公司會議管理制度

1、金隅嘉業(yè)制度匯編2008版 辦公類公司會議管理制度第一章 總 則第一條 為了切實提高公司會議效率，規(guī)范公司會議管理流程，特制定本制度。第二章 會議組織第二條 會議由經(jīng)辦部門/項目部負責組織，組織會議需經(jīng)部門/項目部負責人以上人員確認方可發(fā)起。發(fā)起會議應(yīng)充分考慮必要性，凡可通過會下溝通方式解決的事項，應(yīng)盡量避免采用會議方式。第三條 組織人需事先對重要參會人的出席時間、會議室空缺進行確認后方發(fā)起會議。需要公司總經(jīng)理、常務(wù)副總參會的，須提前與辦公室協(xié)調(diào)確認。第四條 參會人范圍應(yīng)盡量精簡，嚴格限制在與會議內(nèi)容有直接關(guān)系的人員，包括需直接提供信息、參與意見和決策的人員，其他非直接人員以會后發(fā)送紀要的形式

2、告知會議結(jié)果。第五條 凡需參會人員事先做準備的工作（如就某具體議題事先溝通、準備意見等），應(yīng)在會議通知中加以注明。會議文件應(yīng)盡可能提前備妥并作為會議通知附件發(fā)參會人。相關(guān)人員應(yīng)按照要求做好會前準備。第六條 會議總體時間、單項議程的時間和發(fā)言人等應(yīng)盡量在通知內(nèi)明確，以便于會議過程控制。第七條 凡有會議設(shè)備需求，如投影儀、白板、電腦、音響等，應(yīng)在通知中詳細注明，并及時與行政部或辦公室確認。第八條 臨時性緊急會議由組織人負責通知，但需將通知同時抄送辦公室會議管理人員。除臨時性緊急會議之外，會議通知應(yīng)至少提前2個工作日發(fā)出，以便參會人進行充分準備。第三章 過程控制與參會人要求第九條 會議發(fā)起人應(yīng)做到：

3、1、 會議資料齊備2、 議題明確3、 會前對議題征詢參會人員意見4、 會前溝通充分，便于上會形成決議第十條 會議主持人負責主導(dǎo)和控制會議進程，明確會議結(jié)果，應(yīng)做到：1、 主動控制會議進程，嚴格按議程控制討論時間，超出時間主持人應(yīng)對發(fā)言人給予提醒。2、 及時控制發(fā)言人跑題、小范圍討論等現(xiàn)場秩序雜亂情況。3、 嚴格檢查和執(zhí)行會議紀律。4、 進行總結(jié)性發(fā)言，包括對照會議議程逐項明確會議結(jié)論、通報會議獎罰等。第十一條 會議參會人應(yīng)做到：1、 準時參會。2、 接到會議通知后，提前認真閱讀會議文件并就相關(guān)議題和發(fā)言進行準備，以縮短討論時間。3、 會議發(fā)言應(yīng)簡單明瞭，緊密圍繞主題，避免超時。4、 注意力集中

4、，不從事任何與會議主題無關(guān)的事務(wù)。5、 遵守會議紀律，保持會場秩序，聽從主持人安排。第十二條 會議記錄人應(yīng)做到：1、 清楚記錄發(fā)言要點及結(jié)論，要求：2、 對照議程逐項記錄要點，包括任務(wù)安排、討論結(jié)果、經(jīng)主持人明確的會議結(jié)論等。3、 會議如有需上報未出席會議的領(lǐng)導(dǎo)決定的事項，應(yīng)在紀要中明確記錄內(nèi)容及報審領(lǐng)導(dǎo)。4、 會后48小時內(nèi)應(yīng)整理出會議紀要，上報參會最高領(lǐng)導(dǎo)審批。紀要簽發(fā)后應(yīng)下發(fā)參會人員、會議內(nèi)容相關(guān)人員、辦公室和計劃信息部。第四章 會議跟蹤與反饋第十三條 任何會議均需形成紀要，作為會議成果的記錄文件，并注意保存和歸檔。會議紀要應(yīng)保證最大范圍地發(fā)送給相關(guān)聯(lián)的公司及人員，以確保會議信息的有效溝

5、通。第十四條 主辦部門負責會議有關(guān)內(nèi)容的落實及督辦。第五章 會議室管理第十五條 預(yù)約登記。各項目部、各部門如需使用會議室，需根據(jù)會議需要及人員情況選擇相應(yīng)的會議室，并提前一天提交OA系統(tǒng)的會議流程進行申請，詳細填寫會議所需的各項服務(wù)內(nèi)容。行政部根據(jù)通知要求進行統(tǒng)一安排。未能提前預(yù)約登記或臨時性使用時，和其他部門的會議時間發(fā)生沖突，則要靈活安排，請各部門給予諒解。第十六條 會前準備。行政部接到通知后，根據(jù)要求的內(nèi)容、人數(shù)、時間進行安排準備，準備工作在會議開始半小時前結(jié)束，然后由會議經(jīng)辦人進行驗收并簽字認可。第十七條 會議服務(wù)。使用會議室的各項電器設(shè)備，由服務(wù)人員統(tǒng)一進行操作服務(wù)，如會議室的使用人

6、員要求自行操作，則應(yīng)嚴格按照設(shè)備的使用程序操作，保證設(shè)備的完好及會議的順利進行。附件：金隅嘉業(yè)會議體系分類附件金隅嘉業(yè)會議體系分類會議類別會議級別會議議題會議時間（示意）組織人參會人主持人例行會議周例會經(jīng)理辦公會議（公司級）經(jīng)營管理常規(guī)工作的推進及通報周一（隔周）辦公室管理層總經(jīng)理部門級本部門日常工作的推進及通報每周一部門經(jīng)理部門成員主管副總或部門經(jīng)理月例會月度經(jīng)營計劃會（公司級）總結(jié)上月計劃和預(yù)算執(zhí)行情況，審議當月預(yù)算，并安排當月經(jīng)營計劃每月月初辦公室總經(jīng)理、書記、常務(wù)副總、相關(guān)主管副總及部門經(jīng)理總經(jīng)理跨部門級調(diào)度會項目進展及各部門工作的調(diào)度和推進每月月末辦公室常務(wù)副總或總經(jīng)理、相關(guān)部門經(jīng)理、主管副總、項目部常務(wù)副總或總經(jīng)理半年總結(jié)會公司級半年工作的回顧總結(jié)，下半年工作計劃及全年計劃的推進每年7月辦公室全體員工總經(jīng)理年終總結(jié)會公司級上一年度工作的總結(jié)及下一年度的工作計劃每年1月辦公室全體員工總經(jīng)理流程會議審核、會簽會跨部門級根據(jù)業(yè)務(wù)、管理流程文件規(guī)定組織的跨部門對具體業(yè)務(wù)事項的審核、會簽不定期組織主責部門相關(guān)部門主責部門經(jīng)理或主管副總專項會議公司級針對公司戰(zhàn)略、發(fā)展、