溝通管理在系統(tǒng)集成項目中的運用

1、 溝通管理在系統(tǒng)集成項目中的運用 系統(tǒng)集成是根據(jù)用戶的需求，將組成方案的硬件、軟件、業(yè)務等進行有機結合，達到滿足用戶要求的完整體系。系統(tǒng)集成的項目是一個多任務、多人員、實施周期長、技術開發(fā)和用戶需求相結合為特點的項目。系統(tǒng)集成項目在實施過程中需要眾多人員的參與，在集成聯(lián)調后需要通過用戶的驗收。因此，在進度、質量和成本方面有著嚴格的要求，實施科學的溝通管理，對項目的成功具有不可低估的作用。下面結合項目的具體實施，來闡述溝通管理在系統(tǒng)集成項目中的運用。一、項目干系人及溝通的方法分析1、項目干系人分析項目干系人是指那些積極參與項目，或利益可能會受到項目執(zhí)行結果或項目完成的正面或負面影響的個體、工作組

2、和組織。對項目干系人分析為兩個目的服務，一方面，這些分析確定不同的項目干系人的信息需求;另一方面，這些分析可以辨別出對項目干系人的影響和收益，以此幫助項目經(jīng)理制定出對項目最佳的溝通策略。在一個系統(tǒng)集成項目中，項目干系人之間的溝通貫穿項目始終，系統(tǒng)集成項目成功實施的關鍵是公司主管領導的參與和支持。因此，公司主管領導是一個干系人，職能部門的負責人以及項目實施人員、用戶方、設備供應商等都是項目干系人，項目經(jīng)理首先要對項目干系人進行分析。2、溝通方法分析在項目實施過程中，一般采用項目會議的方法，定期召開項目會議，就項目的進度、存在的問題、技術的實現(xiàn)、解決的方案進行交流、匯報，遇到重要問題可專門召開項目

3、調度會。在與用戶的溝通過程中，經(jīng)常由項目組成員和用戶代表進行個別交流溝通，項目經(jīng)理僅僅做到和用戶上層領導的溝通，和低層工作人員溝通很少，因此在項目的實施過程中遇到很多因為溝通不善帶來的弊端。二、溝通管理中存在的問題及原因分析1、溝通管理中存在的問題在項目的實施過程中，一旦溝通管理出現(xiàn)了問題，項目的順利實施就會遇到阻礙。通過對項目的分析，存在的問題通常表現(xiàn)在以下方面:1)在項目出廠驗收時，用戶代表指出有個組態(tài)畫面不符合他們的要求，該需求曾經(jīng)與項目組的一位成員在電話中反映過，但項目經(jīng)理卻一無所知，詢問那位成員解釋說忘記了。2)項目需求的表述不同，使項目經(jīng)理的要求和項目組成員的理解不一致，給項目執(zhí)行

4、的過程帶來不確定性。3)用戶代表對項目的調試結果存有懷疑態(tài)度，造成項目組要做大量的驗證性工作來證明結果的正確性，造成無謂的浪費。4)在項目的移交驗收中，用戶代表對非錯誤性的細節(jié)橫加挑剔，使雙方的關系不好相處，給項目的交接帶來諸多不便。2、存在問題的原因分析1)項目干系人的期望值不同。項目經(jīng)理應該努力讓與項目有關的每一個人建立起同樣的期望值，包括項目應該何時完成，帶來什么樣的結果，成本如何。最初在對項目進行計劃時，這些期望值就應該在計劃書中明確下來。但是，項目經(jīng)理往往沒有能夠讓關鍵的項目干系人及時了解期望值的變化。人們在做出決策時，通常要依據(jù)當時所掌握的最佳信息，如果項目經(jīng)理不能讓所有人都對項目

5、的期望值有同樣的了解，就會在同步性上出現(xiàn)問題。交流問題不僅可能出現(xiàn)在項目小組與其他部門的人員之間，還有可能出現(xiàn)在項目小組的內部。無論是對于項目經(jīng)理來說還是對于小組成員來說，這種溝通不善的情況都讓他們做了很多額外的工作。2)項目的進展情況靠經(jīng)驗估計，沒有采用科學的管理工具。項目經(jīng)理往往對項目的進度沒有一個詳盡的計劃書，僅僅有個最后完工時間，因此，用戶代表無法掌握項目實際進展是否和計劃相符，不能進行有效控制，所以會出現(xiàn)意見分歧。用戶不了解項目的進展情況，就要花費額外的時間去搜集更進一步的信息。事實上，如果項目經(jīng)理及項目組成員及時向用戶方提供項目進展信息，就能進一步降低這方面問題的負面影響。3)沒有

6、及時分析項目干系人的需求。項目干系人所處的角色不同，對項目的理解和要求就會有不同，項目經(jīng)理應該詳細進行分類、分析，制定出對應的溝通計劃和溝通目標，并確定各個項目干系人可以分別看到哪些項目文件，什么范圍的人出席什么項目會議。三、溝通管理的合理運用以上出現(xiàn)的問題，都是在項目實施過程中溝通管理不到位的種種體現(xiàn)。作為項目經(jīng)理和項目組成員，應該懂得如何來解決交流中出現(xiàn)的問題。在系統(tǒng)集成項目這個特殊的it世界里，所有的項目都要在項目干系人的合作下才能夠完成，而這種合作絕對離不開良好的交流1)引起足夠的重視。在大多數(shù)情況交流出現(xiàn)問題并不是因為缺乏交流技巧，而是因為沒有對交流給予足夠的重視。很多項目經(jīng)理把前瞻

7、性的交流看作最不重要的一件事。當與他人進行交流時，通常既簡單又倉促，給人一種他們不愿意花費時間與精力與別人進行交流的感覺。良好的交流秘訣在于讓聽者而不是說者成為焦點。要站在聽者的角度上考慮問題，想想他們想要得到什么樣的信息，什么信息對于他們來說最有用。如果起草一份項目進展報告，那么一定要注明所有的必要信息，讓項目干系人了解項目的進展情況，包括已經(jīng)取得的成績、事項、風險、變化以及其他一些問題。2)提高溝通技巧。很多項目在實施過程中是存在著一些問題，而溝通不善是導致更多問題產(chǎn)生并且激化其他問題的原因。前瞻性的交流可以幫助解決很多問題。不要覺得交流是一種負擔，通過它可以使項目平穩(wěn)地進行，大家就會少一

8、些失望，少一些不確定，也不會對項目實施的結果感到意外。3)從源頭上解決問題。很多溝通不善都是項目計劃、項目目標不明確不詳盡帶來的，項目經(jīng)理應充分運用項目管理工具，系統(tǒng)科學地對項目進行管理，制訂合理的項目計劃，這都能進一步提高溝通的有效性。4)不能沉溺于溝通本身，而必須時刻清楚溝通的目的，意識到溝通是有成本的。溝通的時間就是成本，項目干系人在為這些成本買單。溝通的作用巨大，而且很多時候是必不可少的。但是同時溝通也需要付出一定的成本。最主要的成本是兩方面的，一是溝通所花費的時間和精力，二是溝通過程中信息的失真和損失。成本的具體大小取決于兩個人的表達能力、理解能力、觀點和思維的一致性以及達成一致的意愿強烈程度等多種因素。在很多情況下，即使是兩個同樣具有很強的表達和理解能力的人，他們進行溝通要達成一致所需要花費的溝通成本是巨大的，而且很可能是沉沒成本。四、結束語在集成系統(tǒng)項目的實施中，溝通管理對于項目的順利實施起到了很大作用?？梢哉f，沒有良好的溝通就沒有系統(tǒng)集成項目的成功。不足之處是，目前系統(tǒng)集成項目的管理還沒有上升到理論層次，只是自覺不自覺地應用了項目管理的部分長處，沒有完全嚴格按項目管理實施，也就沒有充