工程技術(shù)資料管理辦法GC021

1、文件編號(hào)：zjwy/gc/021版 次：a/0頁 碼：第 5 頁 共5頁工程技術(shù)資料管理辦法1. 總則1.1 實(shí)現(xiàn)工程部各系統(tǒng)設(shè)備設(shè)施技術(shù)資料、圖紙、檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，更好地為各系統(tǒng)日常工作服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的數(shù)據(jù)，結(jié)合本部實(shí)際情況，制定本辦法。1.2 本部所指的工程部設(shè)備設(shè)施技術(shù)資料、圖紙是指在設(shè)備購進(jìn)、安裝、運(yùn)行中和各系統(tǒng)在日常各項(xiàng)工作中直接形成的及日常管理過程中具有查考使用價(jià)值的各種不同形式和載體的原始記錄，是準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)地反映本部門設(shè)備設(shè)施管理、運(yùn)行、維護(hù)及日常管理的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程的重要依據(jù)，是公司的寶貴資源。1.3 各系統(tǒng)主管在日常各項(xiàng)工作完結(jié)時(shí)，都應(yīng)將工作中形

2、成的各種記錄交由資料員統(tǒng)一歸檔，各系統(tǒng)收集的圖紙、設(shè)備說明書、產(chǎn)品合格證、竣工資料應(yīng)統(tǒng)一交由資料員歸檔，辦理移交手續(xù)。2. 資料室的管理2.1 根據(jù)資料、檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)管理的原則，本部設(shè)立技術(shù)資料室，配專職資料員；資料、圖紙、檔案、數(shù)據(jù)等信息采取集中管理的形式。2.2 技術(shù)資料室設(shè)在工程部辦公室內(nèi)，受部門經(jīng)理和各系統(tǒng)工程師領(lǐng)導(dǎo)，并接受公司和集團(tuán)主管部門的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2.3 各系統(tǒng)工程師負(fù)責(zé)對(duì)各系統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督、檢查。2.4 承擔(dān)各系統(tǒng)移交的各類技術(shù)資料、圖紙，各種維護(hù)、保養(yǎng)、運(yùn)行記錄的保管，并切實(shí)做好資料室的保密及安全防患管理。2.5 對(duì)各種資料定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、整

3、理、鑒定、銷毀、封存、移交等工作。3. 檔案分類方法3.1 設(shè)備技術(shù)資料3.1.1 按系統(tǒng)功能分：強(qiáng)電系統(tǒng)、電梯系統(tǒng)、弱電系統(tǒng)、空調(diào)系統(tǒng)、給排水系統(tǒng)，商鋪裝修圖紙（資料）。3.1.2 按系統(tǒng)的設(shè)備分類：如冷凍泵資料（包括使用說明書、安裝說明書、裝箱單、合格證、維修卡、設(shè)備檔案等）。3.2 各類圖紙3.2.1 分系統(tǒng)圖、線路圖、竣工圖。3.3 文書類3.3.1 部門各項(xiàng)行政事務(wù)、包括對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件（如通啟、請(qǐng)示等）。3.3.2 各系統(tǒng)的規(guī)章制度，操作流程等管理文件。3.3.3 各崗位的崗位職責(zé)。3.4 聲像類3.4.1 具有保存價(jià)值的照片，反映部門各項(xiàng)活動(dòng)的生動(dòng)形象的歷史真實(shí)記錄。3.5 日常運(yùn)

4、作記錄3.5.1 分承包商合同、實(shí)施過程記錄、驗(yàn)收資料、結(jié)算資料。3.5.2 部門各系統(tǒng)的設(shè)備設(shè)施保養(yǎng)、維護(hù)計(jì)劃、方案及實(shí)施過程記錄。3.5.3 各系統(tǒng)日常運(yùn)行記錄及交接班記錄。3.5.4 部門工作維修單、總值記錄本。3.6 榮譽(yù)檔案3.6.1 部門獲得的證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗等。4. 檔案的歸檔整理4.1 歸檔整理是指對(duì)各種資料進(jìn)行分類、排列、裝訂、編號(hào)、編目、裝盒（袋），使之有序化的過程。4.2 歸檔整理應(yīng)參照各類資料的保管期限。4.3 資料歸檔必須齊全、完整、凡有原件的，不能以復(fù)印件歸檔。4.4 設(shè)備技術(shù)資料、圖紙的整理。4.4.1 按系統(tǒng)、設(shè)備種類、型號(hào)的方式排列。4.4.2 逐分編號(hào)

5、、填寫相關(guān)內(nèi)容。4.4.3 編制檔案目錄4.4.4 裝入專用檔案袋（圖紙折成a4規(guī)格），逐項(xiàng)填寫袋面內(nèi)容。4.5 文書類資料4.5.1 以件為單位整理，每份文件材料為一件，即正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、畫冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來文與復(fù)文為一件。4.5.2 以件裝訂，按部門系統(tǒng)年度保管期限的方法，編制文件目錄。4.5.3 裝入專用檔案袋（盒）逐項(xiàng)填寫檔案袋（盒）面內(nèi)容。4.6 聲像類4.6.1 分?jǐn)?shù)碼圖像、照片、錄音帶、光（磁）盤等四種類型。a、數(shù)碼圖像：由資料員在電腦內(nèi)開專用文件夾保存，每一圖像應(yīng)加說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)人物、背

6、景、攝影者等。b、照片檔案（由底片、照片、說明三部分組成）。底片：放入專用袋內(nèi)，底片號(hào)標(biāo)在袋的右上方，底片號(hào)格式為：系統(tǒng)流水號(hào)。說明：包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者、要求文字簡(jiǎn)潔、文字通順，一般不超過200字。照片：統(tǒng)一使用照片檔案冊(cè)存放，首先確定照片固定的位置，然后注明照片的題名，按順序編排，同時(shí)說明照片底片的編號(hào)。c、錄音帶、錄像帶、光（磁）盤：應(yīng)分別有文字說明和題名，分別進(jìn)行編號(hào)和題名。4.7 日常運(yùn)作記錄4.7.1 按系統(tǒng)年度項(xiàng)目保管期限的方法分類存放。4.7.2 編制目錄5. 資料的保管5.1 各系統(tǒng)的資料、圖紙、記錄由資料室統(tǒng)一保管。5.2 資料檔案應(yīng)分門別類排列，做到方

7、便查閱和利用，并應(yīng)有清晰的指引。5.3 資料室必須門窗堅(jiān)固、安全，窗戶要有遮陽光設(shè)施，保持通風(fēng)，室溫保持在1424攝氏度，濕度在4560%以內(nèi)，要經(jīng)常清潔，無雜物堆放；要有防盜、防火、防高溫、防潮、防塵、防蟲等設(shè)施。5.4 資料進(jìn)室或借出、移交要進(jìn)行登記，每季要對(duì)室藏情況進(jìn)行一次清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施。5.5 資料員工作調(diào)動(dòng)應(yīng)在離崗前辦好交接手續(xù)。6. 資料的保密（分機(jī)密、秘密、普通）6.1 機(jī)密資料包括：?jiǎn)T工人事檔案、合同、部門重大管理決策等。6.2 秘密資料包括：iso質(zhì)量體系文件、管理程序、重要的會(huì)議記錄（紀(jì)要）、公司文件、工程圖紙、工作計(jì)劃、總結(jié)、動(dòng)能消耗等。6.3 普通資料：公司

8、的通知、通告、各系統(tǒng)日常運(yùn)行記錄等。7. 查閱利用7.1 權(quán)限：部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門所有檔案，系統(tǒng)工程師可以查閱分管系統(tǒng)全部資料，員工根據(jù)審批查閱有關(guān)資料。7.2 查閱/借閱/復(fù)印：任何人查閱/借閱/復(fù)印資料均應(yīng)在資料查閱/借閱/復(fù)印登記表（見10.1）中登記。7.3 審批程序： 屬權(quán)限內(nèi)無須審批，權(quán)限外的由資料員開具資料查閱/借閱/復(fù)印審批表（見10.2）辦理有關(guān)手續(xù)，屬部門的資料由經(jīng)理審批，屬系統(tǒng)的資料由系統(tǒng)工程師簽名確認(rèn)后由副經(jīng)理審批，復(fù)印機(jī)密、秘密資料的需部門經(jīng)理審批。7.4 利用資料的個(gè)人未經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印、轉(zhuǎn)借或破損資料。8. 資料的封存銷毀8

9、.1 每年對(duì)資料的保管期限進(jìn)行一次清查，超過保管期限的，由資料員列出封存和銷毀清單，交由副經(jīng)理審核，報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)后對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行封存和銷毀。8.2 資料保管期限表序號(hào)資料名稱保管期限1廣場(chǎng)設(shè)備的裝箱單、合格證、線路圖、安裝使用說明書、保修卡長(zhǎng)期2各類圖紙長(zhǎng)期3各類設(shè)備維修保養(yǎng)協(xié)議、合同及履行記錄三年4各種設(shè)備設(shè)施的維修、保養(yǎng)、運(yùn)行記錄三年5各類設(shè)備的操作規(guī)程長(zhǎng)期6租戶裝修資料兩年（退鋪后）7年度工作計(jì)劃、總結(jié)長(zhǎng)期8iso管理文件、各項(xiàng)工作流程、工作制度、管理程序長(zhǎng)期9各類統(tǒng)計(jì)表、人員名冊(cè)長(zhǎng)期10聲像類長(zhǎng)期11公司制發(fā)的（包括其它單位聯(lián)合制發(fā)的）政策、法規(guī)性文件、各種制度、規(guī)定、方案長(zhǎng)期12本部門的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、遠(yuǎn)期規(guī)劃、項(xiàng)目計(jì)劃書和總結(jié)長(zhǎng)期13本部門的月、季度工作計(jì)劃總結(jié)三年14向公