安定高速公路檔案服務(wù)方案

1、安定高速公路項(xiàng)目檔案收集、編制歸檔服務(wù)實(shí)施方案 一、南昌興德交通科技有限公司人員工程項(xiàng)目檔案收集、編制歸檔項(xiàng)目經(jīng)歷1. 已實(shí)施部分項(xiàng)目自2009年各地分公司所承接的工程檔案項(xiàng)目一覽表1浦南高速公路（國(guó)家高速公路網(wǎng)）2009年3月244.3公里98.03億省內(nèi)審查通過(guò)整理、排序、著錄、組卷、全文檔案電子化、裝訂、進(jìn)館排序全程服務(wù)2福建永武高速龍巖段（國(guó)家高速公路網(wǎng)）2010年4月155.43公里94.32億正在實(shí)施整理、排序、著錄、組卷、全文檔案電子化、裝訂、進(jìn)館排序全程服務(wù)3福建永武高速三明段（國(guó)家高速公路網(wǎng)）2010年640.13公里27.33億正在實(shí)施整理、排序、著錄、組卷、全文檔案電子化

2、、裝訂、進(jìn)館排序全程服務(wù)4承唐高速公路承德段（國(guó)家高速公路網(wǎng)）2010年6月125.934公里正在實(shí)施整理、排序、著錄、組卷、全文檔案電子化、裝訂、進(jìn)館排序全程服務(wù)5承朝高速公路承德段（國(guó)家高速公路網(wǎng)）2010年8月118.279公里55.11億正在實(shí)施整理、排序、著錄、組卷、全文檔案電子化、裝訂、進(jìn)館排序全程服務(wù)6昌銅高速公路昌奉段（省重點(diǎn)項(xiàng)目）2010年10月36.25公里正在實(shí)施整理、排序、著錄、組卷、全文檔案電子化、裝訂、進(jìn)館排序全程服務(wù)7昌銅高速公路奉銅段（省重點(diǎn)項(xiàng)目）2011年5月154.36公里69.53億正在實(shí)施整理、排序、著錄、組卷、全文檔案電子化、裝訂、進(jìn)館排序全程服務(wù)8昌

3、西南連接線（省重點(diǎn)項(xiàng)目）2013年5月正在實(shí)施整理、排序、著錄、組卷、全文檔案電子化、裝訂、進(jìn)館排序全程服務(wù)9撫吉高速公路2013年7月正在實(shí)施整理、排序、著錄、組卷、全文檔案電子化、裝訂、進(jìn)館排序全程服務(wù)10昌寧高速公路（國(guó)家高速公路網(wǎng)）2014年12月243公里182億正在實(shí)施整理、排序、著錄、組卷、全文檔案電子化、裝訂、進(jìn)館排序全程服務(wù)二、南昌興德交通科技有限公司 在安定高速公路 主要配備的工作人員、設(shè)備1.項(xiàng)目檔案收集、編制歸檔工作主要人員姓名年齡擬在本項(xiàng)目中擔(dān)任的職務(wù)技術(shù)專(zhuān)業(yè)人員具備的專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)是否滿足要求袁斯軍28總經(jīng)理道路與橋梁專(zhuān)業(yè)2年工程施工管理經(jīng)驗(yàn)，4年工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)是黃東明

4、26項(xiàng)目經(jīng)理道路與橋梁專(zhuān)業(yè)助理工程師2年工程施工管理經(jīng)驗(yàn)，4年工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)是鄔文強(qiáng)26項(xiàng)目副經(jīng)理道路與橋梁專(zhuān)業(yè)3年工程施工管理經(jīng)驗(yàn)，3年工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)是馮方彬27內(nèi)業(yè)資料技術(shù)負(fù)責(zé)人道路與橋梁專(zhuān)業(yè)2年工程施工管理經(jīng)驗(yàn)，3年工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)是李堅(jiān)25內(nèi)業(yè)資料現(xiàn)場(chǎng)管理道路與橋梁專(zhuān)業(yè)1年工程施工管理經(jīng)驗(yàn)；3年檔案管理經(jīng)驗(yàn)是李喬暉25工程資料員道路與橋梁專(zhuān)業(yè)1年工程施工經(jīng)驗(yàn)；3年檔案經(jīng)驗(yàn)是徐夢(mèng)娟22工程資料員道路與橋梁專(zhuān)業(yè)1年工程施工經(jīng)驗(yàn)；2年檔案經(jīng)驗(yàn)是湯澤23工程資料員道路與橋梁專(zhuān)業(yè)1年工程施工經(jīng)驗(yàn)；2年檔案經(jīng)驗(yàn)是鄭夢(mèng)婷22工程資料員道路與橋梁專(zhuān)業(yè)1年工程施工經(jīng)驗(yàn)；2年檔案經(jīng)驗(yàn)是丁毛凱24工程資

5、料員道路與橋梁專(zhuān)業(yè)1年工程施工經(jīng)驗(yàn)；3年檔案經(jīng)驗(yàn)是注：根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)展情況人員將逐步進(jìn)場(chǎng)，保證全線檔案工作并行作業(yè)。2.投入安定高速公路項(xiàng)目檔案收集、編制歸檔工作的設(shè)備與工作部署2.1根據(jù)安定高速公路設(shè)備安排如下：設(shè)備名稱單 位數(shù) 量備 注Intel P4 3.0/金士頓DDR2內(nèi)存1G/SCSI 硬盤(pán)臺(tái)3保證數(shù)據(jù)安全、大容量存儲(chǔ)介質(zhì)Canon A3 高速掃描儀臺(tái)1主要掃描設(shè)計(jì)圖、施工圖、竣工圖HP 8150 A3A4 打印機(jī)臺(tái)3打印案卷內(nèi)封面HP 3330 A4 打印、掃描、傳真臺(tái)1打印卷內(nèi)目錄、備考表佳能 5020高速掃描儀臺(tái)7全文電子化掃描BenQ DVD-RW 可讀寫(xiě)光盤(pán)刻錄機(jī)臺(tái)2刻錄

6、可讀不可擦寫(xiě)光盤(pán)UPS 后備電源臺(tái)2數(shù)據(jù)存儲(chǔ)過(guò)程不斷電、保證數(shù)據(jù)安全ADSL設(shè)備套1保證網(wǎng)絡(luò)通暢，審計(jì)等及時(shí)調(diào)用資料TP-LINK 網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)局域網(wǎng)設(shè)備套1內(nèi)部鏈路網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全、并行工作商業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器臺(tái)1避免電子化過(guò)程容災(zāi)性錯(cuò)誤電腦臺(tái)8保證平行作業(yè)每個(gè)點(diǎn)都有設(shè)備 2.2詳細(xì)工作內(nèi)容及計(jì)劃安排主要工作工作內(nèi)容時(shí)間安排說(shuō)明合同簽訂主要合同段合同簽訂完畢 2015年3月30日前路基、路面、監(jiān)理、項(xiàng)目辦數(shù)據(jù)規(guī)范工作 將安定高速施工單位分項(xiàng)結(jié)構(gòu)劃分、文件管理電子化、制定檔號(hào)、安定高速立卷歸檔實(shí)施細(xì)則 簽訂合同后 指導(dǎo)各參建單位對(duì)實(shí)體內(nèi)業(yè)資料完整性進(jìn)行自查檔案加工地 在項(xiàng)目辦附近建立整理內(nèi)業(yè)資料歸檔加工

7、中心辦公室本地化加工地，相關(guān)設(shè)備配備齊全 待參見(jiàn)單位保證資料的完整與準(zhǔn)確性之后的4個(gè)月內(nèi)完成相關(guān)工作 各單位將內(nèi)業(yè)資料集中到中心辦公室、集中完善資料移交資料 各單位將排序好的完整資料向興德公司做交接逐步移交，待工程外業(yè)完成之后的一個(gè)月內(nèi)為檔案著錄和檔案數(shù)字化做好準(zhǔn)備 檔案著錄和檔案數(shù)字化產(chǎn)生案卷分類(lèi)目錄和數(shù)字化檔案6個(gè)月內(nèi)為保證提交檔案省內(nèi)審查做好準(zhǔn)備檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收 由安定高速公路項(xiàng)目辦向江西省交通運(yùn)輸廳提交檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng) 檔案預(yù)立卷工作完成之后在保證檔案的完整性與準(zhǔn)確性的前提下，確保通過(guò)檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收3. 主要服務(wù)人員、設(shè)備的進(jìn)出場(chǎng)時(shí)間安排和調(diào)配等人員、設(shè)備進(jìn)場(chǎng)時(shí)間安排詳見(jiàn)：2.2。項(xiàng)目檔案收

8、集、編制歸檔人員的更換若我方處于工作安排或其它原因更換履行項(xiàng)目檔案收集、編制歸檔服務(wù)的主要人員，更換人員的資質(zhì)不低于原人員的資質(zhì)，并經(jīng)業(yè)主的批準(zhǔn)后方可更換人員。業(yè)主有權(quán)以書(shū)面形式要求乙方更換不能按照項(xiàng)目檔案收集、編制歸檔合同的規(guī)定履行項(xiàng)目檔案收集、編制歸檔服務(wù)的派駐人員。業(yè)主認(rèn)為現(xiàn)場(chǎng)人員仍不足以滿足項(xiàng)目檔案收集、編制歸檔服務(wù)的需要而影響了項(xiàng)目檔案收集、編制歸檔工作時(shí)，業(yè)主有權(quán)要求乙方另外增派或雇用管理人員檔案收集、編制歸檔的駐地負(fù)責(zé)人及主要人員常駐現(xiàn)場(chǎng)，若出于某種原因需要暫時(shí)離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)，須經(jīng)業(yè)主批準(zhǔn)后方可離開(kāi)。人員、設(shè)備撤場(chǎng)項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收后，在業(yè)主批準(zhǔn)下可撤離部分人員及設(shè)備，在項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收

9、完成后，在業(yè)主批準(zhǔn)下全部人員及設(shè)備撤場(chǎng)。三、安定高速公路項(xiàng)目 計(jì)劃和方案1、安定高速公路項(xiàng)目檔案收集、編制歸檔的工作計(jì)劃、計(jì)劃完成截止時(shí)間及工期保證措施1、進(jìn)度目標(biāo)及管控原則進(jìn)度目標(biāo)2017年1月底基本完成全部工程竣工資料的分類(lèi)目錄編制（含竣工圖），申請(qǐng)專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收并通過(guò)驗(yàn)收。管理規(guī)范化原則實(shí)現(xiàn)工程資料、文件的規(guī)范化管理，將公路工程規(guī)范和公路工程劃分（WBS）、公路工程資料直接掛鉤檢查，保證施工資料的完整、齊全，準(zhǔn)確。工程資料、文件全生命周期過(guò)程控制原則建立一個(gè)較完整的工程資料、文件管理體系，將工程資料、文件的產(chǎn)生和公路工程進(jìn)度計(jì)劃及文件檢查結(jié)合起來(lái)，采用事前計(jì)劃，事中控制，事后檢查的方式進(jìn)行管理

10、。2、實(shí)施進(jìn)度階段根據(jù)招標(biāo)文件要求，項(xiàng)目實(shí)施劃為：開(kāi)工前項(xiàng)目編制準(zhǔn)備階段、竣工文件規(guī)范編制及人員培訓(xùn)階段；工程文件資料移交階段；竣工檔案資料編制階段四個(gè)階段：第一階段 開(kāi)工前項(xiàng)目文件編制準(zhǔn)備階段業(yè)主應(yīng)做準(zhǔn)備工作l 審查項(xiàng)目文件編制管理文件管理手冊(cè)，并盡快完成各單位首件驗(yàn)收，形成編制范本。l 確定業(yè)主人員分工和責(zé)任制。l 確定項(xiàng)目文件完成統(tǒng)計(jì)格式。l 制定評(píng)估細(xì)則。l 落實(shí)編制人員、設(shè)備。l 編制業(yè)主檔案臨時(shí)檔號(hào)。l 建立全項(xiàng)目檔案臨時(shí)檔號(hào)。l 建立檔案相關(guān)管理臺(tái)帳。監(jiān)理單位應(yīng)做準(zhǔn)備工作l 確定監(jiān)理單位人員分工和責(zé)任制。l 制定監(jiān)理單位公文處理細(xì)則。l 確定單位、分部、分項(xiàng)工程劃分指導(dǎo)意見(jiàn)或具體

11、要求。l 確定施表/檢表/試驗(yàn)表/統(tǒng)計(jì)/評(píng)定表和工程數(shù)量/檢測(cè)（抽檢）次數(shù)。l 確定項(xiàng)目文件完成統(tǒng)計(jì)格式。l 編制監(jiān)理檔案臨時(shí)檔號(hào)/電子版文件夾。l 落實(shí)編制設(shè)備。l 建立檔案相關(guān)管理臺(tái)帳施工單位應(yīng)做準(zhǔn)備工作l 確定施工單位人員分工和責(zé)任制。l 制定施工單位公文處理細(xì)則。l 生成單位分部分項(xiàng)工程和編制段落劃分，報(bào)監(jiān)理審批。l 確定施表/檢表/試驗(yàn)表/統(tǒng)計(jì)/評(píng)定表和工程數(shù)量/檢測(cè)（抽檢）次數(shù)。l 編制施工檔案臨時(shí)檔號(hào)。l 落實(shí)編制設(shè)備。l 建立檔案相關(guān)管理臺(tái)帳。編制組應(yīng)做準(zhǔn)備工作l 制定項(xiàng)目文件編制規(guī)劃；l 制定項(xiàng)目文件編制實(shí)施細(xì)則；l 編寫(xiě)培訓(xùn)教材管理手冊(cè)和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)；l 確定編制組人員分工與

12、責(zé)任，并做出崗位工作描述；l 確定編制組人員項(xiàng)目文件編制質(zhì)量檢制度與表格；l 確定編制組人員項(xiàng)目文件統(tǒng)計(jì)、評(píng)估制度與表格；l 協(xié)助業(yè)主做好前期工作準(zhǔn)備；l 檢查監(jiān)理單位前期工作準(zhǔn)備落實(shí)到位情況；l 檢查施工單位前期工作準(zhǔn)備落實(shí)到位情況；l 協(xié)助業(yè)主、監(jiān)理、施工等參建單位建立檔案管理相關(guān)臺(tái)帳。1) 收發(fā)文記錄；2) 原材料采購(gòu)臺(tái)帳；3) 半成品采購(gòu)臺(tái)帳；4) 試驗(yàn)臺(tái)帳；5) 檢測(cè)臺(tái)帳；6) 合同清單；7) 變更臺(tái)帳；8) 分部分項(xiàng)工程初次劃分與驗(yàn)收評(píng)定劃分；9) 項(xiàng)目文件明細(xì)表；10) 設(shè)計(jì)圖清單；11) 竣工圖清單；12) 照片清單；13) 文件及資料移交記錄；14) 征地一覽表；15) 拆遷

13、一覽表。項(xiàng)目文件臨時(shí)保管庫(kù)房準(zhǔn)備l 保管庫(kù)房應(yīng)通風(fēng)、避陽(yáng)；l 保管庫(kù)房八防：防火、防盜、防塵、防光、防高溫、防高濕、防有害生物、防空氣污染；l 臨時(shí)存放架堅(jiān)固第二階段 工程資料檔案人員培訓(xùn)階段：l 工程文件分類(lèi)細(xì)目及文件整理規(guī)范培訓(xùn)l 工程檔案分類(lèi)細(xì)目及組卷要求培訓(xùn)l 工程檔案編目、書(shū)寫(xiě)及質(zhì)量要求培訓(xùn)l 工程檔案移交/接收、檢查、保管規(guī)定培訓(xùn)l 工程結(jié)構(gòu)樹(shù)（WBS）及文件劃分培訓(xùn)第三階段 工程文件資料檢查收集、階段：l 檔案資料檢查組配合監(jiān)理、施工單位對(duì)原始資料進(jìn)行完整性、正確性、系統(tǒng)性檢查，l 檔案資料檢查組配合對(duì)監(jiān)理、施工單位移交的原始資料進(jìn)行檢查和確認(rèn)l 檔案資料檢查組對(duì)移交的原始文件資

14、料進(jìn)行編目登記。第四階段 竣工檔案資料編制階段：l 采用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案編目l 工程竣工檔案封面、卷內(nèi)目錄、備考表打印及案卷裝訂l 工程竣工檔案檢查、調(diào)整及移交/接收3、實(shí)施工期時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃l 項(xiàng)目文件編制準(zhǔn)備工作 一周l 竣工文件規(guī)范編制及人員培訓(xùn)階段 一二天l 工程文件資料檢查收集階段 根據(jù)工程進(jìn)度同步進(jìn)行l(wèi) 竣工檔案資料編制階段 按計(jì)劃執(zhí)行4、影響工期因素(一) 計(jì)劃階段前期影響因素主要有：l 監(jiān)理、業(yè)主單位相關(guān)表格、填寫(xiě)規(guī)范、工序過(guò)程、工程劃分不明確l 參建各單位資料管理人員不到位l 相關(guān)部門(mén)管理要求不明確(二) 人員培訓(xùn)階段影響因素主要有：l 參加培訓(xùn)人員不落實(shí)、參加培訓(xùn)人員素質(zhì)不

15、達(dá)要求l 培訓(xùn)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)l 培訓(xùn)場(chǎng)地、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)及教師不落實(shí)(三) 資料收集階段影響因素主要有：l 資料收集進(jìn)度落后于進(jìn)度計(jì)劃，工程資料編寫(xiě)人員缺乏，相關(guān)人員崗位不落實(shí)l 資料產(chǎn)生檢查（監(jiān)理）不及時(shí)，審批、流轉(zhuǎn)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，資料流轉(zhuǎn)審批不及時(shí)l 資料不完整、資料內(nèi)容不準(zhǔn)確、資料填寫(xiě)不規(guī)范、不合格l 掃描文件達(dá)不到合格要求l 工程變更對(duì)資料收集影響5、工期保證措施組織保證措施成立精干、健全的組織隊(duì)伍，包括成立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組、竣工資料管理組。（一）項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組l 負(fù)責(zé)調(diào)動(dòng)及組織有關(guān)管理部門(mén)和竣工檔案管理組，按計(jì)劃逐步實(shí)施。l 審批工作流程及工作規(guī)程及作業(yè)進(jìn)度計(jì)劃，監(jiān)控竣工檔案工作進(jìn)度。（二）竣工資料管理

16、組l 制定統(tǒng)一、規(guī)范的竣工文件編制辦法并制訂工作目標(biāo)及工作計(jì)劃，并落實(shí)實(shí)施計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)。負(fù)責(zé)組織工程檔案編制指導(dǎo)工作，每月對(duì)項(xiàng)目各施工、監(jiān)理單位原始資料進(jìn)行細(xì)化檢查，并監(jiān)督原始資料的填寫(xiě)、簽字、蓋章等工作的規(guī)范性及收集的完整性、系統(tǒng)性并派員短期直接到工地駐地指導(dǎo)，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題提出建議方案和建議。l 制定管理組各崗位的工作職責(zé)，協(xié)調(diào)各部門(mén)工作，及時(shí)將問(wèn)題反映給領(lǐng)導(dǎo)小組，提交各階段報(bào)告。l 實(shí)時(shí)跟蹤各階段的工作實(shí)施。按時(shí)整理提交完整的竣工檔案。l 建立建設(shè)項(xiàng)目資料檔案管理系統(tǒng)、建設(shè)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)資料管理系統(tǒng)，負(fù)責(zé)向各單位提供軟件系統(tǒng)的培訓(xùn)及服務(wù)。制度保證措施l 實(shí)行工期責(zé)任考核制，進(jìn)場(chǎng)后將目標(biāo)總工期詳細(xì)分

17、解，實(shí)行階段性計(jì)劃工期控制，推行工期、質(zhì)量獎(jiǎng)懲責(zé)任制，加快竣工資料檢查、收集、編制、歸檔進(jìn)度。l 定期召開(kāi)竣工資料編制分析會(huì)制度，安排布置竣工資料檢查、收集、編制、歸檔任務(wù)，解決過(guò)程中遇到的各種問(wèn)題。l 堅(jiān)持跟班作業(yè)制度，領(lǐng)導(dǎo)小組各人員要深入一線跟班作業(yè)，及時(shí)了解進(jìn)度動(dòng)態(tài)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。l 為保證安全、高質(zhì)、高效的按期完成施工任務(wù)，建立各項(xiàng)有效管理制度： 2、安定高速公路檔案收集、編制歸檔目標(biāo)及質(zhì)量保證措施1、項(xiàng)目檔案收集、編制歸檔目標(biāo)l 質(zhì)量目標(biāo)：竣工檔案資料驗(yàn)收，檔案評(píng)分總分不低于95分。l 進(jìn)度目標(biāo)：2016年7月底完成全部工程竣工資料的目錄編制（含竣工圖），并提交專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)工作。

18、l 檔案管理規(guī)范化目標(biāo)1) 規(guī)范和統(tǒng)一工程項(xiàng)目檔案紙質(zhì)和電子版的編制及整理，全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確及時(shí)完成項(xiàng)目檔案編制工作，提高項(xiàng)目?jī)?nèi)業(yè)管理水平。2) 通過(guò)有效的組織與工程檔案軟件技術(shù)管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)提交優(yōu)質(zhì)的紙質(zhì)項(xiàng)目檔案及電子版。3) 施工、監(jiān)理文件材料和圖表齊全、真實(shí)和系統(tǒng)。所有分項(xiàng)工程有完整的施工記錄、試驗(yàn)數(shù)據(jù)和質(zhì)量檢測(cè)等質(zhì)量保證資料。4) 項(xiàng)目檔案電子版完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 2、質(zhì)量管理原則真實(shí)性原則真實(shí)性是竣工文件最基本的要求。公路工程竣工文件中相當(dāng)多的內(nèi)容均為工程質(zhì)量方面的控制性文件，使工程建設(shè)質(zhì)量的重要憑證和依據(jù)，作為今后工程養(yǎng)護(hù)、運(yùn)營(yíng)管理、改建工程等的重要參考資料，或者作為

19、研究工程質(zhì)量問(wèn)題的重要依據(jù)，均要求文件資料應(yīng)做到真實(shí)、可信。完整性原則公路工程竣工檔案文件的完整性即竣工資料的全面性、完善性、可查閱性、，包括兩方面：一方面是竣工文件按照類(lèi)別、項(xiàng)目在宏觀上的完整性，另一方面是單個(gè)按照一定次序、類(lèi)別裝訂好的文件中資料、信息的完整性?？⒐の募暾詰?yīng)符合公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法交辦發(fā)2001390號(hào)文的相關(guān)規(guī)定要求。分項(xiàng)、分部、單位工程等質(zhì)量控制文件應(yīng)符合公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)中有關(guān)要求，管理性文件應(yīng)齊全、完整，文件的附件作為文件的一部分也要與文件相互對(duì)應(yīng)，按照文件的來(lái)源、文號(hào)編排收集全面。系統(tǒng)性原則竣工文件是對(duì)公路建設(shè)過(guò)程中項(xiàng)目管理、施工過(guò)程、工程

20、質(zhì)量控制過(guò)程的反映。在工程建設(shè)過(guò)程中，形成的文字文件、音像圖片、工程設(shè)計(jì)和竣工圖表等較多，涉及范圍廣泛。要整理好所有這些文件、圖表，除了熟悉工程建設(shè)程序、技術(shù)規(guī)范等外，還應(yīng)具有一定的檔案管理知識(shí)，熟悉檔案管理的規(guī)定。為便于以后的查閱，竣工檔案的整理、編排應(yīng)具有一定的系統(tǒng)性，規(guī)范性和科學(xué)性。3、質(zhì)量影響因素l 管理組織不健全、管理制度、規(guī)范不落實(shí)l 資料管理人員素質(zhì)參差不齊。包括經(jīng)驗(yàn)、專(zhuān)業(yè)、方法、時(shí)間等原因。l 業(yè)主、監(jiān)理和承包單位平時(shí)不重視工程檔案的整理，往往在工程臨近結(jié)束時(shí)才開(kāi)始整理檔案；l 資料管理人員責(zé)任心不強(qiáng)。各項(xiàng)資料收集、整理、編制歸檔等方面都會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，影響質(zhì)量。l 工程管理人員和

21、檔案管理人員對(duì)相互的業(yè)務(wù)不熟悉，工程檔案料整理過(guò)程中的重復(fù)返工現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。l 工程實(shí)施過(guò)程中，專(zhuān)業(yè)化的施工隊(duì)伍調(diào)動(dòng)頻繁，如路基工程的作業(yè)隊(duì)伍，在進(jìn)入路面鋪筑時(shí)已撤離現(xiàn)場(chǎng)，一旦缺少路基資料不易整理齊全；l 各單位的管理水平等，也是決定工程檔案整理水平的重要方面。l 缺少信息化技術(shù)手段進(jìn)行工程資料收集、控制管理及檔案的編制。4、質(zhì)量管理控制辦法竣工資料的收集提供凡是反映與公路工程有關(guān)的重要活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體形式的文件材料，都應(yīng)收集齊全，歸入竣工資料成套檔案。竣工資料按下列分工收集和提供：l 從立項(xiàng)、項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、建設(shè)階段、工程交工、竣工驗(yàn)收階段形成的可行性研究、任務(wù)書(shū)、項(xiàng)目管理文件

22、、上級(jí)來(lái)文、批文及業(yè)主總監(jiān)辦的管理性文件材料，由業(yè)主單位負(fù)責(zé)收集匯總提供。l 勘察設(shè)計(jì)文件由勘察設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集提供。l 在施工階段形成的與承包商有關(guān)的文件材料，由各承包商負(fù)責(zé)其全部文件的收集；若有分包商，則先有分包商收集，然后由承包商進(jìn)行匯總，并負(fù)責(zé)對(duì)分包單位的文件材料進(jìn)行審核把關(guān)。 l 工程監(jiān)理文件由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集提供。l 工程文件材料必須按文件材料形成的先后順序或公路工程建設(shè)項(xiàng)目完成進(jìn)展情況，及時(shí)收集。竣工資料編制管理的監(jiān)督和檢查項(xiàng)目竣工文件管理組在業(yè)主和總監(jiān)辦的領(lǐng)導(dǎo)下，以竣工文件材料立卷歸檔管理辦法等法規(guī)以及為依據(jù)，對(duì)竣工資料編制工作進(jìn)行管理和指導(dǎo)；對(duì)管理辦法內(nèi)容不斷充實(shí)；對(duì)竣工資料

23、的編制進(jìn)行檢查，包括資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)、完整、規(guī)范、美觀等；對(duì)竣工資料進(jìn)行整理、匯總和歸檔?？⒐べY料編制過(guò)程中的管理竣工資料的編制管理模式是各分管單位負(fù)責(zé)各自的工程資料收集并報(bào)送竣工文件管理組，承包商的資料還應(yīng)先報(bào)送竣工文件管理組審查，再按規(guī)定整理匯編成冊(cè)，采用經(jīng)濟(jì)處罰的手段來(lái)規(guī)范竣工資料編制管理?？⒐べY料檢查的內(nèi)容竣工文件收集編制單位部門(mén)和竣工文件管理組對(duì)竣工資料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性、規(guī)范性及美觀進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容主要包括：l 承包人和監(jiān)理單位資料完整性l 測(cè)試資料的真實(shí)性l 填表、書(shū)寫(xiě)是否符合要求；l 計(jì)算公式及計(jì)算結(jié)果是否正確；l 引用規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)是否正確，以及對(duì)規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)的理解是

24、否正確；l 竣工圖框是否符合實(shí)施細(xì)則的要求，繪圖是否符合標(biāo)準(zhǔn)，竣工圖中是否有標(biāo)注錯(cuò)誤或計(jì)算錯(cuò)誤等；l 分類(lèi)整理是否正確；l 分項(xiàng)、分部、單位工程的劃分是否是總監(jiān)已批準(zhǔn)的劃分；l 各參建單位的交叉資料是否封閉完善?？⒐の募|(zhì)量控制方法竣工文件管理組與業(yè)主總監(jiān)辦配合，以經(jīng)濟(jì)處罰和直接管理等手段，對(duì)竣工資料收集、臨時(shí)成冊(cè)、審查、報(bào)送、簽認(rèn)進(jìn)行全過(guò)程的監(jiān)督控制，特別是控制承包商竣工資料的時(shí)效性和完整性。5、質(zhì)量保證措施組織保證措施項(xiàng)目的實(shí)施要求在正式實(shí)施之前應(yīng)首先建立健全組織隊(duì)伍。建立組織隊(duì)伍是實(shí)施成功的第一要素，主要包括成立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組、竣工檔案管理組。具體組織結(jié)構(gòu)圖見(jiàn)下圖：檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組竣工檔案

25、管理組檔案資料檢查組竣工檔案指導(dǎo)組管理領(lǐng)導(dǎo)小組：檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組由業(yè)主主要領(lǐng)導(dǎo)主持，它由與項(xiàng)目有關(guān)的項(xiàng)目經(jīng)理或總工、檔案管理等有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人構(gòu)成。主要職責(zé)是：l 提出竣工檔案編制所要達(dá)到的目標(biāo)，范圍及評(píng)價(jià)考核標(biāo)準(zhǔn)。l 協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門(mén)之間的關(guān)系。l 調(diào)動(dòng)及組織有關(guān)管理部門(mén)和竣工檔案管理組，按計(jì)劃逐步實(shí)施。l 決定項(xiàng)目竣工檔案管理組的人選l 審批工作流程及工作規(guī)程及作業(yè)進(jìn)度計(jì)劃。l 監(jiān)控竣工檔案工作進(jìn)度?？⒐n案管理組：竣工檔案管理組下設(shè)竣工檔案指導(dǎo)組和檔案資料檢查組其主要職責(zé)有:l 制定統(tǒng)一、規(guī)范的竣工文件編制辦法并制訂工作目標(biāo)及工作計(jì)劃，并落實(shí)實(shí)施計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)。l 負(fù)責(zé)組織工程檔案編制指導(dǎo)工作，

26、協(xié)助業(yè)主每月對(duì)項(xiàng)目各施工、監(jiān)理單位原始資料進(jìn)行細(xì)化檢查，并監(jiān)督原始資料的填寫(xiě)、簽字、蓋章等工作的規(guī)范性及收集的完整性、系統(tǒng)性并派員短期直接到工地駐地指導(dǎo)，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題提出建議方案和建議。l 制定管理組各崗位的工作職責(zé)，協(xié)調(diào)各部門(mén)工作，及時(shí)將問(wèn)題反映給領(lǐng)導(dǎo)小組，提交各階段報(bào)告。l 組織和開(kāi)展工程竣工檔案的培訓(xùn)，協(xié)助業(yè)主定期對(duì)項(xiàng)目各施工、監(jiān)理單位資料整理工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)。協(xié)助業(yè)主收集相關(guān)資料。l 實(shí)時(shí)跟蹤各階段的工作實(shí)施。按時(shí)整理提交完整的竣工檔案。l 建立工程竣工檔案編制計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，負(fù)責(zé)向各單位提供軟件系統(tǒng)的培訓(xùn)及服務(wù)。l 對(duì)竣工檔案統(tǒng)一進(jìn)行條目著錄,工程檔案編制、裝訂。質(zhì)量保證體系建立

27、由業(yè)主項(xiàng)目部直接領(lǐng)導(dǎo)的質(zhì)量保證體系。業(yè)主項(xiàng)目部建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)下設(shè)的竣工檔案管理組，竣工檔案管理組作為竣工檔案收集、整理、歸檔的管理機(jī)構(gòu)，對(duì)工程資料檔案質(zhì)量負(fù)有全員、全方位、全過(guò)程、全要素的管理職責(zé)。負(fù)責(zé)編制管理辦法和實(shí)施細(xì)則等文件，并按照以上文件進(jìn)行質(zhì)量策劃，編制質(zhì)量計(jì)劃，開(kāi)展日常質(zhì)量活動(dòng)，并通過(guò)質(zhì)量審核保證工程資料檔案質(zhì)量體系有效進(jìn)行。質(zhì)量保證體系流程圖項(xiàng)目經(jīng)理檔案管理責(zé)任制；項(xiàng)目總工檔案資料管理責(zé)任制；工程技術(shù)人員檔案資料管理責(zé)任制；檔案管理人員責(zé)任制；工程資料檔案管理責(zé)任制；工程資料收集范圍及保管期限；工程資料收集管理統(tǒng)計(jì)制度；工程資料檔案管理獎(jiǎng)懲制度；工程資料檔案管理安全制度

28、；工程資料檔案管理人員培訓(xùn)制度；質(zhì)量保證體系組織保證工作保證制度保證開(kāi)工前項(xiàng)目文件編制準(zhǔn)備階段工程文件資料檢 查 收 集 、階段竣工檔案資料編制階段資料檔案人員培訓(xùn)階段檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目總工工程技術(shù)員檔案資料管理人員竣工檔案指導(dǎo)組：工程文件收集范圍及檔案編制指導(dǎo)；檔案管理制度制訂、落實(shí)、檢查；檔案管理人員培訓(xùn)。檔案資料檢查組：工程檔案資料收集過(guò)程管理；交工檔案檢查驗(yàn)收；竣工檔案編制檢查；竣工檔案總體編制。審查項(xiàng)目文件編制管理文件；人員分工；制度制定及落實(shí)；檔案實(shí)施細(xì)則編制；落實(shí)工程劃分管理辦法；制定過(guò)程程序文件。往來(lái)文件歸檔管理；公文流轉(zhuǎn)控制。施工現(xiàn)場(chǎng)資料管理、流轉(zhuǎn)、審批、檢查、歸檔

29、。檢查接收匯總各單位檔案；竣工檔案驗(yàn)收提交。工程文件資料收集培訓(xùn)；檔案管理及編制細(xì)目培訓(xùn)建立文件資料流轉(zhuǎn)審批網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。制度保證措施各單位公路建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理建立和完善以下管理體系、制度及規(guī)范（1）、項(xiàng)目工程檔案工作的性質(zhì)、目標(biāo)及管理體系；（2）、項(xiàng)目工程檔案的形成、收集、整理和利用制度；（3）、項(xiàng)目工程檔案資料的形成與整理的崗位職責(zé)；（4）、項(xiàng)目工程檔案的收集范圍、保管期限與整理規(guī)范；（5）、項(xiàng)目工程檔案資料收集、檢查及歸檔管理制度。另外，為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作的管理工作，各單位在建立檔案管理制度的同時(shí)，還應(yīng)建立檔案的保管、保護(hù)與借閱制度，以確保檔案資料的安全和有效利用（包括檔案制成材料與內(nèi)

30、容的安全）。人力資源保證措施為了使工程檔案收集編制管理達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的要求，確保工程檔案的時(shí)效性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性、規(guī)范性、美觀，各相關(guān)單位應(yīng)該把工程檔案的形成積累納入工程建設(shè)計(jì)劃，納入工作程序，納入有關(guān)部門(mén)和工程技術(shù)人員的崗位職責(zé)。各單位要建立與任務(wù)相適應(yīng)的工作機(jī)構(gòu)，配備專(zhuān)(兼)職人員，且保持穩(wěn)定，以保證工作順利進(jìn)行。工程檔案收集編制工作專(zhuān)、兼職人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具有專(zhuān)業(yè)技術(shù)技能，并具備對(duì)檔案的收集、整理、保護(hù)和分析的能力。根據(jù)工程檔案管理的實(shí)際情況，對(duì)工程檔案管理人員要有針對(duì)性的進(jìn)行工程檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)與應(yīng)用系統(tǒng)的相關(guān)知識(shí)、操作培訓(xùn)。成立與工程檔案編制管理

31、相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)和人員，而且在整個(gè)管理過(guò)程中不允許私自更換工程檔案收集編制管理人員（工程文件管理組要求更換除外）。技術(shù)保證措施公路工程在建設(shè)過(guò)程中，管理各方面將十分復(fù)雜，面臨許多新的問(wèn)題，直接影響到對(duì)整個(gè)公路工程管理的有效程度。不僅公路工程的建設(shè)管理與控制需要信息化的手段來(lái)輔助完成，工程資料檔案也需要信息化的手段來(lái)提高管理效率。公路工程資料、檔案管理信息化就是采用軟件實(shí)現(xiàn)資料的分類(lèi)的規(guī)范化管理，公路工程文件、資料的特點(diǎn)是數(shù)量大、種類(lèi)多，與公路工程結(jié)合緊密。如何保證文件、資料的完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確是文件、資料產(chǎn)生、收集過(guò)程的管控難點(diǎn)，公路工程資料、檔案管理信息化系統(tǒng)，其思想是將文件、資料分類(lèi)分解到單

32、位/分部/分項(xiàng)工程，按照公路工程的時(shí)間和施工前進(jìn)方向進(jìn)行控制，實(shí)現(xiàn)料單位/分部/分項(xiàng)工程文件材料的控制，對(duì)文件缺少、文件組成規(guī)范、文件形成時(shí)間等自動(dòng)進(jìn)行檢查，為文件、材料的控制提供了一個(gè)良好的管控工具，保證了文件、材料的收集完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確。安全保證措施工程檔案資料文件眾多、數(shù)量龐大，大多是紙質(zhì)材料且大多為唯一的原始憑證資料。如何保證其在傳遞過(guò)程和保管階段的安全是十分重要的，建立工程檔案資料的安全管理制度是十分必要的。首先要建立程檔案資料的安全規(guī)范，從人員組織、設(shè)備、場(chǎng)地、經(jīng)費(fèi)上保證程檔案資料安全系統(tǒng)的建立。在過(guò)程中要定期、定點(diǎn)、定人實(shí)行檢查，對(duì)程檔案資料管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，杜絕安全事故的發(fā)

33、生。各級(jí)檔案保管單位必須建立檔案室，檔案室必須按照檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范執(zhí)行，檔案保管人員必須遵循以下守則l 檔案工作人員必須嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密，認(rèn)真執(zhí)行安全保密法規(guī)制度和紀(jì)律，確保檔案材料安全，杜絕泄密、失密現(xiàn)象。l 庫(kù)房是存放檔案的要地，非檔案管理人員未經(jīng)許可，不得入內(nèi)。l 未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自將檔案帶出檔案館，更不得隨便復(fù)印。檔案工作人員不得私自摘抄和向外傳播檔案內(nèi)容。l 檔案接收、查閱都要認(rèn)真辦理登記手續(xù)。歸還檔案時(shí)要驗(yàn)收注銷(xiāo)，到期未歸還檔案要及時(shí)催還，經(jīng)辦人員調(diào)動(dòng)要辦好交接手續(xù)。l 檔案的存放要按分類(lèi)、密級(jí)和保管期限分別保管，珍貴檔案要專(zhuān)門(mén)保管。l 每天要定時(shí)測(cè)記一次庫(kù)房溫濕度控制記錄

34、，每年進(jìn)行一次綜合分析，以便函掌握溫濕度變化規(guī)律，并根據(jù)氣候變化，及時(shí)進(jìn)行調(diào)節(jié)。l 庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，不準(zhǔn)存放易爆物品，并定期檢查消防器材、電路和電器設(shè)備，及時(shí)消除隱患。l 定期打掃，保持庫(kù)房?jī)?nèi)整齊、清潔無(wú)塵，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配置防火、防盜、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防光、防高溫等安全設(shè)施。l 定期對(duì)庫(kù)藏檔案的保存情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，確保檔案的安全。l 每天下班前，應(yīng)接通紅外線報(bào)警器的電源并對(duì)庫(kù)房的門(mén)、窗、水、電及空調(diào)、去濕機(jī)進(jìn)行檢查，白天工作時(shí)取出檔案材料，下班前必須放回原處。l 需要銷(xiāo)毀的檔案材料，經(jīng)過(guò)造冊(cè)審批后，由兩人以上共同監(jiān)銷(xiāo)，平時(shí)辦公廢紙、重復(fù)件，不能當(dāng)垃圾隨便倒掉，必須銷(xiāo)毀。 竣工檔案

35、編制及數(shù)字化掃描時(shí)必須做好移交接收工作，處理中的文件必須有專(zhuān)門(mén)存放文件柜，文件處理完成后要及時(shí)歸庫(kù)?，F(xiàn)場(chǎng)要求做好防火、防水、防盜和各種防范安全措施，必須有專(zhuān)人負(fù)責(zé)相關(guān)安全管理。3、安定高速公路項(xiàng)目檔案收集、編制歸檔的工作規(guī)劃 （1）、項(xiàng)目檔案收集、編制歸檔實(shí)施組織1、組織管理機(jī)構(gòu)竣工資料收集編制管理工作，由業(yè)主和中標(biāo)單位統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、制定制度，成立項(xiàng)目竣工文件管理組，并授權(quán)管理組進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。業(yè)主和項(xiàng)目竣工文件管理組的主管部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)竣工資料收集編制工作的宏觀管理，將竣工資料收集編制工作納入項(xiàng)目管理之中，在下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃、檢查項(xiàng)目進(jìn)度、驗(yàn)收已完工程項(xiàng)目時(shí)，要同時(shí)部署、檢查、驗(yàn)收竣工

36、資料及其編制管理工作。 1.1 組織管理機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)業(yè)主、承包商、勘察設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等應(yīng)當(dāng)明確分管竣工資料編制工作的負(fù)責(zé)人，建立與竣工資料編制工作任務(wù)相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，配備檔案管理人員，制定內(nèi)部管理制度，建立健全竣工資料臨時(shí)檔案管理工作。參加竣工資料編制的各有關(guān)單位管理工作機(jī)構(gòu)的共同職責(zé)： l 貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策。 l 建立健全本單位竣工資料收集編制工作的規(guī)章制度。 l 統(tǒng)一管理本單位在職責(zé)范圍內(nèi)的竣工資料編制工作，并維護(hù)其完整與安全，開(kāi)發(fā)利用信息資源。l 負(fù)責(zé)對(duì)有關(guān)部門(mén)和文件材料形成者進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。 l 業(yè)主和總監(jiān)辦對(duì)竣工資料編制管理的職責(zé)：l 明確

37、竣工資料編制管理負(fù)責(zé)人，履行竣工資料編制咨詢服務(wù)協(xié)議書(shū)約定的責(zé)任，根據(jù)竣工文件管理組的建議及時(shí)發(fā)布與竣工資料收集編制管理有關(guān)的通知指令。l 協(xié)調(diào)業(yè)主有關(guān)部門(mén)、設(shè)計(jì)單位、承包商、監(jiān)理單位和竣工文件管理組之間的關(guān)系，為竣工資料的管理提供有利的工作條件和環(huán)境；并督促各職能部門(mén)及時(shí)履行竣工文件編制管理的相應(yīng)職責(zé)： l 及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集從項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工到交工竣工驗(yàn)收的全過(guò)程中形成的與業(yè)主總監(jiān)辦有關(guān)的文件材料，包括提供項(xiàng)目的各種批文、全套施工圖設(shè)計(jì)文件、征遷資料、建設(shè)過(guò)程中下發(fā)及上報(bào)的各種文件、總監(jiān)辦和業(yè)主主持的各種會(huì)議紀(jì)要、工程決算及有關(guān)資料、交工及竣工驗(yàn)收全套資料、工程交

38、接表及交接會(huì)議紀(jì)要、中心試驗(yàn)室抽檢評(píng)價(jià)等資料、全套工程量清單及每個(gè)月清單累計(jì)、執(zhí)行情況表、政府監(jiān)督提交的各種資料、項(xiàng)目建設(shè)以及科研工作總結(jié)報(bào)告等。項(xiàng)目竣工文件管理組對(duì)竣工資料編制管理的職責(zé)：l 在業(yè)主和總監(jiān)辦的領(lǐng)導(dǎo)下，對(duì)竣工資料收集編制的各方進(jìn)行培訓(xùn)、指導(dǎo)，對(duì)疑難問(wèn)題進(jìn)行解決，并逐步完善竣工資料收集編制體系。l 對(duì)業(yè)主和總監(jiān)負(fù)責(zé)，認(rèn)真收集、整理、保護(hù)、編制和分析資料，按時(shí)完成協(xié)議書(shū)約定的任務(wù)并履行其責(zé)任。l 對(duì)竣工資料編制工作進(jìn)行統(tǒng)一管理和指導(dǎo)，及時(shí)檢查竣工資料的收集編制情況，包括資料的時(shí)效性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性、規(guī)范性、美觀等。審查承包商、監(jiān)理單位上報(bào)的資料，及時(shí)簽認(rèn)或反饋審查結(jié)果。l

39、對(duì)業(yè)主、總監(jiān)辦、監(jiān)理單位、承包人和質(zhì)檢部門(mén)提供的竣工資料進(jìn)行整理、匯總和歸檔。工程完工，竣工資料的編制也進(jìn)入尾聲。交工驗(yàn)收前，對(duì)基本的竣工資料進(jìn)行裝訂，接受交工驗(yàn)收檢查并符合交工驗(yàn)收要求，移交給高速公路檔案管理部門(mén)。l 實(shí)施全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理，為業(yè)主和總監(jiān)辦決策提供依據(jù)。監(jiān)理單位對(duì)竣工資料編制管理的職責(zé)：l 按時(shí)完成與監(jiān)理工作有關(guān)的資料收集、整理、保護(hù)和編制工作，包括提交抽檢和試驗(yàn)資料、質(zhì)量評(píng)價(jià)資料、已審批生效的變更資料和計(jì)量支付資料、指令及反饋資料、事故處理有關(guān)資料、下發(fā)和上報(bào)各種文件及內(nèi)部自身建設(shè)的有關(guān)文件和制度等、各種會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理月報(bào)（包括本月計(jì)劃完成數(shù)、累計(jì)計(jì)劃完成數(shù)、本月實(shí)際完成數(shù)、

40、累計(jì)實(shí)際完成數(shù)、下月計(jì)劃完成數(shù)）、索賠有關(guān)資料及處理結(jié)果資料、監(jiān)理總結(jié)等。l 明確竣工資料編制管理的負(fù)責(zé)人，根據(jù)竣工文件管理組的建議及時(shí)發(fā)布與竣工資料編制管理有關(guān)的通知，積極協(xié)調(diào)承包商與竣工文件管理組的關(guān)系。l 及時(shí)全面審查承包商上報(bào)的竣工資料，監(jiān)理必須慎重行使個(gè)人簽字權(quán)，對(duì)已簽認(rèn)文件的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)，及時(shí)閉合和完善監(jiān)理和承包商之間的交叉資料。承包商對(duì)竣工資料編制管理的職責(zé)：l 承包商必須成立與竣工資料編制管理相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)和人員，而且在整個(gè)管理過(guò)程中不允許私自更換竣工資料收集編制管理人員（竣工文件管理組要求更換除外）。l 按時(shí)完成與工程施工有關(guān)的資料收集、整理、保護(hù)和報(bào)送，按規(guī)

41、范要求自檢，提供計(jì)量附件資料（開(kāi)工報(bào)告、自檢自評(píng)資料、竣工圖紙等）、計(jì)量資料、進(jìn)度計(jì)劃及執(zhí)行情況報(bào)告、提交變更申請(qǐng)、施工總結(jié)（包括階段總結(jié)和竣工總結(jié)）。l 對(duì)上報(bào)的竣工資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)全責(zé)，即使得到監(jiān)理、竣工文件管理組和業(yè)主的簽認(rèn)，承包商仍不能免除在該方面的責(zé)任。l 竣工資料按“誰(shuí)經(jīng)辦誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則進(jìn)行。承包人和監(jiān)理單位對(duì)報(bào)送的原始資料的內(nèi)在質(zhì)量負(fù)責(zé)，竣工文件管理組對(duì)編制質(zhì)量和動(dòng)態(tài)管理負(fù)責(zé)。在編制過(guò)程中，各單位有責(zé)任提供本單位在工程管理中的相關(guān)資料。1.2 竣工資料收集編制管理人員的要求為了使竣工資料收集編制管理達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的要求，確保竣工資料的時(shí)效性、準(zhǔn)確性、真實(shí)

42、性、完整性、規(guī)范性、美觀，各相關(guān)單位應(yīng)該把竣工資料的形成積累納入工程建設(shè)計(jì)劃，納入工作程序，納入有關(guān)部門(mén)和工程技術(shù)人員的崗位職責(zé)。各單位要建立與任務(wù)相適應(yīng)的工作機(jī)構(gòu)，配備專(zhuān)(兼)職人員，且保持穩(wěn)定，以保證工作順利進(jìn)行。竣工資料收集編制工作專(zhuān)、兼職人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具有專(zhuān)業(yè)技術(shù)技能，并具備對(duì)資料的收集、整理、保護(hù)和分析的能力。對(duì)在竣工資料的收集、整理、保護(hù)和分析等方面成績(jī)顯著的單位或者個(gè)人應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì)?？⒐べY料編制管理單位和相關(guān)人員要嚴(yán)格履行職責(zé)，對(duì)失職的單位和人員要依法嚴(yán)肅處理，擅自損毀、丟失有保存價(jià)值的竣工資料，要追究有關(guān)單位和當(dāng)事人的責(zé)任。1.3項(xiàng)目實(shí)施組織機(jī)構(gòu)項(xiàng)目的實(shí)施要求在正式

43、實(shí)施之前應(yīng)首先建立健全組織隊(duì)伍。建立組織隊(duì)伍是實(shí)施成功的第一要素，主要包括成立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組、竣工檔案管理組。具體組織結(jié)構(gòu)圖見(jiàn)下圖：檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組竣工檔案管理組檔案資料檢查組竣工檔案指導(dǎo)組管理領(lǐng)導(dǎo)小組：檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組由業(yè)主主要領(lǐng)導(dǎo)主持，它由與項(xiàng)目有關(guān)的項(xiàng)目經(jīng)理或總工、檔案管理等有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人構(gòu)成。他們的主要職責(zé)是：l 提出竣工檔案編制所要達(dá)到的目標(biāo)，范圍及評(píng)價(jià)考核標(biāo)準(zhǔn)。l 協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門(mén)之間的關(guān)系。l 調(diào)動(dòng)及組織有關(guān)管理部門(mén)和竣工檔案管理組，按計(jì)劃逐步實(shí)施。l 決定項(xiàng)目竣工檔案管理組的人選l 審批工作流程及工作規(guī)程及作業(yè)進(jìn)度計(jì)劃。l 監(jiān)控竣工檔案工作進(jìn)度?？⒐n案管理組：竣工檔案管理組下設(shè)竣

44、工檔案指導(dǎo)組和檔案資料檢查組其主要職責(zé)有:l 制定統(tǒng)一、規(guī)范的竣工文件編制辦法并制訂工作目標(biāo)及工作計(jì)劃，并落實(shí)實(shí)施計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)。l 負(fù)責(zé)組織工程檔案編制指導(dǎo)工作，每月對(duì)項(xiàng)目各施工、監(jiān)理單位原始資料進(jìn)行細(xì)化檢查，并監(jiān)督原始資料的填寫(xiě)、簽字、蓋章等工作的規(guī)范性及收集的完整性、系統(tǒng)性并派員短期直接到工地駐地指導(dǎo)，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題提出建議方案和建議。l 制定管理組各崗位的工作職責(zé)，協(xié)調(diào)各部門(mén)工作，及時(shí)將問(wèn)題反映給領(lǐng)導(dǎo)小組，提交各階段報(bào)告。l 組織和開(kāi)展工程竣工檔案的培訓(xùn)，協(xié)助業(yè)主定期對(duì)項(xiàng)目各施工、監(jiān)理單位資料整理工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)。協(xié)助業(yè)主收集相關(guān)資料。l 實(shí)時(shí)跟蹤各階段的工作實(shí)施。按時(shí)整理提交完整的

45、竣工檔案。l 建立資料文件檔案收集、控制及竣工檔案編制計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，負(fù)責(zé)向各單位提供軟件系統(tǒng)的培訓(xùn)及服務(wù)。l 對(duì)竣工檔案統(tǒng)一進(jìn)行條目著錄,工程檔案編制、裝訂。2、管理控制程序2.1標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)與流程項(xiàng)目文件編制流程檔案存放辦公軟件辦公設(shè)備專(zhuān)業(yè)人員單位、分部、分項(xiàng)工程劃分編制段落劃分表格格式文書(shū)格式電子版格式檔案用品管理手冊(cè)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)計(jì)劃與標(biāo)準(zhǔn)施工段落、工序、統(tǒng)計(jì)、評(píng)定填寫(xiě)格式處理流程電子版文件夾(名)施工原始資料生成監(jiān)理抽檢資料生成文書(shū)格式生成全宗卷生成范本電子版生成范本整理電子版組卷排列編目裝訂裝盒出版自驗(yàn)初驗(yàn)全卷宗臨時(shí)檔號(hào)案卷目錄(題名)卷內(nèi)目錄(排序)YYN人員設(shè)備段落劃分確定格式作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化

46、移交N拆合卷NY確定臨時(shí)檔號(hào)與永久檔號(hào)流程業(yè)主項(xiàng)目部公路工程竣工文件材料歸檔范圍交辦發(fā)2001390號(hào)業(yè)主單位設(shè)計(jì)單位監(jiān)理單位施工單位科研單位可行性研究設(shè)計(jì)文件工程管理文件施工文件監(jiān)理文件竣工文件科研文件設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料業(yè)主單位一、可行性研究二、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料三、設(shè)計(jì)文件四、工程管理文件五、施工文件六、監(jiān)理文件七、竣工文件八、科研文件設(shè)計(jì)單位二、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料三、設(shè)計(jì)文件七、竣工文件 （設(shè)計(jì)總結(jié)）監(jiān)理單位六、監(jiān)理文件七、竣工文件 （設(shè)計(jì)總結(jié)）施工單位五、施工文件七、竣工文件 （施工總結(jié)、竣工圖）科研單位七、竣工文件 （科研總結(jié)）八、科研文件單位分部分項(xiàng)工程和編制段落劃分細(xì)分本類(lèi)檔案自驗(yàn)永久檔號(hào)調(diào)整業(yè)主

47、臨時(shí)檔號(hào)案卷題名設(shè)計(jì)臨時(shí)檔號(hào)案卷題名監(jiān)理臨時(shí)檔號(hào)案卷題名施工臨時(shí)檔號(hào)案卷題名科研臨時(shí)檔號(hào)案卷題名電子版文件夾(名)電子版文件夾(名)電子版文件夾(名)電子版文件夾(名)電子版文件夾(名)劃分單位、分部、分項(xiàng)工程和編制段落流程業(yè)主項(xiàng)目部監(jiān)理文件電子版監(jiān)理合同段抽檢頻率施工合同段單位工程子單位工程分部工程子分部工程分項(xiàng)工程子分項(xiàng)工程編制段落施工文件電子版編制段落分項(xiàng)工程統(tǒng)計(jì)/評(píng)定分部工程統(tǒng)計(jì)/評(píng)定單位工程統(tǒng)計(jì)/評(píng)定電子版文件名臨時(shí)檔號(hào)案卷題名子分項(xiàng)工程，抽檢統(tǒng)計(jì)/評(píng)定子分部工程，抽檢統(tǒng)計(jì)/評(píng)定子單位工程統(tǒng)計(jì)/評(píng)定電子版資料卷內(nèi)目錄資料排序樁號(hào)(段落)名稱編號(hào)工程數(shù)量抽檢用表統(tǒng)計(jì)/評(píng)定樁號(hào)(段落)名

48、稱編號(hào)工程數(shù)量統(tǒng)計(jì)/評(píng)定樁號(hào)(段落)名稱編號(hào)工程數(shù)量統(tǒng)計(jì)/評(píng)定歸入監(jiān)理資料電子版歸入監(jiān)理紙質(zhì)資料樁號(hào)(段落)名稱編號(hào)工程數(shù)量統(tǒng)計(jì)/評(píng)定樁號(hào)(段落)名稱編號(hào)工程數(shù)量統(tǒng)計(jì)/評(píng)定樁號(hào)(段落)名稱編號(hào)工程數(shù)量統(tǒng)計(jì)/評(píng)定臨時(shí)檔號(hào)案卷題名卷內(nèi)目錄資料排序歸入施工紙質(zhì)資料歸入施工文件電子版電子版文件名電子版資料各單位紙質(zhì)/電子版首件驗(yàn)收及范本編制流程紙質(zhì)文件交辦發(fā)2001390號(hào)附件電子版文件竣工圖修改表格格式文書(shū)格式聲像格式卷內(nèi)題名案卷題名臨時(shí)檔號(hào)修改質(zhì)量填寫(xiě)質(zhì)量處理流程拍錄質(zhì)量卷內(nèi)資料排序案卷排序子文件夾分文件夾第一件生成紙質(zhì)文檔質(zhì)量各單位紙質(zhì)首件各單位紙質(zhì)資料范本全線紙質(zhì)資料范本全線檔案編制范本管理模

49、式(文件類(lèi))單位分部分項(xiàng)工程劃分編制段落劃分電子版首件CAD版圖WORD版(PDF格式)JPG版(照片)電子版質(zhì)量各單位電子版首件各單位電子版范本全線電子版范本全線檔案編制首件NNNYY確定資料收集清單收集資料編制移交清單查單核對(duì)簽單接收全宗卷臨時(shí)檔號(hào)，案卷目錄，卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)資料排序。YN竣交工驗(yàn)收文件單項(xiàng)工程驗(yàn)收文件建設(shè)依據(jù)上級(jí)指導(dǎo)征地拆遷資料工程管理文件文書(shū)格式綜合文件編制流程紙質(zhì)歸檔最終檔號(hào)調(diào)整自驗(yàn)初驗(yàn)專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收出 版組卷整理移 交YYYNNN調(diào)整電子版文件(名)制作電子版拆合卷NY確定資料收集清單收集資料編制移交清單查單核對(duì)簽單接收全宗卷臨時(shí)檔號(hào)，案卷目錄，卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)資料排序。YN

50、設(shè)計(jì)管理文件設(shè)計(jì)依據(jù)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料設(shè)計(jì)圖文書(shū)格式設(shè)計(jì)類(lèi)文件編制流程變更依據(jù)設(shè)計(jì)總結(jié)變更設(shè)計(jì)圖紙質(zhì)歸檔最終檔號(hào)調(diào)整自驗(yàn)初驗(yàn)專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收出 版組卷整理移 交YYYNNN調(diào)整電子版文件(名)制作電子版拆合卷NY其它資料格式其它管理文件監(jiān)理管理文件計(jì)劃管理文件合同管理文件質(zhì)量管理文件材料試驗(yàn)檢測(cè)資料監(jiān)理獨(dú)立抽檢資料交竣工評(píng)定資料全宗卷臨時(shí)檔號(hào)，案卷目錄，卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)資料排序。文書(shū)格式單位、分部、分項(xiàng)工程劃分工程質(zhì)量控制文件外業(yè)施工編制段落監(jiān)理資料編制流程紙質(zhì)文檔電子版(PDF版)竣工圖同步審查首件驗(yàn)收紙質(zhì)文檔同步生成電子版同步生成竣工圖同步審查最終檔號(hào)調(diào)整自驗(yàn)專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收出 版組卷整理Y初驗(yàn)移 交YYYNNNNN注：監(jiān)理文件組成自交公路發(fā)2004446號(hào)附件2?？⒐D表工程管理文件計(jì)量支付文件安全文明施工文件進(jìn)度控制文件合同管理文件工程質(zhì)量文件施工原始記錄全宗卷臨時(shí)檔號(hào)，案卷目錄，卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)資料排序。文書(shū)格式單位、分部、分項(xiàng)工程劃分施工質(zhì)量控制文件外業(yè)施工編制段落施工資料編制流程紙質(zhì)文檔電子版(PDF版)竣工圖同步修改首件驗(yàn)收紙