新形勢下檔案管理與利用模式探索

1、新形勢下檔案管理與利用模式探索 一、建設(shè)與開發(fā) 1.系統(tǒng)開發(fā)。根據(jù)提升檔案信息化建設(shè)的業(yè)務(wù)需求，經(jīng)過調(diào)研、立項、招標、調(diào)查等建設(shè)步驟，最終確定系統(tǒng)開發(fā)公司，系統(tǒng)開發(fā)堅持開放性、完整性、易用性、可擴展性、安全性、先進性、規(guī)范性、可靠性、高效性等原則，確定公司需求的檔案管理系統(tǒng)方案，依據(jù)系統(tǒng)方案開發(fā)檔案管理系統(tǒng)。 2.應(yīng)用架構(gòu)。建設(shè)規(guī)劃包含公司總部和所屬單位，系統(tǒng)設(shè)計考慮了公司總部和所屬單位的檔案系統(tǒng)應(yīng)用問題，采用統(tǒng)一規(guī)劃、分級管理、按單位分布應(yīng)用、數(shù)據(jù)集中存儲、實體屬地管理、數(shù)據(jù)逐級移交的總體管理模式，應(yīng)用架構(gòu)如下圖所示： 3.系統(tǒng)功能。根據(jù)業(yè)務(wù)需要總共設(shè)置為收集管理、檔案管理、檔案利用、信息開

2、發(fā)、系統(tǒng)維護等五大功能模塊，實現(xiàn)文檔管理業(yè)務(wù)的全過程、全方位的計算機管理，包括各種方式渠道的信息收集和實體收集、各種模式的信息整理和檔案整理、實體檔案保管和電子檔案存儲、檔案信息綜合開發(fā)和利用及實體檔案利用、實體檔案鑒定銷毀和電子檔案的銷毀等管理功能。 4.數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)包括電子文件接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化裝換、資源整理加工、建立資源庫等內(nèi)容，公司檔案室采取三種方式進行數(shù)字化處理：第一是借助接口管理將收發(fā)文管理系統(tǒng)和項目管理系統(tǒng)中的電子文件進行接收管理，經(jīng)整理形成可用電子文件；第二是采取自主加工與委托方式，利用數(shù)字化加工設(shè)備對所需要數(shù)字化檔案進行加工，形成電子文件；第三是將積累保存

3、的電子文件與檔案管理管理系統(tǒng)進行鏈接，有效地滿足檔案數(shù)字化需求。 5.保障體系。安全保障體系上采取配備保護系統(tǒng)安全的軟硬件設(shè)施和建立安全保障制度的方法，通過定期備份、權(quán)限管理、水印加密、網(wǎng)絡(luò)控制等措施實現(xiàn)在安全體系下的檔案利用、信息傳遞和資源共享，安全體系。 6.平臺接口。平臺接口就是采用開放的數(shù)據(jù)格式標準、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換流程、集成的交換處理界面、便于擴展功能的模塊化系統(tǒng)架構(gòu)，無縫集成于oa平臺、項目管理系統(tǒng)以及各項業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，通過webservice，實現(xiàn)人員ca身份認證、數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)傳輸和資源共享。 7.檢索利用。檔案管理系統(tǒng)全文檢索系統(tǒng)內(nèi)嵌快速ocr技術(shù)，可以無須人工干預(yù)，自動識別掃描

4、文件，形成索引庫，同時嵌入檔案信息服務(wù)網(wǎng)站之中，受到檔案權(quán)限的管理和控制，與檔案管理系統(tǒng)融為一體，利用者根據(jù)需求，調(diào)取利用文件，如需原件，可進行網(wǎng)上預(yù)約借閱，檢索利用。 二、成效與創(chuàng)新 截至目前，檔案信息化建設(shè)穩(wěn)中求進，綜合檔案管理系統(tǒng)運行正常，所屬各單位及各部門反應(yīng)良好，檔案管理網(wǎng)頁年均瀏覽量28012次/人，現(xiàn)場調(diào)閱年均5166次/人，年均借閱18617于件（卷），有效地服務(wù)于公司生產(chǎn)經(jīng)營、安全運營和品牌建設(shè)，各個階段性成果受到上級單位及本單位領(lǐng)導(dǎo)的認可，特別是公司特級資質(zhì)申報過程中受到國家住房建設(shè)部領(lǐng)導(dǎo)認可與好評。檔案信息化建設(shè)中探索適合于新形勢下檔案工作特點和需求的現(xiàn)代化檔案管理模式，

5、結(jié)合項目檔案建設(shè)的自身特點和發(fā)展需要，開展檔案管理和利用模式的創(chuàng)新、理念創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新，建設(shè)成果體現(xiàn)了檔案信息存儲簡便、利用上不受時間和空間限制的優(yōu)勢，同時，檔案工作者也在信息化建設(shè)過程中創(chuàng)新了管理。 1.新的技術(shù)成果廣泛利用。系統(tǒng)管理開發(fā)過程中，充分利用在線ocr技術(shù)、xml技術(shù)、圖像處理技術(shù)、檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)交換技術(shù)、流數(shù)據(jù)文件瀏覽技術(shù)、高壓縮比技術(shù)和系統(tǒng)接口技術(shù)等前沿的新技術(shù)、新方法、新模式，體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)水平上的提升。 2.傳統(tǒng)借閱方式的改變。基于數(shù)字標簽識別技術(shù)的電子文件跟蹤系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，使得檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)智能化的條形碼打印，檔案人員在檔案整理中，將檔案號和條形碼通過打

6、印設(shè)備打印出條碼紙，檔案利用者借閱檔案時，檔案人員使用條碼掃描器對檔案上條碼讀取，系統(tǒng)將自動讀取條碼信息，進行系統(tǒng)借閱，檔案利用者可以通過檔案網(wǎng)頁查詢到借閱信息，檔案借閱過程采取系統(tǒng)管理方式，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)簽字手續(xù)方式，體現(xiàn)先進的管理水平。 3.靈活適用的系統(tǒng)開發(fā)。檔案管理信息系統(tǒng)靈活便捷體現(xiàn)在完善的定制工具功能上，系統(tǒng)采用結(jié)構(gòu)化思想開發(fā)，各項功能采用積木式組合與集成，流程發(fā)生變化時可組合出新的需要管理平臺?？啥x各種類型檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、屏幕顯示布局、打印格式、數(shù)據(jù)完整性限制要求、數(shù)據(jù)正確性限制要求、輔助組卷規(guī)則、快速輸入輔助信息等。通過定制工具，可以定制適合各自業(yè)務(wù)需求的檔案管理信息系統(tǒng)。 4.檔案信息的加快開放。檔案管理網(wǎng)頁上有室藏職能、法規(guī)宣教、管理制度、管理表格、綜合計劃以及檔案文件利用功能，檔案利用者