學校檔案管理的培訓課件

1、規(guī)范檔案管理 服務學校發(fā)展 檔案和資料（文件）的區(qū)別 學校檔案工作內容和基本原則 檔案的收集和整理 檔案的立卷和歸檔 檔案的保管和利用 完善學校檔案工作 一、檔案和資料 （一）什么是檔案 檔案檔案：國家機構、社會組織、企事業(yè)單位和個人 在政治、經濟、科技、文化等社會實踐活動中直接 形成的具有使用價值的歷史記錄材料。反映社會的 科學技術、生產建設和各項工作活動、民俗活動的 歷史真實面貌。中國古代有甲骨、金文、石刻、竹 簡、木牘、縑帛等的檔案。現(xiàn)代檔案，按內容和性 質，有文書檔案、科技檔案、人事檔案、藝術檔案 和其他各類專門性檔案；按形式，有文件、電報、 書信、手稿、報表、圖紙、照片、影片、唱片、

2、錄 音帶、錄像帶等。 辭海 本法所稱的檔案檔案，是指過去和現(xiàn)在的 國家機構、社會組織以及個人從事政治、 軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教 等活動直接形成的對國家和社會有保存 價值的各種文字、圖表、聲像等不同形 式的歷史記錄。 中華人民共和國檔案法 （二）什么是中小學校檔案 中小學校檔案中小學校檔案是指學校在各項活動中 形成的具有現(xiàn)實查考使用價值和歷史研 究價值的各種文字、圖表、聲像等不同 形式的歷史記錄。 中小學校檔案中小學校檔案，包括文書檔案、教育教學檔 案、教師業(yè)務檔案、會計檔案、科技檔案、聲像 檔案。 各門類檔案，包括文書檔案、教學檔案、教師 業(yè)務檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、科

3、 研檔案、產品檔案、聲像檔案、榮譽檔案等。 （三）檔案與資料（文件）的區(qū)別 1、同本單位實踐活動關系不同。 凡是直接記敘和反映本單位活動并經歸檔保存的 屬檔案；資料則多是未經歸檔保存的，或為了工作 參考的目的而收集、購買來的材料。 2、對本單位的發(fā)揮作用不同。 檔案是本單位活動的直接記錄，因此具有歷史的 查考作用和憑證作用；而資料則多是收集或利用各 種手段搜集來的各種材料，對本單位的活動不具有 憑證作用。 檔案由文件轉化而來,文件辦 理完畢，經過鑒定、整理、歸檔 后形成檔案。 文件是檔案的前身，檔案是 文件的歸宿。 二、學校檔案管理的 工作內容和基本原則 （一）學校檔案管理的工作內容 檔案工作

4、包括：檔案的收 集、整理、立卷、歸檔、保管 和提供利用。 檔案工作的主要環(huán)節(jié) 收 集 整 理 立 卷 歸 檔 保 管 利 用 （二） 檔案工作的基本原則 收集齊全 分類合理 立卷科學 歸檔及時 保管安全 使用方便 三、 檔案的收集和整理 （一）歸檔范圍是什么？ 按照國家檔案局關于文件材料歸檔的 規(guī)定，應當立卷歸檔的材料由單位的文 書或者業(yè)務機構收集收集齊全，并進行整理整理、 立卷立卷，定期交本單位檔案機構或者檔案 工作人員集中管理管理；任何人都不得據為 己有或者拒絕歸檔。 凡是在學校各項活動中形成的具有保 存、查考、利用價值的各種文字、圖表、 聲像材料，包括黨組織、行政、工會、 團隊（學生會）

5、組織以及教育、教學、 科技活動、生產、基建、設備、人事、 保衛(wèi)、會計等工作中形成的各種材料均 屬于歸檔范圍。 一、文書檔案；二、教學檔案； 三、會計檔案；四、科技檔案； 五、聲像檔案。 “文書檔案文書檔案”的范圍的范圍 涉及學校以下七個部門 黨支部 校長室（辦公室） 教導處（教務處、政教處） 總務處 工會 團隊（學生會、教工團支部） “教學檔案教學檔案”的范圍：的范圍： 涉及學校工作的十個方面 教學管理綜合類 招生工作類 教材類 課堂教學類 實驗實習類 學籍管理類 體育保健類 畢業(yè)分配類 教師隊伍建設類 教師業(yè)務檔案 中、小學檔案案卷類目及保管期限表 一、文書檔案一、文書檔案 1、黨支部、黨支

6、部 1-1 上級黨委下發(fā)的關于學校開展黨支部工作情況的通知、規(guī)定 長期 1-2 本校黨支部年度（或學年度）工作計劃、總結和重要工作報告、 匯報 永久 1-3 本校支委會會議記錄 永久 1-4 本校黨支部大會會議記錄 長期 1-5 本校黨員名冊、黨員、黨組織統(tǒng)計年報表 永久 1-6 本校黨支部改選工作意見及改選結果，上級黨委批復 永久 1-7 本校黨員教育，民主評議材料 重要的 長期 一般的 短期 1-8 黨組織發(fā)展黨員工作的意見、報告，上級對發(fā)展黨員 的預審、批復、轉正通知 重要的 永久 一般的 短期 1-9 本校黨組織和黨員評先創(chuàng)優(yōu)活動材料 市級以上市級以上 永久 區(qū)縣級以下區(qū)縣級以下 長期

7、 1-10 本校黨員違紀處分報告和上級黨委或本機關批準 的批復 永久 1-11本校教職工復查，改正結論報告的上級黨委批復 永久 1-12 黨的紀檢工作意見、報告及有關材料 長期 1-13 本校黨員組織關系轉移介紹信、存根 長期 1-14 本校黨費收、繳、支出憑證材料 短期 2、校長室（辦公室）、校長室（辦公室） 2-1 本校編制年鑒、大事記 永久 2-2 本校校務日記 長期 2-3 本校校史、組織機構沿革 永久 2-4 本校學年度工作計劃、總結和重要的工作報告 永久 2-5 本校行政會議或校務會議記錄 永久 2-6 本校制定的管理制度、條例、崗位責任制等材料 長期 2-7 本校重大活動材料（校

8、慶、校友會、校運會、校藝術節(jié)等） 永久 2-8 本校慶祝教師節(jié)活動形成材料 重要的 長期 一般的 短期 2-9 市、區(qū)（縣）教育局有關人事、工資、福利問題的規(guī)定、辦法、通知 重要的 長期 一般的 短期 2-10 本校向上級的報告、請示及批復 重要的 永久 一般的 短期 2-11 本校專項工作的調查、檢查、普查材料 重要的 永久 一般的 長期 2-12 本校外事接待工作形成的有關材料 重要的 長期 一般的 短期 2-13 各類報刊登載有關本校情況的通訊報道和上級領導對本校的重要題詞 重要的 永久 一般的 長期 2-14 本校關于機構設置、撤并、名稱更改、人員編制、干部任免、啟用 印信等請示、批復

9、和報告 永久 2-15 本校教職工名冊、履歷表及勞動工資年報表 永久 2-16 本校中層干部、年級組長、教研組長名冊 長期 2-17 本校評選各種先進集體、先進個人材料 市級以上市級以上 永久 區(qū)縣級以下區(qū)縣級以下 長期 2-18 反映本校成績的榮譽證書、有紀念憑證作用的實物、?？Y料 市級以上市級以上 永久 區(qū)縣級以下區(qū)縣級以下 長期 2-19 本校教職工犯錯誤處分材料 長期 2-20 本校發(fā)生各種事故報告和有關材料 重要的 永久 一般的 長期 2-21 本校教師工作情況登記表、記錄冊、考核表 長期 2-22 本校教職工工資調整和評定工資計劃、總結、審批表、 統(tǒng)計表及新教師轉正、定級有關材料

10、 長期 2-23 本校教職工調動介紹信、存根及有關審批表 長期 2-24 本校教職工離退休名冊和改變待遇審批表 長期 2-25 本校教職工三十年教齡榮譽證書名冊 長期 2-26 本校教職工申請出國、出境材料 長期 2-27 本校教職工申請離職、辭職材料 長期 2-28 本校教師支援外省市及郊縣等有關材料 短期 2-29 本校職改領導小組、評審小組建立請示、批復、評審會 議記錄、計劃、總結等 長期 2-30 本校教職工職稱申請表 長期 2-31 各系列專業(yè)技術職務評審結果的批復、名冊 永久 2-32 發(fā)放專業(yè)技術職務資格證書名冊、聘任名冊 長期 2-33 有關職改工作中形成的有查考、利用價值的文

11、件材料 長期 2-34 本校有關安全、保衛(wèi)工作材料 短期 2-35 本校聘用退休工人、代課教師審批表及有關材料 短期 2-36 本校教職工困難補助材料 短期 2-37 本校教職工考勤記錄 短期 2-38 本校教職工住房情況及分房記錄 短期 2-39 本校教職工獻血名單 短期 2-40 本校教職工獨生子女名單 長期 2-41 本校死亡人員撫恤記錄 短期 2-42 本校關于處理人民來信來訪材料重要的一般的長期 短期 2-43 本校關于人代會代表推薦材料 長期 2-44 本校各民主黨派、少數(shù)民族名冊、統(tǒng)計表及港、澳、臺、國外親屬名冊 長期 二、教學檔案二、教學檔案 1、教學管理綜合類、教學管理綜合類

12、 1-1 市、區(qū)（縣）教育局頒發(fā)的有關教育、教學工作的文件 長期 1-2 本校關于督導工作的自評報告和上級對本校督導評估意見 永久 1-3 本校關于督導工作形成的其它材料 長期 1-4 本校教學管理、教育教學研究、教育教學改革工作，班主任工作 形成的方案、調查報告、典型材料等 重要的 永久 一般的 長期 1-5 本校教學考核、學期課程總表、教師任課一覽表、教職工工作量 等材料 長期 1-6 本校制訂的教育常規(guī)、紀律制度 長期 建議：建議： 在不違背文件精神的前提下，學?？梢?擬定一份 學校（幼兒園）檔案 案卷類目及保管期限表 學校應建立、健全檔案工作各項管理 制度，包括歸檔、借閱、統(tǒng)計、保密、

13、 鑒定銷毀、庫房管理等制度，各類文件 材料(包括文書、教學、科研、教師業(yè)務、 會計、基建、設備、產品、聲像、榮譽 等)的歸檔范圍和保管期限表。 （二）做好預立卷工作 學校各部門應負責本部門形成的各種文件 材料的收集、整理，按規(guī)定時間向學校檔案 室移交，并將此工作列入各部門的職責范圍 和有關人員的崗位職責，定期進行檢查、總 結、考評。學校工作人員要增強檔案意識， 樹立檔案工作人人有責的觀念，自覺做好與 本崗位工作有關的檔案工作。 學校應推行預立卷制度，各部門 兼職檔案干部根據本部門預立卷類 目，做好平時歸卷工作。 預立卷工作預立卷工作是各類文件材料隨時收 集、積累的有效形式，它是指項目責任 者或

14、業(yè)務部門立卷人員，隨時將有關活 動實施前和實施中辦理完畢的文件材料 按照所編的歸卷條款，歸入相應的卷盒， 預見性做好平時文件材料暫存管理的工 作。 要做好預立卷工作，應做到如下幾點：要做好預立卷工作，應做到如下幾點： （1 1）擬定指導性文件 （2 2）明確部門負責人 （3 3）設置預立卷盒（袋） （4 4）及時歸檔 預立卷工作的要點是： 分類明確，材料齊全。分類明確，材料齊全。 檔案法： “國家規(guī)定不得歸檔的材 料，禁止擅自歸檔。”（第十條） 機關文件材料不歸檔范圍是：機關文件材料不歸檔范圍是： （一）上級機關的文件材料中，普發(fā)性上級機關的文件材料中，普發(fā)性不 需本機關辦理的文件材料，任免、

15、獎懲非本 機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄 件等； 機關文件材料不歸檔范圍是：機關文件材料不歸檔范圍是： （二）（二）本機關文件材料中的重份文件，無 查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般 性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊 保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來 信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材 料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與 本機關無關的文件材料，有關工作參考的文 件材料； 機關文件材料不歸檔范圍是：機關文件材料不歸檔范圍是： （三）同級機關的文件材料中，不需貫 徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材 料； （四）下級機關的文件材料中，供參閱 的簡報、情況反映，抄報

16、或越級抄報的文件 材料。 四、檔案的立卷和歸檔 學校應歸檔的各種材料，要收集齊全 完整，并進行分類立卷。案卷應遵循文 件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之 間的有機聯(lián)系，要求做到分類合理，保 管期限劃分準確，標題簡明確切，裝訂 結實，編制目錄清晰，檔案裝具整齊劃 一，便于保管和利用。 （一）檔案整理的基本方法 1 1、以件為單位整理。 2 2、以案卷為單位整理。 （二）檔案文本的要求 歸檔的文件材料力求做到字跡清楚，書寫工整， 簽署完備，禁用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復寫紙等 不規(guī)范的書寫材料，以利于延長檔案壽命。 檔案要素檔案要素 題名（標題）； 文件的責任者（部門或人員）； 文件制定的日期； 頁

17、碼； 簽署完備。 檔案文本行文的規(guī)范性檔案文本行文的規(guī)范性 標題中標點符號的用法 結構層次序數(shù)中標點符號的用法 （三）檔案文本的裝訂 保管期限劃分準確 標題簡明確切 裝訂結實 編頁碼 關于“檔案封面”的填寫 自自 年年 月月 至至 年年 月月保管期限保管期限 本本 卷卷 共共 件件 頁頁歸歸 檔檔 號號 區(qū) 幼 兒 園 工 會 五屆六次教代會 20062006 4 4 20062006 7 7 永久 16 4816 48 全宗號目錄號案卷號 165 001 【注】目錄號 “165” 1：文書檔案； 6：工會； 5：教代會 案卷號 “001” 流水號 關于“卷內文件目錄”的填寫 卷 內 文 件

18、目 錄 1 工會 關于召開教代會的 2006-04 1 報告和批復 2 工會 教代會代表名單 2006-04 2 6 園長室 發(fā)展規(guī)劃 決議稿 2006-07 8 順 序 號 文 號 責任者題 名日期頁號備注 關于“卷內備考表”的填寫 卷 內 備 考 表 填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好 以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關的檔案管理人員填寫并簽名、標注時 間。 本卷情況說明： 立 卷 人 ： 檢 查 人 ： 立卷時間： 歸檔號歸檔號檔案號檔案號責任者責任者案案 卷卷 題題 名名保管期限保管期限備注備注 歸檔號（序號）：歸檔號（序號）：年年 份流水號份流水號（如（如 06-001

19、；X06-001） 檔案號（檔號）檔案號（檔號）：目錄號案卷號目錄號案卷號 （如（如 165-01） 學校檔案總目錄（學校檔案總目錄（2006 年度）年度） （四）各類材料歸檔的時間（四）各類材料歸檔的時間 文書檔案按年度進行整理立卷，在次年 的六月份以前完成。 教學檔案、教師業(yè)務檔案按學年度整理 立卷，在次學年的寒假前歸檔。 五、檔案的保管和利用 （一）檔案的保管（一）檔案的保管 機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其 他組織的檔案機構或者檔案工作人 員，負責保管本單位的檔案，并對 所屬機構的檔案工作實行監(jiān)督和指 導。 中華人民共和國檔案法 檔案的保管工作主要是指： 歸檔、借閱、統(tǒng)計、保密、 鑒定銷毀

20、、庫房管理等。 1上上 架架 檔案的上架，要做好“分類”。 機構（問題） 保管期限 年度（學年度） 年度（學年度） 機構（問題） 保管期限 保管期限 年度（學年度） 機構（問題） 年度（學年度） 保管期限 保管期限 年度（學年度） 2移移 交交 區(qū)、縣檔案局指定向檔案館 移交檔案的學校，應按規(guī)定向 檔案館移交。 3鑒定銷毀鑒定銷毀 檔案干部應根據檔案法和檔案保管期 限表，定期做好檔案的鑒定工作，對超過保 管期限而失去保管價值的檔案提出銷毀意見， 編制銷毀清冊，報校長批準后(會計檔案還需 報主管單位財務部門核準、蓋章)，送指定的 保密廠銷毀。未經鑒定和批準，任何人不得 擅自銷毀檔案。 （二）檔案

21、的利用（二）檔案的利用 檔案法所稱檔案的利用 ，是 指對檔案的閱覽、復制和摘錄。 中華人民共和國公民和組織，持 有介紹信或者工作證、身份證等合 法證明，可以利用已開放的檔案。 利用檔案時，任何人不得涂改、 偽造、損毀、丟失檔案。 六、完善學校檔案工作 機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應 當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案 工作依法開展。 中華人民共和國檔案法實施辦法 各級各類檔案館，機關、團體、企業(yè)事業(yè) 單位和其他組織的檔案機構，應當建立科學 的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要 的設施，確保檔案的安全；采用先進技術， 實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。 中華人民共和國檔案法 （一）軟件建設 1組織建設 領導重視 檔案人員的配備 學校要加強對檔案工作的領導和管 理， 應確定一名校級領導分管檔案工 作，并明確落實檔案工作的部門（一般 隸屬校長室或學校辦公室）。 中小學校的檔案工作由各級教育行政主管 部門和檔案業(yè)務部門共同負責進行指導、監(jiān) 督和檢查。 學校應按規(guī)定配備專、兼職