外貿(mào)業(yè)務(wù)流程

1、外貿(mào)業(yè)務(wù)流程外貿(mào)業(yè)務(wù)流程廣州穎美工藝品制造廠廣州穎美工藝品制造廠20142014年年1010月月2525日訂日訂業(yè)務(wù)團隊業(yè)務(wù)團隊陳敏陳敏 Leo Leo 王秋紅Cindy 李林芳Amy（總經(jīng)理）（總經(jīng)理） （外貿(mào)業(yè)務(wù)員） （外貿(mào)業(yè)務(wù)員）曹玲Jenny 譚麗 譚英蘭譚英蘭（外貿(mào)業(yè)務(wù)員 （國內(nèi)業(yè)務(wù)員） （業(yè)務(wù)經(jīng)理）（業(yè)務(wù)經(jīng)理）主流程主流程一、收集客戶和市場信息二、進行業(yè)務(wù)和產(chǎn)品的推廣，回復(fù)詢盤報價三、促成客戶意向合作及下單四、形成合同協(xié)議五、形成生產(chǎn)或樣板單，內(nèi)部簽署六、下發(fā)生產(chǎn)，跟進生產(chǎn)進度七、生產(chǎn)完成，收款八、出貨九、售后跟蹤十、 相關(guān)單據(jù)參考一收集客戶和市場信息一收集客戶和市場信息收集是通過

2、各種方式獲取所需要的信息，可整理成表格以方便后面跟蹤，可利用以下方式1）B2B平臺：阿里巴巴（）和環(huán)球市場（）（這兩個是我司現(xiàn)有）、另外還有中國制造，環(huán)球視野等等；后臺有專業(yè)的行業(yè)分析2）網(wǎng)站：谷歌搜索，百度知道3）展會：香港展，廣交會（Canton fair），深圳展等二、進行業(yè)務(wù)和產(chǎn)品的推廣，回復(fù)詢盤報價二、進行業(yè)務(wù)和產(chǎn)品的推廣，回復(fù)詢盤報價開發(fā)信開發(fā)信 之一之一開發(fā)信基本要點 常用的英文字體： 1)Arial (使用最多的) 2)Verdana 3)Calibri 4)Times new roman 5)Tahoma 6)PMingLiU 臺灣香港字體顏色字體顏色不要超過三色，一般都是黑

3、色或者藍色,事實上，有人研究過，藍色最能引起西方人的注意。 對客戶來說，對客戶來說，比較有吸引力的內(nèi)容，可以加粗和變色來突出處理。 比如有的公司可以提供免費樣品，F(xiàn)REE SAMPLES 就完全可以重點突出了。 對于文字大小對于文字大小，通常是12磅就好了，但是如果你了解過看信的人，是近視，或者年紀(jì)比較大，可以適當(dāng)把字調(diào)整到13-14磅，免得對方看起來很吃力。 文字行距大概在18磅左右，不要太緊湊，也不要太松散。 字體和顏色，大小問題解決了將收集到的信息對客戶進行寫開發(fā)信二、進行業(yè)務(wù)和產(chǎn)品的推廣，回復(fù)詢盤報價二、進行業(yè)務(wù)和產(chǎn)品的推廣，回復(fù)詢盤報價將收集到的信息對客戶進行寫開發(fā)信開發(fā)信之二開發(fā)信

4、之二其實外貿(mào)開發(fā)信的主體內(nèi)容，不需要那么復(fù)雜，要把握“四不四少四不四少”原則。即： 1)不長篇大論的介紹公司或工廠2)不炫耀英文水平 3)不插入超連接或圖片 4)不說毫無意義的廢話 5)少說從那里得到客人聯(lián)系方式 6)少用第一人稱 7)少用書面語 8)少用中國式英語 外貿(mào)函電的精髓就是，“簡單簡單再簡單”。 你要做的，就是簡單明了的告訴看郵件的人 你是誰? 你是做什么的,優(yōu)勢產(chǎn)品是什么? 你想要做什么?Hi, Im Mr. Cat from.二、進行業(yè)務(wù)和產(chǎn)品的推廣，回復(fù)詢盤報價二、進行業(yè)務(wù)和產(chǎn)品的推廣，回復(fù)詢盤報價我廠專業(yè)生產(chǎn)金屬和皮具鑰匙扣(Metal and Leather keycha

5、in)、獎牌(Medal)、開瓶器(Bottle opener)、掛包鉤(Bag holder)、化妝鏡(Cosmetic Mirror)、徽章(Badge)、開信刀(Letter Opener)、錢夾(Money clip)、飾品(Pendant)，手機殼(Phoe case)等一般來說，有鋅合金材料成分的鑰匙扣海關(guān)編碼可用一般來說，有鋅合金材料成分的鑰匙扣海關(guān)編碼可用7907009000或者或者830810000業(yè)務(wù)市場：全球各國，迪拜，法國，德國，英國，美國，墨西哥，加拿大等都有客戶在寫開發(fā)信和回客人詢盤的，適當(dāng)對我司的業(yè)務(wù)進行闡述，讓客人第一時間了解你是誰，做什么，有何市場第一次給客人

6、發(fā)郵件和回郵件，不必急于報價，一定要先了解客人的情況，熟讀郵件內(nèi)容再回業(yè)務(wù)和產(chǎn)品的推廣三、促成客戶意向合作及下單三、促成客戶意向合作及下單(1)1）報價產(chǎn)品）報價產(chǎn)品 產(chǎn)品名字（Name）：鑰匙扣？開瓶器？. 大?。⊿ize）:一般來說這里的尺寸指除掉圈和鏈子的尺寸 重量（Weight）：單個產(chǎn)品的凈重Net weigh 材質(zhì)（Material）: 鋅合金zinc alloy？皮leather？ 表面處理（Coating）：電鍍亮鎳shiny nickel？噴漆spray paint？ logo處理（Logo）：印刷print？激光laser？凹字debossed？凸字embossed？填油c

7、olor fill？ 包裝（Packing）：膠袋poly bag？盒子Gift box？(光膠盒paper box with velvet tray inside)客人有明確的產(chǎn)品需要我們需要根據(jù)產(chǎn)品報價，報價需要有產(chǎn)品，產(chǎn)品，數(shù)量，單價，是否收取打樣費數(shù)量，單價，是否收取打樣費， 明細如下：三、促成客戶意向合作及下單三、促成客戶意向合作及下單(2)客人有明確的產(chǎn)品需要我們需要根據(jù)產(chǎn)品報價，報價需要有產(chǎn)品，產(chǎn)品，數(shù)量，單價，是否收取打樣費數(shù)量，單價，是否收取打樣費， 明細如下：2）出貨條款Delivery term 和單價 Unit price：工廠出貨條款（EXW）：工廠交完貨就算是生產(chǎn)完

8、成單價=只需要算產(chǎn)品的工廠價，不含其他的任何費用！含運費條款（EX-）：工廠需要把貨送到客戶指定地方單價=產(chǎn)品的工廠價+平攤到單價的運費含稅條款：需要開發(fā)票需要在產(chǎn)品凈單價上加收10個點做稅金，可開增值稅普通發(fā)票和增值稅專用發(fā)票，增值稅專用發(fā)票可抵扣17個點只含稅單價=產(chǎn)品的工廠價*110%含運費含稅單價=（產(chǎn)品的工廠價+平攤到單價的運費）*110%三、促成客戶意向合作及下單三、促成客戶意向合作及下單(2)客人有明確的產(chǎn)品需要我們需要根據(jù)產(chǎn)品報價，報價需要有產(chǎn)品，產(chǎn)品，數(shù)量，單價，是否收取打樣費數(shù)量，單價，是否收取打樣費， 明細如下：2）出貨條款Delivery term 和單價 Unit p

9、rice：FOB條款：離岸價，買方負(fù)責(zé)派船接運貨物，賣方應(yīng)在合同規(guī)定的裝運港和規(guī)定的期限內(nèi)將貨物裝上買方指定的船只，并及時通知買方。貨物在裝運港被裝上指定船時，風(fēng)險即由賣方轉(zhuǎn)移至買方。 即在單價上加拖車費，報關(guān)費，文件費，等一些處理費，一般FOB廣州需要加收$350/票單數(shù)量單價：工廠價+平攤的費用多數(shù)量單價：先報工廠，F(xiàn)OB費用另加報價也可以先報工廠價，單票貨款達5000美金可免收處理費，少于5000美金即加收$350CIF條款：CIF通常是指FOB+運費+保險費，即成本、保險費加運費是指在裝運港被裝上承運人船舶時即完成交貨。 單價=FOB價+平攤到的運費+平攤的保險費三、促成客戶意向合作及

10、下單三、促成客戶意向合作及下單(4)客人有明確的產(chǎn)品需要我們需要根據(jù)產(chǎn)品報價，報價需要有產(chǎn)品，產(chǎn)品，數(shù)量，單價，是否收取打樣費數(shù)量，單價，是否收取打樣費， 明細如下：其他條款：其他條款： 打樣時間(Sample time)：工廠現(xiàn)有款可先查庫存，如有庫存3天可寄樣；如果要加做logo，大概7天可以；新開模10-15天 大貨時間(Production time)：25-35天（時間可根據(jù)客人需求增減） 下單后是否可退打樣費：一般來說一下性下單1萬數(shù)量可退模費三、促成客戶意向合作及下單三、促成客戶意向合作及下單(4)做業(yè)務(wù)是一個漫長的過程，在等待的過程中也要主動出擊1）開發(fā)信報價發(fā)出去后要及時跟蹤

11、情況，可隔4天或者1個星期再給客人發(fā)郵件2）多封郵件都未見客人不回復(fù)，可及時給客人打電話，打電話之前一定要做好充分的準(zhǔn)備，想清楚為什么給客人打電話，要講什么； 盡量問到客人的及時聊天方式（Skype， MSN， wechat 等等）3）遇到客人到華，一定要抓住機會和客人會面，這樣可以加深雙方的印象，更容易促成訂單四、形成合同協(xié)議四、形成合同協(xié)議經(jīng)過再三溝通，訂單確訂后，要在富通天下做成做成合同并提交給上級審批，后發(fā)給客人確認(rèn)， 合同內(nèi)容需要：1 產(chǎn)品要描述清晰，明細2 數(shù)量單價要清晰3 條款要寫清楚 工廠出貨條款；含運費條款；FOB條款；CIF條款 交期 是否有箱嘜（大貨合同才有）4 收款方式

12、，附上詳細的銀行信息合同做好后發(fā)給上級審批五、形成生產(chǎn)或樣板單，內(nèi)部簽署五、形成生產(chǎn)或樣板單，內(nèi)部簽署客人確認(rèn)合同后，樣板單必須先收打樣費才能下單，大貨生產(chǎn)要先客人確認(rèn)合同后，樣板單必須先收打樣費才能下單，大貨生產(chǎn)要先收收30%訂金，尾款按相應(yīng)條款結(jié)清（見七收款）訂金，尾款按相應(yīng)條款結(jié)清（見七收款）1）合同做好并審批通過后，需要在富通天下內(nèi)部生產(chǎn)或者樣板單）合同做好并審批通過后，需要在富通天下內(nèi)部生產(chǎn)或者樣板單2）業(yè)務(wù)各自核實，如有審單出誤，業(yè)務(wù)要自付責(zé)任）業(yè)務(wù)各自核實，如有審單出誤，業(yè)務(wù)要自付責(zé)任3）后給到經(jīng)理或者廠長排產(chǎn)，最后給陳總批準(zhǔn)）后給到經(jīng)理或者廠長排產(chǎn)，最后給陳總批準(zhǔn)六、下發(fā)生產(chǎn)，

13、跟進生產(chǎn)進度六、下發(fā)生產(chǎn)，跟進生產(chǎn)進度（1）內(nèi)部生產(chǎn)單做好，跟單的同事會下發(fā)生產(chǎn)單到生產(chǎn)樣板生產(chǎn)樣板生產(chǎn)有關(guān)樣板的設(shè)計，要給到相應(yīng)的設(shè)計師，設(shè)計完給客人確認(rèn)后才能安排到生產(chǎn)中（平面和3D設(shè)計是不一樣的，如絲印，激光，熱壓logo需給平面設(shè)計師，要開模雕模的給到3D設(shè)計師）樣板做好的第一時間發(fā)圖片給客人確認(rèn)， 確認(rèn)后即可寄樣板同時附上快遞單號！所有的樣板業(yè)務(wù)員必須留一份以便客人反饋和下單六、下發(fā)生產(chǎn)，跟進生產(chǎn)進度六、下發(fā)生產(chǎn)，跟進生產(chǎn)進度（2）大貨生產(chǎn)大貨生產(chǎn)生產(chǎn)單派發(fā)的同時業(yè)務(wù)員需要簽一個樣板給到跟單的同事生產(chǎn)單派發(fā)的同時業(yè)務(wù)員需要簽一個樣板給到跟單的同事4 4天或者一個星期給客人匯報一下生產(chǎn)

14、進度，如不能按時出貨天或者一個星期給客人匯報一下生產(chǎn)進度，如不能按時出貨需要提前和客人溝通需要提前和客人溝通包裝時拍到大貨照給客人，如客人需要驗貨，需提前包裝時拍到大貨照給客人，如客人需要驗貨，需提前1-21-2個星個星期通知廠里期通知廠里做好貨前做好貨前3-43-4天通知客人，并讓客人告知用何種方式出貨，有天通知客人，并讓客人告知用何種方式出貨，有貨代必須要問到貨代的聯(lián)系方式貨代必須要問到貨代的聯(lián)系方式大貨需要有產(chǎn)品的清晰，包裝清晰圖，外箱箱嘜清晰圖等大貨需要有產(chǎn)品的清晰，包裝清晰圖，外箱箱嘜清晰圖等七、生產(chǎn)完成，收款七、生產(chǎn)完成，收款 （1）生產(chǎn)完成后，要及時收款，除月結(jié)客戶外，其他主生產(chǎn)

15、完成后，要及時收款，除月結(jié)客戶外，其他主要分以下兩種情況要分以下兩種情況1 1 工廠出貨或含運費條款：出貨前必須先收款，收工廠出貨或含運費條款：出貨前必須先收款，收到貨款之后才能發(fā)貨到貨款之后才能發(fā)貨2 FOB2 FOB或者或者CIFCIF條款，給到客人提單副本才能收款條款，給到客人提單副本才能收款（詳細見出貨），收款后發(fā)貨（詳細見出貨），收款后發(fā)貨七、生產(chǎn)完成，收款七、生產(chǎn)完成，收款（2）收款方式一般有1）TT電匯是匯出行應(yīng)匯款人的申請，拍發(fā)加押電報或電傳（Tested Cable/Telex）或者通過SWIFT給國外匯入行，指示其解付一定金額給收款人的一種匯款結(jié)算方式，即銀行直接轉(zhuǎn)賬（我廠

16、用得最多）2）信用證（Letter of Credit，L/C），是指開證銀行應(yīng)申請人的要求并按其指示向第三方開立的載有一定金額的、在一定的期限內(nèi)憑符合規(guī)定的單據(jù)付款的書面保證文件。（我廠基本不用）3）另外還有Paypal郵箱收款（通過使用電子郵件來標(biāo)識身份的用戶之間轉(zhuǎn)移資金）、西聯(lián)匯款Western Union注意：收款必須遵循含稅價的貨款必須進公賬；注意：收款必須遵循含稅價的貨款必須進公賬；人民幣進大陸銀行帳戶；美金進香港賬戶！人民幣進大陸銀行帳戶；美金進香港賬戶！八、出貨八、出貨（1）關(guān)于出貨，主要講出貨條款和FOB條款1）工廠出貨或含運費條款：做好裝箱資料給客人，如客人有指定的物流或者

17、走貨方式，按照客人提供的方式出貨即可2) FOB和CIF條款：根據(jù)裝箱資料先向貨代訂艙、貨代發(fā)進倉單后，根據(jù)進倉單做報關(guān)資料（有出口權(quán)的公司可自己做報關(guān)資料，先階段我廠給專門的報關(guān)行幫忙做）并需安排送倉、貨代收到貨會發(fā)核實單并安排報關(guān)（如我司有報關(guān)員也可以自己做）；開船前貨代會給提單（bill of lading, BL）到我廠確定，先自己核對后給客人核對待我司付清貨代處理費并收到客人的貨款后可放貨八、出貨八、出貨（2）關(guān)于放貨，提單確認(rèn)后可以選擇放貨方式：1電放（電子版提單）直接付錢并給保函到貨代，貨代會放電放提單，業(yè)務(wù)員加上發(fā)（Invoice）和裝箱單（Packing List）簽名蓋章后掃描發(fā)給客戶即可2正本（提單原件）付代理費后，貨代會直接發(fā)提單原件， 業(yè)務(wù)員制作發(fā)票和裝箱資料，蓋章后各做一正二副本，加上提單寄給客戶另外出正本客人還有可能要出普惠制原產(chǎn)地證明書格式A（Form A），或者是原產(chǎn)地證（CERTIFICATE OF ORIGIN, 簡稱CO），產(chǎn)地證可以找專門的報關(guān)行做注意：這里的發(fā)票和裝箱單是給客戶清關(guān)用的，必須做到單證一致單證一致：所有的文件的收發(fā)人，產(chǎn)品描述都必須一致九、售后跟蹤九