如何開高質(zhì)量的會議

1、如何開高質(zhì)量的會議我們從以下的五個方面交流： 一、無效會議的危害二、高質(zhì)量會議的好處三、如何組織一場高質(zhì)量的會議四、如何衡量是高質(zhì)量的會議五、參會者會議禮儀會議是我們工作中不可或缺的一種工作方式?？墒墙?jīng)常會聽到人們這樣的抱怨：又要開會煩死了；天天開會，天天不會；開會簡直是浪費我的時間，一聽開會頭疼，不去又不行等等這樣的牢騷。為什么會出現(xiàn)這樣的情況呢？主要是因為公司會議的效率太低，無數(shù)次重復(fù)同樣的內(nèi)容始終沒有結(jié)果，使人們對會議很反感，卻又不得不做，無效會議的危害產(chǎn)生了。一、無效會議的危害：(1)目標(biāo)沒有辦法實現(xiàn)，會議成了抱怨的載體。會議涉及到營銷目標(biāo)的制定、人事、薪資調(diào)整等，一定要前期做充分的準(zhǔn)

2、備，否則就會成為抱怨會。比如：會議本來是想告訴大家目標(biāo)制定的情況，卻成了抱怨會。宣布了脫離現(xiàn)實的目標(biāo)就會出現(xiàn)“這樣的目標(biāo)簡直是不可能實現(xiàn)的，”“真是站得說話不腰疼，目標(biāo)拍腦袋就定了，也不看看現(xiàn)在的市場是什么樣的”“這么高的目標(biāo)我不做了”等等的抱怨，這樣會議就成為了抱怨的載體了。(2) 時間成本、場地費用、資料成本等損失巨大。時間是看不見的內(nèi)耗，如果會議沒有結(jié)果，其時間成本、場地費用、資料成本等損失是無法量化的。無效的會議造成企業(yè)巨大的浪費，有些是有形的，有些是無形的，有型的指：會議資料、場地費用、銷售的影響等等，無型的指：時間、機(jī)會等等，而這樣的成本浪費往往沒有引起企業(yè)足夠的注意和重視。(3)

3、與會者對會議不滿，會降低士氣，對團(tuán)隊工作沒有任何幫助。由于對會議沒有足夠的認(rèn)識，就使例會成為一種形式。比如：有一家餐飲公司，例會內(nèi)容只有一項：把店內(nèi)的問題講出來。會議的氣氛就開始緊張了。而且最要命的每次幾乎就是那幾個問題：員工士氣不好、衛(wèi)生不達(dá)標(biāo)、員工服務(wù)不好。這些問題都是管理層面的問題，不是一天兩天就可以解決的，然而就是次次說，次次沒有解決方法。這樣的會議由什么意義呢？對團(tuán)隊工作沒有任何幫助。天天開會，天天不會，長此以往，會議失去了應(yīng)有的價值。(4)形成巨大的公司內(nèi)耗。把大量的時間用在無效的會議上，停滯和阻礙工作的有效進(jìn)行。這主要體現(xiàn)在時間成本、溝通成本等等方面，這些屬于公司看不見的內(nèi)耗，而

4、這些內(nèi)耗嚴(yán)重停滯和阻礙工作的有效進(jìn)行。二、高質(zhì)量會議的好處(1)開會是一種群體決策的方式，可以避免結(jié)論的片面性。避免出現(xiàn)閉門造車、紙上談兵、一葉障目、亂作決定的現(xiàn)象出現(xiàn)。就像有些公司的主管，比較大男子注意，所有覺得就得我說了算，這樣就不好了，偏激的決定既影響內(nèi)部的和諧，影響決策的執(zhí)行情況、員工士氣等。應(yīng)該讓大家都有發(fā)言權(quán)，群策群力，這樣朝著一種良性的狀態(tài)發(fā)展。(2)會議讓大家面對面地溝通和交流，可以彌合工作中的一些裂痕。溝通可以解決一切問題。當(dāng)然溝通也是有講究的，高效溝通會起到事半功倍效果，如果有機(jī)會我們在交流一下關(guān)于溝通質(zhì)量的話題。開會就是公司內(nèi)部溝通最有效的方法之一，可以批發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的思想，短

5、時間發(fā)現(xiàn)、分析、制定、解決公司問題。(3)會議比簡單地發(fā)一個文件更有效，因為會議是通過互動把某些觀點提升、提煉、進(jìn)行有效加工的過程。比如：有些公司老總很重視開晨會，然而把文件下發(fā)下去之后發(fā)現(xiàn)執(zhí)行不了，。有些人覺得早會無所謂，開不開都行；有些人在開，卻流于形式；有些人開了，落實不了；有些人開幾天可以，卻堅持不了等等的問題。如果通過討論讓大家意識到早會有多重要，在配合合理的績效，這比簡單的下發(fā)一個開晨會的文件要有效的多。如果“意識”沒有改變，“行為”就不會有好的結(jié)果。(4)會議能夠讓與會者參與決策，更容易執(zhí)行會議所定的目標(biāo)和任務(wù)。要知道會議的內(nèi)容是需要員工去執(zhí)行的，如果員工對所執(zhí)行的內(nèi)容有看法、不

6、想執(zhí)行，其會議決策落實打折扣了。比如：目標(biāo)、制度、方案等執(zhí)行層面的內(nèi)容就會出現(xiàn)執(zhí)行難的問題。(5)會議也是一種有效的培訓(xùn)，是進(jìn)行信息交流和培訓(xùn)的很好方式。有句話說：最好的培訓(xùn)是分享。因為在會議中通過交流會有很多的經(jīng)驗和思想撞擊出來，有心人會發(fā)現(xiàn)，這樣的交流可以學(xué)到的很多知識。三、如何組織一場高質(zhì)量的會議前段時間有個向日葵說，為什么一件簡簡單單的會議組織我都做不好呢？呵呵，看似簡單，其實并不簡單，它也是一項龐大的系統(tǒng)工程啊。怎樣才能組織好一場會議呢？從四個方面來交流：a、確定會議的性質(zhì)b會前準(zhǔn)備c會中注意d會后注意先說第一個方面：確定會議的性質(zhì)首先你要對會議的性質(zhì)有所了解。一般按照參會人員來分：

7、1、外部會議公司外部會議，可以分成產(chǎn)品發(fā)布會、研討會、座談會、招商會等。2、內(nèi)部會議內(nèi)部會議包括定期的工作周例會、月例會、年終的總結(jié)會、表彰會，以及計劃會等等。每次開會前總是手忙腳亂，好像有一堆事情需要確定，但卻總是等到最后一分鐘才定下來，還經(jīng)常漏掉一些事項。我們將會議分成會議前、會議中、會議后三大塊。第二個方面：會前準(zhǔn)備會前的準(zhǔn)備工作根據(jù)角色的不同包括二個方面：1、組織者準(zhǔn)備的內(nèi)容時間，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進(jìn)行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。地點，是指會議在什么地點進(jìn)行，要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進(jìn)行。人物，以公司內(nèi)部會議為例，會議有

8、哪些部門來參加，會議有哪些人物來參加？主持人？會議記錄？會議內(nèi)容整理？會議決策下發(fā)？拍照？攝像？等等相關(guān)崗位人員的確定。會議的主題 會議需要做什么決定？決定前找誰商議？誰會贊成或否定這一決定？這次會議希望有什么效果？會議組織者對這次會議的期望值實現(xiàn)了多少？會議議程是什么？會后如何跟進(jìn)？與會人員是否明白會議議題、任務(wù)？是否拿到了會議議程？是否有備而來？是否明白會議結(jié)果向誰傳達(dá)、怎樣傳達(dá)、如何貫徹？物品準(zhǔn)備：就是根據(jù)這次會議的類型、目的，需要哪些物品。一般來講：紙、筆、筆記本、投影儀、照相機(jī)、dv、咖啡、小點心、條幅、會議議程、會議紀(jì)律、座次排列等。2、參會者準(zhǔn)備的內(nèi)容根據(jù)收到的會議通知精神，從主

9、題出發(fā)，準(zhǔn)備相關(guān)的工作資料。 “凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，會議組織者恰恰是制造員工行為效果的決定因素。第三個方面：會中注意在會議進(jìn)行過程中，大家總是沒有重點，東拉西扯，該解決的問題沒有解決，無關(guān)緊要的話反倒扯了一堆，最后搞得大家筋疲力盡，不了了之。 這就需要一個會議主持人作為議程管理的核心了。一個有經(jīng)驗的會議主持人應(yīng)該起到以下作用：介紹參會人員控制會議進(jìn)程避免跑題或議而不決控制會議時間當(dāng)然會議之前的溝通也很重要，讓大家對議題充分熟悉和準(zhǔn)備，有的放矢，不做空談，能夠就重要事項達(dá)成共識，這就是一個高效會議的訣竅。第四個方面：會后準(zhǔn)備在會議完畢之后，我們應(yīng)該注意以下細(xì)節(jié)，主要包括：會談要形成文字結(jié)果，

10、哪怕沒有文字結(jié)果，也要形成階段性的決議，落實到紙面上，還應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)相關(guān)事物的跟進(jìn)；如果必要，合影留念。四、如何衡量會議是高質(zhì)量的(1)目標(biāo)能實現(xiàn)。富有成效的會議的目標(biāo)應(yīng)該能夠?qū)崿F(xiàn)，這是一個非常重要的衡量標(biāo)準(zhǔn)。上次會議當(dāng)時提出的各類問題是否解決？解決了多少？解決得程度？需要那些幫助？(2)目標(biāo)在最短的時間內(nèi)被實現(xiàn)。不能開一個馬拉松式的會議，今天開完明天接著開，雖然最后也把目標(biāo)實現(xiàn)了，但這并不是富有成效的。(3)所有的參會者都感到滿意。這種滿意并不是說對會議的內(nèi)容，而是對會議進(jìn)行的方式。要在輕松的狀態(tài)下進(jìn)行會議，大家也都感到滿意，那么目的就達(dá)到了。也就是說會議的氣氛要和諧、熱烈、互動。五、開會

11、注意事項細(xì)心準(zhǔn)備、按時開會。按時開會可以取得主動權(quán)，以良好的精神狀態(tài)來組織的會議才可談效率、質(zhì)量。注意狀態(tài)很重要。主題明確、有議必決。一次會議多個議題，效果不會很好，而布置任務(wù)一類的會議，可把內(nèi)容綜合到一個會上講，要求分別貫徹落實，減少開會，減少決議文件，文山會海之中，效率何來？會上可以決定的事，不要拖到會后還無決議，一議再議，議而不決，只是徒勞無功，浪費時間。言簡意賅、清晰表達(dá)。匯報、建議、交流等必須簡明扼要，言之有物，廢話、空話、套話更要嚴(yán)格禁止，切忌不斷重復(fù)。參會人明確、形式多樣。會議要求什么樣的人參加，該來的一個不能少，無關(guān)人員一個不要。如果范圍比較大的會議，還可以采用電視電話會議形式，充分利用現(xiàn)代信息手段，這樣可以節(jié)省時間、節(jié)約會議費用開支。五、參會者會議禮儀1、 著裝整潔，最好穿正裝。2、 女士應(yīng)化淡妝。3、主動把手機(jī)調(diào)成震動或者關(guān)機(jī)。手機(jī)盡量不要放在會議桌上。如遇到緊急事務(wù)必須接電話，要長話短說，盡量在半分鐘內(nèi)完成，等會議結(jié)束后再處理。4、隨身攜帶筆記本，記錄重要的信息。5、主講人的課件或者電腦未經(jīng)本人同意不要擅自打開。6、會議期間不要隨意走動或者交頭接耳。7、會議期間如有特殊情況必須離開，先和坐在旁邊的人講：對不起，打擾了?；蛘吆皖I(lǐng)導(dǎo)示意有事要出去。征得領(lǐng)導(dǎo)同意