。3、公文管理一般采用混合管理制度，即集中調(diào)控、分散保管和共同分享。公文在歸檔過(guò)程中，可分為3個(gè)階段：（1）未處理階段：對(duì)不能立即入庫(kù)，需在有關(guān)部門繼續(xù)流轉(zhuǎn)、使用和處理的文件資料，其保存管理由相關(guān)部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)。（2）處理階段：當(dāng)

3、文件資料用完或與文件有關(guān)的事項(xiàng)處理完畢之后，進(jìn)入文件資料歸檔過(guò)程，分2個(gè)階段。a、保管：在文書處理完畢后，文書必須從擔(dān)當(dāng)者手交部門共用的文件柜中。b、保存：要求各部門對(duì)全部處理完畢的文件資料，在每季度末或每年底清理或整理文件柜，去掉沒有保存價(jià)值的，把必須保存的，于第二季度初或第二年初，填報(bào)資料入庫(kù)申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)部門部長(zhǎng)及人力資源部部長(zhǎng)簽字同意后，將文件資料移交公司資料室集中保存。（3）廢除階段：資料室管理人員要對(duì)各部門交來(lái)的文件、資料，進(jìn)行分類編輯歸檔，編排索引；對(duì)文件資料進(jìn)行保存并辦理借閱工作。對(duì)保存期滿的文件資料，按一定的程序予以廢除或銷毀。 二、文件、資料分類分檔的標(biāo)準(zhǔn)：（1） 不考慮公

4、司的組織結(jié)構(gòu)，而是根據(jù)部門職能進(jìn)行分類；（2）原則上在按照職能分類時(shí)，橫向不超過(guò)4項(xiàng)，縱向分類定為10項(xiàng)；（3）為了對(duì)公文進(jìn)行有效的管理，全體部門應(yīng)以公司內(nèi)部4次分類為基準(zhǔn)制定有關(guān)事宜。 三、文件、資料編號(hào)的標(biāo)準(zhǔn)化管理：公文的編號(hào)（10位碼）： o o （xx） xx x xxx 部門編號(hào) 文件分類 文件密級(jí) 保存期限 文件順序號(hào) 1、部門編號(hào)：人力資源部、市場(chǎng)部、管理部、總經(jīng)辦、計(jì)劃部、儲(chǔ)運(yùn)部、審計(jì)部、財(cái)務(wù)部、用戶服務(wù)部、家電部、商場(chǎng)部等部門的編號(hào)依次為：01、02、03依次順推。 2、文件分類編號(hào)：視部門工作流程內(nèi)容分類。以人力資源部為例，劃分為： 人事類公文編號(hào)：rs 培訓(xùn)類公文編號(hào)：px 勞動(dòng)福利類公文編號(hào)：ld 綜合類公文編號(hào)：zh 3、文件密級(jí)編號(hào)： 絕密文件：m1 機(jī)密文件：m2 秘密文件：m3 一般文件：pt 4、文件保存期限： 3個(gè)月：03 （以月為單位） 1年：12 3年：36 永久：99四、建立文件的索引目錄以每個(gè)部門為單位，對(duì)文件的內(nèi)容及其編號(hào)建立臺(tái)帳（共2份：電腦和筆記各一份），便于查找。