人民醫(yī)院新院工程檔案收集管理制度

1、人民醫(yī)院新院工程 檔案收集管理制度 為明確人民醫(yī)院新院工程檔案資料的管理流程，增強檔案管理的實用性和有效性，特明確以下制度。一、歸檔范圍:各部門在工作中直接形成的、對項目部和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同載體的歷史記錄均屬歸檔范圍。二、歸檔要求:歸檔的材料應(yīng)做到分類合理，材料齊全，完整明確，便于保管和利用;歸檔材料應(yīng)書寫端正，圖文清晰，禁止使用純蘭墨水和鉛筆、圓珠筆書寫、簽批；檔案由項目部綜合科統(tǒng)一保管，歸檔的材料在移交時，交接雙方須認(rèn)真核對，并在移交單上注明內(nèi)容、頁數(shù)、經(jīng)辦人簽名。三、資料發(fā)放借用流程1、 合同、協(xié)議類：由技術(shù)科負(fù)責(zé)簽署蓋章完畢后，代建單位留存資料由技術(shù)科交

2、新城公司資料室存檔，業(yè)主單位、施工單位資料轉(zhuǎn)交綜合科，綜合科留存業(yè)主單位資料、施工單位資料發(fā)放至各相關(guān)施工單位。 2、聯(lián)系單、通知單類 聯(lián)系單、通知單由工程科負(fù)責(zé)簽署，如涉及增加投資及做法變更的資料，工程科需將資料送技術(shù)科進(jìn)行申報，通過后安排相關(guān)單位簽收，工程科要把閉合的原件分別送至綜合科與新城公司資料室存檔。 3、會議紀(jì)要所有形成決議的會議紀(jì)要必須由監(jiān)理組織會簽，會簽閉合后的原件由監(jiān)理交綜合科存檔，綜合科按單位進(jìn)行發(fā)放。4、簽證類資料 所有簽證必須具備原始記錄單、照片或視頻等原始影像記錄，所有原始影像記錄每周5由監(jiān)理匯總存檔至工程科服務(wù)器、原始記錄單簽署完畢由監(jiān)理單位存檔至綜合科，綜合科按單

3、位進(jìn)行發(fā)放。5、設(shè)計資料 所有涉及增加工程量的設(shè)計變更、技術(shù)核定單等設(shè)計資料，由工程科將資料送技術(shù)科組織申報，通過后安排相關(guān)單位簽收，工程科要把閉合的原件分別送至綜合科與新城公司資料室存檔。6、監(jiān)理資料：監(jiān)理單位必須按月度，在每月25日前將本月全套監(jiān)理資料（包含監(jiān)理聯(lián)系單、監(jiān)理通知單、監(jiān)理會議紀(jì)要、監(jiān)理月報、監(jiān)理日記等）送綜合科存檔。7、施工資料：施工單位必須按月度，在每月25日前將本月除檢驗批外所有施工資料交綜合科存檔. 四、檔案查閱1、利用檔案、查閱保密檔案，須經(jīng)副主任批準(zhǔn)，指派專人查閱，并按機要檔案的管理規(guī)定在指定地點查閱；外單位查閱檔案須憑單位介紹信并經(jīng)主任或副主任批準(zhǔn)。2、檔案原則上

4、不外借，確因工作需要借用檔案時外單位查閱檔須經(jīng)主任或副主任批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)后方可借出，并限期歸還，借查閱檔案期限:文書檔案為15天，科技檔案20天，聲像檔案7天查檔人員對所借檔案負(fù)安全、保密之責(zé)，嚴(yán)禁自行轉(zhuǎn)借、翻印。五、檔案保管1、檔案管理人員必須嚴(yán)守國家機密，遵守保密紀(jì)律，對保密文件資料要按照規(guī)定范圍借閱，不私自接待和查閱保密檔案，不得自行擴(kuò)大借閱范圍，不得擅自復(fù)制(印)以及對外提供檔案的保密內(nèi)容:2、檔案柜鑰匙由專人保管，不得亂放，防止遺失。3、加強保密檔案的管理，檔案密級的變更和解密，必須按國家的有關(guān)規(guī)定辦理。4、檔案管理人員應(yīng)建立各類檔案的案卷目錄、分類目錄、借閱登記、鑒定銷毀記錄等臺帳、索引和匯編。5、銷毀檔案必須辦理審批手續(xù)，綜合科負(fù)責(zé)編寫銷毀清冊，副主任簽字批準(zhǔn)。銷毀檔案應(yīng)有2人以上共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊上簽字。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。 六、檔案管理人員職責(zé) 1、按照資料類別及相關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整