春考ACCESS 第二章 數(shù)據(jù)庫和表

1、 Access 2003是一個基于關(guān)系模型的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)， 它易學(xué)好用，用戶界面友好，通過直觀的可視化操作，就能 建立一個數(shù)據(jù)庫。 第2章 數(shù)據(jù)庫和表 2.1 2.1 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫 2.2 2.2 建立表建立表 2.3 2.3 維護(hù)表維護(hù)表 2.4 2.4 操作表操作表 2.5 2.5 表間關(guān)系操作表間關(guān)系操作 合理的設(shè)計是創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)。 可以歸納為： 需求分析-E-R設(shè)計-關(guān)系模式-優(yōu)化-實施 設(shè)計數(shù)據(jù)庫的步驟設(shè)計數(shù)據(jù)庫的步驟 1、分析建立數(shù)據(jù)庫的目的 2、確定數(shù)據(jù)庫中需要的表。每個表中只包含一個主 題信息，表中的不包含重復(fù)信息。 3、確定表的結(jié)構(gòu)。即選擇表的字段 4、明確每條

2、記錄中有惟一值的字段。（主關(guān)鍵字） 5、確定表之間的關(guān)系 6、優(yōu)化設(shè)計 7、輸入數(shù)據(jù)并創(chuàng)建其他數(shù)據(jù)庫對象 8、使用Access的分析工具 數(shù)據(jù)庫的建立：數(shù)據(jù)庫的建立： 方法1：建立空的數(shù)據(jù)庫 （1）在Access的窗口、工具欄或任務(wù)窗格中選擇 “新建文件夾”，打開“新建文件夾”窗格。 （2）在任務(wù)窗格中選擇“空數(shù)據(jù)庫”選項，打開 “文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框。 （3）選擇保存位置和文件名后、單擊“創(chuàng)建”按鈕 創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫。 方法2：根據(jù)現(xiàn)有文件建立數(shù)據(jù)庫 在任務(wù)窗格中選擇“根據(jù)現(xiàn)有文件.”選項，在 出現(xiàn)“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框，選擇已建好的數(shù) 據(jù)庫，單擊創(chuàng)建按鈕，單擊“創(chuàng)建”按鈕 方法3：使用“數(shù)

3、據(jù)庫向?qū)А眲?chuàng)建數(shù)據(jù)庫 1、激活“數(shù)據(jù)庫向?qū)А?2、選擇數(shù)據(jù)庫模板 3、保存新建的數(shù)據(jù)庫文件 4、按“數(shù)據(jù)庫向?qū)А钡奶崾局鸩讲僮?5、開始創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫 6、完成 數(shù)據(jù)庫的打開與關(guān)閉數(shù)據(jù)庫的打開與關(guān)閉 在對數(shù)據(jù)庫管理進(jìn)行訪問時需要打開數(shù)據(jù)庫， 使用后要將數(shù)據(jù)庫關(guān)閉。 打開數(shù)據(jù)庫是指將數(shù)據(jù)庫文件調(diào)入到內(nèi)存，打 開數(shù)據(jù)庫后，可以對數(shù)據(jù)庫其它對象進(jìn)行操作。 關(guān)閉數(shù)據(jù)庫是指數(shù)據(jù)庫文件退出內(nèi)存。 （1）打開數(shù)據(jù)庫 在Accesss中，選擇“文件打開”命令，在打 開對話框中選擇數(shù)據(jù)庫，單擊“打開”按鈕，進(jìn)入 數(shù)據(jù)庫子窗口。 (2)關(guān)閉數(shù)據(jù)庫（非退出非退出） 關(guān)閉數(shù)據(jù)庫是指將數(shù)據(jù)庫從內(nèi)存中清除，數(shù)據(jù)庫 窗口將關(guān)閉

4、。 關(guān)閉數(shù)據(jù)庫有以下幾種方法： （1）單擊菜單命令“文件|關(guān)閉”。 （2）單擊數(shù)據(jù)庫窗口標(biāo)題欄的“關(guān)閉”按鈕。 （3）按Ctrl+F4組合鍵。 關(guān)于數(shù)據(jù)庫打開方式的說明 （1）如果選擇“打開”，被打開的數(shù)據(jù)庫可以被網(wǎng) 絡(luò)中的其它用戶共享，這是默認(rèn)的數(shù)據(jù)庫文件打開 方式。 （2）如果選擇以“以只讀方式打開”，只能使用、 瀏覽數(shù)據(jù)庫中的對象，不能對其進(jìn)行修改。 （3）如果選擇以“以獨占方式打開”，則其它用戶 不可以使用該數(shù)據(jù)庫。 （4）如果選擇以“以獨占、只讀方式打開”，則只 能是使用、瀏覽數(shù)據(jù)庫對象，不能對其進(jìn)行修改， 其它用戶不可以使用該數(shù)據(jù)庫。 在Access數(shù)據(jù)庫中，表是數(shù)據(jù)庫的基本對象，

5、 也是數(shù)據(jù)庫的核心與基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫中所有相關(guān)的各 類數(shù)據(jù)都存放在各種表中。 在Access中，表是一個滿足關(guān)系模型的二維表， 即由行和列組成的表格。 表以名稱標(biāo)識，表的名稱可以使用漢字或英文 字母等。 表的結(jié)構(gòu)表的結(jié)構(gòu) 表的組成：表的組成：表結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)。表結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)。 表的結(jié)構(gòu)表的結(jié)構(gòu)：字段名稱、字段類型以及字段屬性。：字段名稱、字段類型以及字段屬性。 字段的命名規(guī)則：字段的命名規(guī)則： 使用字母、漢字、數(shù)字、空格和其它字符，長度為使用字母、漢字、數(shù)字、空格和其它字符，長度為164 個字符，但不能使用個字符，但不能使用“。”、“！”、“”、“”等。等。 字段類型：字段類型：字段取值的數(shù)據(jù)類型，包括

6、文本型、數(shù)字型、備字段取值的數(shù)據(jù)類型，包括文本型、數(shù)字型、備 注型、日期注型、日期/時間型、邏輯型等時間型、邏輯型等10種。種。 字段屬性字段屬性：字段特征值的集合，分為常規(guī)屬性和查閱屬性：字段特征值的集合，分為常規(guī)屬性和查閱屬性2 種。作用：控制字段的操作方式和顯示方式。種。作用：控制字段的操作方式和顯示方式。 字段說明：字段說明：對字段的說明。對字段的說明。 在在選課管理系統(tǒng)中，包含教師表、學(xué)生表、課程表、選課管理系統(tǒng)中，包含教師表、學(xué)生表、課程表、 選課表及用戶表等。選課表及用戶表等。 學(xué)生表學(xué)生表 字段包括：學(xué)號、姓名、性別、出生日期、字段包括：學(xué)號、姓名、性別、出生日期、 政治面貌、

7、家庭住址、專業(yè)、電話、照片等，如圖政治面貌、家庭住址、專業(yè)、電話、照片等，如圖 所示。所示。 圖圖1-1 學(xué)生表結(jié)構(gòu)學(xué)生表結(jié)構(gòu) 在在Access中，字段的數(shù)據(jù)類型可分為文本型、中，字段的數(shù)據(jù)類型可分為文本型、 數(shù)字型、備注型、日期數(shù)字型、備注型、日期/時間型、貨幣型、是時間型、貨幣型、是/否否 （邏輯）型、自動編號型、（邏輯）型、自動編號型、OLE對象型、超鏈接型對象型、超鏈接型 以及查閱向?qū)偷纫约安殚喯驅(qū)偷?0種。種。 序號序號數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型 默認(rèn)寬度默認(rèn)寬度 適用范圍適用范圍 1文本類型文本類型 50按按ACSII順序，存放順序，存放1255個任意字符個任意字符 2貨幣類型貨幣類型

8、8按數(shù)值序，存放按數(shù)值序，存放14位小數(shù)位小數(shù) 3數(shù)字類型數(shù)字類型 (1)(字節(jié)，字節(jié)，byte)1有序，存放有序，存放0255之間的整數(shù)之間的整數(shù) (2)(小數(shù)，小數(shù)，decimal)12有序，有序，28位小數(shù)位小數(shù) (3)(整型，整型，integer) 2有序，存有序，存-3276832767之間的整數(shù)之間的整數(shù) (4)(長整型長整型,L INT) 4 有序，有序，-21474836482147483647之間整數(shù)之間整數(shù) (5)(單精度實數(shù)單精度實數(shù)) 4有序，有序，-3.402823E38-3.402823E38之間小之間小 (6)(雙精度實數(shù)雙精度實數(shù)) 8有序有序 (7)(同步復(fù)制

9、同步復(fù)制)16系統(tǒng)自動設(shè)置字段值，用于唯一標(biāo)識一條記錄系統(tǒng)自動設(shè)置字段值，用于唯一標(biāo)識一條記錄 4日期時間類型日期時間類型 8有序，存放有序，存放100-1999年的日期時間年的日期時間 5自動編號類型自動編號類型4(16)自動為新記錄指定唯一的順序號自動為新記錄指定唯一的順序號 6是是/否類型否類型 1邏輯值邏輯值 7備注類型備注類型存放長文本，最多存放長文本，最多64K 8OLE對象類型對象類型嵌入或鏈接的對象嵌入或鏈接的對象 9超級鏈接類型超級鏈接類型存放超級鏈接地址（用于網(wǎng)上）存放超級鏈接地址（用于網(wǎng)上） 10查閱向?qū)ь愋筒殚喯驅(qū)ь愋?4用于創(chuàng)建特殊的查閱字段用于創(chuàng)建特殊的查閱字段 1

10、文本型文本型 文本型字段用來存放字符串?dāng)?shù)據(jù)。如：學(xué)號、姓文本型字段用來存放字符串?dāng)?shù)據(jù)。如：學(xué)號、姓 名、性別等字段。名、性別等字段。 文本型數(shù)據(jù)可以存儲漢字和文本型數(shù)據(jù)可以存儲漢字和ASCII字符集中可字符集中可 打印字符，最大長度為打印字符，最大長度為255個字符，用戶可以根據(jù)個字符，用戶可以根據(jù) 需要自行設(shè)置。需要自行設(shè)置。 表示方法：用英文單引號（表示方法：用英文單引號（ ）或英文雙引號（）或英文雙引號（ ） 括起來。括起來。 2備注型備注型 備注型字段用來存放較長的文本型數(shù)據(jù)。如：備注型字段用來存放較長的文本型數(shù)據(jù)。如： 備忘錄、簡歷等字段。備忘錄、簡歷等字段。 備注型數(shù)據(jù)是文本型數(shù)據(jù)

11、類型的特殊形式，備備注型數(shù)據(jù)是文本型數(shù)據(jù)類型的特殊形式，備 注型數(shù)據(jù)沒有數(shù)據(jù)長度的限制，但受磁盤空間的限注型數(shù)據(jù)沒有數(shù)據(jù)長度的限制，但受磁盤空間的限 制。制。 3數(shù)字型數(shù)字型 數(shù)字型字段用來存儲由整數(shù)、實數(shù)等可以進(jìn)行數(shù)字型字段用來存儲由整數(shù)、實數(shù)等可以進(jìn)行 計算的數(shù)據(jù)。計算的數(shù)據(jù)。但貨幣值除外。但貨幣值除外。數(shù)值型可以分為整型、數(shù)值型可以分為整型、 長整型、單精度型、雙精度型等，長整型、單精度型、雙精度型等， 數(shù)據(jù)的長度由系統(tǒng)設(shè)置，分別為數(shù)據(jù)的長度由系統(tǒng)設(shè)置，分別為1、2、4、8 個字節(jié)。個字節(jié)。 4日期日期/時間型時間型 日期日期/時間型字段用于存放日期、時間、時間型字段用于存放日期、時間、

12、 或日期時間的組合。日期或日期時間的組合。日期/時間型數(shù)據(jù)分為常時間型數(shù)據(jù)分為常 規(guī)日期、長日期、中日期、短日期、長時間、規(guī)日期、長日期、中日期、短日期、長時間、 中時間、短時間等類型。中時間、短時間等類型。 字段大小為字段大小為8個字節(jié)，由系統(tǒng)自動設(shè)置。個字節(jié)，由系統(tǒng)自動設(shè)置。 表示方法：用英文字符表示方法：用英文字符”#”號括起來。例如：號括起來。例如： #2010-02-25#、#02/25/2010# 5貨幣型字段貨幣型字段 貨幣型字段用于存放具有雙精度屬性的貨貨幣型字段用于存放具有雙精度屬性的貨 幣數(shù)據(jù)。字段大小為幣數(shù)據(jù)。字段大小為8個字節(jié)，由系統(tǒng)自動設(shè)個字節(jié)，由系統(tǒng)自動設(shè) 置。置。

13、 6自動編號型自動編號型 自動編號型字段用于存放系統(tǒng)為記錄綁定的順序自動編號型字段用于存放系統(tǒng)為記錄綁定的順序 號。自動編號型字段的數(shù)據(jù)無需輸入，當(dāng)增加記錄時，號。自動編號型字段的數(shù)據(jù)無需輸入，當(dāng)增加記錄時， 系統(tǒng)為該記錄自動編號。字段大小為系統(tǒng)為該記錄自動編號。字段大小為4，由系統(tǒng)自動，由系統(tǒng)自動 設(shè)置。設(shè)置。 一個表只能有一個自動編號型字段，該字段中的一個表只能有一個自動編號型字段，該字段中的 順序號永久與記錄相聯(lián)，不能人工指定或更改自動編順序號永久與記錄相聯(lián)，不能人工指定或更改自動編 號型字段中的數(shù)值。號型字段中的數(shù)值。 自動編號有兩種類型：遞增和隨機(jī)自動編號有兩種類型：遞增和隨機(jī)。 遞

14、增：每新增一條記錄，自動編號字段增加遞增：每新增一條記錄，自動編號字段增加1； 隨機(jī)：每增加一條記錄，制定自動編號字段的數(shù)隨機(jī)：每增加一條記錄，制定自動編號字段的數(shù) 據(jù)為一個隨機(jī)的長整形數(shù)據(jù)。據(jù)為一個隨機(jī)的長整形數(shù)據(jù)。 7是是/否型否型 是是/否型字段用于存放邏輯數(shù)據(jù)，表示否型字段用于存放邏輯數(shù)據(jù)，表示 “是是/否否”或：或：“真真/假假”。字段大小為。字段大小為1字字 節(jié)，由系統(tǒng)自動設(shè)置。節(jié)，由系統(tǒng)自動設(shè)置。 表示方法：表示方法： .T. /.F.，即，即True / false 例如：婚否、團(tuán)員否等字段可以使用是例如：婚否、團(tuán)員否等字段可以使用是/否否 型。型。 8OLE對象型對象型 OL

15、E（Object Linking and Embedding）的中文含義是）的中文含義是“對象的鏈接對象的鏈接 與嵌入與嵌入”，用來鏈接或嵌入，用來鏈接或嵌入OLE對象，對象， 例如：文字、聲音、圖像、表格等。例如：文字、聲音、圖像、表格等。 9超鏈接型超鏈接型 超鏈接型字段存放超鏈接地址。最多包含三部分：顯示超鏈接型字段存放超鏈接地址。最多包含三部分：顯示 文本，地址，子地址文本，地址，子地址。 顯示文本顯示文本：在字段或控件中顯示的文本。：在字段或控件中顯示的文本。 地址地址：到文件或頁面的路徑。：到文件或頁面的路徑。 子地址子地址：在文件或頁面中的地址。：在文件或頁面中的地址。 例如：網(wǎng)

16、址、電子郵件。超鏈接型字段大小不定。例如：網(wǎng)址、電子郵件。超鏈接型字段大小不定。 10查閱向?qū)筒殚喯驅(qū)?是一個特殊的字段，使用是一個特殊的字段，使用“列表框列表框”或或“組合框組合框”從另從另 一個表或數(shù)據(jù)列表中選擇一個數(shù)據(jù)，通常為一個表或數(shù)據(jù)列表中選擇一個數(shù)據(jù)，通常為4個字節(jié)。個字節(jié)。 查閱查閱向?qū)妥侄稳匀伙@示為文本型，所不同的是該字段向?qū)妥侄稳匀伙@示為文本型，所不同的是該字段 保存一個值列表，輸入數(shù)據(jù)時從一個下拉式值列表中選擇。保存一個值列表，輸入數(shù)據(jù)時從一個下拉式值列表中選擇。 創(chuàng)建表的方法有以下幾種：創(chuàng)建表的方法有以下幾種： （1）使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表。）使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表。

17、 （2）使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表。）使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表。 （3）使用表向?qū)?chuàng)建表。）使用表向?qū)?chuàng)建表。 （4）導(dǎo)入表）導(dǎo)入表 【實例實例2-1】使用數(shù)據(jù)表視圖（通過輸入數(shù)使用數(shù)據(jù)表視圖（通過輸入數(shù) 據(jù)創(chuàng)建表）據(jù)創(chuàng)建表） 【操作步驟操作步驟】 （1）打開數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫子窗口中選擇打開數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫子窗口中選擇 “表表”對象，單擊對象，單擊“新建新建”按鈕，打開按鈕，打開“新建新建 表表”對話框；對話框； （2）單擊）單擊“新建新建”打開打開“新建表新建表”選擇選擇“數(shù)數(shù) 據(jù)表視圖據(jù)表視圖”，打開一個空數(shù)據(jù)庫表。也可以，打開一個空數(shù)據(jù)庫表。也可以 在數(shù)據(jù)庫子窗口中選中在數(shù)據(jù)庫子窗口中選中“通過輸入數(shù)

18、據(jù)創(chuàng)建通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建 表表”雙擊，打開數(shù)據(jù)瀏覽窗口，在表格中輸雙擊，打開數(shù)據(jù)瀏覽窗口，在表格中輸 入數(shù)據(jù)，如圖所示。入數(shù)據(jù)，如圖所示。 （3）雙擊空數(shù)據(jù)表中的）雙擊空數(shù)據(jù)表中的“字段字段1”、“字段字段 2”，輸入相對應(yīng)的字段名稱；，輸入相對應(yīng)的字段名稱； （4）選擇）選擇“文件文件保存保存”命令或單擊工具命令或單擊工具 欄上的欄上的“保存保存”按鈕，打開按鈕，打開“另存為另存為”對對 話框話框 （5 5）在）在“表名稱表名稱”文本框中輸入表名文本框中輸入表名“成績成績”，單，單 擊確定，在彈出的創(chuàng)建主鍵提示框中單擊擊確定，在彈出的創(chuàng)建主鍵提示框中單擊“是是”按按 鈕，將產(chǎn)生一個鈕，將產(chǎn)生一

19、個”自動編號自動編號“字段，作為主關(guān)鍵字，字段，作為主關(guān)鍵字， 保存數(shù)據(jù)表文件。保存數(shù)據(jù)表文件。 注意：使用這種方法建立的表結(jié)構(gòu)，只能輸入字段注意：使用這種方法建立的表結(jié)構(gòu)，只能輸入字段 名，相應(yīng)的數(shù)據(jù)類型，長度等屬性并未定義，系統(tǒng)名，相應(yīng)的數(shù)據(jù)類型，長度等屬性并未定義，系統(tǒng) 默認(rèn)設(shè)置的字段類型是默認(rèn)設(shè)置的字段類型是“文本文本”型。型。 （6 6）完成表的創(chuàng)建。）完成表的創(chuàng)建。 2使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表 使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表，可以定義，可以定義字段名字段名、 數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型、屬性值屬性值等?？梢缘取？梢愿鶕?jù)用戶的需要根據(jù)用戶的需要 創(chuàng)建表。創(chuàng)建表。 【實例實例2

20、-2】使用設(shè)計視圖創(chuàng)建學(xué)生表結(jié)構(gòu)，使用設(shè)計視圖創(chuàng)建學(xué)生表結(jié)構(gòu)， 表結(jié)構(gòu)如圖所示。表結(jié)構(gòu)如圖所示。 【操作步驟操作步驟】 （1）打開數(shù)據(jù)庫）打開數(shù)據(jù)庫“教學(xué)教學(xué)”。 （2）在）在“教學(xué)數(shù)據(jù)庫教學(xué)數(shù)據(jù)庫”窗口，選擇窗口，選擇“表表”對象，對象， 然后雙擊然后雙擊“使用設(shè)計器創(chuàng)建表使用設(shè)計器創(chuàng)建表”?；蛘邌螕??；蛘邌螕簟靶陆ㄐ陆ā?按鈕，打開按鈕，打開“新建表新建表”對話框。打開表編輯器，如對話框。打開表編輯器，如 圖所示。圖所示。 表的設(shè)計視圖分為上下兩部分，上半部 分是字段輸入?yún)^(qū)，從左到右分別為字段選擇 器、字段名稱列、數(shù)據(jù)類型和說明列；下半 部分是字段屬性區(qū)，從中可以設(shè)置字段的屬 性值，也可使

21、用默認(rèn)的屬性值。 字段選擇器用于選擇某一字段，字段名 稱列用于說明字段的名稱；數(shù)據(jù)類型列用于 說明該字段的數(shù)據(jù)類型。說明列式可選項， 用于需要時對該字段進(jìn)行必要的說明。 （3）在表編輯器中，定義每個字段的名字、）在表編輯器中，定義每個字段的名字、 類型、長度和索引等信息，如圖所示。類型、長度和索引等信息，如圖所示。 （4）定義完全部字段后，單擊某一字段選擇器，）定義完全部字段后，單擊某一字段選擇器， 單擊工具欄上的單擊工具欄上的“主鍵主鍵”按鈕，為數(shù)據(jù)表定義一個按鈕，為數(shù)據(jù)表定義一個 主關(guān)鍵字；主關(guān)鍵字； （5）單擊工具欄上的）單擊工具欄上的“保存保存”按鈕，或者菜單命按鈕，或者菜單命 令令“

22、文件文件|保存保存”，打開，打開“另存為另存為”對話框，輸入對話框，輸入 表名表名“學(xué)生學(xué)生”，然后單擊，然后單擊“確定確定”按鈕，保存創(chuàng)建按鈕，保存創(chuàng)建 的表，如圖所示。的表，如圖所示。 至此，創(chuàng)建表完成。至此，創(chuàng)建表完成。 3使用向?qū)?chuàng)建表使用向?qū)?chuàng)建表 在表向?qū)б龑?dǎo)下，以系統(tǒng)提供的“商務(wù)”和“個人” 兩類45個表結(jié)構(gòu)共幾百個字段作為基礎(chǔ)，抽取若干 字段組合成一個新表。此法簡單、快捷。 3使用向?qū)?chuàng)建表使用向?qū)?chuàng)建表 （1）打開數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫窗口中選擇“表”對 象，雙擊“使用表向?qū)?chuàng)建表”選項，打開“表向 導(dǎo)”對話框； （2）在“示例表”列表中選擇合適的表，在“示 例字段”框中選擇所需字

23、段，單擊“”按鈕，將 選中字段添加到“新表中的字段”中； （3）單擊“下一步”按鈕，在彈出的對話框中輸 入表名稱，選擇是否設(shè)置主鍵。 （4）單擊“下一步”按鈕，在彈出的對話框中選 擇修改表設(shè)計或直接向表中輸入數(shù)據(jù)等，單擊“完 成”按鈕。 4導(dǎo)入表導(dǎo)入表 導(dǎo)入表是指利用已有的數(shù)據(jù)文件創(chuàng)建新導(dǎo)入表是指利用已有的數(shù)據(jù)文件創(chuàng)建新 表，這些數(shù)據(jù)文件可以是電子表格、文本文表，這些數(shù)據(jù)文件可以是電子表格、文本文 件或其它數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)創(chuàng)建的數(shù)據(jù)文件。件或其它數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)創(chuàng)建的數(shù)據(jù)文件。 利用利用Access系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能可以將系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能可以將 數(shù)據(jù)文件中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到當(dāng)前數(shù)據(jù)庫中。數(shù)據(jù)文件中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到

24、當(dāng)前數(shù)據(jù)庫中。 使用使用 “導(dǎo)入表導(dǎo)入表”方法創(chuàng)建的表，不僅創(chuàng)方法創(chuàng)建的表，不僅創(chuàng) 建了表結(jié)構(gòu)，而且為表中添加了數(shù)據(jù)，建了表結(jié)構(gòu)，而且為表中添加了數(shù)據(jù)， 使用使用 “導(dǎo)入表導(dǎo)入表”方法創(chuàng)建的表，所有字方法創(chuàng)建的表，所有字 段的寬度都取系統(tǒng)默認(rèn)值。段的寬度都取系統(tǒng)默認(rèn)值。 輸入數(shù)據(jù)時要使用規(guī)范的數(shù)據(jù)格式，這是輸入數(shù)據(jù)時要使用規(guī)范的數(shù)據(jù)格式，這是 數(shù)據(jù)管理規(guī)范化的關(guān)鍵。數(shù)據(jù)管理規(guī)范化的關(guān)鍵。 1數(shù)據(jù)的輸入方法數(shù)據(jù)的輸入方法 對不同類型的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的表示形式不同，對不同類型的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的表示形式不同， 數(shù)據(jù)的輸入方法也有所不同。數(shù)據(jù)的輸入方法也有所不同。 （1）文本型）文本型 直接輸入字符串，字符串

25、的長度不能超過直接輸入字符串，字符串的長度不能超過 所設(shè)置的字段大小，超出部分系統(tǒng)自動截斷。所設(shè)置的字段大小，超出部分系統(tǒng)自動截斷。 （2）備注型）備注型 直接輸入字符串，備注型字段大小是不定直接輸入字符串，備注型字段大小是不定 的，由系統(tǒng)自動調(diào)整，最多可達(dá)的，由系統(tǒng)自動調(diào)整，最多可達(dá)64K。 （3）日期）日期/時間型時間型 日期日期/時間型的常量要用一對時間型的常量要用一對#號括起號括起 來。例如：來。例如：#1990-1-1#表示表示1990年年1 月月1日。在表中輸入數(shù)據(jù)時，日期型數(shù)據(jù)的日。在表中輸入數(shù)據(jù)時，日期型數(shù)據(jù)的 輸入格式為：輸入格式為：yyyy-mm-dd或或mm-dd- yy

26、yy，其中，其中y表示年，表示年，m表示月，表示月，d表示日。表示日。 （4）貨幣型）貨幣型 向貨幣型字段輸入數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)會自動向貨幣型字段輸入數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)會自動 給數(shù)據(jù)添加給數(shù)據(jù)添加2位小數(shù)，并顯示美元符號與千位小數(shù)，并顯示美元符號與千 位分隔符。位分隔符。 （5）自動編號型）自動編號型 數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動添加，不能人工指定或數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動添加，不能人工指定或 更改自動編號型字段中的數(shù)值。更改自動編號型字段中的數(shù)值。 刪除表中含有自動編號字段的記錄以后，刪除表中含有自動編號字段的記錄以后， 系統(tǒng)將不再使用已被刪除的自動編號字段中系統(tǒng)將不再使用已被刪除的自動編號字段中 的數(shù)值。的數(shù)值。 （6）是）

27、是/否型否型 用鼠標(biāo)單擊是用鼠標(biāo)單擊是/否型字段，可以選擇其否型字段，可以選擇其 值，用值，用“”表示表示“真真”，不帶，不帶“”表示表示 “假假”， （7）OLE對象型對象型 OLE對象型字段不能在單元格中直接輸對象型字段不能在單元格中直接輸 入，需使用入，需使用Microsoft Office 中中 “插入插入 對象對象”的方法實現(xiàn)。的方法實現(xiàn)。 （8）查閱向?qū)停┎殚喯驅(qū)?查閱向?qū)妥侄沃盗斜淼膬?nèi)容可以來自查閱向?qū)妥侄沃盗斜淼膬?nèi)容可以來自 表或查詢，也可以來自定義的一組固定不變表或查詢，也可以來自定義的一組固定不變 的值。的值。 例如，將例如，將“性別性別”字段設(shè)為查閱向?qū)妥侄卧O(shè)為

28、查閱向?qū)?以后，只要在以后，只要在“男男”和和“女女”2個值中選擇個值中選擇 一個即可。一個即可。 2 2利用數(shù)據(jù)表視圖向表中輸入數(shù)據(jù)利用數(shù)據(jù)表視圖向表中輸入數(shù)據(jù) 表結(jié)構(gòu)設(shè)計完成后可直接向表中輸入數(shù)據(jù)，也 可以重新打開表輸入數(shù)據(jù)。 (1)在數(shù)據(jù)庫窗口中，選擇“表”對象，雙擊數(shù)據(jù) 表，打開數(shù)據(jù)表視圖。 (2)從第一個空記錄的第一個字段開始輸入所需數(shù) 據(jù)，每輸入完一個字段值按Enter或Tab鍵轉(zhuǎn)至下一 字段，每輸人一個記錄的時間，表中會自動添加一 條新的空記錄，且該記錄的選擇器上顯示一個 “*”，表示這個記錄是一個新記錄。 (3)記錄輸入完畢，單擊工具欄上的“保存”按鈕。 3 3在數(shù)據(jù)表中插入

29、在數(shù)據(jù)表中插入OLEOLE對象對象 (1)首先選擇輸入字段，字段內(nèi)出現(xiàn)矩形虛線框，選 擇“插人菜單中的“對象命令； (2)在打開的“插入對象對話框中選擇“由文件創(chuàng) 建選項，再選擇相應(yīng)文件，單擊“確定按鈕，即 可以在數(shù)據(jù)表中插入OLE對象。 注意：在數(shù)據(jù)表視圖中，雙擊OLE數(shù)據(jù)類型字段，就 可以打開相應(yīng)的字段內(nèi)容。 1 1打開表打開表 (1)(1)在數(shù)據(jù)表視圖中打開表（改內(nèi)容）在數(shù)據(jù)表視圖中打開表（改內(nèi)容） 在數(shù)據(jù)庫窗口中，選擇在數(shù)據(jù)庫窗口中，選擇“表表”對象，雙擊數(shù)據(jù)表，對象，雙擊數(shù)據(jù)表， 打開數(shù)據(jù)表視圖。打開數(shù)據(jù)表視圖。 (2)(2)在設(shè)計視圖打開表（改結(jié)構(gòu)）在設(shè)計視圖打開表（改結(jié)構(gòu)） 在數(shù)

30、據(jù)庫窗口中，選擇在數(shù)據(jù)庫窗口中，選擇“表表”對象選擇要打開的對象選擇要打開的 數(shù)據(jù)表，單擊數(shù)據(jù)表，單擊“設(shè)計設(shè)計”按鈕按鈕 2 2關(guān)閉表關(guān)閉表 選擇菜單選擇菜單“文件文件”“關(guān)閉關(guān)閉”命令或單擊窗口中的命令或單擊窗口中的 關(guān)閉按鈕，就可以關(guān)閉打開的表。關(guān)閉按鈕，就可以關(guān)閉打開的表。 注意：數(shù)據(jù)表視圖一般用于維護(hù)表中的數(shù)據(jù)，設(shè)計注意：數(shù)據(jù)表視圖一般用于維護(hù)表中的數(shù)據(jù)，設(shè)計 視圖用于維護(hù)表的結(jié)構(gòu)，兩種視圖可以通過視圖用于維護(hù)表的結(jié)構(gòu)，兩種視圖可以通過“視圖視圖 ” ” 菜單進(jìn)行轉(zhuǎn)換菜單進(jìn)行轉(zhuǎn)換。 修改表的結(jié)構(gòu)必須在設(shè)計視圖中完成， 包括增加字段、修改字段、刪除字段、設(shè)置 關(guān)聯(lián)字等。 1 1增加字段

31、增加字段 (1)在數(shù)據(jù)庫窗口中，選擇“表”對象，單擊要打開 的表，單擊“設(shè)計”按鈕，打開設(shè)計視圖 ； (2)將光標(biāo)移到要插入新字段的位置，單擊工具欄上 的“插入行”按鈕，數(shù)據(jù)表中出現(xiàn)新的空白行。 (3)在新行的“字段名稱”中輸入新字段名，單擊 “數(shù)據(jù)類型”列，并單擊右邊的向下三角形按鈕， 在彈出的列表中選擇所需數(shù)據(jù)類型; (4)在窗口下面的字段屬性區(qū)中修改設(shè)置字段的屬性， 單擊工具欄上的“保存”按鈕。 2 2修改字段修改字段 修改字段包括修改字段的名稱、數(shù)據(jù)類型、說 明等。 (1)在數(shù)據(jù)庫窗口中，選擇“表”對象，單擊要修改 字段的表,單擊“設(shè)計”按鈕打開設(shè)計視圖； (2)修改字段的名稱、數(shù)據(jù)類

32、型、字段屬性等，單擊 工具欄上的“保存”按鈕。 3.3.刪除字段刪除字段 (1)在數(shù)據(jù)庫窗口中，選擇“表”對象，單擊要刪除 字段的表，單擊“設(shè)計”按鈕打開設(shè)計視圖； （2）將插入點移到要刪除的字段行上，單擊工具欄 上的“刪除行”按鈕，這時出現(xiàn)提示框； (3)在出現(xiàn)的提示框中單擊“是”按鈕，單擊工具欄 上的“保存”按鈕。 （4）Ctrl，刪除單個字段；Shift，刪除多個字段。 4.設(shè)置關(guān)鍵字 (1)在數(shù)據(jù)庫窗口中，選擇“表”對象，單擊 要重新定義主關(guān)鍵字的表,單擊“設(shè)計”按鈕 打開設(shè)計視圖； (2)單擊關(guān)鍵字所在行的字段選擇器，單擊工 具欄上的“主鍵”按鈕，單擊工具欄上的 “保存”按鈕。 注意

33、：根據(jù)需要可定義3種主鍵：自動編號、 單字段和多字段。 【實例實例2-1】在學(xué)生表中，按照下要求修改在學(xué)生表中，按照下要求修改 表結(jié)構(gòu)：表結(jié)構(gòu)： （1）將）將“學(xué)號學(xué)號”字段的字段大小改為字段的字段大小改為10。 （2）將）將“備注備注”字段的類型改為字段的類型改為“備注備注”型。型。 （3）在照片字段前面增加）在照片字段前面增加“E-mail”字段，字段， 數(shù)據(jù)類型為文本型，字段大小為數(shù)據(jù)類型為文本型，字段大小為20。 （4）刪除）刪除“照片照片”字段。字段。 【操作步驟操作步驟】 （1）在數(shù)據(jù)庫中選擇）在數(shù)據(jù)庫中選擇“學(xué)生學(xué)生”表，打開表，打開“設(shè)設(shè) 計視圖計視圖”窗口。窗口。 （2）選中

34、）選中“學(xué)號學(xué)號”字段，在字段，在“常用常用”屬性選屬性選 項中，選擇項中，選擇“字段大小字段大小”，輸入，輸入10。 （3）選中）選中“備注備注”字段，選中數(shù)據(jù)類型并在字段，選中數(shù)據(jù)類型并在 下拉列表框選擇下拉列表框選擇“備注備注” 。 （4）右擊字段）右擊字段“照片照片”，彈出快捷菜單，選，彈出快捷菜單，選 擇菜單項擇菜單項“插入行插入行”，出現(xiàn)一個空行，將光，出現(xiàn)一個空行，將光 標(biāo)定位于該空白行，輸入字段名標(biāo)定位于該空白行，輸入字段名“E-mail”， 選擇數(shù)據(jù)類型為選擇數(shù)據(jù)類型為“文本型文本型”，并將字段大小，并將字段大小 設(shè)置為設(shè)置為20。 （5）在）在“照片照片”字段右擊，選擇快捷

35、菜單中字段右擊，選擇快捷菜單中 的的“刪除行刪除行”。 （6）關(guān)閉并保存表。）關(guān)閉并保存表。 表結(jié)構(gòu)修改完成后，要及時保存表，另表結(jié)構(gòu)修改完成后，要及時保存表，另 外在修改表結(jié)構(gòu)之后，可能會造成某些數(shù)據(jù)外在修改表結(jié)構(gòu)之后，可能會造成某些數(shù)據(jù) 丟失，例如，將文本型字段的數(shù)據(jù)類型改為丟失，例如，將文本型字段的數(shù)據(jù)類型改為 數(shù)字型時，數(shù)據(jù)由于無法轉(zhuǎn)換造成丟失。數(shù)字型時，數(shù)據(jù)由于無法轉(zhuǎn)換造成丟失。 在設(shè)計表結(jié)構(gòu)時，用戶應(yīng)仔細(xì)考慮每個在設(shè)計表結(jié)構(gòu)時，用戶應(yīng)仔細(xì)考慮每個 字段的屬性，如字段名、字段類型、字段大字段的屬性，如字段名、字段類型、字段大 小。小。 此外，還要考慮對字段顯示格式、字段此外，還要考慮

36、對字段顯示格式、字段 掩碼、字段標(biāo)題、字段默認(rèn)值、字段的有效掩碼、字段標(biāo)題、字段默認(rèn)值、字段的有效 性及有效文本等屬性進(jìn)行定義。性及有效文本等屬性進(jìn)行定義。 1.設(shè)置字段大小設(shè)置字段大小 只有只有“：文本：文本”和和“數(shù)字?jǐn)?shù)字”兩種類型的字段可兩種類型的字段可 以設(shè)置字段大小。以設(shè)置字段大小?！拔谋疚谋尽毙妥侄未笮〉娜≈捣秶妥侄未笮〉娜≈捣秶?是是0-2550-255，默認(rèn)值為，默認(rèn)值為5050；“數(shù)字?jǐn)?shù)字”型字段分為型字段分為7 7種，種， 每種都有同定的長度，選擇種類就設(shè)置了大小。每種都有同定的長度，選擇種類就設(shè)置了大小。 利用小數(shù)位數(shù)屬性可以對數(shù)值型和貨幣型的字利用小數(shù)位數(shù)屬性可以對數(shù)

37、值型和貨幣型的字 段設(shè)置顯示小數(shù)的位數(shù)；小數(shù)位數(shù)屬性只影響數(shù)據(jù)段設(shè)置顯示小數(shù)的位數(shù)；小數(shù)位數(shù)屬性只影響數(shù)據(jù) 顯示的小數(shù)位數(shù)，不影響保存在表中的數(shù)據(jù)。小數(shù)顯示的小數(shù)位數(shù)，不影響保存在表中的數(shù)據(jù)。小數(shù) 位數(shù)可在位數(shù)可在015位之間，系統(tǒng)的默認(rèn)值為位之間，系統(tǒng)的默認(rèn)值為2，在一，在一 般情況下都使用般情況下都使用“自動自動”設(shè)定值。設(shè)定值。 2.設(shè)置格式設(shè)置格式 設(shè)置字段輸入設(shè)置字段輸入/ /顯示格式，可以保證數(shù)據(jù)按照指顯示格式，可以保證數(shù)據(jù)按照指 定的要求輸入和輸出。定的要求輸入和輸出。 格式設(shè)置用于定義數(shù)據(jù)顯示或打印格式。它只格式設(shè)置用于定義數(shù)據(jù)顯示或打印格式。它只 改變數(shù)據(jù)的顯示格式而不改變保

38、存在數(shù)據(jù)表中的數(shù)改變數(shù)據(jù)的顯示格式而不改變保存在數(shù)據(jù)表中的數(shù) 據(jù)。直接單擊據(jù)。直接單擊“格式格式”右邊的下拉按鈕，在下拉列右邊的下拉按鈕，在下拉列 表中選擇一種格式。表中選擇一種格式。 用戶可以使用系統(tǒng)的預(yù)定義格式，也可以使用用戶可以使用系統(tǒng)的預(yù)定義格式，也可以使用 格式符號來設(shè)置自定義格式，不同的數(shù)據(jù)類型有著格式符號來設(shè)置自定義格式，不同的數(shù)據(jù)類型有著 不同的格式。不同的格式。 (1)文本型和備注型字段的格式文本型和備注型字段的格式 對于文本型和備注型字段，系統(tǒng)沒有預(yù)定對于文本型和備注型字段，系統(tǒng)沒有預(yù)定 義格式，但可以使用如表義格式，但可以使用如表3-1所示的格式符創(chuàng)所示的格式符創(chuàng) 建自定

39、義格式。建自定義格式。 自定義格式為：自定義格式為：; 其中，其中， 用來定義文本字段的用來定義文本字段的 格式，格式，用來補充定義字段為空時的用來補充定義字段為空時的 字段格式。字段格式。 格式字格式字 符符 說明說明格式設(shè)置示例格式設(shè)置示例數(shù)據(jù)格式示例數(shù)據(jù)格式示例 要求是文本字符要求是文本字符(字符或字符或 空格空格) () 輸入輸入01012345678 顯示（顯示（010）12345678 把所有英文字母轉(zhuǎn)換為把所有英文字母轉(zhuǎn)換為 小寫小寫 把所有英文字母轉(zhuǎn)換為把所有英文字母轉(zhuǎn)換為 大寫大寫 輸入輸入ABCde 輸出輸出ABCDE !將數(shù)據(jù)向左對齊將數(shù)據(jù)向左對齊! ! - -將數(shù)據(jù)向右

40、對齊將數(shù)據(jù)向右對齊- - 表表2-1 文本型和備注型數(shù)據(jù)類型的格式符號文本型和備注型數(shù)據(jù)類型的格式符號 （2）數(shù)字和貨幣型字段的格式）數(shù)字和貨幣型字段的格式 系統(tǒng)提供了數(shù)字和貨幣型字段的預(yù)定義系統(tǒng)提供了數(shù)字和貨幣型字段的預(yù)定義 格式，分別是常規(guī)數(shù)字、貨幣、歐元、固定、格式，分別是常規(guī)數(shù)字、貨幣、歐元、固定、 標(biāo)準(zhǔn)、百分比和科學(xué)記數(shù)等。標(biāo)準(zhǔn)、百分比和科學(xué)記數(shù)等。 用戶也可以使用如表用戶也可以使用如表2-2所示的符號創(chuàng)所示的符號創(chuàng) 建自定義格式。建自定義格式。 自定義格式為：自定義格式為：； ； 格式中共有格式中共有4部分，每個部分都可以省略，部分，每個部分都可以省略， 未指定格式的部分將不顯示任

41、何信息。未指定格式的部分將不顯示任何信息。 格式字符格式字符說明說明格式設(shè)置示例格式設(shè)置示例數(shù)據(jù)格式示例數(shù)據(jù)格式示例 小數(shù)分隔符小數(shù)分隔符00.00輸入輸入85.00 顯示顯示85.00 ,千位分隔符千位分隔符#,000.00#,000.00輸入輸入12345 顯示顯示12,345.00 0數(shù)字占位符，顯示一個數(shù)字或數(shù)字占位符，顯示一個數(shù)字或0000.00輸入輸入75 顯示顯示075.00 #數(shù)字占位符，顯示一個數(shù)字或不數(shù)字占位符，顯示一個數(shù)字或不 顯示顯示 #，#0.#輸入輸入765.4 顯示顯示765.4 $顯示字符顯示字符” $”$#.#0.00$#.#0.00輸入輸入12.34 顯示顯

42、示$12.34 % %用百分號顯示數(shù)據(jù)用百分號顯示數(shù)據(jù)#.#%#.#%輸入輸入0.345 顯示顯示34.5% E+E+或或e+e+ E+E+或或e+e+ 用科學(xué)記數(shù)顯示數(shù)據(jù)，在負(fù)指數(shù)用科學(xué)記數(shù)顯示數(shù)據(jù)，在負(fù)指數(shù) 后面加一個減號，正數(shù)不加，該后面加一個減號，正數(shù)不加，該 符號必須與其它符號一起使用。符號必須與其它符號一起使用。 #E+00#E+00輸入輸入 9876543.21 顯示顯示988E+04 表表2-2 數(shù)值和貨幣數(shù)據(jù)類型的格式符號數(shù)值和貨幣數(shù)據(jù)類型的格式符號 （3）日期）日期/時間型字段的格式時間型字段的格式 系統(tǒng)提供了日期系統(tǒng)提供了日期/時間型字段的預(yù)定義時間型字段的預(yù)定義 格式，

43、共分為格式，共分為7種格式，分別為常規(guī)日期、種格式，分別為常規(guī)日期、 長日期、中日期、短日期、長時間、中時間、長日期、中日期、短日期、長時間、中時間、 短時間等類型，用戶可以直接使用列表框選短時間等類型，用戶可以直接使用列表框選 擇。擇。 【實例實例2-3】在學(xué)生表中，完成下列設(shè)置：在學(xué)生表中，完成下列設(shè)置： （1）設(shè)置）設(shè)置“學(xué)號學(xué)號”字段的數(shù)據(jù)靠右對齊。字段的數(shù)據(jù)靠右對齊。 （2）設(shè)置）設(shè)置“住址住址”字段的格式為：當(dāng)字段字段的格式為：當(dāng)字段 中無數(shù)據(jù)時，顯示中無數(shù)據(jù)時，顯示“不祥不祥”。 （3）將）將“出生日期出生日期”字段的顯示格式設(shè)置字段的顯示格式設(shè)置 為：為：“英文月份的前英文月份

44、的前3個字母，日，年個字母，日，年”。 【操作步驟操作步驟】 （1）打開數(shù)據(jù)庫）打開數(shù)據(jù)庫“選課管理選課管理”。 （2）在）在“數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫”窗口，選擇窗口，選擇“學(xué)生學(xué)生”表，表， 打開打開“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”窗口。窗口。 （3）選中）選中“學(xué)號學(xué)號”字段，在字段，在“常規(guī)常規(guī)”屬性屬性 選項中選擇格式，輸入選項中選擇格式，輸入“-”，如圖所示。，如圖所示。 （4）選中）選中“住址住址”字段，在字段，在“常規(guī)常規(guī)”屬性選屬性選 項中選擇格式，輸入項中選擇格式，輸入“;”不祥不祥“”“”。 （5）選中）選中“出生日期出生日期”字段，在字段，在“常規(guī)常規(guī)”屬屬 性選項中選擇格式，輸入性選項中選擇

45、格式，輸入 “mmm”,“dd”,“yyyy”,這時日期型數(shù)據(jù)這時日期型數(shù)據(jù) #1982-7-1#顯示為顯示為“Jul,01,1982”。 3設(shè)置默認(rèn)值設(shè)置默認(rèn)值 直接在“默認(rèn)值”框中輸入要設(shè)置的值 即可。設(shè)置默認(rèn)值后，系統(tǒng)生成新記錄時會 將默認(rèn)值插入相應(yīng)的字段中，用戶可以使用 這個默認(rèn)值，也可以輸入新值取代默認(rèn)值。 4. 設(shè)置有效性規(guī)則設(shè)置有效性規(guī)則 “ “有效性規(guī)則有效性規(guī)則”能夠檢查錯誤的輸入或不符合邏能夠檢查錯誤的輸入或不符合邏 輯的輸人，防止非法的數(shù)據(jù)輸入到表中，不同類型輯的輸人，防止非法的數(shù)據(jù)輸入到表中，不同類型 字段的有效性規(guī)則不同；字段的有效性規(guī)則不同； (1)“(1)“文本文

46、本”型字段可以設(shè)置輸入的字符個數(shù)不能超型字段可以設(shè)置輸入的字符個數(shù)不能超 過某一個值；過某一個值； (2)“(2)“數(shù)字?jǐn)?shù)字”型字段可以設(shè)置輸入數(shù)字的范圍；型字段可以設(shè)置輸入數(shù)字的范圍； (3)“(3)“日期時間日期時間”型字段可以將數(shù)據(jù)限制在一定的型字段可以將數(shù)據(jù)限制在一定的 月份或年份以內(nèi)月份或年份以內(nèi)。 有效性規(guī)則用于設(shè)置輸入到字段中的數(shù)據(jù)的有效性規(guī)則用于設(shè)置輸入到字段中的數(shù)據(jù)的 值域。有效性文本是設(shè)置當(dāng)用戶輸入字段有效性規(guī)值域。有效性文本是設(shè)置當(dāng)用戶輸入字段有效性規(guī) 則不允許的值時顯示的出錯提示信息，用戶必須對則不允許的值時顯示的出錯提示信息，用戶必須對 字段值進(jìn)行修改，直到數(shù)據(jù)輸入正

47、確。字段值進(jìn)行修改，直到數(shù)據(jù)輸入正確。 【實例實例2-4】按要求進(jìn)行下列設(shè)置：按要求進(jìn)行下列設(shè)置： （1）對于學(xué)生表，設(shè)置）對于學(xué)生表，設(shè)置“性別性別”字段的值只字段的值只 能是能是“男男”或或“女女”，當(dāng)輸入數(shù)據(jù)出錯時，當(dāng)輸入數(shù)據(jù)出錯時， 顯示信息顯示信息“請輸入男或女請輸入男或女”。 （2）對成績表，將）對成績表，將“成績成績”字段的取值范圍字段的取值范圍 設(shè)置為設(shè)置為0100之間，當(dāng)輸入數(shù)據(jù)出錯時，之間，當(dāng)輸入數(shù)據(jù)出錯時， 顯示信息顯示信息“請輸入請輸入0到到100之間的數(shù)之間的數(shù)”。 【操作步驟操作步驟】 （1）打開）打開“教學(xué)教學(xué)”數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫。 （2）選擇）選擇“學(xué)生學(xué)生”表，打

48、開表，打開“設(shè)計視圖設(shè)計視圖” 窗口，選中窗口，選中“性別性別”字段，在字段，在“有效性規(guī)則有效性規(guī)則” 一欄中輸入一欄中輸入“男男 or 女女”，在，在“有效性有效性 文本欄文本欄”中輸入中輸入“請輸入男或女請輸入男或女”，如圖，如圖 所示。所示。 （3）選擇）選擇“成績成績”表，打開表，打開“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”窗窗 口，選中口，選中“成績成績”字段，在字段，在“有效性規(guī)則有效性規(guī)則” 一欄中輸入一欄中輸入“=0 and =100”，在，在“有有 效性文本欄效性文本欄”中輸入中輸入“請輸入請輸入0到到100之間之間 的數(shù)的數(shù)”，如圖所示。，如圖所示。 輸入掩碼屬性主要用于文本、日期輸入掩碼屬

49、性主要用于文本、日期/時間、時間、 數(shù)字和貨幣型字段，用來定義數(shù)據(jù)的輸入格數(shù)字和貨幣型字段，用來定義數(shù)據(jù)的輸入格 式，并可對數(shù)據(jù)輸入做更多的控制以保證輸式，并可對數(shù)據(jù)輸入做更多的控制以保證輸 入正確的數(shù)據(jù)。入正確的數(shù)據(jù)。 自定義輸入掩碼格式為：自定義輸入掩碼格式為： ； 例例: (000)9999;0;! 5.使用輸入掩碼使用輸入掩碼 其中其中： (000)9999第一部分是掩碼主體第一部分是掩碼主體，一個，一個0代代 表表1位數(shù)字，一個位數(shù)字，一個9代表一位數(shù)字或空格，前代表一位數(shù)字或空格，前 三位數(shù)字出現(xiàn)在括號內(nèi)；三位數(shù)字出現(xiàn)在括號內(nèi)； 第二部分第二部分0：表示保存輸入的原義字符。使用：表

50、示保存輸入的原義字符。使用 1或空格時，表示保存輸入的非空格字符?；蚩崭駮r，表示保存輸入的非空格字符。 第三部分第三部分!:表示以表示以7個個“！”號顯示在掩碼主號顯示在掩碼主 體應(yīng)占據(jù)的位置，方便用戶貫徹數(shù)據(jù)格式的體應(yīng)占據(jù)的位置，方便用戶貫徹數(shù)據(jù)格式的 寬度和位置。寬度和位置。 5.使用輸入掩碼使用輸入掩碼 格式字符格式字符說明說明 0在掩碼字符位置必須輸入數(shù)字。在掩碼字符位置必須輸入數(shù)字。 9在掩碼字符位置輸入數(shù)字或空格，保存數(shù)據(jù)時保留空格位置。在掩碼字符位置輸入數(shù)字或空格，保存數(shù)據(jù)時保留空格位置。 #在掩碼字符位置輸入數(shù)字、空格、加號或減號。在掩碼字符位置輸入數(shù)字、空格、加號或減號。 L

51、在掩碼字符位置必須輸入英文字母，大小寫均可。在掩碼字符位置必須輸入英文字母，大小寫均可。 ?在掩碼字符位置輸入英文字母或空格，字母大小寫均可。在掩碼字符位置輸入英文字母或空格，字母大小寫均可。 A在掩碼字符位置必須輸入英文字母或數(shù)字，字母大小寫均可。在掩碼字符位置必須輸入英文字母或數(shù)字，字母大小寫均可。 a在掩碼字符位置輸入英文字母、數(shù)字或空格，字母大小寫均可。在掩碼字符位置輸入英文字母、數(shù)字或空格，字母大小寫均可。 - /句點、逗號、冒號、分號、減號、正斜線，用來設(shè)置小數(shù)點、千位、句點、逗號、冒號、分號、減號、正斜線，用來設(shè)置小數(shù)點、千位、 日期時間分隔符。日期時間分隔符。 將其后所有字母轉(zhuǎn)

52、換為大寫將其后所有字母轉(zhuǎn)換為大寫 表表2-4 輸入掩碼的格式符號輸入掩碼的格式符號 【實例實例2-7】在教師表中，完成下列屬性設(shè)在教師表中，完成下列屬性設(shè) 置置 （1）設(shè)置）設(shè)置“郵政編碼郵政編碼”字段的輸入格式為字段的輸入格式為6 位數(shù)字或空。位數(shù)字或空。 （2）將）將“工資工資”字段的輸入格式設(shè)置為：整字段的輸入格式設(shè)置為：整 數(shù)部分最多數(shù)部分最多5位，使用千位分隔符，小數(shù)取位，使用千位分隔符，小數(shù)取2 位。位。 【操作步驟操作步驟】 （1）打開數(shù)據(jù)庫）打開數(shù)據(jù)庫“教學(xué)教學(xué)”。 （2）在）在“數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫”窗口，選擇窗口，選擇“教師教師”表，表， 打開打開“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”窗口。窗口。

53、（3）選中）選中“郵政編碼郵政編碼”字段，在字段，在“常規(guī)常規(guī)”屬屬 性選項中選擇輸入掩碼，輸入性選項中選擇輸入掩碼，輸入“000000”。 （4）選中）選中“工資工資”字段，在字段，在“常規(guī)常規(guī)”屬性選屬性選 項中選擇輸入掩碼，輸入項中選擇輸入掩碼，輸入“#,#.#” 6. 查閱屬性的設(shè)置查閱屬性的設(shè)置 “查閱查閱”字段提供了一系列值，供輸入數(shù)字段提供了一系列值，供輸入數(shù) 據(jù)時從中選擇。這使得數(shù)據(jù)輸入更為容易，據(jù)時從中選擇。這使得數(shù)據(jù)輸入更為容易， 并可確保該字段中數(shù)據(jù)的一致性。并可確保該字段中數(shù)據(jù)的一致性。 “查閱查閱”字段提供的值列表中的值可以字段提供的值列表中的值可以 來自表或查詢，也

54、可以來自指定的固定值集來自表或查詢，也可以來自指定的固定值集 合。合。 【實例實例2-9】 使用查閱屬性設(shè)置完成下列操使用查閱屬性設(shè)置完成下列操 作。作。 （1）對于學(xué)生表，設(shè)置）對于學(xué)生表，設(shè)置“政治面貌政治面貌”字段的字段的 取值為取值為“黨員、團(tuán)員、民主黨派、群眾黨員、團(tuán)員、民主黨派、群眾”或或 其它值。其它值。 （2）對教師表，設(shè)置）對教師表，設(shè)置“系號系號”字段的取值來字段的取值來 自于自于“系部系部”表中的系名稱。表中的系名稱。 【操作步驟操作步驟】 （1）設(shè)置）設(shè)置“政治面貌政治面貌”字段的取值為字段的取值為“黨員、黨員、 團(tuán)員、民主黨派、群眾團(tuán)員、民主黨派、群眾” 或輸入其它值

55、?；蜉斎肫渌?。 打開數(shù)據(jù)庫打開數(shù)據(jù)庫“教學(xué)教學(xué)”。 選擇選擇“學(xué)生學(xué)生”表，進(jìn)入表，進(jìn)入 表設(shè)計視圖，表設(shè)計視圖， 選中選中“政治面貌政治面貌”字段，字段， 并單擊并單擊“查閱查閱”選項，在選項，在 “顯示控件顯示控件”中，選擇控中，選擇控 件類型為件類型為“組合框組合框”，在，在 “行來源類型行來源類型”框中，輸框中，輸 入行來源的類型：入行來源的類型：“值列值列 表表”。在。在“行來源行來源”中，中， 輸入行源的名稱：輸入行源的名稱：“黨員黨員; 團(tuán)員團(tuán)員;民主黨派民主黨派;群眾群眾”，其，其 它項目取默認(rèn)值。如圖所它項目取默認(rèn)值。如圖所 示。示。 （2）設(shè)置教師表中）設(shè)置教師表中 “系

56、號系號”字段的取值字段的取值 來自于來自于“系部系部”表中表中 的系名稱的系名稱 打開數(shù)據(jù)庫打開數(shù)據(jù)庫 “教學(xué)教學(xué)” 中的中的 “教師教師”表，表， 進(jìn)入表設(shè)計視圖。進(jìn)入表設(shè)計視圖。 選中選中“系號系號”字段，字段， 在數(shù)據(jù)類型單擊在數(shù)據(jù)類型單擊“查查 閱向?qū)ч喯驅(qū)А边x項，進(jìn)入選項，進(jìn)入 “查閱向?qū)Р殚喯驅(qū)А毕驅(qū)Т跋驅(qū)Т?口如圖所示?？谌鐖D所示。 利用單選按鈕選擇獲取數(shù)據(jù)的方式利用單選按鈕選擇獲取數(shù)據(jù)的方式“使用查閱列使用查閱列 查閱表或查詢中的值查閱表或查詢中的值”，單擊，單擊“下一步下一步”按鈕，如按鈕，如 圖所示。圖所示。 選擇視圖方式選擇視圖方式“表表”，并在列表框中選擇所需要的，并在

57、列表框中選擇所需要的 表名表名“系部系部”，單擊，單擊“下一步下一步”按鈕，如圖所示。按鈕，如圖所示。 選擇可用字段選擇可用字段“系號系號”、“系名稱系名稱”，單擊，單擊“下一下一 步步”，如圖所示。，如圖所示。 指定查閱列的寬度，可用直接拖動鼠標(biāo)設(shè)置寬度，指定查閱列的寬度，可用直接拖動鼠標(biāo)設(shè)置寬度， 然后選擇是否然后選擇是否“隱藏鍵列隱藏鍵列”， 單擊單擊“下一步下一步”，如圖，如圖 所示。所示。 為查閱列指定標(biāo)簽（輸入為查閱列指定標(biāo)簽（輸入“系號及系名系號及系名”），單擊），單擊 “完成完成”，屬性設(shè)置完成，如圖所示。，屬性設(shè)置完成，如圖所示。 在數(shù)據(jù)管理過程中，經(jīng)常需要對數(shù)據(jù)表在數(shù)據(jù)管理

58、過程中，經(jīng)常需要對數(shù)據(jù)表 的結(jié)構(gòu)或表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整或修改。的結(jié)構(gòu)或表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整或修改。 Access允許對表進(jìn)行編輯和修改，對允許對表進(jìn)行編輯和修改，對 表的修改可分為修改表的結(jié)構(gòu)和修改表中的表的修改可分為修改表的結(jié)構(gòu)和修改表中的 數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)。 當(dāng)情況發(fā)生變化（如學(xué)生學(xué)籍變動、教當(dāng)情況發(fā)生變化（如學(xué)生學(xué)籍變動、教 師評聘職稱或調(diào)整工資）時，要及時對表中師評聘職稱或調(diào)整工資）時，要及時對表中 的數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整和修改。的數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整和修改。 表數(shù)據(jù)的編輯包括數(shù)據(jù)的修改、復(fù)制、表數(shù)據(jù)的編輯包括數(shù)據(jù)的修改、復(fù)制、 查找、替換以及刪除記錄、插入新記錄等。查找、替換以及刪除記錄、插入新記錄等。 利用

59、查找利用查找|替換功能可以成批修改數(shù)據(jù)。替換功能可以成批修改數(shù)據(jù)。 利用復(fù)制功能可以進(jìn)行同一個表或不同利用復(fù)制功能可以進(jìn)行同一個表或不同 表之間的數(shù)據(jù)復(fù)制，這樣可以保證數(shù)據(jù)的一表之間的數(shù)據(jù)復(fù)制，這樣可以保證數(shù)據(jù)的一 致性。例如，可以將學(xué)生的學(xué)號直接復(fù)制到致性。例如，可以將學(xué)生的學(xué)號直接復(fù)制到 成績表中。成績表中。 當(dāng)刪除記錄時系統(tǒng)會向用戶彈出確認(rèn)當(dāng)刪除記錄時系統(tǒng)會向用戶彈出確認(rèn) 對話框，以防止數(shù)據(jù)的誤刪除。對話框，以防止數(shù)據(jù)的誤刪除。 1 1添加記錄添加記錄 (1)在數(shù)據(jù)庫窗口中，選擇“表”對象，雙擊要編輯 的表； (2)單擊工具欄上的“新記錄”按鈕，將光標(biāo)移到新 記錄上，輸入所需的數(shù)據(jù)。 2

60、 2刪除記錄刪除記錄 (1)在數(shù)據(jù)庫窗口中，選擇“表”對象，雙擊要編輯 的表； (2)單擊要刪除記錄的選擇器，單擊工具欄上的“刪 除記錄”按鈕，在彈出的提示框單擊“是”按鈕。 若要一次刪除多個相鄰記錄，可在選擇記錄時 單擊第一個記錄的選擇器，然后拖動鼠標(biāo)經(jīng)過要刪 除的每個記錄最后單擊工具欄上的“刪除記錄” 按鈕，刪除全部選定的記錄。 3 3修改數(shù)據(jù)修改數(shù)據(jù) 在數(shù)據(jù)庫窗口中，選擇“表”對象，雙擊打開要編 輯的表，直接修改即可 4 4復(fù)制數(shù)據(jù)復(fù)制數(shù)據(jù) 所謂復(fù)制數(shù)據(jù)是指將某一個字段中的部分或全部數(shù) 據(jù)據(jù)復(fù)制到另一個字段中。 (1)在數(shù)據(jù)表視圖中打開數(shù)據(jù)表 (2)將鼠標(biāo)指針指向要復(fù)制數(shù)據(jù)開始位的最左，