文化旅游區(qū)監(jiān)理資料整理歸檔

1、無錫萬達(dá)城文化旅游區(qū)a1-1地塊項(xiàng)目 監(jiān)理資料歸檔管理細(xì)則無錫萬達(dá)城文化旅游區(qū)a1-1地塊項(xiàng)目工程監(jiān)理實(shí)施細(xì)則（監(jiān)理資料歸檔）內(nèi)容提要： 工程概況和資料歸檔管理難點(diǎn) 監(jiān)理資料管理職責(zé) 監(jiān)理資料歸檔管理依據(jù)和工作流程 監(jiān)理資料歸檔管理要點(diǎn)和內(nèi)容以及保存規(guī)定 監(jiān)理資料歸檔管理工作方法及措施 項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)（章）： 專業(yè)監(jiān)理工程師： 總監(jiān)理工程師： 日 期： 江蘇省建設(shè)廳監(jiān)制工程監(jiān)理資料歸檔管理方案一、工程概況和難點(diǎn) 1、工程概況：本工程位于無錫市濱湖區(qū)緣溪道以西，具區(qū)路以南，南湖北路以東，南湖中路以北。共4棟酒店式公寓，地上30f。建筑面積18多萬平方米，本工程結(jié)構(gòu)類型為框架一核心筒結(jié)構(gòu)。2、工程資

2、料歸檔和管理難點(diǎn)分析（1）從工程概況而知，工程為新建綜合性開發(fā)地塊，單項(xiàng)工程數(shù)量較多、單項(xiàng)工程類別不同、分部項(xiàng)目更多，因此工程資料按江蘇省建設(shè)廳管理要求工作就很多。（2）工程進(jìn)度緊，資料整理歸檔要求快、管理要求細(xì)致。（3）無錫市、建設(shè)單位、我公司都針對(duì)一些重點(diǎn)部位和內(nèi)容加強(qiáng)了工程管理要求，因此資料數(shù)量和類別增多。（4）針對(duì)一些分部或分項(xiàng)建設(shè)單位和施工單位可能分包給專業(yè)施工隊(duì)伍作業(yè)，因此監(jiān)理資料和歸檔將增加一些程序，管理難度增加。二、監(jiān)理資料管理職責(zé)工程建設(shè)監(jiān)理資料是監(jiān)理機(jī)構(gòu)在工程監(jiān)理過程中形成的文字、圖表、聲像等各種信息記錄，它是體現(xiàn)監(jiān)理活動(dòng)的重要形式，是反映工程質(zhì)量的重要依據(jù)，是處理質(zhì)量、安

3、全事故和合同爭(zhēng)議及違約事件的有效證據(jù)，對(duì)于工程建設(shè)及建成后的運(yùn)行管理具有長(zhǎng)期或永久的查詢、考證和指導(dǎo)作用。加強(qiáng)監(jiān)理資料管理是監(jiān)理機(jī)構(gòu)進(jìn)行信息管理和監(jiān)理單位經(jīng)營(yíng)管理工作的重要內(nèi)容；是監(jiān)理單位、監(jiān)理人員對(duì)業(yè)主、對(duì)社會(huì)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的具體表現(xiàn)；也是監(jiān)理單位展示服務(wù)水準(zhǔn)、企業(yè)素質(zhì)、進(jìn)行自我保護(hù)、擴(kuò)大市場(chǎng)聲譽(yù)的需要，公司、各項(xiàng)目部、所有監(jiān)理人員都應(yīng)對(duì)此予以充分重視。本項(xiàng)目監(jiān)理部現(xiàn)場(chǎng)資料管理和公司對(duì)監(jiān)理資料的管理，側(cè)重于項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)資料管理。本工程監(jiān)理部資料管理職責(zé)如下：1、項(xiàng)目總監(jiān)對(duì)項(xiàng)目資料管理承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，并負(fù)責(zé)涉及資料管理的重要協(xié)調(diào)決策工作。2、竣工前，總監(jiān)應(yīng)組織項(xiàng)目部監(jiān)理人員將監(jiān)理資料按照歸檔要求整編成

4、竣工資料，一式兩套。一套向業(yè)主移交，一套交公司留存。3、監(jiān)理部專職資料員負(fù)責(zé)項(xiàng)目監(jiān)理資料日常管理工作，處理各個(gè)環(huán)節(jié)的具體事務(wù)，同時(shí)對(duì)各專業(yè)監(jiān)理范圍內(nèi)資料形成的及時(shí)性、完整性進(jìn)行督促。工程竣工后十五天內(nèi)負(fù)責(zé)將項(xiàng)目資料完整無缺地移交公司管理部并辦理移交手續(xù);必要時(shí)公司管理部配合項(xiàng)目部進(jìn)行竣工監(jiān)理資料整編。4、各專業(yè)監(jiān)理人員負(fù)責(zé)本崗位資料的編制、收集、整理及向?qū)Ｂ氋Y料員移交，重點(diǎn)是督促施工單位規(guī)范提交各類報(bào)驗(yàn)、報(bào)審資料并對(duì)其進(jìn)行審核，及時(shí)填寫、編制本專業(yè)應(yīng)提供的資料。5、專業(yè)監(jiān)理工程師對(duì)監(jiān)理資料的正確性和質(zhì)量負(fù)責(zé)。6、專職資料員對(duì)本項(xiàng)目資料的齊全完整和程序正確負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向總監(jiān)報(bào)告并提出自己

5、的建議。7、總監(jiān)和專職資料員定期對(duì)監(jiān)理資料進(jìn)行檢查；專職資料員對(duì)符合規(guī)定的歸檔要求的資料進(jìn)行存檔、整理、借閱及日常管理事務(wù)，保持與施工單位項(xiàng)目資料人員的聯(lián)系，必要時(shí)對(duì)施工單位項(xiàng)目資料管理事務(wù)予以督促。8、監(jiān)理人員竣工階段協(xié)同業(yè)主對(duì)施工單位竣工資料進(jìn)行審查，由總監(jiān)組織現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員督促施工單位順利完成存檔工作。三、監(jiān)理資料歸檔管理依據(jù)和工作流程：1、歸檔和管理依據(jù)： （1）建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范gb50319-2013 （2）建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范gbt50328-2001 （3）江蘇省建筑工程施工驗(yàn)收資料規(guī)定 （4）安徽省建設(shè)監(jiān)理有限公司2012體系文件和規(guī)定 （5）無錫市行政主管部門有關(guān)規(guī)定（6）

6、監(jiān)理合同約定和建設(shè)單位有關(guān)要求 2、歸檔和管理流程： (1)總流程：分工登記分類歸檔收集分類編號(hào)立卷 （2）各階段主要任務(wù)和流程形 成形 成形 成形 成形 成形成形成形成形成形成監(jiān)理中標(biāo)編制監(jiān)理規(guī)劃施工準(zhǔn)備階段開工審批施工階段中標(biāo)通知書監(jiān)理合同監(jiān)理規(guī)劃施工組織設(shè)計(jì)(方案)報(bào)審表施工管理機(jī)構(gòu)及人員資格報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表分包單位資格報(bào)審表施工測(cè)量成果報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄施工現(xiàn)場(chǎng)安全管理檢查記錄第一次工地會(huì)議紀(jì)要設(shè)計(jì)交底及圖紙會(huì)審紀(jì)要工程開工報(bào)審表監(jiān)理實(shí)施細(xì)則工程進(jìn)度控制合同事項(xiàng)管理工程安全管理工程質(zhì)量控制工程投資控制施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表工程暫停令工程復(fù)工報(bào)審表監(jiān)理工程師通知單監(jiān)理通知回復(fù)單工程

7、材料/構(gòu)配件/設(shè)備報(bào)審表測(cè)量放線報(bào)驗(yàn)表檢測(cè)單位資格報(bào)驗(yàn)表施工設(shè)備報(bào)驗(yàn)表檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)表隱蔽工程報(bào)驗(yàn)表監(jiān)理抽檢記錄監(jiān)理工程師通知單監(jiān)理通知回復(fù)單不合格項(xiàng)處置記錄工程質(zhì)量事故報(bào)告監(jiān)理旁站記錄見證記錄工程計(jì)量單工程款支付申請(qǐng)表工程款支付證書工程變更費(fèi)用報(bào)審表竣工結(jié)算文件監(jiān)理工程師通知單監(jiān)理通知回復(fù)單合同變更材料費(fèi)用索賠申請(qǐng)表費(fèi)用索賠審批表工程延期申請(qǐng)表工程延期審批表合同爭(zhēng)議和違約處理材料/施工設(shè)備報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表中間交接驗(yàn)收記錄現(xiàn)場(chǎng)安全考評(píng)表監(jiān)理工程師通知單監(jiān)理通知回復(fù)單組織竣工預(yù)驗(yàn)收參加竣工驗(yàn)收工程移交竣工備案形成工程竣工報(bào)告(施工單位)工程竣工報(bào)驗(yàn)單工程竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告形

8、成工程竣工驗(yàn)收記錄監(jiān)理工作竣工總結(jié)形成竣工移交證書形成竣工驗(yàn)收備案表形 成其他事項(xiàng)管理監(jiān)理工作聯(lián)系單會(huì)議紀(jì)要來往函件監(jiān)理日記監(jiān)理月報(bào)四、監(jiān)理資料歸檔管理要點(diǎn)和內(nèi)容以及保存歸定：1、監(jiān)理資料歸檔日常管理要點(diǎn)：（1）監(jiān)理資料管理的基本要求是同步形成，真實(shí)齊全，整理及時(shí)，分類有序。監(jiān)理資料管理的總體要求：及時(shí)性、真實(shí)性、有效性、完整性、清晰性、閉合性。監(jiān)理資料管理的工作任務(wù)為：資料體系結(jié)構(gòu)的總體安排、各類資料的制作、收集、編目、整理、組卷、裝訂、歸檔、保管、移交、查閱。（2）總監(jiān)理工程師應(yīng)指定專人進(jìn)行監(jiān)理資料管理，總監(jiān)理工程師為總負(fù)責(zé)人。（3）監(jiān)理人員應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)資料，并及時(shí)對(duì)其進(jìn)行整理歸檔。（4

9、）利用計(jì)算機(jī)建立監(jiān)理資料的管理臺(tái)帳。（5）監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)基本要求認(rèn)真審核資料，不得接受經(jīng)涂改的報(bào)驗(yàn)資料，并在審核整理后交資料管理人員存放。（6）在監(jiān)理工作過程中，監(jiān)理資料應(yīng)按單位工程建立案卷盒(夾)，分專業(yè)存放保管，并編目，以便于跟蹤檢查。（7）監(jiān)理資料的收發(fā)、借閱必須通過資料管理人員履行手續(xù)。 2、歸檔文件的質(zhì)量要點(diǎn)（1）歸檔文件應(yīng)為原件。（2）歸檔文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范和規(guī)程，驗(yàn)收資料表格必須符合江蘇省建筑工程施工驗(yàn)收資料規(guī)定，臺(tái)賬應(yīng)符合安徽省建設(shè)監(jiān)理有限公司06體系文件和規(guī)定。（3）歸檔文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符

10、合。（4）歸檔文件應(yīng)采用打印及耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。（5）歸檔文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。（6）歸檔文件紙張尺寸規(guī)格宜為a4幅面(297mm210mm)。3、歸檔文件的監(jiān)理資料的基本內(nèi)容和保存規(guī)定 （1）監(jiān)理資料的基本內(nèi)容： a、合同文件施工招投標(biāo)文件施工承包合同、分包合同、各類定貨合同，分包單位資格報(bào)審表工程監(jiān)理招投標(biāo)文件監(jiān)理委托合同中標(biāo)通知書b、設(shè)計(jì)文件施工圖紙工程地質(zhì)勘察報(bào)告施工圖審查報(bào)告及審查批準(zhǔn)書測(cè)量基礎(chǔ)資料c、工程項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理實(shí)施細(xì)則監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理實(shí)施細(xì)則項(xiàng)目監(jiān)

11、理部編制的總控制計(jì)劃d、工程變更文件圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)交底紀(jì)要設(shè)計(jì)變更文件工程洽商文件e、施工組織設(shè)計(jì)(方案)報(bào)審f、進(jìn)度控制資料工程開工報(bào)審表(含必要的附件)施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表工程暫停令工程復(fù)工報(bào)審表h、質(zhì)量控制資料施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理體系報(bào)驗(yàn)表(附上施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄及相關(guān)資料施工管理機(jī)構(gòu)及人員資格報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報(bào)審表測(cè)量放線報(bào)驗(yàn)表檢測(cè)單位資格報(bào)驗(yàn)表施工設(shè)備報(bào)驗(yàn)表檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)表隱蔽工程報(bào)驗(yàn)表監(jiān)理抽檢記錄不合格項(xiàng)處置記錄工程質(zhì)量事故報(bào)告監(jiān)理旁站記錄見證記錄f、投資控制資料工程計(jì)量單工程款支付申請(qǐng)表工程款支付證書工程變更費(fèi)用報(bào)審表竣工結(jié)算文件監(jiān)理工程師通知及回

12、復(fù)單i、安全管理資料施工現(xiàn)場(chǎng)安全管理檢查記錄及相關(guān)資料材料/施工設(shè)備報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表中間交接驗(yàn)收記錄現(xiàn)場(chǎng)安全考評(píng)表j、 合同事項(xiàng)管理資料合同變更材料費(fèi)用索賠申請(qǐng)表費(fèi)用索賠審批表工程延期申請(qǐng)表工程延期審批表合同爭(zhēng)議和違約處理k、工程驗(yàn)收資料工程竣工報(bào)驗(yàn)單工程竣工報(bào)告工程竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告工程初驗(yàn)整改情況表工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告工程竣工驗(yàn)收記錄竣工移交證書m、其他事項(xiàng)管理資料監(jiān)理工作聯(lián)系單會(huì)議紀(jì)要來往函件監(jiān)理日記監(jiān)理月報(bào)n、監(jiān)理工作總結(jié)(2)監(jiān)理資料、歸檔文件保管期限 序號(hào)資料、歸檔文件保管期限備注1建設(shè)工程委托監(jiān)理合同；監(jiān)理中標(biāo)通知書；總監(jiān)（總監(jiān)代表）委托書；監(jiān)理部人員名單長(zhǎng)期2工程暫停令(b1) / 復(fù)工報(bào)審

13、表；監(jiān)理工程師通知單(b2)/監(jiān)理工程師通知回復(fù)單（a5）/ 監(jiān)理復(fù)查記錄；監(jiān)理工程師聯(lián)系單（b3）；監(jiān)理工程師備忘錄(b4)長(zhǎng)期3監(jiān)理月報(bào)（b5）長(zhǎng)期4工地例會(huì)會(huì)議紀(jì)要（b6）長(zhǎng)期 5監(jiān)理日記（b7）長(zhǎng)期6工程量計(jì)量報(bào)審表（a4.1）；工程費(fèi)用索賠報(bào)審表（a4.2）；工程款支付申請(qǐng)表（a4.3）；工程款支付證書（b8）長(zhǎng)期7單位工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告（b9）、主要分部工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告（樁基工程、地基與基礎(chǔ)工程、主體結(jié)構(gòu)工程、鋼結(jié)構(gòu)工程、幕墻工程、節(jié)能工程）長(zhǎng)期8監(jiān)理工作總結(jié)（b10）；監(jiān)理工程師業(yè)務(wù)手冊(cè)長(zhǎng)期業(yè)務(wù)手冊(cè)要求至少2份原件9旁站監(jiān)理方案；旁站監(jiān)理記錄（b11）長(zhǎng)期10監(jiān)理規(guī)劃（b12）；監(jiān)

14、理實(shí)施細(xì)則（b13）；監(jiān)理部總控制計(jì)劃短期11質(zhì)量（安全）事故處理文件；項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)向有關(guān)主管部門質(zhì)量（安全）報(bào)告單（b14）長(zhǎng)期12工程監(jiān)理資料移交單（b15）短期13建設(shè)工程規(guī)劃許可證；建設(shè)用地規(guī)劃許可證；建設(shè)工程施工許可證短期14工程開工報(bào)審表（a1）/ 開工報(bào)告長(zhǎng)期15圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄（tj2.1.1）；設(shè)計(jì)交底記錄（tj2.1.2）長(zhǎng)期16工程進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表(a2.1) / 施工進(jìn)度計(jì)劃；延長(zhǎng)工期報(bào)審表（a2.2）長(zhǎng)期17施工組織設(shè)計(jì)、方案報(bào)審表（a3.1）/ 施工組織設(shè)計(jì)、施工方案短期18施工安全專項(xiàng)方案報(bào)審表（a3.9）/ 施工安全專項(xiàng)方案短期19施工單位安全生產(chǎn)管理

15、體系報(bào)審表（a3.2）；工程安全防護(hù)措施費(fèi)用使用計(jì)劃報(bào)審表（a4.4）；短期20監(jiān)理安全巡視記錄短期21施工測(cè)量報(bào)驗(yàn)單（a3.7）/ 工程定位測(cè)量、放線驗(yàn)收記錄(tj2.2)；軸線、標(biāo)高測(cè)量記錄；建筑物垂直度、標(biāo)高、全高測(cè)量記錄（tj3.4）；建筑物沉降觀測(cè)記錄（tj3.7）/ 監(jiān)理復(fù)核記錄短期22合同變更材料；合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見長(zhǎng)期23分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期24單位（分部）工程竣工報(bào)審表（a7）/ 竣工報(bào)告長(zhǎng)期25單位工程竣工驗(yàn)收證明書；單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄（tj4.0.1）；單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄 （tj4.0.2.1）；單位（子單位）工

16、程質(zhì)量資料檢查記錄（tj4.0.2.2）；單位（子單位）工程安全和功能檢驗(yàn)資料核查及主要功能抽查記錄(tj4.0.3)；單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄 （tj4.0.4）長(zhǎng)期26與參建各方來往工作函件；收（發(fā)）文登記表短期27重點(diǎn)工程、示范監(jiān)理項(xiàng)目需要提供電子版資料長(zhǎng)期28勘察設(shè)計(jì)文件長(zhǎng)期29工程竣工證明書長(zhǎng)期至少2份原件30見證取樣清單短期五、監(jiān)理資料歸檔管理工作方法及措施： 檔案管理方法 1、建立立卷的原則和方法（1）立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（2本建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。對(duì)各單位工程共性的文件，可建

17、立綜合卷。（3）案卷不宜過厚，一般不超過40mm。（4）案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。2、做好卷內(nèi)文件的排列（1）卷內(nèi)文件應(yīng)按監(jiān)理文件的歸檔范圍進(jìn)行編制，并按工程監(jiān)理文件封面、工程監(jiān)理文件目錄、工程監(jiān)理文件說明、卷內(nèi)文件內(nèi)容的順序排列。（2）文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。（3）既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。3、做好案卷的編目（1）編制卷內(nèi)文件頁號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定：a、卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁

18、號(hào)從“1”開始。b、頁號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懙奈募谟蚁陆?；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。c、案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。（2）案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：a、案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，案卷封面的式樣應(yīng)統(tǒng)一、符合分卷查詢要求。b、檔號(hào)應(yīng)由分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)和案卷號(hào)組成。檔號(hào)由按公司歸定填寫或交給公司保管部門填寫。c、案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。d、編制日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。（3）卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

19、a、卷內(nèi)目錄的式樣應(yīng)符合要求。b、序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。c、責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位和個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。d、 文件編號(hào)：填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。e、 文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。f、 日期：填寫文件形成的日期。g、 頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排的起始和起止頁號(hào)。（4）卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：a、卷內(nèi)備考表的式樣應(yīng)符合要求。b、卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)(照片張數(shù))，以及立卷單位對(duì)案卷情況的說明。c、卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。d、案卷裝訂案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。當(dāng)采

20、用卷盒時(shí)，卷內(nèi)文件的文字材料必須裝訂成冊(cè)；圖紙材料可裝訂成冊(cè)，也可散裝存放；既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂成冊(cè)。當(dāng)采用卷夾時(shí)，須將案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件、卷內(nèi)備考表與封底一起裝訂成冊(cè)。裝訂時(shí)要剔除金屬物，裝訂線一側(cè)根據(jù)案卷薄厚加墊草板紙。4、建立資料歸檔管理結(jié)構(gòu)制度a、監(jiān)理資料種類繁多，信息量大，其內(nèi)容體系從表現(xiàn)形式、建設(shè)階段、資料來源、監(jiān)理工作等不同角度，可以有不同的劃分?，F(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理期間項(xiàng)目監(jiān)理資料內(nèi)容應(yīng)符合相應(yīng)工程門類監(jiān)理規(guī)范、建設(shè)監(jiān)理慣例，并適應(yīng)當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)主管部門對(duì)監(jiān)理工作檢查、管理的要求。如：拆模申請(qǐng)和拆模試塊報(bào)告可多復(fù)印一份，一份按樓號(hào)逐層登記，另一份放置拆模工序報(bào)驗(yàn)前后，以便

21、查閱和檢查。在施工過程中，屬于施工單位報(bào)審范圍的資料，先由監(jiān)理工程師、總監(jiān)審查、簽認(rèn)后交與施工方復(fù)印，待報(bào)驗(yàn)資料復(fù)印后統(tǒng)一交給監(jiān)理部蓋章，并留存一份監(jiān)理部存檔；監(jiān)理部資料員針對(duì)存檔資料必須及時(shí)分類、登記、歸檔。在施工過程中，屬于施工單位聯(lián)系的文函（如：施工單位聯(lián)系、報(bào)告等），監(jiān)理人員簽收后必須及時(shí)復(fù)印一份交給專理、總監(jiān)，重要文函原件上必須注明復(fù)印人和日期、接受人和日期；監(jiān)理內(nèi)部轉(zhuǎn)交工作完成后，監(jiān)理部資料員必須及時(shí)按類歸檔；在施工過程中，屬于多方協(xié)商的資料（如：簽證、技術(shù)核定單等），監(jiān)理人員簽收后及時(shí)交給專監(jiān)、總監(jiān)，待專監(jiān)、總監(jiān)審查簽字后及時(shí)交還施工方或報(bào)送業(yè)主，返還或報(bào)送前需復(fù)印一份留底，返還

22、或報(bào)送時(shí)應(yīng)書面完成簽字手續(xù)。協(xié)商資料完成，監(jiān)理員按接受文函資料形式完成內(nèi)部交接和歸檔工作。b、本工程開工前應(yīng)根據(jù)工程項(xiàng)目規(guī)模特點(diǎn)和相關(guān)方面的要求，對(duì)本項(xiàng)目監(jiān)理資料內(nèi)容劃分結(jié)構(gòu)、形成制度，并取得施工單位的配合和支持，以便隨工程進(jìn)展分類入盒歸檔。每個(gè)盒內(nèi)資料應(yīng)建立目錄，以便快速查找。此項(xiàng)工作由總監(jiān)負(fù)責(zé)，項(xiàng)目資料員實(shí)施。c、質(zhì)量和安全管理類資料必須要求條理清楚、內(nèi)容齊全；檢查時(shí)間和整改時(shí)間必須在監(jiān)理日記中反映出。d、歸檔的每份資料應(yīng)有獨(dú)立的編碼，可按江蘇省建設(shè)工程施工階段監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)用表的編碼按用表說明中要求進(jìn)行，各類表式的編號(hào)由7位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，其中前四位為簽發(fā)日的年份和月分，后三位為流水號(hào)；如監(jiān)理

23、工程師通知單編號(hào)可為b220802047。因考慮到工程監(jiān)理資料歸檔管理難度和實(shí)際工作的不便，監(jiān)理資料編號(hào)也可按順序編號(hào)，如：監(jiān)理工程師通知單編號(hào)可為b221。此類工作必須嚴(yán)格按監(jiān)理資料管理的基本要求（同步形成，真實(shí)齊全，整理及時(shí)，分類有序）執(zhí)行。e、竣工驗(yàn)收后移交業(yè)主的監(jiān)理資料和交公司存檔的監(jiān)理資料應(yīng)包括的內(nèi)容，按照建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范和無錫市檔案部門、業(yè)主的要求確定。交公司歸檔的資料要求按安徽省建設(shè)監(jiān)理有限公司06體系文件和規(guī)定執(zhí)行。5、做好監(jiān)理資料的及時(shí)性管理a、資料編制、形成及時(shí)。應(yīng)由施工單位申報(bào)的各類資料由專業(yè)監(jiān)理嚴(yán)格按照規(guī)范和施工合同要求的時(shí)間督促其及時(shí)報(bào)送。應(yīng)由監(jiān)理審核簽署意見

24、的資料以及監(jiān)理直接編寫的資料均應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)范和監(jiān)理合同要求的時(shí)間及時(shí)完成。b、資料收集、整理及時(shí)。監(jiān)理資料員對(duì)來自專業(yè)監(jiān)理和其它方面的資料逐日或定期匯集，按本項(xiàng)目資料體系統(tǒng)一編寫、整理、歸卷。分部、單位工程驗(yàn)收應(yīng)提前15天進(jìn)行資料準(zhǔn)備，驗(yàn)收后7天內(nèi)形成完整的監(jiān)理資料?？⒐を?yàn)收應(yīng)至少提前1個(gè)月著手進(jìn)行資料準(zhǔn)備，驗(yàn)收后15天內(nèi)形成合格的竣工監(jiān)理資料。建設(shè)單位日?qǐng)?bào)或周報(bào)必須準(zhǔn)時(shí)或提前1天完成；在監(jiān)理工作結(jié)束時(shí)，監(jiān)理部?jī)H向建設(shè)單位提交監(jiān)理工作總結(jié)。資料及時(shí)整理完成前提條件是必須收集完成，工程資料中施工單位報(bào)驗(yàn)資料占70%以上，對(duì)此必須嚴(yán)格要求和管理，可采取口頭告誡、聯(lián)系單和通知單形式告知，必要時(shí)采取處罰

25、措施或暫停批工程款等措施；由于本工程單項(xiàng)工程繁多，工序報(bào)驗(yàn)有是工程驗(yàn)收的重要環(huán)節(jié)，故工序報(bào)驗(yàn)應(yīng)更加嚴(yán)格控制，若梁板鋼筋驗(yàn)收前工程資料監(jiān)理未收到，將采取拒絕驗(yàn)收等措施督促，確保及時(shí)收集、整理，真實(shí)完整。c、資料移交及時(shí)。項(xiàng)目監(jiān)理資料必須于工程竣工驗(yàn)收通過后十五天內(nèi)向公司移交，并及時(shí)向業(yè)主移交。應(yīng)堅(jiān)決克服監(jiān)理過程中資料零亂、未歸檔和歸檔類混放、竣工后資料無人過問或長(zhǎng)時(shí)間留人在監(jiān)理部處理資料的現(xiàn)象。d、監(jiān)理部在對(duì)書面資料整理的同時(shí)，對(duì)監(jiān)理過程中形成的電子文檔進(jìn)行整理，在移交書面資料的同時(shí)，將整理后的電子文檔一同移交?，F(xiàn)場(chǎng)檢查、驗(yàn)收時(shí)拍照必須及時(shí)存放電腦并標(biāo)注內(nèi)容。6、做好監(jiān)理資料真實(shí)性及有效性管理

26、a、監(jiān)理部應(yīng)通過加強(qiáng)宣傳、審核、監(jiān)督，杜絕編造虛假施工數(shù)據(jù)報(bào)驗(yàn)的行為。b、監(jiān)理人員應(yīng)保證自身抽檢、測(cè)量試驗(yàn)數(shù)據(jù)和各類監(jiān)理記錄內(nèi)容的真實(shí)性。c、進(jìn)場(chǎng)材料質(zhì)保書應(yīng)力求為原件，若因供貨中間環(huán)節(jié)只有復(fù)印件必須注明原件存放單位并加蓋存放單位印章。質(zhì)保書提供的批號(hào)、數(shù)量必須與實(shí)際材料相符。d、進(jìn)場(chǎng)設(shè)備應(yīng)在核定的檢驗(yàn)有效期內(nèi)。e、材料檢驗(yàn)及工程試驗(yàn)應(yīng)100%見證，相關(guān)資料中見證取樣印章齊全。復(fù)試必須及時(shí)跟蹤并確保真實(shí)性，返工處理必須留有錄像視頻資料。f、專業(yè)監(jiān)理應(yīng)對(duì)施工質(zhì)保人員、特殊工種作業(yè)人員上崗資格證件認(rèn)真審查，保證人證相符，證書在有效期內(nèi)。h、專業(yè)監(jiān)理應(yīng)對(duì)施工人員三級(jí)教育和交底進(jìn)行統(tǒng)一審查，杜絕無安全

27、教育、交底上崗工作情況。7、做好監(jiān)理資料完整性、清晰性管理 a、項(xiàng)目監(jiān)理資料應(yīng)保證體系完整，卷目符合本項(xiàng)目資料結(jié)構(gòu)的要求。b、各類資料均應(yīng)保證內(nèi)容完整，涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、過程要素清晰，具有可追溯性。各種監(jiān)理用表應(yīng)逐欄填寫，不留空白。進(jìn)度、材料、設(shè)備等報(bào)驗(yàn)單要求的附件應(yīng)齊全。c、資料編目應(yīng)清晰，前后一致。項(xiàng)目資料員應(yīng)編制立卷總目錄、各卷分目錄,并建立相關(guān)的資料統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。d、收發(fā)文、資料流轉(zhuǎn)均應(yīng)認(rèn)真登記簽收，資料移交應(yīng)填寫移交清單并簽字，防止資料在傳送、移交過程中缺失。8、做好監(jiān)理資料規(guī)范化管理 a、表式規(guī)范。除業(yè)主另有規(guī)定外，統(tǒng)一使用省建設(shè)廳江蘇省建設(shè)工程施工階段監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)用表，臺(tái)賬按無錫市有關(guān)要求和按公司歸定使用。b、用語規(guī)范。專業(yè)術(shù)語和簽署監(jiān)理意見的規(guī)范用詞用語參照公司統(tǒng)一要求及相關(guān)監(jiān)理規(guī)范執(zhí)行。c、簽字規(guī)范。資料中施工監(jiān)理人員簽名應(yīng)與其崗位職責(zé)及任職條件相符，應(yīng)簽名處不漏空，不由他人用印章代替。監(jiān)理旁站記錄應(yīng)有施工有關(guān)人員簽字。9、做好監(jiān)理資料閉合性管理