會計電算化對會計內(nèi)部控制的影響

1、精品文檔你我共享AAAAAA會計電算化對會計內(nèi)部控制的影響2011-12-15 10:48孫兆全（轉(zhuǎn)載中華會計網(wǎng)校）內(nèi)部控制制度是指單位為了保證業(yè)務(wù)活動有序進(jìn)行、確保信息質(zhì)量真實可靠、保護(hù)資產(chǎn)安全完整、實現(xiàn)經(jīng)營管理目標(biāo)等而制定和實施的一系列控制職能的方法、措施和程序。由于電算化信息系統(tǒng)的建立和運 行的復(fù)雜性，會計控制的范圍相應(yīng)地擴(kuò)大了，使原有的內(nèi)部會計控制制度失去作用。本文分析了會計電算 化對會計內(nèi)部控制的影響，嘗試了一套適合電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，實現(xiàn)了電算化信息系統(tǒng) 下的會計控制。會計電算化是會計發(fā)展史上的一個歷史性飛躍，它不但減輕了會計人員的勞動強(qiáng)度，提供了會計效率，而且大大提

2、高了會計信息處理的及時性和準(zhǔn)確性，有助于企業(yè)加強(qiáng)管理，提高經(jīng)濟(jì)效益和競爭能力。會計 電算化在給企業(yè)單位帶來巨大效益的同時，對會計內(nèi)部控制產(chǎn)生了重大影響。認(rèn)真探討會計電算化對會計 內(nèi)部控制的影響，對建立健全電算化會計內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)會計內(nèi)部控制有重大的意義。1.會計電算化對會計內(nèi)部控制的影響1.1內(nèi)部控制的范圍擴(kuò)大在傳統(tǒng)會計的條件下，會計內(nèi)部控制主要針對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理，通過憑證傳遞程序，規(guī)定每個工作點完 成的任務(wù)，并在傳遞程序中選擇控制點進(jìn)行內(nèi)部控制。由于電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)、運行、維護(hù)是一個復(fù) 雜的系統(tǒng)工程，所以電算化會計下的內(nèi)部控制還要包括系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、軟硬件環(huán)境控制、安全保密 控制、

3、會計軟件維護(hù)控制以及電算化會計信息系統(tǒng)使用過程中的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸岀的正確性控制等， 會計電算化擴(kuò)大了會計內(nèi)部控制的范圍。1.2內(nèi)部控制制度發(fā)生了變化會計電算化改變了原有的會計組織體制，會計工作組織和崗位發(fā)生了很大變化。原來根據(jù)會計事務(wù)的性質(zhì)設(shè)置的各業(yè)務(wù)核算組已經(jīng)被撤銷，與之相聯(lián)系的各崗位之間的職權(quán)分離、相互制約的牽制制度也發(fā)生了改變或不復(fù)存在。大中型企事業(yè)單位新設(shè)置的會計部門由總會計師、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備組、操作維護(hù)組、財務(wù)管理組、會計檔案組和系統(tǒng)開發(fā)組等組成。其中，財務(wù)管理組是電算化會計系統(tǒng)的核心部門，崗位劃分比原 來更細(xì)，并提高了財務(wù)管理要求。所以在電算化會計條件下，必須構(gòu)建內(nèi)部牽制制度。1.3

4、數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的變化對會計內(nèi)部控制產(chǎn)生了影響在電算化會計條件下，會計數(shù)據(jù)和信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質(zhì)中，是肉眼無法看見的，存儲在磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)極易被篡改、破壞，甚至銷毀，而且不會留下任何痕跡和可審計線索，這就使得對機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)和信息的保護(hù)變得尤為重要。原來的劃線、簽章更正錯賬的方法已不能使用，而且已記過賬的憑 證不允許直接修改，只能采用憑證沖銷的方法。會計數(shù)據(jù)要定期備份并妥善保管，防止計算機(jī)系統(tǒng)故障或 受到破壞而造成會計數(shù)據(jù)丟失。同時，由于數(shù)據(jù)存儲的非直接可見性，使不懂計算機(jī)技術(shù)的人很難接近和 修改會計數(shù)據(jù)，因此電算化會計條件下對人的控制要集中在對會計信息系統(tǒng)內(nèi)部人員的控制上。1.4內(nèi)部控

5、制的形式和重點發(fā)生了變化精品文檔你我共享AAAAAA會計電算化使會計內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化，一些傳統(tǒng)的內(nèi)部控制形式已無存在的意義，如科目匯 總、試算平衡、賬賬核對、賬證核對等。由于會計核算工作全部由計算機(jī)完成，整個處理過程分為數(shù)據(jù)輸 入、處理和輸岀三個環(huán)節(jié)，從輸入會計憑證到輸岀會計報表，可以一氣呵成。如果系統(tǒng)安全可靠，沒有非 法操作收稿日期、修回日期或計算機(jī)病毒的破壞，是不會岀現(xiàn)賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現(xiàn)象的。 所以數(shù)據(jù)正確性控制的重點轉(zhuǎn)移到了數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)。同時，計算機(jī)的應(yīng)用也給我們提供了先進(jìn)的控制技術(shù)，使內(nèi)部控制的許多方法和措施可以利用計算機(jī)程序進(jìn)行控制，如數(shù)據(jù)正確性的校驗、操作權(quán)限

6、控制等。計 算機(jī)控制比人工控制更嚴(yán)格、更可靠，它可以克服人工控制的隨意性?？傊?，在電算化會計條件下，會計 內(nèi)部控制方式已部分地被計算機(jī)所取代，由人工控制轉(zhuǎn)移為人機(jī)控制。1.5網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的應(yīng)用和發(fā)展給會計內(nèi)部控制提岀了新問題隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)也迅速發(fā)展起來。網(wǎng)絡(luò)財務(wù)不僅使會計核算從 事后變?yōu)閷崟r，而且使財務(wù)管理從靜態(tài)走向動態(tài)，從財務(wù)部門走向整個企業(yè)，走向企業(yè)外部，極大提高了 財務(wù)管理效率。目前的網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件的功能主要包括網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上結(jié)算、遠(yuǎn)程報 賬、遠(yuǎn)程財務(wù)控制、遠(yuǎn)程報稅、遠(yuǎn)程報關(guān)、遠(yuǎn)程審計、在線資金調(diào)度、異地轉(zhuǎn)賬等。網(wǎng)絡(luò)財務(wù)使會計介質(zhì) 全面發(fā)生

7、變化，岀現(xiàn)各種電子單據(jù)，如各種發(fā)票、結(jié)算單據(jù)等。在新的形勢下如何加強(qiáng)這些功能的控制是 會計內(nèi)部控制必須面對的新問題。2.建立電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度會計電算化使原有手工會計核算方法下的內(nèi)部會計控制制度已失去作用，它對會計內(nèi)部控制工作提岀 了更高的要求。為了保證電算化會計信息系統(tǒng)的正常進(jìn)行，預(yù)防、發(fā)現(xiàn)和糾正系統(tǒng)所發(fā)生的錯誤、舞弊和 故障，及時提供正確可靠地會計信息，這就要求我們建立一整套適合電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，以保證會計信息真實、準(zhǔn)確、完整和安全。2.1電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)控制電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，一般來說投資較大，對整個企業(yè)的影響也較大，

8、往往需要對原有的管理體制進(jìn)行較大的變革。所以在開發(fā)前必須進(jìn)行可行性分析，從經(jīng)濟(jì)上、技術(shù)上、 組織上論證開發(fā)新系統(tǒng)的必要性和可能性，進(jìn)行資本預(yù)算和效益評估，必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)和專家的批準(zhǔn)和認(rèn)可。在軟件的開發(fā)過程中，必須認(rèn)真執(zhí)行國家和地方頒布的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，包括會計電算化管理辦法、會計核算軟件基本功能規(guī)范、商品化會計核算軟件評審規(guī)則等。購買的商品化會計軟件也必須是 經(jīng)過評審的會計軟件，因為只有按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開發(fā)的會計信息系統(tǒng)才更可靠、更完善。在新系統(tǒng)使用的 準(zhǔn)備階段要加強(qiáng)對有關(guān)人員的培訓(xùn)，提高系統(tǒng)操作和系統(tǒng)管理人員對新系統(tǒng)的認(rèn)識和理解，以減少系統(tǒng)運 行后岀錯的可能性。在新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換過程中，要采取有效的

9、控制手段，做好各項準(zhǔn)備工作，如人員從新配 置、清理賬目、準(zhǔn)備初始數(shù)據(jù)、規(guī)范電算化方式下的各種核算方法等。各單位可以根據(jù)本單位的情況選擇 合適的轉(zhuǎn)換方法，一般可采取并行轉(zhuǎn)換，新舊系統(tǒng)并行一段時間，以檢驗新系統(tǒng)的正確性。如果會計軟件 在使用過程中發(fā)現(xiàn)問題，或者由于企業(yè)經(jīng)營活動及經(jīng)營環(huán)境發(fā)生變化，需要對會計軟件進(jìn)行維護(hù)，就必須 對會計軟件的維護(hù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制。一般來說，如果軟件本身錯誤或軟硬件變化而需進(jìn)行維護(hù)，由系統(tǒng)管 理員提岀申請，如果需要擴(kuò)充系統(tǒng)功能或因會計核算制度方法變化而需要進(jìn)行維護(hù)由會計部門提岀申請， 由會計部門負(fù)責(zé)人、總會計師和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對會計軟件維護(hù)申請進(jìn)行審批。批準(zhǔn)后由專職會計軟件維護(hù)

10、人員 進(jìn)行修改維護(hù)，其他人員不得進(jìn)行維護(hù)。對較大的修改變動或功能擴(kuò)充性維護(hù)，應(yīng)事先制訂具體的維護(hù)計 劃。軟件修改后要進(jìn)行試運行和組織驗收，驗收通過并正式下達(dá)使用通知后，修改后的軟件才能投入正式 運行。精品文檔你我共享AAAAAA2.2組織控制實現(xiàn)會計電算化后，會計部門的組織機(jī)構(gòu)和崗位分工必須進(jìn)行重新調(diào)整，會計數(shù)據(jù)的處理將集中在計 算機(jī)操作部門，要重新設(shè)計會計信息系統(tǒng)各部門之間和部門內(nèi)部各崗位之間的內(nèi)部牽制制度。一是要進(jìn)行 部門之間的職責(zé)劃分控制，系統(tǒng)開發(fā)組、系統(tǒng)操作組、系統(tǒng)維護(hù)組、財務(wù)管理組等各級之間的不相容職責(zé) 應(yīng)當(dāng)盡可能分離，劃清各自的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)處理范圍。如系統(tǒng)操作組負(fù)責(zé)進(jìn)行會計數(shù)據(jù)處

11、理，而不能進(jìn) 行系統(tǒng)開發(fā)、程序維護(hù)，而系統(tǒng)開發(fā)組和系統(tǒng)維護(hù)組不能有會計軟件的操作權(quán)和會計業(yè)務(wù)的決定權(quán)等。二 是要進(jìn)行部門相鄰的崗位分工控制，建立崗位責(zé)任制，明確職責(zé)，責(zé)任到人。其重點是系統(tǒng)操作組內(nèi)部的 崗位分工，同時要加強(qiáng)對系統(tǒng)開發(fā)、專職會計員、檔案員等的控制，應(yīng)做到相互牽制、相互制約、防止岀 現(xiàn)舞弊和欺詐行為。如系統(tǒng)操作組內(nèi)系統(tǒng)管理員、操作員、審核員及維護(hù)員的職權(quán)是不相容的，必須明確 劃分工作范圍和職責(zé)權(quán)限，不能兼任。三是要建立并嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的人事管理制度，加強(qiáng)內(nèi)部控制，對某 些關(guān)鍵崗位要實行定期輪換制度。2.3操作控制操作控制是通過制定和執(zhí)行操作規(guī)則來實現(xiàn)的。操作規(guī)則主要包括計算機(jī)操作規(guī)則

12、、操作運行規(guī)則、 用機(jī)時問記錄規(guī)則、控制臺記錄規(guī)則、機(jī)房守則、應(yīng)急措施和安全規(guī)則等。其目的是通過規(guī)范計算機(jī)來保 證會計信息處理的高質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和未經(jīng)柑準(zhǔn)而使用程序、文件的機(jī)會。目前許多是企業(yè)雖然有上 機(jī)管理制度，但多數(shù)不能嚴(yán)格執(zhí)行，這必然給會計數(shù)據(jù)的安全留下隱患。為了確保會計信息的安全、完整 和保密，各單位必須嚴(yán)格執(zhí)行上機(jī)管理制度。2.4輸入、處理和輸岀控制輸入控制是電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制中的重要環(huán)節(jié)，因為輸入是電算化會計信息系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù) 入口，只有輸入正確的會計數(shù)據(jù)，才能保證最終輸岀的會計信息是正確的。各單位應(yīng)建立起一整套控制制 度以便對輸人數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格控制，保證輸入數(shù)據(jù)的正確性

13、。輸入控制常用的方法主要有：設(shè)計科目代碼校 驗，防止科目輸入錯誤；進(jìn)行試算平衡校驗，防止憑證金額輸入錯誤；采用順序檢查法，防止憑證編號錯 誤；采用二次輸入法，將數(shù)據(jù)兩次輸入，匯總對比輸入結(jié)果來確定輸人是否正確等。處理控制是對計算機(jī) 系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進(jìn)行控制，這些控制往往被寫入計算機(jī)程序，又稱之為自動控制。數(shù) 據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制主要包括數(shù)據(jù)的核對、對字段、記錄長度的檢查、代 碼和數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等；文件控制主要包括檢查文件長度、檢查文件的標(biāo)識、檢查 文件是否感染病毒等。輸岀控制是指對計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)處理活動進(jìn)行控制，其目標(biāo)是保證各

14、種輸岀 結(jié)果的真實性、完整性和正確性。具體控制措施包括輸岀格式控制、屏幕輸岀控制、打印輸岀控制和網(wǎng)絡(luò) 傳輸控制等。輸岀控制一般應(yīng)檢查輸岀數(shù)據(jù)是否相符，輸岀數(shù)據(jù)是否完整，是否能滿足使用部門的需要等。另外輸岀的會計資料要進(jìn)行登記，該會計檔案要求進(jìn)行保管。2.5系統(tǒng)安全保密控制系統(tǒng)安全保密控制是指采取措施，防范自然災(zāi)害、失誤、計算機(jī)舞弊和犯罪活動危害系統(tǒng)安全，保證系統(tǒng) 和會計信息的安全可靠，防止會計信息被篡改或非法使用等。常用的安全保密控制措施主要有：實行用戶 識另蛀空制，保證系統(tǒng)外部人員不能盜用系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)部人員只能按其權(quán)限使用規(guī)定的功能；建立機(jī)內(nèi)操作 日志，由程序自動進(jìn)行操作登記，監(jiān)督系統(tǒng)的操作

15、，留下審計線索；實行加密存儲控制，對重要的數(shù)據(jù)應(yīng) 加密存儲或以密碼的形式在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，會計軟件的程序要進(jìn)行編譯或加密；實行數(shù)據(jù)存取權(quán)限控制，不 能讓所有的操作員隨便存取所有的會計數(shù)據(jù)；進(jìn)行數(shù)據(jù)和程序的備份和恢復(fù)控制，對會計軟件和重要的數(shù) 據(jù)文件要定期備份存檔，以便發(fā)生故障后能及時恢復(fù)，對會計檔案要妥善保管。此外要加強(qiáng)對計算機(jī)病毒精品文檔你我共享AAAAAA的防范。一是利用殺毒軟件對病毒進(jìn)行檢查并殺滅；二是采取多種形式的預(yù)防措施，如慎用公共軟件或共享軟件，定期對系統(tǒng)進(jìn)行檢查，對重要的文件進(jìn)行備份，對軟盤加以保護(hù)等。3.結(jié)語國內(nèi)外會計信息系統(tǒng)的發(fā)展歷史證明，凡是成功的計算機(jī)會計信息系統(tǒng)都有一套科學(xué)和完善的管理制度的支持，否