公司公文管理辦法

1、公文管理辦法第一節(jié) 總 則第一條 為提高公司的公文質量和辦結效率，實現(xiàn)公文管理工作的規(guī)范化、制度化及標準化，綜合管理辦公室結合公司實際，特制定公文管理辦法（以下簡稱辦法）。第二條 本辦法適用于000有限公司（以下簡稱公司）及下屬各分子公司（以下簡稱各公司）。第三條 公文是指公司在經(jīng)營管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達貫徹公司精神與政策，發(fā)布規(guī)章制度，實行管理措施，請示、答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況及交流經(jīng)驗的重要工具。使用OA 等辦公軟件行文的，審批流程及辦文要求等均遵循本辦法規(guī)定。第四條 公文管理包括公文的擬發(fā)、收文、辦理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯(lián)

2、、銜接有序的工作。第五條 公文必須堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。第六條 各級辦公室（以下簡稱辦公室）是公司公文處理的管理機構。公司綜合管理辦公室負責指導各部門、各公司的公文管理工作。第七條 公文中公司對外、內的簡稱均按以下規(guī)范執(zhí)行。第八條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家的保密法規(guī)及公司的有關規(guī)定，確保國家秘密安全和公司利益不受損害。第二節(jié) 公文種類第九條 公司的公文種類主要有：命令（令）；提案；決定；指示；公告、通告；通知；通報；報告；請示；批復；函；會議紀要，簡報；意見等。一、命令（令）：適用于頒布重要規(guī)章、制度和管理辦法；采取重大強制性行政措施；任免、獎懲有關人員；撤銷各

3、部門及各公司不適當?shù)臎Q定。二、提案：又稱議案，是有提案權的組織或個人提交會議討論的方案、建議。適用于各級部門按照程序向同級辦公會、專項委員會、專題會或者各公司向上一級辦公會、專題會提請審議事項；適用于有提案權的人員按程序向同級董事會提請審議事項。三、決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排；任免有關人員；獎懲有關單位及人員；變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。四、指示：適用于對公司各部門、各公司布置工作，闡明經(jīng)營管理活動的指導原則和要求的下行文。五、公告：適用于向公司內外宣布重要事項。六、通告：適用于在公司所轄范圍內公布應當遵守或者周知的事項，通告主要用于有關單位開展業(yè)務工作需要。七、通知：

4、適用于轉發(fā)政府機關及公司股東大會、董事會的公文，批轉各部門、各公司的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求各部門、各公司辦理和有關單位需要周知或共同執(zhí)行的事項。八、通報：適用于公司內部表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或交流重要情況。九、報告：適用于向上級組織機構匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級組織機構的詢問。十、請示：適用于向上級組織機構就有關事項請求指示、批準。十一、批復：適用于答復下級單位或人員的請示事項。十二、函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題。十三、會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。十四、簡報：適用于上下級、平級之間互通情況、反映問題、交流經(jīng)驗、傳遞信息。

5、十五、意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。第十條 發(fā)文機關根據(jù)工作實際確定公文文種，不確定的可向辦公室咨詢。第三節(jié) 組成及格式第十一條 公文一般由版頭、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位及人員、正文、附注、附件、發(fā)文機關署名和日期、印章、抄送單位及人員等部分組成（參見附件一“公文模板”）。此處主要以紅頭文件為闡述對象，其他種類公文參照紅頭文件。一、版頭:由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，并用套紅大字居中，印在公文首頁上中部，字體為楷體55 號，行間距為60 磅；聯(lián)合行文，主辦單位應當排列在前，字體為楷體40 號，“文件”二字字體為50 號?？筛鶕?jù)單位名稱字

6、數(shù)適當調整字體寬度和字間距。二、秘密等級：公文須設秘密等級。秘密等級分為“機密”、“秘密”、“普通”，秘密等級標注在文件版頭右上方頂格位置。文件秘密等級，由發(fā)文單位根據(jù)文件內容確定。OA 行文，秘密等級須在系統(tǒng)送文單中標明。（一）機密：指所涉內容只能由收文者本人知曉的公文。（二）秘密：指所涉內容不能向無關人員透露的公文。（三）普通：指所涉內容可在公司內傳達的公文，但不可擅自對公司以外公布。三、緊急程度：對公文送達和辦理的時間要求。緊急文件應當分別標明“特急”、“加急”。特急公文，是指事關重大而又十分緊急，要求以最快的速度形成、運轉和辦理的公文。加急公文，是指涉及重要工作需要急速形成、運轉和辦理

7、的公文。常規(guī)公文，是指可以按正常速度形成、運轉和辦理的公文。但常規(guī)公文也要及時辦結。緊急程度標注在版頭右側秘密等級垂直下方位置。收文部門收到特急文件后，須立即轉呈收文人，不可延誤。非特急、加急文件，此處標示可省略，收文部門按正常要求時限傳遞。OA 行文，緊急程度須在系統(tǒng)送文單中標明。四、發(fā)文字號：包括單位代字、部門代字、年份、序號，標注于版頭下方居中或者左下方；聯(lián)合行文只需標明主辦單位發(fā)文字號。發(fā)文字號排序原則上所屬單位簡稱位于年份前，部門代字、文種依次位于年份后。部門代字原則上以第一個字作為簡稱，會議紀要以“會”字作為簡稱。五、簽發(fā)人：公司（或部門）下發(fā)帶有版頭的正式公文應當在發(fā)文字號右側標

8、注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面標注簽發(fā)人姓名。六、公文標題：由發(fā)文機關名稱、公文主題和文種組成；應當準確簡要地概括公文的主要內容；標題中除制度、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號；一律用“二號”、“黑體”、“加粗”，間距為“自動、固定值36 磅”。構成標題的三個方面，視情形可省去發(fā)文機關名稱。公告或某些內容十分簡單的公文，視情形可省去事由。七、主送單位：主要受理公文的機關。主送單位名稱應當用全稱或者規(guī)范化簡稱，位于正文上方，頂格排??；一律用“四號”、“仿宋_GB2312”、“加粗”，間距為“0 行、固定值25 磅”。特別注意請示或報告類文件，須寫明“主送單位及人員”，如關于繳納稅款的請示，直接

9、寫“財務管理部”，嚴禁出現(xiàn)“公司領導”字樣。八、正文：即公文的主體。用來表述公文的內容，位于標題或者主送機關下方；應簡明扼要，敘述明了；一律用“四號”、“仿宋_GB2312”間距為“0 行、固定值25 磅（可根據(jù)頁面結構、空間適當調整）”。正文中其他規(guī)定為：（一）時間形式按照“二一年五月一日”的形式，“零”寫為“”。（二）引用公文應先引標題，后注明文件字號；或引用文件字號，省略標題亦可。（三）結構層次序數(shù):第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”，依次類推。（四）使用計量單位的應當使用國家法定計量單位。（五）文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱；使用國際組

10、織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。（六）公文中的數(shù)字，除印發(fā)日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。（七）關于人員的任命、免職文件按以下規(guī)定，“任命”和“免去”為黑體四號、頂格書寫；任命和免去的內容另起一行空兩格書寫，格式與正文一致。九、附注：公文如有附注（需要說明的其它事項），應當加括號標注；標注內容用“小四號”、“宋體”。當正文中出現(xiàn)引用制度、規(guī)章名稱時，出現(xiàn)“（試行）”字樣均采用“小四”“宋體”。十、附件：公文如有附件,應當在正文之后、落款之前注明附件名稱和順序。附件是正文的補充說

11、明部分，要與正文一起裝訂或發(fā)送；正文、附件頁碼分開設置。電子版文件或涉及公司保密信息不宜隨文件下發(fā)作為附件的，須標注說明；制度辦法等作為附件的，以“第節(jié)”居中來區(qū)分章節(jié)，以“第條”作為開端章節(jié)里的內容；圖表數(shù)字作為附件的，以方便閱覽、節(jié)約紙張作為制作原則；以固有文件圖片作為附件的，視使用用途和需要，或直接作為附件或縮印、擴印、掃描作為附件；其他作為附件的，行文格式須與正文格式相同。附件中帶有公司標識的，應參照公司VI 識別系統(tǒng)執(zhí)行。十一、發(fā)文機關署名：應該使用全稱位于正文的右下方，單位名稱處加蓋單位印章，如為個人則須其本人簽字；聯(lián)合行文主發(fā)單位在前、聯(lián)合部門在后，并依次加蓋印章。原則上單位名稱

12、在落款的第一行，部門名稱在第二行，發(fā)文日期在第三行；行間距均為固定值15磅，第二行與第三行之間須另隔一空行。若無第三行，則第一行與第二行間隔一空行。十二、成文日期：一般為會議通過或領導人簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，為最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期；印發(fā)文件時署印發(fā)日期。十三、印章：須蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日。如正文末頁無空檔，可加上一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方頂格標明“（此頁無正文）”，字體同正文。十四、“呈、抄送、發(fā)”單位及人員：指除主送機關以外其他需要告知公文內容的上級、平級、下級及無隸屬關系的單位，一般形式有：呈、抄送、發(fā)。（一）呈：公司級文件須呈報董事長

13、；部門級文件須呈董事長、總經(jīng)理，其他主管領導可根據(jù)行文內容、目的自行選擇呈送。（二）抄送：指除主送機關以外的其他需要告知公文內容的平級。公司級文件抄送總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)等；部門文件可抄送同級別的相關部門。（三）發(fā)：指公文的發(fā)送對象。公司級文件發(fā)各部門、各公司等，部門級文件發(fā)各公司或各公司的相關部門等。（四）呈、抄送領導的書寫順序按“級別高排列在前，級別相同先任命排列在前”的原則確定，同時任命的職務相等的領導，按年齡長幼排序；部門順序按照部門成立的先后或慣例排序。部門級文件應抄送綜合管理辦公室存檔備案。第十二條 公文用紙為國際標準A4 型(長297 毫米、寬210 毫米)；靠左雙釘側裝；張貼

14、的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定。第四節(jié) 行文規(guī)則第十三條 行文應當確有必要，注重實效，堅持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短。第十四條 公司各部門無權對政府機關直接行文，該類行文均應以公司的名義，按公司規(guī)定流程審批后印發(fā)。第十五條 公司內行文關系，應根據(jù)各自的隸屬關系和職權范圍確定，職權范圍外內容要有上級批準性文件或準予的依據(jù)。一、公司可以對各部門、各公司行文。二、各部門在其職權范圍內，可以互相行文，可以向各公司、有關業(yè)務部門行文。各部門向各公司有關業(yè)務部門的行文，應當同時發(fā)業(yè)務部門所在公司。三、各單位及人員一般不得越級請示；因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級單位或

15、領導。四、公司各部門可以聯(lián)合行文。五、公司各單位之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文；如擅自行文,公司有權責令糾正或撤銷。第十六條 “請示”應當一事一文，一般只寫一個主送領導或單位，如需同時送其他領導或單位，應用抄送形式。第五節(jié) 發(fā)文管理第十七條 發(fā)文管理權責劃分：公司級文件：根據(jù)公司有關批復或出具的指導性意見，向各部門、各公司傳達貫徹公司精神與政策，執(zhí)行執(zhí)委會等專門委員會及其他公司級會議審議通過的制度及決議、實施管理措施、指導、布置和商洽工作等，將由相關業(yè)務部門擬稿，通過文件制訂、修訂評審表（參見附件二）經(jīng)主管領導審核，進行逐級簽批。副總經(jīng)理或相關被授權人員有權在其業(yè)務范圍內簽批公文

16、。文件下發(fā)引發(fā)的責任由最終簽批人承擔。部門級文件：用于部門間工作溝通、聯(lián)系業(yè)務及向下級單位下達工作指令等，所發(fā)文件內容須與公司的有關要求及方向保持一致，并由最終簽批人承擔相關責任。第十八條 發(fā)文管理指制發(fā)公文的過程，包括擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、繕?。ɑ蚓幪?、套紅、清稿）、用?。ㄓ谜拢?、發(fā)送等程序。一、擬稿：非公司各部門業(yè)務范圍的綜合性重要文件，由辦公室負責擬稿；凡內容屬各部門業(yè)務范圍內的文件，由各部門負責擬稿；兩個及以上單位聯(lián)合行文，由主辦單位負責擬稿。（一）文稿必須符合國家和地方政府的法律、法規(guī)、方針和政策；符合公司的章程及有關規(guī)定。（二）文稿必須情況確實，觀點明確，表達準確，結構嚴謹，條理

17、清楚，字詞規(guī)范，標點正確。（三）公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權和與主送單位的行文關系確定。二、核稿：以公司名義發(fā)文，由公文發(fā)起部門的負責人及主管領導核稿；以部門名義發(fā)文，由部門負責人核稿；相關單位聯(lián)合行文，由主辦單位負責人核稿。核稿的重點是：內容是否符合有關政策、規(guī)定，與其它有關公文有無重復或矛盾；涉及其他單位的問題是否協(xié)商一致；文種使用是否妥當；文字表達是否準確，格式是否規(guī)范；是否符合行文規(guī)則和擬稿的其它要求。三、會簽：聯(lián)合行文情況，由聯(lián)合行文的部門負責人會簽后，再報送有關領導簽發(fā)。四、簽發(fā)：以公司名義行文，由董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理或相關被授權人員簽發(fā)；以董事長、總經(jīng)理名義行文

18、，由其本人簽發(fā)；以公司各部門名義行文，由公司主管領導簽發(fā)（無主管領導的由部門負責人簽發(fā)）；相關單位聯(lián)合行文，由主辦單位的主管領導簽發(fā)（主辦單位無主管領導的由另一聯(lián)合行文單位主管領導簽發(fā)，均無主管領導的由主辦單位負責人簽發(fā)）。（一）經(jīng)董事長書面授權同意，專業(yè)事項文件可由被授權人簽發(fā)。（二）文稿經(jīng)簽發(fā)后即成定稿，原則上內容不得再做修改。若確需修改，需征得簽發(fā)人同意。（三）書面簽批公文，應使用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用鉛筆、彩色筆及圓珠筆等。五、繕?。阂怨久x行文，由辦公室負責打??；以各部門名義行文，由各部門負責打??；相關單位聯(lián)合行文，由主辦單位負責打印。六、用章：以公司名義行文，由辦公室負責

19、蓋章；以董事長、總經(jīng)理名義行文，由其本人或印章授權保管部門用章；以公司各部門名義行文，由各部門加蓋本部門印章；聯(lián)合下發(fā)的公文,聯(lián)合發(fā)文單位均須加蓋印章，印章順序應與行文主辦單位順序相吻合，主辦單位順序由左向右依次排列。七、發(fā)送：以公司名義書面行文，由辦公室負責發(fā)送；OA 系統(tǒng)行文，由發(fā)起部門負責發(fā)送；以各部門名義行文，由各部門負責發(fā)送；相關單位聯(lián)合行文，由主辦單位負責發(fā)送。（一）公文發(fā)送必須使用發(fā)文登記表（附件三）記錄領取人姓名、份數(shù)及時間。（二）書面文件裝訂時，按順序雙面打印，在文件左側、距文件頂和底三分之一處各裝訂訂書釘一枚，并確保不影響閱讀。第十九條 發(fā)文辦理時限：一般文件根據(jù)工作需要、

20、時效性完成擬稿、核稿；時效性較強的公文（如會議紀要）須在8 工作小時內完成擬稿、核稿。文件簽發(fā)后應在1 小時內完成繕印、用印，1 小時內發(fā)送。第二十條 為使發(fā)文有備可查、完善存檔工作，所有以部門名義下發(fā)的正式公文須由簽發(fā)部門保存一份紙質文件存檔，公司級文件及OA 辦公系統(tǒng)存檔由辦公室檔案管理員負責。第二十一條 公司OA 辦公系統(tǒng)發(fā)文，以本辦法為執(zhí)行標準；發(fā)文流程按行文級別選擇使用。第六節(jié) 收文管理第二十二條 收文管理指收到公文后的辦理過程，包括審核、簽收、登記、處理、催辦、歸檔等程序。一、審核：是指對文件格式、錯別字等初審（僅限于內部文件），不符合要求的予以回退、記錄處理。一般由公司或各部門公

21、文收發(fā)員負責。二、簽收登記：簽收是指收到文件后在發(fā)文單位的發(fā)文登記表上簽字確認，登記是指將收到文件的時間、發(fā)送人等信息在收文登記表（附件四）記錄；一般由公司或各部門公文收發(fā)員負責。（一）按類別建立收文登記表，隨時發(fā)生隨時登記，每一年完成一次歸檔。（二）類別可分為內部文件、外來文件，并根據(jù)各部門、各公司實際情況逐級細分。三、處理：是指對來文的事項進行傳閱（轉發(fā)）、請示、處理、落實等。報送至公司的文件（包括外部文件）由辦公室填寫文件處理單（附件五）逐級審批處理；報送至各部門的文件由相關部門填寫文件處理單逐級審批處理。（一）對因內容表述不明確、資料不齊備或不具備批示條件的文件，收文部門在說明理由和依

22、據(jù)后有權拒收、退回。（二）所收公文均須及時送單位或部門負責人閱示。如遇緊急事件，單位或部門負責人出差無法閱辦時，辦公室應電話請示，并根據(jù)其批示轉交具體責任人承辦。（三）遇承辦人出差或其他情況，在沒有授權的情況下，所屬承辦單位行政部門應在以上規(guī)定時間內電話說明情況，根據(jù)承辦人口頭指示予以轉達，但事后須提請承辦人追加簽字確認。如有授權，則由被授權人履行職責。四、催辦：送領導批示或交有關部門辦理的公文，辦公室要負責催辦，承辦人或閱件人應在限定時間內辦理完畢并反饋辦公室，以備案查閱。當辦理事項工作進度與時間不匹配或已到期未完成的，應轉入專項督查催辦程序。五、歸檔：是指事項辦理完畢或文件傳閱完畢，文件分

23、門別類按年度立卷入柜、入庫保管或制作媒體（如光盤、磁盤等）檔案入柜保管。（一）OA系統(tǒng)行文，除執(zhí)行本辦法第二十條相關規(guī)定外，其他歸檔資料可不必保存紙質文件，但須在OA系統(tǒng)上建立文檔目錄并有序歸檔，或以半年期為間隔，另行制作光盤或其他介質媒體文檔；但公司級、部門級紅頭文件須由公司檔案管理員、部門檔案員分別歸檔紙質文件。（二）歸檔文件資料包括目錄（收文登記表）、公文、發(fā)文登記表、文件處理單等文檔。（三）目錄置于存檔資料之前，公文按類別、時間順序排列。（四）每年1 月底前完成上一年度公文資料的整理、存檔工作。第二十三條 公司有明確規(guī)定辦結時限要求的公文，按照有關規(guī)定辦理；無具體辦結時限及主送機關的，

24、由辦公室按以下規(guī)定辦理：一、一般公文，辦公室應在簽收時刻起4 個工作小時內轉呈有關領導，承辦人須在收到轉呈公文后2 日內做出批復（對下級的書面請示等批注意見、答復）。二、加急公文，辦公室應在簽收時刻起2 小時內轉呈有關領導，承辦人須在收到轉呈公文后一日內做出批復或反饋。三、特急公文，辦公室應在簽收后立刻轉呈有關領導，承辦人須在收到轉呈公文后即時做出批復或反饋。四、領導批復后，加急公文和特急公文需即刻反饋來文單位，一般公文應在批復后當日予以反饋。五、對因報送內容不詳或不符合報審要求的請示類文件，造成公司領導或主辦部門無法決策、批復的，審批部門有權不予批復，但須在收文一日內與報送單位進行溝通，要求

25、其對文件內容進行補充、完善，文件處理流程同時終止；被要求重新上報或補充完善的文件，視同文件流程重新發(fā)起，由此造成的工作延誤等相關責任由文件呈報單位承擔。第二十四條 考慮到公司實際情況，公司范圍內的往來行文包括但不僅限于該公文種類，對于公司專有文本如各種審批單、簽閱表等涉及簽批的文件，亦受有關轉呈和辦結時限的限制。第七節(jié) 其他規(guī)定第二十五條 公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。對被撤消和被廢止的公文，發(fā)文單位應負責于一周內予以回收、銷毀。OA 辦公系統(tǒng)文件的撤消和廢止受系統(tǒng)軟件限制，一經(jīng)撤回即視為文件撤消，并通過“協(xié)同”對已簽收的單位、部門進行說明。第二十六條 部門合并時，全部公文應當隨之合并管理；部門撤銷時，全部公文應交于辦公室管理。工作人員調離工作崗位時，應將本人暫存、借用的公文移交、退還被調離部門。第二十七條 因工作需要接觸到“絕密”、“機密”級公文的人員，須嚴格履行保密責任和義務。第二十八條 機密公文只能打印一份，發(fā)送“機密”級的公文，必須由起草人送有閱文資格的人員即時簽收閱覽、即時收回。秘密公文按審閱人數(shù)打印，發(fā)送“秘密”級的公文，原則上由收文者本人簽收，本人不在