擔(dān)保公司擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理制度

1、擔(dān)保公司合同檔案管理制度第一章 總則第一條 為了規(guī)范和進(jìn)一步加強對公司合同檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用公司合同檔案，更好地為公司發(fā)展服務(wù)，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司檔案管理工作的實際情況，制定本制度。第二條 本制度所稱的公司合同檔案，是指公司及其工作人員在經(jīng)營活動中直接或間接形成的與公司經(jīng)營活動相關(guān)的、對公司有保存價值的不同形式的歷史記錄。第二章 整理、立卷、歸檔第三條 合同檔案管理人員負(fù)責(zé)自擔(dān)保業(yè)務(wù)受理至擔(dān)保責(zé)任解除全過程的有關(guān)文件、資料的整理、立卷、歸檔和保管工作。第四條 檔案資料主要包括：一、用于擔(dān)保抵押的房產(chǎn)他項權(quán)證及其他有效權(quán)證，用于質(zhì)押的銀行存單、股票、債券及其他有價證

2、券；二、擔(dān)保執(zhí)行過程中形成的有關(guān)文件和資料，如保證合同、委托保證合同、反擔(dān)保合同、公證書、律師見證書等；業(yè)務(wù)部門的項目調(diào)查報告、項目審批資料、保后檢查報告，擔(dān)保統(tǒng)計資料和報表等；三、客戶的擔(dān)保申請資料，市場調(diào)查資料及備選客戶資料等；四、具有重要價值，須建檔保管的其他有關(guān)資料。第五條 歸檔的案卷要按擔(dān)保合同號編制檔案代碼，卷內(nèi)首頁要有材料目錄，檔案資料要裝入檔案袋（夾、盒），并在封面注明擔(dān)保申請人的名稱、檔案編碼及其他重要事項。不屬于擔(dān)保項目的有參考價值的資料也要分類整理、立卷、歸檔。第六條 文件材料的形成、積累和歸檔，要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，有切實可行的控制措施。第三章 合同檔案管理第七條 各類檔

3、案的案卷質(zhì)量要符合國家制定的質(zhì)量要求一、歸檔材料分類清楚、組卷合理，保持文件的有機聯(lián)系和完整；二、卷內(nèi)文件材料排列條理，符合各類檔案立卷要求；三、卷內(nèi)的文件材料要整潔，對破損的進(jìn)行裱糊，字跡擴散的要進(jìn)行復(fù)制；四、裝訂的案卷整齊、美觀；五、各類檔案保管期限劃分準(zhǔn)確；六、案卷標(biāo)題簡明、確切，能反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容；七、案卷封面打印或毛筆、鋼筆書寫，字跡工整、清晰。第八條 公司應(yīng)當(dāng)對所保管的合同檔案材料采取下列管理措施：一、不斷加強和完善檔案管理，逐步實現(xiàn)保管的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，便于對檔案的利用；二、根據(jù)檔案的不同等級，采取有效措施，加以保護和管理；三、根據(jù)需要和可能，配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技

4、術(shù)設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。第九條 禁止檔案管理人員擅自變更、修改公司檔案，確需變更、修改的，應(yīng)當(dāng)報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。第十條 檔案應(yīng)當(dāng)妥善保存，定期檢查和鑒定。對破損或者變質(zhì)的檔案，應(yīng)當(dāng)及時修復(fù)；檔案毀損或者丟失，應(yīng)當(dāng)采取補救措施。第十一條 保管期滿的檔案材料可以按照以下程序銷毀：一、由檔案管理人員提出銷毀意見,編制檔案銷毀清冊,列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容；二、公司總經(jīng)理在檔案銷毀清冊上簽署意見并報集團主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；三、檔案管理人員在銷毀檔案前,應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的檔案材料。銷毀后,應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊

5、上簽名蓋章,并將銷毀情況報告公司總經(jīng)理。未經(jīng)公司總經(jīng)理審查并報集團主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，任何人不得以任何借口擅自銷毀檔案材料。第十二條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)檔案材料和涉及其他未了事項的檔案材料,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的檔案,應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊和檔案保管清冊中列明。第十三條 禁止出賣公司檔案。檔案復(fù)制件的交換、交接、轉(zhuǎn)讓，按照公司規(guī)定辦理。第四章 合同檔案的利用第十四條 本制度所稱檔案的利用，是指對檔案的查閱、復(fù)制和摘錄。利用檔案材料，嚴(yán)禁在檔案上涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或者損毀。第十五條 借閱檔案材料應(yīng)當(dāng)報經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)同意，并辦理登記手續(xù)。用完須立即