辦公室行政事務流程圖全套

1、XXXXXX公司行政事務管理工作流程 行政事務管理的主要工作內容：執(zhí)行行政口常事務處理；執(zhí)行秘書事務管理；執(zhí)行 檔案的歸檔管理；執(zhí)行后勤服務保障；執(zhí)行辦公設備、公共設施的日常管理和維護；執(zhí)行 辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理；執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理；執(zhí)行各種費 用的控制交納；執(zhí)行公司對外關系建立維護；執(zhí)行突發(fā)事件處理；執(zhí)行計算機網(wǎng)絡管理； 執(zhí)行合同管理；執(zhí)行人力資源管理；執(zhí)行上級交辦事務等工作。 一、綜合部具體工作流程 （一）日常事務處理 綜合部的工作雜而亂，涉及面廣，人小事情多，并且很多事務具有不可確定性，臨時出現(xiàn)的工作， 會給當口計劃工作帶來很人的沖突，這時就要擇其輕重而處理?？?/p>

2、體來講，綜合部屬于服務保障部 門，是為其他部門服務的，所以也要協(xié)助其他部門處理不涉及本部門的口常爭務。否則會影響正常 工作秩序，甚至會影響公司的經(jīng)營活動。 （二）執(zhí)行秘書事務管理 秘書工作是綜合部的核心工作，亦是公司內部承上啟下、對外聯(lián)絡的紐帶和橋梁。在 實際操作中，要求秘書事務管理人員在做好參謀助手的同時，牢固樹立超前服務意識，有 條有理的搞好各項服務工作。 （三）執(zhí)行文件檔案的歸檔管理 根據(jù)不同種類檔案的特點，做好系統(tǒng)編目、使用/傳閱控制、分類存放、排列有序，定期收集各類 文件資料，并整理立卷歸檔。 各部門往來的備忘錄、文檔、資料等按類別、內容、時間順序等存檔管理。 各類文件資料收發(fā)、傳真

3、均需在登記薄上作好詳細登記、記錄，及時將各類信息（通知、文件）進 行上傳下達，特別是各類客戶信息應登記后及時傳遞給相關部門。 （四）后勤服務保障 綜合部要將后勤服務保障列入日常工作中，要加強對工作環(huán)境、交通的管理進行監(jiān)督, 收集員工建議，緩解員工情緒，為員工提供較為良好的生活、工作環(huán)境，提高保障質量； 車輛管理中，要制定相應制度，經(jīng)常提醒駕駛員遵章守紀，保證車輛隨時處于良好的性能 狀態(tài)，確保人員接送、貨物輸送的時效性。 安全工作是公司的一項重要工作，綜合部是安全工作的主要執(zhí)行部門；口常工作中應將安全工作、 保密工作列入議事口程，要充分明確重點安全項目，不定期地組織檢查，認真查出安全隱患，及時消

4、除 潛在的安全危害并作好記錄。要落實安全責任制，簽定安全貴任制，規(guī)劃安全教育、培訓計劃并認真加 以實施。 # 5 （五）執(zhí)行辦公用品及日常用品的釆購、發(fā)放管理 月末綜合部要根據(jù)其他部門的請購計劃及庫存情況，并要根據(jù)相關規(guī)定作適當儲備以備不時之需, 作好請購計劃單經(jīng)主管審批后，及時保質保量地采購辦公用品和口常用品，采購物品應當定價定點, 保證質優(yōu)價廉。要作好物品出入庫登記，每月盤存，確保帳物相符。 （六）執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理 對于公司所有的固定資產(chǎn)以及低值易耗品，需要建立臺帳清單，監(jiān)督各部門于每月 25日進行盤點，綜合部根據(jù)各部門盤點情況進行抽查，核對帳物是否相符，然后根據(jù)各 部門盤點

5、狀況及調動增加狀況制作固定資產(chǎn)、低耗品清單報表發(fā)放各部門；每季度 組織財務部對各部門進行全面盤點，核對帳物。對需要報廢的資產(chǎn)按照相關程序申請報 廢，及時跟進各部門資產(chǎn)調動、出入庫單據(jù)的核對，做到帳物相符。對于資產(chǎn)管理不當、 帳物不符，應進行相應處罰。 資產(chǎn)分類 建立臺帳清單 每月盤存 核對帳物 （七）執(zhí)行各部門基礎設備、設施維修管理 綜合部負責根據(jù)維修要求協(xié)調或外請技術人員維修、對維修全過程進行控制；各部門對 維修質量監(jiān)督、確認。 所有維修要求做好記錄、跟蹤維護結果及完成狀態(tài)；對未按要求完成的維修事項、及 時了解情況并報告負責人。 維修申請 安排維修 （A）執(zhí)行各種費用的支付、控制 按時申請、

6、交納、控制公司各項費用，例如：車輛養(yǎng)路費、車船稅等; 并將所要交納的各項費用進行審核記錄，對各項資金審批單歸類管理。做 到資金審批的及時、準確，以確保各職能部門工作的正常開展。 （九）執(zhí)行對外關系建立維護 建立良好的公共關系平臺是公司正常經(jīng)營的關鍵，綜合部肩負著對外溝通、協(xié)調的重任，要把對外 關系維護作為重要工作來抓，公司的經(jīng)營活動涉及到方方面面的關系，既有政府部門的，又有社會關系 的，哪方面關系處理不好，或多或少都會有一定影響。在平時的工作中要經(jīng)常保持與已有關系的聯(lián)系與 溝通，并結合實際情況，建立新的公共關系。在對外交往中要自覺維護公司形彖，要將對外關系維護情 況及時向領導匯報，以便作出符合

7、公司利益的調整。 （十）執(zhí)行處理突發(fā)事件 公司各種突發(fā)事件出現(xiàn)后，綜合部在收到信息的同時，要根據(jù)事件影響的大小，迅速 向領導匯報，并及時處理，將有可能對公司或個人的不利影響降到最低限度，情況特別緊 急乂不能向領導及時匯報時可先處理再匯報，但事后要向領導闡明原因。在處理突發(fā)事件 時，應把握有利原則，要充分維護公司或員工的利益，樹立好公司的整體形象。 （十一）執(zhí)行計算機網(wǎng)絡管理 辦公自動化是公司實現(xiàn)無紙化辦公、加快工作運轉速度，提高辦公效率的有效手段。 為此，網(wǎng)絡管理員在維護好現(xiàn)代化辦公設備的同時，要保證公司網(wǎng)絡在各部門之間能正常 工作，保證公司電腦系統(tǒng)的穩(wěn)定高效和信息通道的暢通。 （十二）執(zhí)行公

8、司合同管理 合同管理是公司管理工作的一項重要內容，搞好各類合同管理工作，對于公司經(jīng)濟活 動的開展和經(jīng)濟利益的取得具有十分重要的作用。 （十三）執(zhí)行人力資源管理 現(xiàn)代社會是一個競爭社會，而企業(yè)的競爭乂是人才的競爭。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人們 越來越認識到，人力資源是社會經(jīng)濟財富創(chuàng)造必須具備的條件?，F(xiàn)代企業(yè)的管理重心己轉 移到了人力資源管理上了，人力資源管理工作也變成了公司的核心工作（詳見規(guī)范流程）。 （十四）報建工作管理 協(xié)調房地產(chǎn)開發(fā)前期主管部門，完善各種具體手續(xù)，保證開發(fā)計劃順利實施。完成公 司各種證照的年檢工作（詳見規(guī)范流程）。 接受報建任務 完善各種手續(xù) 辦理審批 提供使用 歸檔備用 （十

9、五）執(zhí)行上級交辦事務 優(yōu)先完成領導交辦各類事務，規(guī)定時限內完成不了的，應向領導說明其原因，并盡力盡快完成，最 終將完成結呆向領導匯報。 及時完成 保質保量 匯報結果 接受上級交辦任務 確實了解、記錄工作要求 公司發(fā)展戰(zhàn)略 Lp 考勤 薪酬 績效管理一評估 公司考核項目申請 .-. :員工考核1 公司考核項目 項目自定 員工考核項目指定 申請結束 員工考核項目 當月考核 確定 填寫結束 被評估人評估人人事部公司領導關聯(lián)規(guī)程 薪酬 外部信息 員工 人事部 公司領導 關聯(lián)擁 自 工作表現(xiàn)| N Y -培養(yǎng) 崗位要求 -保持 績效是否符合 T晉升I -I獎勵L 績效考核 動合同 儲備 一次申訴I 評價

10、結論 改進計劃 r培訓 一|處罰 一待崗 -I不續(xù)簽 評價 .備案 N 確認 意 同 不同意 1-辭退I 位調整I MM I 調整I 歩動合冋| 績效評 估表 受理調查 維持原 結論 13 崗位調整 19 員工 部門/地區(qū) 人事部 主管公司領導/ 總經(jīng)理 關聯(lián)流程 考核 固定時間的 崗付調格 部門經(jīng)理會討論，綜合評價全體員工 評估 評價結呆 告知相關人員 簽字確認 人事通知單 （評價結果） 存檔 非固定時河 的崗位調無 檔案 因個人愛好特長 等提出崗位調整 的書面申請 根據(jù)業(yè)務規(guī)劃和工 作計劃，或員工不勝 任崗位工作,提出崗 位調整的書面報告 根據(jù)公司發(fā)展或規(guī)劃需 要，提出崗位調整議案 書面意

11、見 匯總并形成處理意見 審批 經(jīng)理例會討論決定 N 獲知 獲知 卜 取消崗位調整k 獲知 執(zhí)行批示 薪酬 勞動合同 勞動合同 勞動合同 勞動合同 員工部門人審部公司領導 培訓 關聯(lián)勰 參加 培訓 參加 考試 培訓需求 培訓需求 目的分析 總結一批轉 培訓評估表上 人才儲備 績效評估 工作分析 滿足必備 知識技能 滿足發(fā)展 知識技能 入職培訓 選擇培訓方式 選擇培訓課程 制定培訓場地 確定預算 制定培訓計劃 審批 實施培訓計劃 培訓測試 培訓效果 評估 近期 記錄 遠期 績效評估 檔案 21 員工人事部 勞動合同 總經(jīng)理凌托代理 人 總辦 備注 翩人員 確定合同編號 定署同別 確簽合類 mx員

12、公司領導合同 親筆簽名 蓋章 存擋 檔案 個人留存 親筆簽名 一式兩份 制作變更協(xié)議 勞動合同 變更 續(xù)訂 勞動合同續(xù) - 訂書 人事通知單 勞動合同 解除/終止 簽名確認 入職 崗位調整 績效評估 離職 崗位調整 23 25 員工直接領導人事部總經(jīng)理關聯(lián)流程 休假 27 MX人事部主管公司領導存檔機構關聯(lián)流程 檔案 # 離職 員工 部門 人事部 職能部門 公司領導/ 總經(jīng)理 關聯(lián)流程 患病或卄工傷醫(yī)療 期滿后，不能勝任 T作的 因公司機構調整無 合迺工作茂琳的 經(jīng)培訓或崗位調整 后仍不能適應工作 試用期間不符合錄 用卷什旳，、 嚴董述皮公司規(guī)章 制度的 被依法追究刑事貴 任的 辭退 員工 書

13、面 意見 員工 辭職 員工離職 申請表 獎懲 績效評估 取消申請 審批 N XY 指定工作接 收人 預估最后 工作口 員工離職期 預告表 交接中 斷30 口 終止并通 知部門 處理意見 扣發(fā)薪金 經(jīng)理會討論審批 Y 發(fā)布開除文件社保停繳 并送達員工 社保 薪酬 記入檔案 員工離職通知 檔案 發(fā)布離職預告 獲知1 工作交接 交接順利可辦理 離職審批手續(xù) 若有協(xié)辦事 宜書面通知 會簽|-Y審批 N 人爭調出 社保停繳 檔案調出 離職面談 結算薪金 郵箱取消 取消MIS 權限 社保 薪酬 部門經(jīng)理書 面意見 簽署意見 離職審批手續(xù) 記入檔案 員工離職通知 報備 社保停繳 扣發(fā)薪金 社保 29 到區(qū)配

14、套部門征求意見地政部門審查安置方案、安置房 房地延設項 目 開發(fā)程序波程囲 選址研究，尋找合作伙伴，簽訂合作意向，協(xié)議及合同書 先規(guī)劃管理部門申領規(guī)劃要點，以獲取規(guī)劃要點通知書，編制項目建議書 向計委申報立項報告 計委函至規(guī)劃局 I 規(guī)劃局會簽返計委 I 計委下文同意立項并要求可行研究，此文經(jīng)建委開發(fā)辦會簽 進行項目投資的詳細可研測算，編制可研報告 計委、建委、規(guī)委及各專業(yè)局審查可研報告 I 對可研批復，兩委會簽，即下達規(guī)劃設計任務； 據(jù)此辦理征地及前期準備工作，開規(guī)劃設計任務通知 規(guī)劃局發(fā)征地意見函 到土地管理部門及土地使用部門征求意見 新征地到土地局、規(guī)劃局、鄉(xiāng)政府、村公所舊城改造到區(qū)地政

15、科 結果報市房地局結果報市房管局 市政府下文批地 畫樁位給釘樁條件，規(guī)劃局辦理建設用地規(guī)劃 據(jù)此到地征部門辦理用地 測繪院釘樁，成果給設計人許可證批準書，評估項目建設用地地 價II 申請確定規(guī)劃設計條件凍結戶口并抄戶口，交納地價款，取得土地使用證 按規(guī)劃設計條件征詢意見表I 規(guī)劃局市查后下規(guī)劃條件通知單 發(fā)拆遷許可證 委托進行規(guī)劃方案設計 I 到規(guī)劃局領設計方案送市書 I 規(guī)劃局審方案犍出意見1、 I 修改后送首規(guī)委市圖2、 動遷會及拆遷安置 I 場地三通一平，領取房地產(chǎn) 開發(fā)手冊 I 到園木局申請伐樹許可證 了解線路與供電局運行班協(xié)商 改造、移線方案 3、煤氣.道路、上下水改路由 規(guī)委召開市

16、政協(xié)調 4、到供電局業(yè)擴處申請用電報表，做正 會出市政會議紀要 式供電方案，申請臨時施工用電，委托施工。 進行個體設計 領建筑工程規(guī)劃許可證 出施工圖 開節(jié)能證明 運用“營銷策劃展示設計系統(tǒng)”到計委申請，列入計劃 到稅務局去稅單 33 制作資料 I 報價小組審查，領取預售 許可證 I 建委、物價局下文批價 I 進行銷售 （建委會簽） 到建委工程處領開工 持年度計劃、稅單到區(qū)計、經(jīng)委領 審批表投資許可證登記卡，登記并取得許可證 ! 到市政部門蓋章，證明市政條件落 I 四源費繳納 I 到開發(fā)辦市政處同意招標 填招標申請書并到市招辦登記 I 招標辦市查標底 開標會 訂合同，寫評標報告，發(fā)中標通知書

17、招標辦蓋章同意 施工單位 質量總站受理市統(tǒng)計局市審查局審核資金來源，市開發(fā)辦 同意施工 質量監(jiān)督 落實任務 任務來源及一切手續(xù) 秘書處登記 建委工程處同意開工，辦理開工許可證 I 施工單位進場開始施工，小區(qū)紅線內市政報裝上下水、道路、煤氣、電、委托設計、施工 四、 五、 七、 1、小區(qū)內線路委托設計 2、委托施工 3、配電室土建工程驗收 4、設備安裝及驗收 5、送電 二、 1、通知園林局綠化辦 2、交綠化費 3、綠化施工 三、 1、按道路方案進行施工 2、市政辦事處養(yǎng)路隊驗收 四、 1、到自來水業(yè)務科報裝委托線路設計、施工、及驗收 2、到市政監(jiān)理所下水報裝 3、規(guī)劃設計 4、竣工驗收 五、 1、到熱力公司報裝 2、委托線路設計 3、施工及驗