EPC總承包項目設備采購管理中的現(xiàn)場采購服務工作

1、 淺談epc總承包項目設備采購管理中的現(xiàn)場采購服務工作摘要：目前國內(nèi)外承包的工程項目以epc總承包項目居多，即為完成工程建設項目所進行的設計、采購、施工、試運行等工作全部由承包商來完成，而設備采購管理工作對于epc總承包項目至關(guān)重要,有效的設備采購管理對順利實現(xiàn)epc總承包工程項目的費用、進度、質(zhì)量三大控制目標任務起著至關(guān)重要的作用。采買、催交、檢驗和運輸是構(gòu)成設備采購管理工作的主要內(nèi)容,而設備采購管理的現(xiàn)場服務工作是設備采購管理的延伸，同時也是施工管理中設備安裝的開始，因此設備采購的現(xiàn)場服務工作是一個承上啟下的紐帶，將直接影響到總承包項下的設備采購管理。本文以某設計院總承包管理模式為例淺談設

2、備采購管理中的現(xiàn)場采購服務工作。關(guān)鍵詞：現(xiàn)場采購服務；影射；設備采購管理問題；解決方法；1 概述設備采購管理是工程總承包項目管理的重要組成部分，是工程項目建設的物質(zhì)基礎，其對工程建設項目的順利實施有著重要的意義，甚至起著決定性的作用。epc總承包項目多采取項目經(jīng)理負責制，矩陣式管理的模式，項目采購部即是設備采購工作的組織者同時也是設備采購工作的執(zhí)行者和管理者，由于人力資源有限，完全按照項目管理理論的要求在項目采購部配備齊全工作范圍嚴格界定的采買、催交、檢驗、運輸人員在短期內(nèi)是難以做到的。因此在人員有限、設備采購現(xiàn)場工作經(jīng)驗不足的情況下，項目采購部如何能更好的完成總承包項下的設備采購現(xiàn)場工作需要

3、我們?nèi)ニ伎己吞剿鳌? 現(xiàn)場采購服務工作2.1 設備開箱驗收與移交設備的驗收與移交工作主要通過上面網(wǎng)格中的兩種方式進行。設備到場后在卸貨前應進行檢查，若發(fā)現(xiàn)設備有破損情況， 應保持其原有狀態(tài)，并留有影像記錄、以便劃分責任； 要求各方在到貨清單上簽收設備，并認真保存到貨清單，及時填寫并簽署現(xiàn)場開箱檢驗記錄及驗收證書。具備安裝條件的設備直接移交給施工單位保管并填寫設備移交單，定期監(jiān)督檢查其設備存放情況。對于不具備立即投入安裝的設備進行臨時存放,按設備的性質(zhì)劃分為機械、電氣、儀表等種類，根據(jù)設備種類的不同分為露天倉儲和入庫倉儲。2.2 隨機資料的整理移交現(xiàn)場設備隨機資料的整理及移交工作也是重要的一個環(huán)

4、節(jié)。由于到貨設備量大，設備無集中倉儲條件，因此大量設備隨機開箱資料及設備安裝圖紙散落于眾多施工單位手中。先從施工單位收回的雜亂資料堆放于特意空出的房間內(nèi)，再對照合同逐一將每份設備資料、產(chǎn)品合格證等按合同編號分揀、裝袋。填寫隨機資料移交單，并裝訂成冊。隨時將設備供方補供的設備資料插入。2.3 催交設備、組織現(xiàn)場服務現(xiàn)場定期召開工程例會，會上施工單位、業(yè)主管理人員、監(jiān)理等匯報工程進度，同時提出設備到場時間要求或到場設備存在的問題。采購人員需對本次會上或上次會上需落實的問題給出答復。因此為兼顧催交和現(xiàn)場問題的處理，現(xiàn)場采購人員要責任分工。部分同志負責跑現(xiàn)場；另外同志就主要在辦公室守著電話負責聯(lián)系、記

5、錄、接發(fā)傳真，到場服務人員的接待、記錄等工作。2.4 針對設備在驗收、安裝、調(diào)試中發(fā)現(xiàn)問題與供方和專業(yè)人員及時溝通、處理2.4.1 采購人員在現(xiàn)場與各方人員的工作關(guān)系（見下圖）協(xié)調(diào)、處理現(xiàn)場的設備問題是現(xiàn)場設備采購人員的主要工作。所謂處理就是及時將現(xiàn)場設備問題反饋給設備供方或院專業(yè)技術(shù)人員，在最短時間內(nèi)獲得解決方案、要求供方來人處理或更換有問題設備。但不能把這種“反饋”簡單的理解成“傳話筒”。2.4.2 現(xiàn)場工作要腿勤、嘴勤、手勤。（1）對于施工單位、業(yè)主反映的到貨設備質(zhì)量問題，應親自到現(xiàn)場察看、找相關(guān)人員具體了解其原因、現(xiàn)象，最大限度的把現(xiàn)場情況通知到相關(guān)單位和人員，這樣有利于準確、快速的解

6、決問題。（2）在現(xiàn)場要主動參與專業(yè)人員、供方現(xiàn)場服務人員、施工單位及業(yè)主就現(xiàn)場技術(shù)問題的研究、方案探討、及處理過程。 堅持實地了解、及時反饋、現(xiàn)場跟蹤、勤于思考的工作態(tài)度，力爭在工作中掌握更多設備的原理、性能、故障判斷和排除方法。2.4.3 設備問題處理由于設計及制造缺陷，造成到場設備質(zhì)量問題，需確定處理方案。對于不能在現(xiàn)場處理的及時通知返廠處理。對于能在現(xiàn)場處理的及時組織人員解決。對于外購、外協(xié)的設備需尋找貨源及加工制造廠，詢價、比價?，F(xiàn)場處理完成的質(zhì)量問題還需與相關(guān)責任方通報處理結(jié)果，進行后續(xù)的扣款事宜。2.5 設備投產(chǎn)驗收與決算工程項目投產(chǎn)后，項目采購部參與同業(yè)主的總承包合同決算工作。設

7、備采購合同的付款分以下幾個階段：預付款、發(fā)貨款、到貨款、驗收投產(chǎn)付款、質(zhì)保金。其中到貨款、驗收投產(chǎn)付款、質(zhì)保金的支付需要現(xiàn)場提供相應的付款憑證，即現(xiàn)場開箱檢驗記錄及驗收證書、合同設備驗收投產(chǎn)證書、合同設備保證期滿證書（含結(jié)清證書）。上述證書的簽署貫穿了現(xiàn)場設備管理工作的幾個階段，也是各階段工作完成的標志，即：現(xiàn)場開箱檢驗、設備投產(chǎn)驗收、質(zhì)保期結(jié)束驗收。上述各個階段的過程記錄及與業(yè)主的總承包合同決算單，作為與供貨商合同決算的依據(jù)。3 現(xiàn)場采購服務工作映射到設備采購管理中的問題及解決辦法3.1 現(xiàn)場采購服務工作映射到設備采購管理中的問題3.1.1 個別制造商不能恪守承諾、履約能力差，在發(fā)貨款已支付

8、的情況下，部分現(xiàn)場急需安裝設備不能如期到場，制約工程進度。3.1.2 成套供貨裝置總體運行穩(wěn)定，但由于其個別配套設備質(zhì)量差，影響整套裝置性能。3.1.3 個別供貨商制造工藝落后、設備制造過程缺乏質(zhì)量控制手段，導致到貨設備存在質(zhì)量缺陷，無法滿足現(xiàn)場生產(chǎn)需要。3.1.4 現(xiàn)場到貨設備無條件入庫集中存放，加之施工單位保管不善，個別設備及隨機資料在存放及二次倒運過程中丟失損壞。3.2 問題產(chǎn)生的原因分析及解決辦法3.2.1 深入、細致地做好招標階段工作，從源頭避免和降低質(zhì)量風險。（1）嚴把合格供方推薦關(guān)合格供方推薦包括成套設備供方推薦及具體合同中配套設備供方的推薦。嚴把合格供方推薦關(guān)，杜絕無技術(shù)、無能

9、力、無信譽的“三無”企業(yè)參與項目是保證設備質(zhì)量的基礎。在對合格供方進行認真篩選的基礎上，同時應建立嚴格的合格供方推薦責任追究制度，即建立質(zhì)量負責到底責任制；誰推薦誰負責責任制。因為只有借助于制度的約束和獎懲機制的落實，才能保證合格供方的推薦慎重、真實，進而才能保證合格供方的質(zhì)量。（2）全面理解和貫徹最低價中標的原則根據(jù)中華人民共和國招投標法第四十一條“中標人的投標應當符合下列條件之一：（一）能夠最大限度地滿足招標文件中規(guī)定的各項綜合評價標準；（二）能夠滿足招標文件的實質(zhì)性要求，并且經(jīng)評審的投標價格最低，但是投標價格低于成本的除外?！笨梢姟白畹蛢r中標”并不是在所有投標中報價最低的投標。中標的最低

10、報價還要滿足兩個條件：一是滿足招標文件的各項要求；二是投標價格不得低于成本。通常項目設備費占總承包合同額比重近乎一半，因此盡可能降低設備投資是挖掘節(jié)約項目總體投資潛力的重要措施。但這并不意味著為了降低設備投資就可以忽視設備質(zhì)量，一味貪圖便宜。因此，我們應全面理解和認真貫徹“滿足招標文件的實質(zhì)性要求，并且經(jīng)評審的投標價格最低”的中標原則，使評標過程有章可循，充分體現(xiàn)公開、公平、公正和誠實信用的原則，使定標結(jié)果經(jīng)得起時間和實踐的檢驗。3.2.2 大力加強設備采購合同履行階段的管理，努力實現(xiàn)保質(zhì)、保量、如期的控制目標。（1）加強有效的合同管理工作合同管理的目標就是項目管理的目標，在一個項目中，有幾份

11、甚至幾十份相互聯(lián)系、相互影響的合同，只有通過有效的合同管理才能保證各方面都圓滿的履行合同責任，進而保證項目的順利進行。做好合同管理工作，不僅需要專職的合同管理人員和部門，而且要求參與項目管理的其它各種人員都必須精通合同，熟悉合同管理和索賠工作。（2）切實做好設備監(jiān)制和驗收工作目前，缺乏對設備供方加工、檢驗、測試能力的了解；缺乏對合同履行過程中各制造節(jié)點的有效控制，以及對設備原材料質(zhì)量、加工制造精度、裝配質(zhì)量的監(jiān)督和檢驗，特別是出廠前的檢查、驗收是設備不能如期交貨、及到場設備制造質(zhì)量難以保證的主要原因。為適應總承包項目發(fā)展和不斷增多的趨勢在項目組織機構(gòu)中，專人負責組織協(xié)調(diào)設備監(jiān)制和驗收工作。在項

12、目開始之初即著手編制項目設備采購合同監(jiān)制、驗收計劃；相關(guān)專業(yè)參與人員安排，如需外聘人員，應事先提出具體要求和申請。在參加現(xiàn)場監(jiān)制或驗收前，負責人應組織相關(guān)人員結(jié)合具體合同的技術(shù)要求，明確監(jiān)制或驗收的項目、考核指標，并編制表格，準備技術(shù)資料。（3）靈活運用資金支付手段，促進設備采購合同履行在多數(shù)合同執(zhí)行過程中，隨著資金、設備在買方與賣方之間的轉(zhuǎn)移，買賣雙方的主動權(quán)在交替變化。因此設備采購合同的資金支付方式是控制賣方，促進合同正常履行的有效手段。同樣，多數(shù)情況下賣方已完全按合同規(guī)定的條款履行合同義務，但由于業(yè)主方不能如期支付設備款，使我方陷入極為被動的局面，因此必要時應考慮墊付部分設備款。3.2.

13、3 加強現(xiàn)場設備管理，嚴格履行設備入出庫制度（1）做好前期庫房規(guī)劃在項目初期，應根據(jù)本項目預采購設備內(nèi)容，按不同的存儲要求如防塵、防雨、保暖等將其大體分類，并考慮到便于運輸、方便看管等因素，充分利用現(xiàn)場的現(xiàn)有條件，在設備到貨前建立庫房，并繪制項目現(xiàn)場庫房布置平面圖，同時應做好基礎工作，如成立管理機構(gòu)、制訂工作程序、編制相應表格、了解具體設備存放要求等等。（2）有序、高效做好庫房管理工作設備到場后，在各方人員共同參與下，根據(jù)合同供貨范圍開箱詳細清點，并辦理設備及隨機資料移交手續(xù)。若發(fā)現(xiàn)缺件或質(zhì)量問題，由采購人員立即通知設備供方解決。同時，庫房管理人員應根據(jù)隨機資料中規(guī)定的設備存儲要求，將該設備入庫妥善保管。對于隨機資料中無該設備存儲說明的，由采購人員向設備供方索取。4 結(jié)束語現(xiàn)場設備管理在整個項目運行過程中承上啟下，其對于及時發(fā)現(xiàn)供貨設備的缺件和質(zhì)量問題；保持設備出廠狀態(tài)；保證設備安裝工作的順利開展；準確劃分設備供方、施工單位的責任都起著非常重要的作