廣告策劃】會所開業(yè)慶典策劃

1、PART1 活動概況活動概況 活動預(yù)期效果活動預(yù)期效果 傳達*國際俱樂部二期、三期開業(yè)信息，在* 高端消費客 戶中建立知名度和美譽度； 通過社會公關(guān)與氛圍渲染，樹立*國際俱樂部二期、三期積 極良好的社會形象； 以開業(yè)期間的一系列優(yōu)惠酬賓帶動消費，迅速形成消費忠誠度， 以實現(xiàn)良性循環(huán) 。 活動要素活動要素 活動主題：活動主題： * * * * * *國際俱樂部二期、三期盛大開業(yè)慶典國際俱樂部二期、三期盛大開業(yè)慶典 活動時間：活動時間：2010年11月*日9 9：00130013：0000 其中慶典時間為9: 3010:209: 3010:20 活動地點：活動地點：*國際俱樂部二期、三期外圍廣場、

2、宴會廳 戶外廣告戶外廣告：通過迎賓牌、空飄、橫幅、花籃等現(xiàn)場布置 邀約：邀約：電話或邀請函邀約相關(guān)領(lǐng)導、重要客戶代表 、業(yè)界人士等 手機短信：手機短信：向*市的潛在高端客戶（我公司有2萬高端客戶資料）發(fā) 送短信，釋放開業(yè)與優(yōu)惠酬賓信息 氛圍吸引：氛圍吸引：通過現(xiàn)場活動的熱烈氛圍，吸引感性人群。 信息釋放信息釋放 宣傳媒體：宣傳媒體：*日報社、*電視臺、飛天緣廣告公司、一成廣告 二、通過手機短信、現(xiàn)場氣氛吸引的消費人員二、通過手機短信、現(xiàn)場氣氛吸引的消費人員 人 一、政府領(lǐng)導及媒體嘉賓（建議）一、政府領(lǐng)導及媒體嘉賓（建議） 政府領(lǐng)導：*名 媒體記者：*名 行業(yè)代表：*名 其它社會關(guān)系人士：*名

3、*國際俱樂部重要客戶：*名 小計： 人 預(yù)邀嘉賓預(yù)邀嘉賓 禮儀小姐：20名 保安：6名 司儀：1名 表演人員：30名左右 舞獅隊：20人左右 *國際俱樂部二期、三期活動協(xié)調(diào)人員：3名 廣告公司工作人員：2名 此次活動預(yù)計參與人數(shù)為此次活動預(yù)計參與人數(shù)為 人左右。人左右。 工作人員工作人員 活動內(nèi)容一： 鑼鼓喧天 舞獅迎賓 活動內(nèi)容二： 領(lǐng)導致辭 共慶開業(yè)大吉 活動內(nèi)容三： 點睛采青 賀喜添吉祥 活動內(nèi)容五： 剪彩開業(yè) 香檳賀喜 活動內(nèi)容四： 隆重揭牌 精彩呈現(xiàn) 活動內(nèi)容六： 參觀座談 共進午餐 活動內(nèi)容七： 美麗韻律 精彩表演 活動簡述活動簡述 活動內(nèi)容八： 合影留念 珍藏瞬間 PART2 活

4、動詳述活動詳述 1、鼓聲陣陣，醒獅勁舞。 2、禮儀迎賓，嘉賓簽到入場，禮儀小姐佩戴胸花，并向嘉 賓贈送活動小禮品。 一開場便推向熱烈、大氣的氣氛之中。 活動內(nèi)容活動內(nèi)容1：鑼鼓喧天鑼鼓喧天 舞獅迎賓舞獅迎賓 1、俱樂部領(lǐng)導致歡迎辭 2、政府領(lǐng)導致賀詞 3、 行業(yè)代表致賀詞 活動內(nèi)容活動內(nèi)容2：領(lǐng)導致辭領(lǐng)導致辭 共慶開業(yè)大吉共慶開業(yè)大吉 致辭的順序如下：致辭的順序如下： 請兩位領(lǐng)導為醒獅點睛。 醒獅采青表演。 營造現(xiàn)場氣氛，更添吉祥之意。 活動內(nèi)容活動內(nèi)容3：點睛采青點睛采青 賀喜添吉祥賀喜添吉祥 開業(yè)在即，熱鬧紛呈，在喜慶而莊嚴的音樂中，司儀對俱 樂部作簡單介紹，對開業(yè)期間的優(yōu)惠活動作出介紹，

5、引導 嘉賓進行揭牌儀式。莊嚴而隆重。 活動內(nèi)容活動內(nèi)容4：隆重揭牌隆重揭牌 精彩呈現(xiàn)精彩呈現(xiàn) 彩旗繽紛，彩綢舞動，請8位領(lǐng)導上臺為俱樂部開業(yè)剪彩。 禮炮升放，將氣氛推向高潮。 現(xiàn)場開啟香檳，慶祝俱樂部開業(yè)。 *國際俱樂部二期、三期即刻起正式開業(yè)，邀請到場人 群入俱樂部參觀。 活動內(nèi)容活動內(nèi)容5：剪彩開業(yè)剪彩開業(yè) 繽紛獻禮繽紛獻禮 引導嘉賓參觀俱樂部。 與嘉賓共進午餐，共話未來。 活動內(nèi)容活動內(nèi)容6：參觀座談參觀座談 共進午餐共進午餐 現(xiàn)場奉上精美果盤，邀請嘉賓品嘗。 調(diào)酒師現(xiàn)場調(diào)制美味酒，技藝展示，有一種不可抗拒的吸引力 電聲小提琴的演奏，優(yōu)雅而浪漫，散發(fā)動人心弦的感染力。 舞蹈表演、嘉賓表演

6、帶動整場的氣氛。 活動內(nèi)容活動內(nèi)容7：美麗韻律美麗韻律 精彩表演精彩表演 活動全程攝影，抓取精彩瞬間，作為俱樂部成長的一個里程 碑。剪彩后領(lǐng)導嘉賓合影留念。 活動內(nèi)容活動內(nèi)容8：合影留念合影留念 珍藏瞬間珍藏瞬間 PART3 活動流程活動流程 活動流程（一）活動流程（一） 活動流程（二）活動流程（二） PART4 氛圍布置氛圍布置 現(xiàn)場布置效果圖（一）現(xiàn)場布置效果圖（一） 舞獅舞獅 俱樂部入口處俱樂部入口處 拱門拱門 金獅金獅 現(xiàn)場布置效果圖（二）現(xiàn)場布置效果圖（二） 鮮花拱門鮮花拱門 入門大廳入門大廳 現(xiàn)場布置效果圖（三）現(xiàn)場布置效果圖（三） 宴會廳宴會廳 星光大道星光大道 現(xiàn)場布置效果圖（

7、四）現(xiàn)場布置效果圖（四） 宴會廳門口剪彩區(qū)宴會廳門口剪彩區(qū) PART5 執(zhí)行進程執(zhí)行進程 活動準備進程表（一）活動準備進程表（一） 活動準備進程表（二）活動準備進程表（二） 活動中需貴方配合事宜活動中需貴方配合事宜 邀請政府領(lǐng)導與媒體記者及其它相關(guān)嘉賓，確定人數(shù)。 提供祝賀條幅、花籃的相關(guān)祝賀單位。 準備俱樂部相關(guān)宣傳資料及宴會廳現(xiàn)場的布置。 （或提供資料交由廣告公司設(shè)計制作項目展板） 準備午餐。準備嘉賓禮品。 調(diào)酒、水果拼盤等技藝表演的準備。 活動中相關(guān)經(jīng)費的支持。 現(xiàn)場布置、清理方面的相關(guān)配合。 慶典所需物料及報價（一）慶典所需物料及報價（一） 慶典所需物料及報價（二）慶典所需物料及報價（

8、二） 演員演出費用演員演出費用 v本計劃為整體策略執(zhí)行的初案，望可與貴方進行緊密溝通，將此案達致完善。本計劃為整體策略執(zhí)行的初案，望可與貴方進行緊密溝通，將此案達致完善。 THANKSTHANKS！ * * *慶典禮儀有限公司期待與您攜手演繹經(jīng)典財智故慶典禮儀有限公司期待與您攜手演繹經(jīng)典財智故 事事 公關(guān)活動策劃與執(zhí)行培訓公關(guān)活動策劃與執(zhí)行培訓 內(nèi)部培訓資料內(nèi)部培訓資料 選擇要求選擇要求 場地情況場地情況 目的和程序目的和程序 預(yù)算預(yù)算 構(gòu)思構(gòu)思 團隊組成團隊組成 項目推進表項目推進表 工作說明書工作說明書 前期準備前期準備 活動場地活動場地 團隊組成和時間表團隊組成和時間表 車輛安排車輛安排

9、 核心內(nèi)容核心內(nèi)容 說在前面的話說在前面的話 來賓接待（記者）來賓接待（記者） 現(xiàn)場布置現(xiàn)場布置 后勤工作后勤工作 停車場停車場 接待用車接待用車 特殊嘉賓特殊嘉賓 媒體接待基礎(chǔ)文件媒體接待基礎(chǔ)文件 說在前面的話 公關(guān)策公關(guān)策 劃劃 321321 法則法則 1個目的 p 滿足客戶要求 3個前提： 2個關(guān)鍵點 o產(chǎn)品同質(zhì)化 傳播策劃 o媒體資源有限化 議題策劃 o傳播手段重復化 主題策劃 o符合定位 支持品牌/產(chǎn)品定 位 o結(jié)果導向 方案的可行性 符合客戶要求 前期準備目的 確定你的目標- 意味著了解如何選擇最近和最穩(wěn)妥的道路 判斷一： 采取何種方式 判斷四： 不做無法改變事實的努力 判斷二：

10、在活動中體現(xiàn)什么內(nèi)容 判斷三： 拋棄一切非目標必須的 華麗想法 前期準備確立目標的程序 定位準定位準 確確 與客戶共同陳述項目的目的 與客戶反復討論達成一致 盡快讓項目組成員參與討論 定義清定義清 楚楚 如何衡量項目效果? 怎樣使項目效果可量化評估? 公布項目的評估標準 確定資確定資 源源 列出所需資源 檢查已有資源 尋求可調(diào)用資源 前期準備預(yù)算 先確定預(yù)算，先確定預(yù)算， 再確定計劃是再確定計劃是 穩(wěn)妥的方法穩(wěn)妥的方法 確定必須成本 來賓交通及接待 場地施工和裝飾 工作人員費用 納入非必須成本 表演和娛樂 主持人等 其他 前期準備構(gòu)思 v摒棄頭腦中所有雜念，全心全意地想象活動的 全過程，這個想

11、象應(yīng)至少重復三次，并將你想 象的全過程詳細地說給你的團隊，以便獲得補 充： 每個環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)問題的地方 每個環(huán)節(jié)所需用到的物料 每個環(huán)節(jié)是否可以再優(yōu)化 每個環(huán)節(jié)是否給人驚喜 v在構(gòu)思完成后，再次檢查你的目的是否達到？ v在構(gòu)思完成后，再次檢查你的預(yù)算是否足夠？ 團隊構(gòu)成和時間表團隊 項目負責人項目負責人 參與部門參與部門 項目所必須的人員配備項目所必須的人員配備 供應(yīng)商列表和對應(yīng)聯(lián)系人：供應(yīng)商列表和對應(yīng)聯(lián)系人： 場地場地 搭建搭建 租車租車/ /禮儀禮儀 攝影攝像攝影攝像 其他其他 確定你的工作團隊確定你的工作團隊確定你的供應(yīng)商確定你的供應(yīng)商 團隊構(gòu)成和時間表項目推進表 v項目推進表（為可控因

12、素預(yù)留必要時間：比正常 時間多1/3 ） 項目執(zhí)行：為每個成員制定每日工作協(xié)調(diào)內(nèi)容 物料清單：列舉已有物料及需要準備的物料 人員分工：列出每個子項目負責人 v必須首先確定不可控因素：障礙來自哪里？障礙來自哪里？ 場地：如果不及時確定可能租不到合適的場地 重要來賓：他們的時間、行程是不確定的 其他不可控因素 v預(yù)定的檢查時間通報: 向所有成員報告每日工作的完成情況,分享你的完成快樂,也分享別 人的完成快樂 使其他成員知道應(yīng)該沿著你完成的項目去做什么? 應(yīng)付意外情況、贏得補救機會 項目推進表的分解正確 制定并運用子目標 所有子目標的完成將自然導致總目標的完成 與所有成員逐個討論總目標 明確每個成員

13、的工作及在總體任務(wù)中的位置 為每個成員限定目標要求及資源 使每個成員了解子目標,但同時知道總目標 每個個體都應(yīng)該擁有完成子目標所相應(yīng)的權(quán)利 運用子目標來限定責任和要求 可能出錯的就一定會出錯！可能出錯的就一定會出錯！ 團隊構(gòu)成和時間表工作說明書 v活動基本要素（時間、地點、參與人、主題、流程等） v活動物料匯總 v部門工作（接待）流程和要求 v活動現(xiàn)場具體分工（人員位置和要求） v文案準備 新聞稿 主持人臺本 領(lǐng)導講話稿 重要領(lǐng)導的現(xiàn)場文件夾內(nèi)容資料 v通訊錄 工作說明書的主要目的確定 活動基本要素/相互關(guān)系及檢查點 v明確活動基本要素利于活動掌控 參與人員的工作指導，提升工作效率 新增人員的

14、活動手冊，利于快速到位（補位） v相互關(guān)系的確認 部門之間的配合和各自負責人； 哪些事情可以同時進行； 完成項目的方式可能不止一種，通過相互關(guān)系的檢查 可以使你找到最好的方法； v檢查點可為我們提供補救的機會 定期的回顧和檢討：在每隔固定時間由所有成員在一 起檢查項目進展，并對意外情況作出補救。 場地選擇列出要求 v需要類型：考慮活動類別、主題、品味要求 v來賓人數(shù)：測算最小面積要求 v活動內(nèi)容：是否有特殊物品擺放，是否需特殊 設(shè)施？是否有頂高要求？是否有破壞可能？ v周邊環(huán)境：交通、噪音、光線、用餐及住宿 v氣候條件：防雨、防寒、防暑、日落時間 v費用限制：能夠用于場地租賃的最高限額 場地選

15、擇詢問 v是否有檔期？ v是否有足夠的布展時間？ v場地需要清空嗎？場地清空需要付費嗎？ v場地清掃需要特別安排嗎？ v場地可容納多少人？ v使用該場地是否需要辦理特別手續(xù)？ v是否有噪音及安全、清潔方面的要求？ v場地能夠提供什么設(shè)施？它們是否收費？ v現(xiàn)場視覺效果如何？是否有遮擋視線的裝飾？ v場地有多少衛(wèi)生間？條件怎樣？需要裝飾嗎？ v是否有供貴賓和工作人員休息的地方？ v場地自身工作人員的素質(zhì)如何？是否有類似活動的服 務(wù)經(jīng)驗？ v場地是否有存放雜物或資料的地方？ 車輛安排停車場 v停車場在哪里？從停車場到活動場地步行需要 多長時間？通過哪些線路？ v停車場的開放和關(guān)閉時間？ v停車場需

16、要什么憑證？ v是否可以專辟停車場？ v是否有VIP專用停車場？ v是否有“停車已滿”標志牌？ v停車場是否有保安管理？ v工作用車停在哪里？是否需付費？ 車輛安排活動班車 v來賓來自哪里？何時啟程？正常何時抵 達？ v以每半小時為單位，列出航班抵達時間 表，并據(jù)此確定每班班車的間隔時間、 發(fā)車輛數(shù) v班車品牌？新舊程度？ v司機素質(zhì)如何？會否迷路？聯(lián)系方式？ v班車途經(jīng)路線是否有擁堵可能？ v預(yù)留至少一輛機動車輛 車輛安排特殊來賓接待v特殊來賓有多少人（正確職務(wù)）？他們啟程和抵 達的精確時間表？是否有陪同人員？入住酒店？ 入住時間和離開時間？ v特殊來賓的級別是否有差別？他們是否要求乘坐 不

17、同檔次的車輛？ v特殊來賓的行程安排（活動當天），征求本人或 隨從的意見；活動前是否觀看場地并參加彩排？ v由誰接待？期間是否有其他安排？（會議？用 餐？） v特殊來賓的活動文件夾準備：簡易流程、講話稿、 行程提醒 來賓接待 v當來賓準備趕赴機場時，接待工作已經(jīng) 開始： 來賓是否拿到了正確的機票？ 來賓是否方便抵達機場？ 當來賓抵達機場時是否安排工作人員辦理手 續(xù)？ 來賓是否知道下飛機后應(yīng)該如何做？ v突發(fā)情況處理： 航班延誤 個別來賓遲到 來賓接待 v當來賓走下飛機后： 確保第一時間知道接站人位置 在班車等候時間不能超過30分鐘 在班車行程中為來賓播放輕松音樂 v突發(fā)情況處理： 班車損壞 部

18、分來賓延誤 班車迷路 來賓接待 v當來賓抵達接待區(qū)時： 確保第一時間看到接待人員和接待指示牌 預(yù)估每批來賓人數(shù)，保障足夠的接待人力 如果是入住酒店，最好提前拿到所有來賓入 住房間，以節(jié)省來賓登記時間，并在登記完 成后交酒店總臺 在接待區(qū)預(yù)備休息區(qū) 如果是直接進入會場，應(yīng)準備存衣處、行李 寄存處，并有專人管理，預(yù)備存衣牌 v突發(fā)情況處理： 因交通原因突然導致來賓人數(shù)劇增 來賓接待 v來賓登記時應(yīng)了解什么？ 活動的日程安排 活動所需佩戴證件及使用要求 活動場地平面圖及入口、出口、衛(wèi)生間位置 何時可以離開？離開機票領(lǐng)取的時間和方式 來程時的費用報銷時間、地點、方式 離開時是否有班車接送？ 用餐時間、

19、地點？用餐憑證？ 來賓接待 v當來賓進入酒店房間休息： 準備小型歡迎卡 確保來賓能夠迅速聯(lián)絡(luò)接待人員 是否需要提前清空房間內(nèi)的收費物品？ 房間內(nèi)是否需要準備鮮花及水果？ 房間內(nèi)應(yīng)準備當?shù)芈糜问謨约暗貓D 現(xiàn)場布置 v來賓行走線路現(xiàn)場勘察： 場地有多少入口？是否可以確保來賓從指定入口進 入？ 來賓人數(shù)有多少？是否能夠及時順暢地通過入口？ 入口是否需要鋪設(shè)紅地毯？ 在抵達會場途中是否要穿越其他場地？是否有明確 方向指示？ 來賓進入會場后是否能夠立即找到自己的位置？ 不同類別的來賓是否需要分別設(shè)定入口？ 是否有來賓需要特別休息室？ 現(xiàn)場布置 v搭建施工 保證施工期間的用電及保安 保證施工用料的擺放位置

20、 檢查施工單位用料擺放是否合理 搭建完成時間應(yīng)保障至少12小時的彩排時間 務(wù)必進行最大負荷電量測試 施工完畢后應(yīng)清理一切施工痕跡 確保用電線路安全隱秘 現(xiàn)場布置 v舞臺布置 保障上場及下場通道暢通 后臺有方便快捷且安全的物品存放處 來賓上下舞臺通道地板檢查，是否有松動可能 舞臺布置的設(shè)備不能遮擋現(xiàn)場攝影攝像視線 確保來賓無法進入后臺 現(xiàn)場布置 v來賓區(qū)域 貴賓席如何布置（座位安排圖）？是否需要 名簽或椅背簽？ 為外籍人士座位的側(cè)后方安排翻譯人員座位 來賓的通道是否暢通？ 是否要準備同傳？規(guī)格？現(xiàn)場翻譯？ 預(yù)留攝影攝像位置，是否需要架高？ 來賓取用飲料位置是否方便？ 當來賓退場時是否可能發(fā)生擁擠

21、？ 后勤安排 v安排專門工作人員負責用餐預(yù)訂及送達 v指定工作人員用車和司機 v文件打印 v資料裝袋、運輸和存放 v物品領(lǐng)取登記 v視頻、圖片資料 媒體接待基礎(chǔ)文件 v媒體接待基礎(chǔ)文件 邀請媒體名單 新聞夾內(nèi)容 航班時刻表（接、送車輛安排） 住房登記表 媒介分工（活動現(xiàn)場位置） 接待物料 專訪安排（名單、Q&A、陪同媒介、速錄） 其他事項 v活動付款明細表 供應(yīng)商、額度、日期、付款形式、尾款結(jié)算日期 v現(xiàn)場指揮文件-根據(jù)確定流程 AV、音響（上場音樂/出車音樂）、燈光配合 攝影攝像預(yù)定位置和要求 重要環(huán)節(jié)時的前后銜接、人員補位 現(xiàn)場提問時的媒介人員位置 主持人臺本 v活動（專訪）結(jié)束后 匯集活

22、動攝影攝像資料（速錄文字？） 挑選圖片或整理速錄文字，客戶確認后上傳網(wǎng)絡(luò) 統(tǒng)計媒體對視頻資料的數(shù)量 公關(guān)活動策劃與執(zhí)行培訓公關(guān)活動策劃與執(zhí)行培訓 內(nèi)部培訓資料內(nèi)部培訓資料 選擇要求選擇要求 場地情況場地情況 目的和程序目的和程序 預(yù)算預(yù)算 構(gòu)思構(gòu)思 團隊組成團隊組成 項目推進表項目推進表 工作說明書工作說明書 前期準備前期準備 活動場地活動場地 團隊組成和時間表團隊組成和時間表 車輛安排車輛安排 核心內(nèi)容核心內(nèi)容 說在前面的話說在前面的話 來賓接待（記者）來賓接待（記者） 現(xiàn)場布置現(xiàn)場布置 后勤工作后勤工作 停車場停車場 接待用車接待用車 特殊嘉賓特殊嘉賓 媒體接待基礎(chǔ)文件媒體接待基礎(chǔ)文件 說

23、在前面的話 公關(guān)策公關(guān)策 劃劃 321321 法則法則 1個目的 p 滿足客戶要求 3個前提： 2個關(guān)鍵點 o產(chǎn)品同質(zhì)化 傳播策劃 o媒體資源有限化 議題策劃 o傳播手段重復化 主題策劃 o符合定位 支持品牌/產(chǎn)品定 位 o結(jié)果導向 方案的可行性 符合客戶要求 前期準備目的 確定你的目標- 意味著了解如何選擇最近和最穩(wěn)妥的道路 判斷一： 采取何種方式 判斷四： 不做無法改變事實的努力 判斷二： 在活動中體現(xiàn)什么內(nèi)容 判斷三： 拋棄一切非目標必須的 華麗想法 前期準備確立目標的程序 定位準定位準 確確 與客戶共同陳述項目的目的 與客戶反復討論達成一致 盡快讓項目組成員參與討論 定義清定義清 楚楚

24、 如何衡量項目效果? 怎樣使項目效果可量化評估? 公布項目的評估標準 確定資確定資 源源 列出所需資源 檢查已有資源 尋求可調(diào)用資源 前期準備預(yù)算 先確定預(yù)算，先確定預(yù)算， 再確定計劃是再確定計劃是 穩(wěn)妥的方法穩(wěn)妥的方法 確定必須成本 來賓交通及接待 場地施工和裝飾 工作人員費用 納入非必須成本 表演和娛樂 主持人等 其他 前期準備構(gòu)思 v摒棄頭腦中所有雜念，全心全意地想象活動的 全過程，這個想象應(yīng)至少重復三次，并將你想 象的全過程詳細地說給你的團隊，以便獲得補 充： 每個環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)問題的地方 每個環(huán)節(jié)所需用到的物料 每個環(huán)節(jié)是否可以再優(yōu)化 每個環(huán)節(jié)是否給人驚喜 v在構(gòu)思完成后，再次檢查你的

25、目的是否達到？ v在構(gòu)思完成后，再次檢查你的預(yù)算是否足夠？ 團隊構(gòu)成和時間表團隊 項目負責人項目負責人 參與部門參與部門 項目所必須的人員配備項目所必須的人員配備 供應(yīng)商列表和對應(yīng)聯(lián)系人：供應(yīng)商列表和對應(yīng)聯(lián)系人： 場地場地 搭建搭建 租車租車/ /禮儀禮儀 攝影攝像攝影攝像 其他其他 確定你的工作團隊確定你的工作團隊確定你的供應(yīng)商確定你的供應(yīng)商 團隊構(gòu)成和時間表項目推進表 v項目推進表（為可控因素預(yù)留必要時間：比正常 時間多1/3 ） 項目執(zhí)行：為每個成員制定每日工作協(xié)調(diào)內(nèi)容 物料清單：列舉已有物料及需要準備的物料 人員分工：列出每個子項目負責人 v必須首先確定不可控因素：障礙來自哪里？障礙來

26、自哪里？ 場地：如果不及時確定可能租不到合適的場地 重要來賓：他們的時間、行程是不確定的 其他不可控因素 v預(yù)定的檢查時間通報: 向所有成員報告每日工作的完成情況,分享你的完成快樂,也分享別 人的完成快樂 使其他成員知道應(yīng)該沿著你完成的項目去做什么? 應(yīng)付意外情況、贏得補救機會 項目推進表的分解正確 制定并運用子目標 所有子目標的完成將自然導致總目標的完成 與所有成員逐個討論總目標 明確每個成員的工作及在總體任務(wù)中的位置 為每個成員限定目標要求及資源 使每個成員了解子目標,但同時知道總目標 每個個體都應(yīng)該擁有完成子目標所相應(yīng)的權(quán)利 運用子目標來限定責任和要求 可能出錯的就一定會出錯！可能出錯的

27、就一定會出錯！ 團隊構(gòu)成和時間表工作說明書 v活動基本要素（時間、地點、參與人、主題、流程等） v活動物料匯總 v部門工作（接待）流程和要求 v活動現(xiàn)場具體分工（人員位置和要求） v文案準備 新聞稿 主持人臺本 領(lǐng)導講話稿 重要領(lǐng)導的現(xiàn)場文件夾內(nèi)容資料 v通訊錄 工作說明書的主要目的確定 活動基本要素/相互關(guān)系及檢查點 v明確活動基本要素利于活動掌控 參與人員的工作指導，提升工作效率 新增人員的活動手冊，利于快速到位（補位） v相互關(guān)系的確認 部門之間的配合和各自負責人； 哪些事情可以同時進行； 完成項目的方式可能不止一種，通過相互關(guān)系的檢查 可以使你找到最好的方法； v檢查點可為我們提供補救

28、的機會 定期的回顧和檢討：在每隔固定時間由所有成員在一 起檢查項目進展，并對意外情況作出補救。 場地選擇列出要求 v需要類型：考慮活動類別、主題、品味要求 v來賓人數(shù)：測算最小面積要求 v活動內(nèi)容：是否有特殊物品擺放，是否需特殊 設(shè)施？是否有頂高要求？是否有破壞可能？ v周邊環(huán)境：交通、噪音、光線、用餐及住宿 v氣候條件：防雨、防寒、防暑、日落時間 v費用限制：能夠用于場地租賃的最高限額 場地選擇詢問 v是否有檔期？ v是否有足夠的布展時間？ v場地需要清空嗎？場地清空需要付費嗎？ v場地清掃需要特別安排嗎？ v場地可容納多少人？ v使用該場地是否需要辦理特別手續(xù)？ v是否有噪音及安全、清潔方

29、面的要求？ v場地能夠提供什么設(shè)施？它們是否收費？ v現(xiàn)場視覺效果如何？是否有遮擋視線的裝飾？ v場地有多少衛(wèi)生間？條件怎樣？需要裝飾嗎？ v是否有供貴賓和工作人員休息的地方？ v場地自身工作人員的素質(zhì)如何？是否有類似活動的服 務(wù)經(jīng)驗？ v場地是否有存放雜物或資料的地方？ 車輛安排停車場 v停車場在哪里？從停車場到活動場地步行需要 多長時間？通過哪些線路？ v停車場的開放和關(guān)閉時間？ v停車場需要什么憑證？ v是否可以專辟停車場？ v是否有VIP專用停車場？ v是否有“停車已滿”標志牌？ v停車場是否有保安管理？ v工作用車停在哪里？是否需付費？ 車輛安排活動班車 v來賓來自哪里？何時啟程？正

30、常何時抵 達？ v以每半小時為單位，列出航班抵達時間 表，并據(jù)此確定每班班車的間隔時間、 發(fā)車輛數(shù) v班車品牌？新舊程度？ v司機素質(zhì)如何？會否迷路？聯(lián)系方式？ v班車途經(jīng)路線是否有擁堵可能？ v預(yù)留至少一輛機動車輛 車輛安排特殊來賓接待v特殊來賓有多少人（正確職務(wù)）？他們啟程和抵 達的精確時間表？是否有陪同人員？入住酒店？ 入住時間和離開時間？ v特殊來賓的級別是否有差別？他們是否要求乘坐 不同檔次的車輛？ v特殊來賓的行程安排（活動當天），征求本人或 隨從的意見；活動前是否觀看場地并參加彩排？ v由誰接待？期間是否有其他安排？（會議？用 餐？） v特殊來賓的活動文件夾準備：簡易流程、講話稿

31、、 行程提醒 來賓接待 v當來賓準備趕赴機場時，接待工作已經(jīng) 開始： 來賓是否拿到了正確的機票？ 來賓是否方便抵達機場？ 當來賓抵達機場時是否安排工作人員辦理手 續(xù)？ 來賓是否知道下飛機后應(yīng)該如何做？ v突發(fā)情況處理： 航班延誤 個別來賓遲到 來賓接待 v當來賓走下飛機后： 確保第一時間知道接站人位置 在班車等候時間不能超過30分鐘 在班車行程中為來賓播放輕松音樂 v突發(fā)情況處理： 班車損壞 部分來賓延誤 班車迷路 來賓接待 v當來賓抵達接待區(qū)時： 確保第一時間看到接待人員和接待指示牌 預(yù)估每批來賓人數(shù)，保障足夠的接待人力 如果是入住酒店，最好提前拿到所有來賓入 住房間，以節(jié)省來賓登記時間，并在登記完 成后交酒店總臺 在接待區(qū)預(yù)備休息區(qū) 如果是直接進入會場，應(yīng)準備存衣處、行李 寄存處，并有專人管理，預(yù)備存衣牌 v突發(fā)情況處理： 因交通原因突然導致來賓人數(shù)劇增 來賓接待 v來賓登記時應(yīng)了解什么？ 活