成人教育檔案安全管理的思考

1、成人教育檔案安全管理的思考一、成人教育檔案究竟有何內(nèi)容成人教育是人們?cè)诔扇私逃顒?dòng)中形成的各種文件，它 記錄了成人教育的發(fā)展過程。在成人教育繁榮發(fā)展的今天， 它有著重要的借鑒作用和參考價(jià)值。近幾年來(lái)，成人教育事 業(yè)蓬勃發(fā)展，成人教育檔案明顯增加，成為高校教學(xué)檔案的 重要組成部分。普通高校的成人教育檔案管理范圍主包括以 下幾個(gè)方面：文書檔案：如上級(jí)下達(dá)的有關(guān)成人教育工作的 文件；教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的文件； 成人教育規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、 簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)；成人教學(xué)檢查、評(píng)估和各級(jí)優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評(píng)獎(jiǎng) 材料。招生工作材料：如上級(jí)有關(guān)成人教育招生工作文件； 成人教

2、育招生計(jì)劃；新生錄取通知及新生名單等；成人教育 招生宣傳、招生工作總結(jié)等。學(xué)籍管理材料：如新生入學(xué)通 知書、入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍卡片、學(xué)生成績(jī)總冊(cè)、在校生 名冊(cè)；學(xué)生學(xué)籍變更材料；學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料等。教學(xué)管 理材料：如成人教育各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程設(shè)置 要求及安排、學(xué)期教學(xué)進(jìn)度表、課程表；試題庫(kù)、試卷、試 場(chǎng)記錄表、試卷分析表、記分冊(cè)、考勤冊(cè)等。學(xué)位材料：女口 上級(jí)有關(guān)成人教育學(xué)位工作的文件；學(xué)位申報(bào)名單、學(xué)位授 予通知；學(xué)位論文及評(píng)審意見等。畢業(yè)工作材料：畢業(yè)生名單；畢業(yè)論文；畢業(yè)照、畢業(yè)學(xué)員通訊錄、畢業(yè)證領(lǐng)取簽收 冊(cè)、優(yōu)秀畢業(yè)生評(píng)選材料等。二、成人教育檔案安全管理存在的主要問題一

3、是對(duì)檔案安全管理的認(rèn)識(shí)不足，意識(shí)淡薄。當(dāng)前，社 會(huì)普遍對(duì)檔案安全管理工作的性質(zhì)和任務(wù)，檔案資源的開發(fā) 和利用及其社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益認(rèn)識(shí)不足。學(xué)校主要精力都放在統(tǒng) 招上，從主觀上就輕視成人教育，加上各學(xué)院檔案管理本身 就是薄弱環(huán)節(jié)，成人教育部門把有限的硬件資源用在與經(jīng)濟(jì) 利益有關(guān)的其它方面，導(dǎo)致成教檔案投入有限，出現(xiàn)庫(kù)房不 足，設(shè)備陳舊，防霉除濕措施不力，消防設(shè)備沒有更新，等 等。二是成人高等教育檔案安全管理的重要性也還沒有被廣 大教職員工普遍認(rèn)識(shí)。在檔案資料的收集、利用等方面還未 能得到教職工應(yīng)有的理解和支持。在工作中存在著一系列不 容忽視的問題，如填寫表格不認(rèn)真；歸檔的材料內(nèi)容不完整; 有些鑒定、

4、評(píng)語(yǔ)性的材料大多是千篇一律的套話，沒有個(gè)人 特點(diǎn)；在檔案的管理、傳送過程中手續(xù)不規(guī)范，甚至出現(xiàn)檔 案被人為改動(dòng)等。直接影響到檔案的原始性和真實(shí)性，制約 了檔案安全管理工作的深入開展和有效利用。三是材料分 散，收集不及時(shí)。由于工作性質(zhì)等原因，高校成人教育的檔 案材料往往形成、保管在學(xué)籍管理、教務(wù)、教學(xué)和學(xué)生工作 等多個(gè)部門，出現(xiàn)成教檔案收集途徑的多渠道性、收集形式 的多樣性、收集時(shí)間的非統(tǒng)一性等特點(diǎn)，使得材料的分散性問題更加突出。四是制度不完善，管理不規(guī)范。在檔案的形 成、交接、存放、轉(zhuǎn)遞等項(xiàng)工作的運(yùn)行過程中，缺少相應(yīng)嚴(yán) 密的規(guī)章制度。五是缺乏現(xiàn)代化管理。 成人教育檔案的來(lái)源、 內(nèi)容、形式較為復(fù)

5、雜，隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大，辦學(xué)形式的多 樣化，檔案管理的難度越來(lái)越大，像湖南工業(yè)大學(xué)，既有成 人高等學(xué)歷教育，又有全日制自考助學(xué)教育還有崗位職業(yè)技 能培訓(xùn)與鑒定。為了適應(yīng)成人教育發(fā)展形勢(shì)，就必須提高檔 案現(xiàn)代化管理水平，如使用學(xué)生成績(jī)翻譯軟件、成人教育本、?？茖W(xué)生學(xué)歷文憑查詢系統(tǒng)軟件等。而我校目前有 的工作仍采用傳統(tǒng)的手工操作方式，缺乏現(xiàn)代化的管理。三、成人教育檔案安全管理建設(shè)的主要措施一是加強(qiáng)檔案意識(shí)。成人教育檔案安全管理工作是一項(xiàng) 艱苦細(xì)致而又功在當(dāng)代、利在千秋的事業(yè)。檔案管理工作者 和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)檔案意識(shí)，保證文件材料收集得完整、齊 全，確保所建檔案的數(shù)量和質(zhì)量。成人高等教育的檔案，為

6、國(guó)家教育事業(yè)積累著歷史資料，為學(xué)校教學(xué)、科研、生產(chǎn)等 各項(xiàng)工作提供服務(wù)，它是以豐富、完整、全面、系統(tǒng)的信息 資源為存在基礎(chǔ)的。這些豐富的信息資源，不是檔案機(jī)構(gòu)自 身能夠產(chǎn)生的，它產(chǎn)生和形成于校內(nèi)各部門和個(gè)人的各項(xiàng)實(shí) 踐活動(dòng)之中，由檔案機(jī)構(gòu)和檔案工作人員，依據(jù)一定的工作 制度和工作職責(zé)，開展一系列工作，來(lái)完成它的現(xiàn)實(shí)和歷史 責(zé)任。因此，成人教育的教學(xué)、科研等活動(dòng)是學(xué)校檔案形成的信息源。經(jīng)過檔案人員的科學(xué)加工整理形成標(biāo)準(zhǔn)檔案后， 反過來(lái)再為成人教育的發(fā)展建設(shè)、教學(xué)科研服務(wù)。加強(qiáng)高校 成教檔案安全管理，直接影響高校檔案室的工作水平和工作 質(zhì)量。成人教育文件材料的收集工作，為文件的開發(fā)利用， 滿足學(xué)校

7、和社會(huì)對(duì)文件信息資源的需求提供了基礎(chǔ)。如果一 個(gè)學(xué)校在歷史和現(xiàn)實(shí)活動(dòng)過程中形成的文件材料，不能完 整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集起來(lái)，那么這個(gè)學(xué)校也就不能形成完 整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件檔案材料，不只無(wú)法達(dá)到維護(hù)本校歷 史活動(dòng)與真實(shí)面貌的工作目的，也會(huì)影響到學(xué)校檔案館文件 檔案工作的效率和工作質(zhì)量。二是嚴(yán)格規(guī)范檔案安全管理制 度。針對(duì)目前成人教育檔案安全管理比較混亂、分散的局面，依據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法普通高等學(xué)校檔案管理辦法高校檔案實(shí)體分類法與高校檔案工作規(guī)范等要求， 根據(jù)辦學(xué)性質(zhì)的不同，嚴(yán)格區(qū)分檔案的不同類別，杜絕不規(guī) 范歸檔材料的產(chǎn)生。建立健全檔案交接、存檔等各環(huán)節(jié)的檔 案安全管理工作制度，使檔案工作

8、按程序化、規(guī)范化、科學(xué) 化的軌道運(yùn)行。按照綜合檔案室管理人員職責(zé)兼職檔案員職責(zé)檔案案卷歸檔一般要求檔案材料清交規(guī)定損壞、丟失檔案材料處罰條例等一系列管理制度的要求， 將檔案工作納入學(xué)校各部門的日常工作，做到職責(zé)明確、責(zé) 任到人、措施到位，確保成人教育檔案安全管理工作有序開 展。三是加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)。檔案資料有的具有保密性，建立一支業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高的檔案管理人員隊(duì)伍是搞 好檔案工作必不可少的條件。首先要注重提高檔案管理人員 的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，使之能夠熱愛檔案管理工作， 有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和良好的職業(yè)道德規(guī)范。同時(shí)，要 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，使之在專 業(yè)的

9、深度與廣度上都有較大的提高，使檔案工作者既具備檔 案學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)又具備相關(guān)的專業(yè)技能，在管理實(shí)踐中能夠做 到組卷有理，立卷科學(xué)，保管有序，閱卷便捷，把檔案管理 工作由原來(lái)的隨意化、手工化，轉(zhuǎn)化為規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科 學(xué)化、現(xiàn)代化。四是轉(zhuǎn)變服務(wù)意識(shí)，充分利用檔案資源。最 大限度地開發(fā)和利用各類檔案信息資源，才能有效地發(fā)揮檔 案資源應(yīng)有的作用。充分利用成人教育檔案，必須切實(shí)轉(zhuǎn)變 傳統(tǒng)的服務(wù)方式，做好檔案服務(wù)工作。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式 處于一種被動(dòng)地位，制約了檔案的利用，無(wú)法適應(yīng)高校成人 教育的改革發(fā)展。因此，高校成人教育檔案工作必須轉(zhuǎn)移服 務(wù)重點(diǎn)，改革服務(wù)方式，做好成教檔案的主動(dòng)服務(wù)。一是檔 案管理人員要熱情主動(dòng)地接待每一位查詢者，周到地為他們 服務(wù)，想利用者之所想，急利用者之所急。二是主動(dòng)出擊， 充分利用我們的檔案資源優(yōu)勢(shì)，根據(jù)單位的需求，編研一些 材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)依據(jù)。總之，在充分利用成人教 育檔案，還需要注意不斷開發(fā)新的檔案資源，豐富檔案藏量成人教育檔案部門儲(chǔ)存了大量的信息資源，這