招投標(biāo)文件編制原則與策略分析

1、投標(biāo)文件編制原則與策略如何在競爭激烈的招標(biāo)項目中取勝已成為國企業(yè)十分關(guān)心的課題，本文結(jié)合國際招投 標(biāo)活動的一些重要原則和觀念以及國際貿(mào)易慣例和我國投標(biāo)人的經(jīng)驗教訓(xùn)，詳細(xì)給出了編 制有競爭力的投標(biāo)文件的基本依據(jù)和必要條件，在此基礎(chǔ)上，詳細(xì)剖析了投標(biāo)文件中的相 關(guān)容。本文對于編制有競爭力的投標(biāo)文件具有普遍的指導(dǎo)意義。投標(biāo)人在開標(biāo)前會做大量的準(zhǔn)備工作，但最終投標(biāo)人對招標(biāo)文件的響應(yīng)是通過其投標(biāo) 文件來反映的，招標(biāo)人選擇誰或不選擇誰都是要根據(jù)投標(biāo)文件的具體容來做出決定的，廢 標(biāo)和中標(biāo)與否都要在投標(biāo)文件中找出相應(yīng)的依據(jù)。所以，投標(biāo)人應(yīng)對投標(biāo)文件給予足夠的 重視，力求遞交的是一份 容上完整、實質(zhì)上響應(yīng) 、價

2、格上有競爭力 、制作上精美的投標(biāo)文 件。招標(biāo)方式進(jìn)行采購的項目一般都在各行業(yè)和機(jī)構(gòu)的“招標(biāo)文件本”基礎(chǔ)上編制招標(biāo)文 件。目前流行的本大多以世界銀行發(fā)布的“招標(biāo)文件本”為基礎(chǔ)，并根據(jù)各國的法律要求 和項目的實際情況做出適當(dāng)調(diào)整。一、招投標(biāo)活動的一些重要原則和觀念在介紹制作投標(biāo)文件之前，有必要把目前世界各國普遍認(rèn)可的招投標(biāo)活動的一些重要 原則和觀念總結(jié)介紹如下：1. 招投標(biāo)活動是基于規(guī)文本形式的經(jīng)濟(jì)活動：(1) 招標(biāo)人的購買意圖體現(xiàn)在書面的招標(biāo)文件中， 而投標(biāo)人的投標(biāo)容通過書面的投標(biāo)文 件反映；(2) 在投標(biāo)截止日期前，招標(biāo)人澄清投標(biāo)人提出的問題或招標(biāo)人主動對招標(biāo)文件進(jìn)行 修改，都應(yīng)通過書面方式進(jìn)

3、行， 并在投標(biāo)截止日期前書面通知所有購買招標(biāo)文件的投標(biāo)人， 成為招標(biāo)文件的一部分，而投標(biāo)人應(yīng)書面回函確認(rèn)；遞交后的投標(biāo)文件如有修改，也應(yīng)在 投標(biāo)截止日期前書面進(jìn)行；(3) 評標(biāo)中的澄清不論雙方見面與否均應(yīng)在規(guī)定的時間通過書面形式提出并回答， 澄清 文件需由投標(biāo)人代表簽字，否則無效；(4) 投標(biāo)文件要用招標(biāo)文件規(guī)定的文字完成并打印，一般不能手寫；(5) 投標(biāo)文件每頁都要由投標(biāo)人代表用姓或首字母小簽， 修改的地方也要小簽證明。 如 簽字人不是投標(biāo)人的法定代表人，應(yīng)出具法定代表人的授權(quán)書；(6) 在唱標(biāo)時沒有根據(jù)書面投標(biāo)文件讀出的降價聲明、 選擇報價或備選投標(biāo)方案在評標(biāo)時將不予考慮；(7) 決定投標(biāo)

4、的響應(yīng)性只根據(jù)投標(biāo)文件本身的容， 而不尋求外部的證據(jù)。 要求的補(bǔ)充證 明文件不能造成對投標(biāo)容和價格的實質(zhì)性修改。2. 招投標(biāo)活動的時效性原則：招投標(biāo)活動的時效性貫串在整個招投標(biāo)過程，可以按時間劃分為：(1) 前期：包括 (a) 出售招標(biāo)文件的時間有規(guī)定； (b) 投標(biāo)人對招標(biāo)文件提出澄清的時間 有限制； (c) 投標(biāo)人準(zhǔn)備投標(biāo)文件的時間和截標(biāo)、開標(biāo)時間有規(guī)定；(2) 中期：包括 (a) 投標(biāo)有效期有規(guī)定； (b) 投標(biāo)保證金有效期有規(guī)定； (c) 投標(biāo)人對澄 清的答復(fù)有時間限制；(3) 后期：包括 (a) 中標(biāo)后遞交履約保證金的時間有限制； (b) 簽訂合同的時間有限制。3. 招投標(biāo)活動中評標(biāo)

5、公正性、公平性及公開性原則： 評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法事先由招標(biāo)人制定并寫入招標(biāo)文件，不能在開標(biāo)后根據(jù)投標(biāo)文件的情 況更改和增減評標(biāo)原則，及對不同投標(biāo)人采取不同的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。合同將授予實質(zhì)性響應(yīng)招 標(biāo)文件要求且評標(biāo)價最低的投標(biāo)人，而并不一定是開標(biāo)價最低的投標(biāo)人。評標(biāo)期間招標(biāo)人可要求投標(biāo)人對其投標(biāo)文件進(jìn)行澄清，但不能尋求、提供或允許投標(biāo) 人對投標(biāo)價格等實質(zhì)性容做任何更改。對于投標(biāo)文件中不構(gòu)成實質(zhì)性偏差的不正規(guī)、不一 致或不規(guī)則，招標(biāo)人可以接受，但這種接受不能損害或影響投標(biāo)人的相對排序。實質(zhì)性響 應(yīng)的投標(biāo)應(yīng)是與招標(biāo)文件的全部條款、條件和規(guī)格相符，沒有重大偏離的投標(biāo)。對于關(guān)鍵 條款的偏離、保留或反對，例如關(guān)于投

6、標(biāo)保證金、使用法律、稅收等容的偏離應(yīng)被認(rèn)為是 重大偏離。投標(biāo)人不得通過修正或撤消使其投標(biāo)成為實質(zhì)性響應(yīng)的投標(biāo)。實質(zhì)性響應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)并沒有嚴(yán)格統(tǒng)一的界定，業(yè)界的看法不盡相同。但影響到投標(biāo)人排序 或會導(dǎo)致廢標(biāo)的因素都可認(rèn)為是實質(zhì)性的不響應(yīng)。二、編制完整的投標(biāo)文件投標(biāo)文件的編制質(zhì)量，會直接影響到能否中標(biāo)，在投標(biāo)文件中不僅反映出有關(guān)投標(biāo)人 實力，而且還能反映出投標(biāo)人投標(biāo)策略和投標(biāo)技巧。所以，對投標(biāo)人而言，要想編制出有 競爭力的投標(biāo)文件，就需首先做好下列工作：1. 詳細(xì)分析招標(biāo)文件招標(biāo)文件是投標(biāo)的重要依據(jù)，因此，投標(biāo)人應(yīng)該在熟悉本文上述有關(guān)重要原則與觀念 的基礎(chǔ)上， 對招標(biāo)文件進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的分析研究， “吃透

7、”招標(biāo)文件即投標(biāo)人要全面消 化招標(biāo)文件容，不放過任何細(xì)節(jié)。本文針對機(jī)電工程國際投標(biāo)的特點，將招標(biāo)文件的主要容概括總結(jié)如下：(1) 基礎(chǔ)信息，包括項目名稱、子項目名稱(如有的話) 、招標(biāo)編號、招標(biāo)標(biāo)的物名稱、 業(yè)主名稱、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)和買方(用戶)名稱；(2) 開標(biāo)時間和開標(biāo)地點；(3) 聯(lián)系人和聯(lián)系方法；(4) 投標(biāo)語言；(5) 投標(biāo)報價方式、有無額外相關(guān)費用、投標(biāo)貨幣要求；(6) 資格和業(yè)績要求；(7) 投標(biāo)保函的要求；(8) 投標(biāo)有效期；(9) 正、副本的份數(shù)；(10) 評標(biāo)中考慮的因素和具體量化方法；(11) 交貨日期；(12) 付款方式；(13) 需要多長期限的備品備件和報價要求；(14

8、) 要求包括的附件、零備件、專用工具；(15) 技術(shù)服務(wù)的要求；(16) 培訓(xùn)的要求；(17) 對分項報價的要求；(18) 選購件的要求和評審方法；(19) 評標(biāo)價的計算方法；(20) 技術(shù)規(guī)格(或規(guī))。2. 完整的投標(biāo)文件容在完成上述招標(biāo)文件分析工作后，就應(yīng)著手?jǐn)M定投標(biāo)文件，一份完整的投標(biāo)文件應(yīng)包 括下述部分(列出的是幾乎所有可能的項目，根據(jù)具體情況會有所增刪) ：(1) 投標(biāo)書；(2) 營業(yè)執(zhí)照 / 注冊證明；(3) 投標(biāo)一覽表；(4) 投標(biāo)分項報價表；(5) 貨物說明一覽表(技術(shù)規(guī)格應(yīng)答 / 供貨圍/ 設(shè)備描述)；(6) 技術(shù)規(guī)格偏離表；(7) 商務(wù)條款偏離表；(8) 投標(biāo)保證金；(9)

9、 法人代表授權(quán)書；(10) 資格聲明；(11) 銀行資信證明；(12) 制造商資格聲明；(13) 貿(mào)易公司資格聲明(如必要) ；(14) 制造商出具的授權(quán)函(如代理商投標(biāo)) ；(15) 證書；(16) 售后服務(wù)說明；(17) 備品備件清單；(18) 隨機(jī)備件、易損件、專用工具清單；(19) 選購件清單；(20) 培訓(xùn)計劃；(21) 制造/ 銷售記錄；(22) 各種要求的注冊證、許可證、認(rèn)證；(23) 產(chǎn)品樣本資料。三、投標(biāo)文件分項編寫原則與策略 一份有競爭力的投標(biāo)文件不僅要求容完整，而且要求在編制投標(biāo)文件的每一項容上講 究策略。1.封面：封面上需要填寫有項目名稱 / 投標(biāo)產(chǎn)品名稱和本項目的招標(biāo)

10、編號以及日期。 如 果本次招標(biāo)包括若干合同包，應(yīng)指明投標(biāo)的具體包號和產(chǎn)品名稱。另外注意要在簽字本和 復(fù)印本上標(biāo)明正本和副本字樣。2. 投標(biāo)文件清單，即投標(biāo)文件目錄。3. 投標(biāo)書：投標(biāo)書要填寫的容有招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的名稱(如有的話) 、項目/ 產(chǎn)品名稱、 招標(biāo)編號、副本份數(shù)、投標(biāo)保函金額、投標(biāo)價格、補(bǔ)遺書份數(shù)、投標(biāo)有效期天數(shù)和聯(lián)系人 地址以及聯(lián)系方法。投標(biāo)價格應(yīng)表述全面，包括報價方式和大小寫金額，根據(jù)國際慣例， 投標(biāo)有效期一般為 60-120 天，但應(yīng)注意檢查招標(biāo)文件的具體要求， 投標(biāo)人承諾的投標(biāo)有效 期比規(guī)定期限短一定會導(dǎo)致廢標(biāo)。4. 投標(biāo)一覽表：根據(jù)招標(biāo)文件要求，投標(biāo)一覽表除在投標(biāo)文件中提供外，

11、還應(yīng)單獨密 封一份供招標(biāo)人唱標(biāo)時使用。 填寫容包括：招標(biāo)編號、序號和包號 /品目號（只有一種投標(biāo) 產(chǎn)品時可不填）、設(shè)備名稱、型號和規(guī)格、數(shù)量、制造商名稱和國籍、 投標(biāo)貨幣、投標(biāo)總價、 投標(biāo)保證金（有 / 無）、交貨期（應(yīng)嚴(yán)格按照招標(biāo)文件的提法表述，如“合同簽字后三個月” 或“合同生效后三個月” ，一般不要只簡單填寫“三個月” ，根據(jù)國際貿(mào)易慣例，合同簽約 和生效不是一個時間。另外“收到 L/C”是指在合同簽字并生效后一段時間，不能等同） 。5. 投標(biāo)分項報價表：本表的目的是了解投標(biāo)總價的構(gòu)成并比較各個投標(biāo)人相同項目報 價的高低，一般招標(biāo)文件的腳注會注明“如果不提供詳細(xì)分項報價將視為沒有實質(zhì)性響

12、應(yīng) 招標(biāo)文件，會導(dǎo)致廢標(biāo)” 。主機(jī)和標(biāo)準(zhǔn)附件一項要填寫型號和規(guī)格、數(shù)量、原產(chǎn)地（即具體生產(chǎn)廠的國別）和制 造商名稱、EXW或 FOB/FCA單價、CIF/CIP 單價（選擇一種，“CIF/CIP ”并列會引起誤解）、 CIF/CIP 總價、至最終目的地的運(yùn)保費。如果不提供備品備件和專用工具應(yīng)注明。如果提供備件和工具，可按要求注明廠家和 價格，在“規(guī)格和型號”一欄注明“清單見附件” ，用附件詳細(xì)說明容。6. 貨物說明一覽表和技術(shù)規(guī)格偏離表：貨物說明一覽表只是對貨物的簡單描述，招標(biāo) 文件腳注中一般要求詳細(xì)技術(shù)性能另頁描述，所以本部分和后面的技術(shù)規(guī)格偏離表應(yīng)構(gòu)成 產(chǎn)品的全部技術(shù)部分。技術(shù)規(guī)格偏離表的

13、本意是列出和招標(biāo)文件的要求不符合的條款，但 建議利用此表對全部技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行說明。 嚴(yán)謹(jǐn)完整的投標(biāo)文件技術(shù)部分應(yīng)包括 ：（1）技術(shù)規(guī)格應(yīng)答， 即對照招標(biāo)文件的技術(shù)規(guī)格要求逐項說明響應(yīng)性， 包括有關(guān)服務(wù)要 求的響應(yīng)性（如愿意放在商務(wù)部分也可，但不能遺漏） ；（2）供貨圍 ，指貨物的組成部件和價格構(gòu)成 （單獨用附件形式說明也可， 或者根據(jù)需要 不指出價格）；（3）貨物描述， 即用投標(biāo)人自己的方式、 習(xí)慣和格式對產(chǎn)品進(jìn)行詳細(xì)介紹， 突出特點和 優(yōu)勢；（4）產(chǎn)品印刷樣本資料。技術(shù)規(guī)格應(yīng)答注意事項： 第一部分是招標(biāo)文件的條目號和要求的規(guī)格，第二部分是投 標(biāo)產(chǎn)品的技術(shù)規(guī)格，第三部分是有關(guān)說明。第二部分容要根

14、據(jù)要求的性能使用詳細(xì)的數(shù)字 和文字描述，一般不要簡單回答“符合 / 滿足”。第三部分中如果響應(yīng)要求，可填寫“滿足、 符合、響應(yīng)”，如高于要求，應(yīng)填寫“超過、優(yōu)于招標(biāo)規(guī)格要求” ，并在備注中強(qiáng)調(diào)這種性 能的優(yōu)越之處或?qū)ζ钭龀龊侠淼慕忉?。說明欄應(yīng)充分利用，對于和標(biāo)準(zhǔn)配置或和樣本資 料不一致的地方做出說明，以便投標(biāo)人理解，并以免被認(rèn)為是前后不一致，有虛假應(yīng)標(biāo)嫌 疑。7. 商務(wù)條款偏離表：廣義上招標(biāo)文件中除技術(shù)部分外都屬于商務(wù)條款。因為招標(biāo)文件 第一部分的容一般是標(biāo)準(zhǔn)的商務(wù)文件格式，所以重點是審查列在“投標(biāo)資料表”和“合同 條款資料表”中的變化，其中“投標(biāo)資料表”中重要的項目有：報價方式和相關(guān)費用的

15、要 求；業(yè)績要求；貨物驗收后需要備件的年限；評標(biāo)考慮因素的全部容（交貨時間、付款要 求、備件價格、售后服務(wù)等） ；“合同條款資料表”中關(guān)注的條款有履約保證金要求、目的 地、伴隨服務(wù)、 備件、保證期、維修響應(yīng)時間和付款條件 （有些因素會在技術(shù)要求中說明） 和上述條款有差異的地方應(yīng)在商務(wù)偏離表中指出，如交貨期和付款時間等。投標(biāo)人的優(yōu)勢 在這里也要強(qiáng)調(diào)，如維修點和保稅庫等。根據(jù)招標(biāo)文件的不同要求，商務(wù)條款的偏離可能 會直接造成廢標(biāo)，也可能導(dǎo)致評標(biāo)價格的調(diào)整，所以最好是沒有偏差，應(yīng)盡量滿足招標(biāo)文 件的所有要求。8. 投標(biāo)保證金：附上正本。如正本投標(biāo)保函通過銀行轉(zhuǎn)遞，此處要附上底單備查。9. 法人代表授

16、權(quán)書：如是投標(biāo)人法人代表親自簽字，則不需要授權(quán)書。10. 資格聲明、 制造商資格聲明、 貿(mào)易公司的資格聲明、 營業(yè)執(zhí)照、制造商出具的授權(quán) 函、證書、銀行資信證明（正本，有的項目規(guī)定可以是近三個月的復(fù)印件） ：以上文件用于 對投標(biāo)人的投標(biāo)資格、生產(chǎn)能力、財務(wù)能力進(jìn)行審查。制造商資格聲明中要求填寫的一些 項目，如外購件情況、制造商生產(chǎn)經(jīng)驗和易損件供應(yīng)商的名稱要注明。表中要求的銷售業(yè) 績可在此處列出，也可用附件單獨列表。其他表格中的容根據(jù)項目具體情況改寫。11. 售后服務(wù)說明：根據(jù)招標(biāo)文件要求和本公司慣例制作。12. 各種注冊證、許可證和認(rèn)證。13. 備品備件清單： 招標(biāo)文件一般都要求質(zhì)量保證期后一定期限的備品備件， 根據(jù)要求 填寫容和價格。14. 專用工具清單：根據(jù)要求決定是否提供以及提供的容和價格。15. 選配件清單：主要指投標(biāo)人認(rèn)為要配備的及希望招標(biāo)人購買的但在招標(biāo)文件要求之 外的部件，其價格不計入評標(biāo)價中，招標(biāo)人一般會在評標(biāo)報告中說明選擇哪些配件將加在 合同價。16. 培訓(xùn)計劃：根據(jù)招標(biāo)文件要求應(yīng)答。17. 國際、國銷售記錄：同類產(chǎn)品在國際、 國的銷售情況，以證明產(chǎn)品的暢