MicrosoftOfficeExcel2003基礎(chǔ)篇之輸入技巧

1、基礎(chǔ)篇之輸入技巧Microsoft Office Excel2003前面我們講過：Excel2003是針對數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的查詢、統(tǒng)計、分析與管理 的這么一個軟件，那么談到數(shù)據(jù)，我們就避免不了要講到輸入數(shù)據(jù)。 現(xiàn)在我們常 用的輸入工具就是鍵盤與鼠標(biāo)，雖然說輸入數(shù)據(jù)相對來講是比較簡單的，但是我們說在Excel中輸入數(shù)據(jù)的快慢除了練習(xí)鍵盤錄入速度外，講求一些技巧的話一方面對于我們在錄入數(shù)據(jù)的速度和正確度上可以大大提高，另一方面對于我們以后的操作會更有好處。那么我們首先從輸入身份證號碼這樣的長數(shù)值開始。一、我們知道在Excel中它可以處理的數(shù)據(jù)最大精度為15位，而對于超過 11位的數(shù)值那么它會以科學(xué)計數(shù)

2、法這樣的形式來表示。比如我們輸入10000000000,它會正常顯示為10000000000,而我們再加一位的話我們看：當(dāng) 輸入100000000000的時候它會顯示為：1E+11,這個是什么意思呢？這個顯示就 是一個科學(xué)計數(shù)法的顯示方式，它實(shí)際上就是1乘以10的11次幕。那么我們來 看一下如何輸入身份證號碼：在我們國家，現(xiàn)行的身份證號碼就是15位與18位這兩種格式。我們來輸入 一個15位的身份證號碼來看一下：輸入 123456789123456 123457E+17在編 輯欄可以看到它是可以正常顯示為 123456789123456的，而當(dāng)我們輸入一個18 位的身份證號碼來看一下：12345

3、6789123456789顯示為123457E+17但是我 們注意一個地方，哪個地方呢？地址欄，當(dāng)我們在常規(guī)狀態(tài)下18位的數(shù)值時，編輯欄我們看到它顯示的是12345678912345600Q哎，這個時候我們發(fā)現(xiàn)就出 問題了，并且這個問題很恐怖。那么我們要怎么來處理這個問題呢？這里呢介紹 兩個常用的操作方法：第一、在輸入前將單元格格式設(shè)置成文本格式，那么我們可以右鍵單擊這個單元格，在彈出的快捷菜單中選擇設(shè)置元格格式命令，或者 按下CTRL+1快揵鍵，打開單元格格式設(shè)置對話框，在數(shù)字選項(xiàng)卡的分類項(xiàng)目 中選擇文本格式，那么輸入后它就可以正常顯示了。第二種方法：就是在輸入時先加上一個“”，那么同樣可以

4、達(dá)到正常 顯示的效果。也可以這么理解，這個撇號呢也將這個單元格格式更改成了文本型。 當(dāng)我們單擊這個單元格的時候呢會發(fā)現(xiàn)在單元格旁邊有一個警示標(biāo)志，將鼠標(biāo)放置在這個圖標(biāo)上時，Excel會提示我們說：此單元格中的數(shù)字為文本格式或者其 前面有撇號。單擊這個圖標(biāo)在彈的菜單中當(dāng)選擇轉(zhuǎn)換為數(shù)值時，它又會變成科學(xué)計數(shù)法這樣的顯示方式。這是兩個可以正常輸入長數(shù)值的方法。二、我們講說輸入速度的問題，輸入速度跟我們擊鍵的頻率有直接關(guān)系， 所 以我們說減少無效的擊鍵次數(shù)呢就可以大大提高輸入速度。比如說我們通常在輸入原始數(shù)據(jù)的時候，關(guān)于這個單元格光標(biāo)移位的方向與位置就跟輸入速度有很大 關(guān)系。通常情況下我們輸入一個數(shù)據(jù)

5、就會按下回車銉結(jié)束輸入，但是我們發(fā)現(xiàn)第次按下回車鍵的時候光標(biāo)都會向下一單元格式跳動，除非習(xí)慣于豎排錄入數(shù)據(jù)，否則的話對于我們喜歡橫向錄入的人來說只有用方向鍵去調(diào)整了，這對于我們來說是很痛苦的事情，那么有沒有辦法解決這個問題呢？答案是有的。怎么操作？第一：可以單擊工具菜單,在下拉菜單中選擇選項(xiàng)命令，打開選項(xiàng)設(shè)置對 話框，在選項(xiàng)設(shè)置對話框中的選擇編輯面板，在編輯面板中的設(shè)置項(xiàng)目 中可以看到有一項(xiàng)設(shè)置是按Enter鍵后移動（M）這么一個設(shè)置，打開方向下拉 列表我們可以選擇它的移動方向。第二個利用Tab鍵輸入。我們新建一張工作表，不做任何設(shè)置，當(dāng)在A1單元格中輸入結(jié)束后按Tab鍵跳向B1單元格，這樣我

6、們把第一行輸入完畢后按下 回車鍵，光標(biāo)也會自動移動到 A2單元格。但是有一點(diǎn)要注意的是當(dāng)我們對輸入 過的單元格進(jìn)行了編輯操作后，按下回車鍵光標(biāo)還是會跳到緊臨的下一個單元格。第三個就是選定區(qū)域輸入。在利用Tab鍵輸入的時候我們會發(fā)現(xiàn)第一行輸入 結(jié)束要輸入第二行的時候需要按回車鍵， 那么可不可以一直用Tab鍵來輸入呢？ 如果我們已經(jīng)知道我們要輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確區(qū)域時，我們可以先將這個區(qū)域選中， 然后再錄入，當(dāng)按下Tab鍵時光標(biāo)會自動沿橫向區(qū)域移動，而按下Enter鍵時會 沿豎排移動。三、批量錄入相同的數(shù)值。如果是相臨區(qū)域，我們可以利用鼠標(biāo)來選中，當(dāng)然也可以利用Shift+方向鍵來選中，另外一種辦法就是

7、在單元格名稱框中直接輸入?yún)^(qū)域范圍。如果說要選定一整行或是整列也可以用Ctrl+Shift+ 方向鍵配合使用來選中。如果是不同區(qū) 域按下Ctrl,后再用鼠標(biāo)逐個單擊要輸入的單元格。當(dāng)然如果是對工作蔳中不同的工作表也是可行的，只不過首先要選中這些需要輸入的工作表，同理如果是選 擇相臨工作表，可以按下Shift鍵，然后用鼠標(biāo)單擊最后一個要選中的工作表， 那么包括當(dāng)前活動工作在內(nèi)的所有工作表都會被選中，如果要選定不相臨的工作 表，也是同樣利用Ctrl+鼠標(biāo)單擊的辦法。四、快速填充相同內(nèi)容到不相臨的空白單元格當(dāng)要將一些相同的內(nèi)容快速填充到不相臨的空白單元格時，首先選中這個區(qū)域，單擊編輯菜單，在下拉菜單中

8、選擇定位命令，或者按下Ctrl+G組合鍵，或是F5功能鍵，打開定位對話框，單擊定位條件，打開定位條件對 話框，選擇空值選項(xiàng)，單擊確定關(guān)閉位對對話框，此時我們發(fā)現(xiàn)選定 區(qū)域中所以的空白單元格都被選中，這個時候我們可以輸入數(shù)據(jù)，然后按下 Ctrl+E nter結(jié)束，此時所有的空白單元格將都被輸入相同的數(shù)據(jù)。五、輸入當(dāng)前日期與時間。在Excel2003中輸入日期一般有兩種方法：第一種是輸入月份，然后輸入 “/ “，然后輸入日期，那么可以輸入當(dāng)前年份的一個輸入月份和日期的一個日 期；第二種方法呢就是輸入月份，然后輸入“-”，再輸入日期，同樣可以。顯 示的格式以設(shè)置的單元格格式有關(guān)系。那么如何快速的輸入

9、一個當(dāng)前的日期和時 間呢？通常我們會利用TODAY（和NOW這兩個函數(shù)來實(shí)現(xiàn)。而事實(shí)上這兩個函數(shù) 呢是一個易失性函數(shù)，當(dāng)系統(tǒng)日期發(fā)生變化之后，重新計算工作表的話日期就會 隨之變動。那么有沒有辦法既可以快速的輸入當(dāng)前的日期和時間又可以不讓它跟 隨系統(tǒng)時間的變動而變動呢？這里我們介紹一種方法，就是利用Ctrl+ ;來快速的輸入當(dāng)前的日期，利用CTRL+Shift+ ;來快速的輸入當(dāng)前的時間。那么這兩種 方法輸入的日期與時間是不會隨著系統(tǒng)時間的變動而變的。六、輸入分?jǐn)?shù)當(dāng)我們在Excel中要輸入一個分?jǐn)?shù)的時候，如果按分?jǐn)?shù)和寫法來輸入的話是 不行的。比如說輸入1/2，我們輸入1,再輸入/，然后輸入2,按

10、下回車鍵后會 變成1月2日，什么原因呢？前面我們在講日期的輸入時已經(jīng)說了，這是一種在Excel中輸入日期的的默認(rèn)的方法。那么我們要輸入這樣的分?jǐn)?shù)的時候，就要借 助于分?jǐn)?shù)本身的整數(shù)部分來輸入，比如輸入1/2，它也就是0又1/2，所以我們輸入時先輸入整數(shù)部分的0，再輸入空格，然后輸入1/2這樣，就可以正常的輸 入1/2這樣一個0.5的數(shù)值。七、輸入平方與立方及特殊字符通常我們要輸入平方或是立方這樣的特殊字符，要么利用插入特殊字符，要么利用上標(biāo)這兩種方式來實(shí)現(xiàn)，其實(shí)我們可以利用Alt+數(shù)字鍵來輸入。比如平方可以這樣輸入：按下 Alt+178,立方：Alt+179正負(fù)號：Alt+177 平方米： Al

11、t+43343這里需要注意的是數(shù)字一定要是小鍵盤上的數(shù)字鍵。八、利用鼠標(biāo)雙擊、拖拉并配合 Ctrl鍵來輸入當(dāng)我們要輸入一些比如連續(xù)的日期、 序號等這樣的特定內(nèi)容時，可以借助鼠 標(biāo)并配合Ctrl鍵來輸入。假定我們要輸入1-1 一直輸入到1-10，那么我們可以 輸入1-1后將鼠標(biāo)移到單元格右下角，當(dāng)出現(xiàn)一個黑色的十字鍵頭時，可以拖動 鼠標(biāo)到目標(biāo)單元格，錘直方向從小到大同上向下拖拉，由大到小從下向上拖拉， 水平方向亦同。填充到目標(biāo)單元格后，會出現(xiàn)一個 自動填充選項(xiàng)圖標(biāo)，單擊 這個圖標(biāo)可以選擇相應(yīng)的填充方式。序列號：當(dāng)要輸入連續(xù)的序列號時，可以在起始單元格中輸入中起始序號， 按下Ctrl鍵進(jìn)行拖拉，可

12、以產(chǎn)生連續(xù)的序號。或者是在起始單元格中輸入起始 序號后，在下一單元格中輸入第二個序號，然后進(jìn)行拖拉。如果輸入?yún)^(qū)域?yàn)樨Q直 方向，且左邊列是不為空的連續(xù)單元格， 也可以將鼠標(biāo)移動到右下角，出現(xiàn)黑色 十字箭頭時雙擊同樣可以實(shí)現(xiàn)。如果序號是第一列，則要是相鄰的第二列為不為 空的且連續(xù)的區(qū)域。那么雙擊填充會停止在出相鄰列的第一個空單元格止。如果為第一列，且相鄰的第二列為空，也可以當(dāng)鼠標(biāo)出現(xiàn)黑色十字箭頭時下拉，再在自動填充選項(xiàng)中選擇以序列方式填充。九、篩選狀態(tài)下不變的序號有的時候我們制作的報表在打印的時候需要進(jìn)行一些篩選，那么我們利用自動篩選功能后會發(fā)現(xiàn)序號要重新排列。 那么這里呢介紹一種方法，就是在使用

13、了 自動篩選功能后，序號仍然是以連續(xù)的形式出現(xiàn)的。這個時候要借助SUBTOTAL。 函數(shù)實(shí)現(xiàn)。假定序號從1開始，輸入位置在A2,那么可以在A2寫下公式： =SUBTOTAL(3,$B$2:B2并將公式填充到目標(biāo)單元格。十、合并單元格保留其所有的數(shù)據(jù)有時候我們在制作報表時需要對報表進(jìn)行一些格式設(shè)置，以求美化報表，比如要將一些單元格合并，但同時呢又希望對其中所有的數(shù)據(jù)保留，以方便可以參與其它的單元格進(jìn)行引用計算。通常情況下如果合并的區(qū)域包含多重數(shù)據(jù)，Excel 會警告我們說合并到一個單元格只能保留最左上角的數(shù)據(jù)。那么這個時候可以借 助格式刷進(jìn)行操作。首先合并一個與需要合并的區(qū)域同樣大小的空單元格進(jìn)

14、行合 并，然后點(diǎn)擊常用工具欄上的格式刷按鈕，再對需要合并的單元格區(qū)域進(jìn)行 格式復(fù)制。十一、利用條件格式與數(shù)據(jù)有效性避免重復(fù)數(shù)據(jù)的錄入有的時候我們在輸入的時候害怕輸入內(nèi)容錯誤， 就想尋找一種可以避免這種 錯誤的方法，那么其實(shí)可以借助條件格式與數(shù)據(jù)效性進(jìn)行一些設(shè)置用于提示我們 輸入了不合法的內(nèi)容。比如我們想要在A1:A100這個區(qū)域中輸入的數(shù)值不重復(fù)， 那么利用條件格式可以這么設(shè)置：首先選中A1: A100,單擊格式菜單，在下拉菜單中選擇條件格式，打開條件格式設(shè)置對話框，在條件(1)下拉列表中 選擇公式,在右邊的輸入框中輸入公式：=COUNTIF($A$1:$A$100,A1)1然后 單擊格式按鈕

15、，選擇一種格式做為提示。第二個利用數(shù)據(jù)有效性：首先還是選 中A1： A100,單擊數(shù)據(jù) 有效性,打開數(shù)據(jù)有效性設(shè)置對話框，單擊 設(shè) 置面板，在有效性條件的允許下拉列表中選擇自定義,在公式中輸入公 式：=COUNTIF($A$1:$A$100,A1)=1 當(dāng)然還可以對其它幾個選項(xiàng)進(jìn)行作一些設(shè)置。 如果其它幾個選項(xiàng)選擇默認(rèn)設(shè)置的話，那么當(dāng)我們輸入的內(nèi)容與之前的內(nèi)容有重 復(fù)時是輸入不了的。十二、利用Lotus轉(zhuǎn)換公式功能，省去輸入等號有時我們在錄入一份資料的時候，發(fā)現(xiàn)其中有一些數(shù)據(jù)需要在單元中進(jìn)行加 減乘除計算，那么要么輸入等號，要么輸入加號，其實(shí)只要我們在工具 選項(xiàng)中 找到1-2-3的幫助面板，打

16、開后，在工作表選項(xiàng)中勾選轉(zhuǎn)換Louts 1-2-3 公式，就可以省去輸入等號或是加號了。十三、利用自定義單元格格式輸入規(guī)律數(shù)據(jù)如果我們要錄入的資料中發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的一列或是一行中存在一些規(guī)律，比如發(fā)現(xiàn)A列所有的數(shù)據(jù)都是以“ S開頭，那么我們可以利用設(shè)置單元格格式進(jìn)行省 去相同的這個“ S的輸入。操作方法：單擊右鍵 選擇單元格格式，或是按下 Ctrl+1打開設(shè)置單元格格式對話框，在數(shù)字 分類中選擇自定義，將類型編輯框 中輸入“ S 然后單擊確定。如果要對單元格復(fù)制操作，讓包含自定義格式的所以內(nèi)容被復(fù)制的話可以這樣操作：選中要復(fù)制區(qū)域，連續(xù)按兩次Ctrl+C組合鍵，此時會打開剪切板窗口，單擊目標(biāo)單元格，

17、在剪切板窗口中進(jìn)行單擊粘貼， 然后在復(fù)制的單元格處單擊右鍵，選擇文本即可。此方法也適用于對于超過11位字符的數(shù)值進(jìn)行下拉填充。十四、利用查找替換和自動更正功能如果在錄入資料時發(fā)現(xiàn)資料中本來存在一些規(guī)律的話，第一個可以借助自定 義單元格格式來處理外，還可以利用查找替換功能以及自動更正功能來操作。十五、養(yǎng)成良好的習(xí)慣這一點(diǎn)個人覺得很重要！其實(shí)最簡單，就是經(jīng)常按下 Ctrl+S或是單擊常用工具欄上的保存按鈕，如 果這個習(xí)慣你養(yǎng)成了，時間久了你會發(fā)現(xiàn)自己竟然是如此的聰明！北國風(fēng)光， 千里冰封， 萬里雪飄。 望長城內(nèi)外，惟余莽莽；大河上 下，頓失滔滔。山舞銀蛇，原馳蠟象，欲與天公試 比高。須晴日，看紅裝

18、素裹，分外妖嬈。 江山如此多嬌，引無數(shù)英雄競折腰。惜秦皇漢武，略輸文采；唐宗宋 祖，稍遜風(fēng)騷。一代天驕，成吉思汗，只識彎弓射 大雕。俱往矣，數(shù)風(fēng)流人物，還看今朝。丿克出師表兩漢：諸葛亮先帝創(chuàng)業(yè)未半而中道崩殂， 今天下三分，益州疲弊，此誠危急存亡之秋也。然侍衛(wèi)之臣 不懈于內(nèi)，忠志之士忘身于外者，蓋追先帝之殊遇，欲報之于陛下也。誠宜開張圣聽，以光 先帝遺德，恢弘志士之氣，不宜妄自菲薄，引喻失義，以塞忠諫之路也。宮中府中，俱為一體；陟罰臧否，不宜異同。若有作奸犯科及為忠善者，宜付有司論其 刑賞，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使內(nèi)外異法也。侍中、侍郎郭攸之、費(fèi)祎、董允等，此皆良實(shí)，志慮忠純，是以先帝簡拔以遺陛下：愚 以為宮中之事，事無大小，悉以咨之，然后施行，必能裨補(bǔ)闕漏，有所廣益。將軍向?qū)?，性行淑均，曉暢軍事，試用于昔日，先帝稱之曰能”，是以眾議舉寵為督:愚以為營中之事，悉以咨之，必能使行陣和睦，優(yōu)劣得所。親賢臣，遠(yuǎn)小人，此先漢所以興隆也； 親小人，遠(yuǎn)賢臣，此后漢所以傾頹也。 先帝在時, 每與臣論此事，未嘗不嘆息痛恨于桓、 靈也。侍中、尚書、長史、參軍，此悉貞良死節(jié)之臣， 愿陛下親之、信之，則漢室之隆，可計日而待也 丄：臣本布衣，躬耕于南陽，茍全性命于亂世，不求聞達(dá)于諸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉 屈，三顧