檔案管理制度范文

1、本文格式為word版，下載可任意編輯檔案管理制度范文 檔案管理制度 1.0 主要內容及適用范圍 規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內容?？蛻魴n案管理執(zhí)行客戶檔案管理制度。 2.0 檔案的管理機構 2.1 文書結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。 2.2 各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，經(jīng)有關領導批準后可留存影本。 2.3 檔案室主要職責： 2.3.1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度; 2.3.2 對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督; 2.3.3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作; 2.3.4 做好永久性檔案向有關檔案機

2、構的移交工作; 2.3.5 提高檔案管理的水平和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。 3.0 檔案的種類 3.1 法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。 3.2 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。 3.3 計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。 3.4 總結性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。 3.5 批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及企業(yè)各類命令

3、、工作指示等。 3.6 憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。 3.7 證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。 3.8 匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關統(tǒng)計表，以及公司領導在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。 3.9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。 3.10 聲像制品資料。

4、包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。 3.11 題贈性資料。包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。 3.12 技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。 4.0檔案管理的基本程序 包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。 5.0 檔案的收集。 就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規(guī)定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司

5、活動中產生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進行整理、立卷、歸檔。 5.1 立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。 5.2 立卷歸檔的時間 5.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸樓。 5.2.2 對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。 5.3 立卷歸檔的要求 5.3.1 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。 5.3.2 移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

6、 5.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起 5.3.4 立卷時應編制好案卷目錄，把文件的、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。 5.3.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。 5.3.6 立卷應以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產活動狀況和面貌。 5.3.7 立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。 5

7、.3.8 立卷應把上級文件與本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。 5.3.9 立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。 5.3.10 文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。 5.3.11 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無損。 5.3.12 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。 6.0 檔案的借閱 6.1 檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領導批準

8、，可查閱無密級檔案。 6.2 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。 6.3 檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。 6.4 對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。 6.5 必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查

9、，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。 6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。 6.7 借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。 7.0檔案保密要求 7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。 7.2 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘

10、密三級。 7.3 有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領導批準。 7.4 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領導批準。 7.5 對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。 7.6 外來參觀人員，統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。 7.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。 7.8 企業(yè)在職工作人員調離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調離。 8.0 超期檔案的銷毀 8.1對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規(guī)定銷毀。 8.2 經(jīng)批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。 8.3 銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文