電子表格用于期刊閱覽室的現(xiàn)刊管理

1、電子表格用于期刊閱覽室的現(xiàn)刊管理 何春濱 摘 要 由目前圖書館期刊閱覽室現(xiàn)刊管理手工操作的現(xiàn)狀，根據(jù)Excel電子表格軟 件具有強大的數(shù)據(jù)分析和管理的特點 ，本文根據(jù)我館現(xiàn)刊管理中對 Excel電子表格軟件應(yīng)用 的嘗試，簡述在現(xiàn)刊管理中對其相關(guān)功能的應(yīng)用。 關(guān)鍵詞Excel 管理 現(xiàn)刊 以計算機為主的新技術(shù)的迅速發(fā)展及普及，給期刊管理及服務(wù)工作帶來了十分有利的條 件，期刊作為一種信息量大，涵蓋學(xué)科廣泛，出版頻率快，連續(xù)性強，閱讀人數(shù)眾多的文獻， 一直是各類型圖書館收藏的重點。由于期刊的這些特點，其管理工作也是圖書館的重點工作 之一。目前圖書館的現(xiàn)刊管理普遍采用手工操作完成，由于近年來期刊數(shù)量的

2、不斷增加，這 種工作方式已不適于現(xiàn)刊的管理，本文根據(jù)我館現(xiàn)刊管理中對Excel電子表格軟件應(yīng)用的嘗 試，簡述現(xiàn)刊管理中的有關(guān)工作對其相關(guān)功能的利用。 1期刊管理的特點 我校圖書館的期刊管理，從 2000年回溯建庫一直使用深圳 ILAS連續(xù)出版物管理系統(tǒng)。 由采編部負(fù)責(zé)期刊采購加工，其流程為：期刊需求走訪7訂購7接收7登到加工7典藏分配 然后 7交送。各分館閱覽室收到采編部交送的期刊后，要對各種期刊進行分類并每期記到， 蓋章上架閱覽。 由于深圳ILAS系統(tǒng)，只適用于采編部對新采購的期刊進行登到等管理，不適用于閱覽 室的現(xiàn)刊管理，因此，閱覽室現(xiàn)刊管理如：現(xiàn)刊排架、現(xiàn)刊記到、現(xiàn)刊查詢、現(xiàn)刊統(tǒng)計等工

3、作都是用手工完成。近年來，由于購刊經(jīng)費的增加、學(xué)科的新增、各分館之間的調(diào)整，閱覽 室期刊的數(shù)量每年都有較大變化，每年都要重新進行現(xiàn)刊排序、排架，手工進行上述工作不 僅工作量大，效率低，而且影響閱覽室對外開放。 2用Excel電子表格管理現(xiàn)刊的優(yōu)點 Excel電子表格是 Ofice2003系列軟件中的一個用于數(shù)據(jù)表格使用和分析的軟件，它的 數(shù)據(jù)處理功能在現(xiàn)有的辦公軟件中，可以說是獨占鰲頭。尤其是Excel 2003的自動排序、自 動填充、自動查找、自動求和、自動分類匯總、自動篩選等功能，都是其他一些軟件所不能 比擬的。 3期刊分類 建立Excel工作表之前，首先要對期刊進行分類。分類是眾多圖書館

4、對期刊管理采用的 方法。科學(xué)地分類是對期刊進行控制的關(guān)鍵。分類表的選取、類目分級的設(shè)立都直接影響期 刊的管理和服務(wù)。實用性是確定分類體系的重要原則。分類體系的選取應(yīng)該根據(jù)圖書館的性 質(zhì)、任務(wù)、讀者對象、館藏特色來確定，并不一定要強求高度的統(tǒng)一。國內(nèi)大多數(shù)圖書館都 選取中國圖書館分類法期刊分類表作為自己的分類體系。目前期刊的排架多是以分類 法為主的復(fù)合排架，我館現(xiàn)刊閱覽室排架采用“分類號題名漢語拼音字順排架法” 4 用Excel電子表格建立工作表 4.1 Excel 工作表的建立 以2005年中文社科期刊為例。首先起動Excel，將當(dāng)前活動工作表 Sheetl重命名為 “中文社科期刊管理工作表”

5、。在工作表中建立標(biāo)題欄，然后將分好類的期刊信息分別輸入 對應(yīng)的單元格內(nèi)，如表 1所示。 表1中文社科期刊管理工作表 架 位 號 分 類 號 期刊名稱 郵發(fā) 刊號 刊期 一月 十二月 總 計 刊 刊 刊 刊 四 合 計 刊 刊 刊 刊 四 合 計 1 A84 毛澤東鄧小 平理論研究 5-522 月刊 1 1 1 1 12 2 B8 思維與智慧 18-96 月刊 1 1 1 1 12 3 B82 道德與文明 6-60 雙月刊 0 1 1 6 4 C0 科學(xué)新聞 2-299 半月刊 1 1 2 1 1 2 24 5 C913 三聯(lián)生活周 刊 82-20 周刊 1 1 1 1 4 1 1 1 1 4

6、48 6 D5 環(huán)球 2-511 半月刊 1 1 2 1 1 2 24 7 D67 臺灣周刊 2-782 周刊 1 1 1 1 4 1 1 1 1 4 48 8 D81 國際觀察 4-574 雙月刊 0 1 1 6 9 G21 讀報參考 24-12 5 旬刊 1 1 1 3 1 1 1 3 36 總計 17 19 216 4.2期刊排序 期刊的所有信息輸入后，對期刊的分類號和名稱兩項進行整理排序，使其符合“分類 號題名漢語拼音字順排序法”的排列次序，用Excel進行自動排序。具體操作是：首先， 對工作表“全選”，然后，單擊“數(shù)據(jù)”里的“排序”命令，在下拉框中的“主要關(guān)鍵字”、 “次要關(guān)鍵字”中

7、分別選擇列B對應(yīng)的“分類號”、列C對應(yīng)的“期刊名稱”，并且均選擇 “升 序”，“有標(biāo)題行”，“確定”后系統(tǒng)自動排列出一個數(shù)據(jù)表，其排列順序是按中圖分類法由A 到Z, 22大類的起始順序，若分類號相同，其排列順序則按刊名的漢語拼音字母次序排列。 但要注意，Excel對多音字沒有區(qū)分開，要根據(jù)具體情況進行調(diào)整。調(diào)整全部結(jié)束后輸入期 刊架位號。 4.3 期刊架位號的輸入 架位號就是每種期刊在刊架中的位置，便于現(xiàn)刊閱覽室的管理及讀者的查詢。架位號 的輸入要放到分類排序之后進行。具體操作如下：首先在A2單元格中添入第一個架位號， 然后選定需要添入的區(qū)域，選中“編輯”7“填充”7“序列”7“自動填充”命令

8、，完成 序號的填充。用此方法既快又準(zhǔn)確。 5 Excel在現(xiàn)刊管理中的應(yīng)用 5.1 現(xiàn)刊的排架及管理 閱覽室的現(xiàn)刊管理按照分類法排架規(guī)則進行排架。其規(guī)則是：每一類期刊都按照期刊 分類法進行類目排架、標(biāo)架，期刊架位排列是按中圖分類法由A到乙22大類的起始順序依 次排列。而且每冊期刊都有自己的刊架位置，不能隨便擺放，便于讀者查找及管理。 方法是： 首先，將期刊管理工作表中前三項內(nèi)容（架位號、分類號、期刊名稱），在Excel工作表中 設(shè)置打印區(qū)域（或復(fù)制到 Word文檔中），然后進行調(diào)整字號、間距、加重等處理，然后打印 出來，粘貼到相應(yīng)的架位上，現(xiàn)刊排架工作完成。 當(dāng)每年進行現(xiàn)刊排架時，首先建立新的

9、工作表，然后將上年的期刊管理工作表中的分類號、 期刊名稱、刊期、郵發(fā)刊號等信息復(fù)制到新的工作表中。利用Excel的刪行、增行功能，將停訂、調(diào)出的期刊刪去；將增加、調(diào)入的期刊分好類后，將信息填入到相應(yīng)的單元格內(nèi)。然 后進行重新排序，填充新的架位號，至此新一年的期刊管理工作表則制成。 5.2 現(xiàn)刊的查詢 在編輯中，用Excel查找功能，選中“編輯”7“查找”命令，在“查找內(nèi)容”中輸 入相應(yīng)的郵發(fā)刊號、期刊名稱、架位號其中之一，就可快速找到現(xiàn)刊對應(yīng)的條目，要查看某 種現(xiàn)刊到架情況、具體架位等信息，在屏幕上非常直觀的顯示出來，便于讀者的查詢及日常 管理。 5.3 現(xiàn)刊的記到及信息備注 現(xiàn)刊的記到。記到

10、是對期刊到館情況的記錄，對每種期刊信息變化情況進行快速反映。 收到采編交送的期刊和清單后，利用Excel查找功能，將到館期刊輸入到工作表相應(yīng)的月份 區(qū)分出具體 全部輸入后， 內(nèi)。由于期刊的刊期分為季刊、雙月刊、月刊、半月刊、旬刊、周刊等，因此在每期的月份 內(nèi)要單獨記到。如月刊就記到相應(yīng)的月份下的刊一內(nèi)，半月刊記在刊一、刊二內(nèi)，同理周刊 則記在刊一、刊二、刊三、刊四內(nèi)，每期1冊記1, 2冊記2，必需單獨記到， 哪一期，防止記混。以 2005年中文社科期刊1月至12月為例，如表1所示。 進行保存，此批記到工作完成。用此方法記到，非常迅速、準(zhǔn)確，提高工作效率。 Excel提供了 信息備注。期刊的變化

11、較大，常出現(xiàn)合刊、停刊、增刊、更名等現(xiàn)象， 給單元格增加批注的功能，便于對期刊的分編、裝訂、補缺等管理工作。當(dāng)把鼠標(biāo)移動到單 元格之上時，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入批注”命令，系統(tǒng)會彈出一個 批注框，在其中輸入文字，對這個單元格內(nèi)容進行補充說明。 5.4期刊的統(tǒng)計、分析 再選“數(shù)據(jù)” “確定”后屏 ,如表2。 利用Excel的自動求和等函數(shù)功能統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)，只要選定所要統(tǒng)計的部分，單擊自動 求和圖標(biāo)，便可完成統(tǒng)計。也可以根據(jù)需要，運用各種函數(shù)公式實現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計。如對 期刊每月記到“合計”,在此基礎(chǔ)上進行“總計”、“分類匯總”。進行“分類匯總”的方法是: 將工作表選定后，單擊

12、“數(shù)據(jù)”7“排序”命令，對“刊期（巳”進行排序， 7“分類匯總”命令，在“選定匯總項（D）”欄內(nèi)將每月的“合計”項選上， 幕上顯示分類匯總表，分別統(tǒng)計出半月刊、月刊、雙月刊等所有現(xiàn)刊的記到數(shù)量 當(dāng)分類匯總結(jié)束后，在“分類匯總”欄內(nèi)點擊“全部刪除”則恢復(fù)到工作表狀態(tài)。 如要統(tǒng)計某一時期內(nèi)本閱覽室期刊閱覽率，將每天的閱覽數(shù)據(jù)輸入工作表中每期對應(yīng)的 科學(xué)地統(tǒng)計和分析各類期刊閱覽情況， 為來年期刊的增訂和停訂提供參考依據(jù)。 建立文檔 將每年的期刊管理工作表用電子文當(dāng)保存，也可根據(jù)需要打印出來，使期刊管理更加規(guī) 科學(xué)。 電子表格在期刊工作中的應(yīng)用， 是期刊工作現(xiàn)代化具體實現(xiàn)途徑之一。在期刊管理的實 踐中

13、，還有許多問題需要解決，如：期刊記到、目錄查詢等，可否與圖書管理系統(tǒng)銜接，應(yīng) 該是今后探索的一個方向。 數(shù)據(jù)統(tǒng)計欄內(nèi)。禾U用統(tǒng)計功能，進行求和匯總，統(tǒng)計出期刊的閱覽數(shù)據(jù)。然后，用自動排序 功能，分析所有現(xiàn)刊的閱讀量大小。也可以啟動制圖功能，做出期刊閱覽情況曲線圖，非常 直觀地分析期刊的利用情況?？茖W(xué)地統(tǒng)計和分析各類期刊閱覽情況，能充分了解期刊的利用 率， 范、 5.5 參考文獻 1王海蘭.從期刊回溯工作談期刊的管理.圖書情報工作.2006（2） 2劉旭東.中文版Office2003辦公自動化標(biāo)準(zhǔn)教程.上?？茖W(xué)普及出版社出報版.2004 表2中文社科期刊管理工作匯總表 架 位 號 分 類 號 期

14、刊名稱 郵發(fā) 刊號 刊 期 一月 十二月 全 年 合 計 刊 刊 刊 刊 四 合 計 刊 刊 刊 刊 四 合 計 4 CO 科學(xué)新聞 2-299 半月刊 1 1 2 1 1 2 24 6 D5 環(huán)球 2-511 半月刊 1 1 2 1 1 2 24 半月刊匯總 4 4 48 3 B82 道德與文 明 6-60 雙月刊 0 1 1 6 8 D81 國際觀察 4-574 雙月刊 0 1 1 6 雙月刊匯總 0 2 12 9 G21 讀報參考 24-125 旬刊 1 1 1 3 1 1 1 3 36 旬刊匯總 3 3 36 1 A84 毛澤東鄧 小平理論 研究 5-522 月刊 1 1 1 1 12

15、 2 B8 思維與智 慧 18-96 月刊 1 1 1 1 12 月刊匯總 2 2 24 5 C91 3 三聯(lián)生活 周刊 82-20 周刊 1 1 1 1 4 1 1 1 1 4 48 7 D67 臺灣周刊 2-782 周刊 1 1 1 1 4 1 1 1 1 4 48 周刊匯總 8 8 96 總計 216 沁園春 山舞銀蛇，原馳蠟象，欲與天公試 比高。 北國風(fēng)光， 千里冰封， 里雪飄。 望長城內(nèi)外， 惟余莽莽; 大河 頓失滔滔。 須晴日，看紅裝素裹，分外妖嬈。 江山如此多嬌，引無數(shù)英雄競折腰 惜秦皇漢武，略輸文采; 祖，稍遜風(fēng)騷。 唐宗宋 一代天驕，成吉思汗, 大雕。 只識彎弓射 俱往矣，數(shù)

16、風(fēng)流人物, U克 還看今朝。 出師表 兩漢：諸葛亮 先帝創(chuàng)業(yè)未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此誠危急存亡之秋也。然侍衛(wèi)之臣 不懈于內(nèi)，忠志之士忘身于外者，蓋追先帝之殊遇，欲報之于陛下也。誠宜開張圣聽，以光 先帝遺德，恢弘志士之氣，不宜妄自菲薄，引喻失義，以塞忠諫之路也。 宮中府中，俱為一體；陟罰臧否，不宜異同。若有作奸犯科及為忠善者，宜付有司論其 刑賞，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使內(nèi)外異法也。 侍中、侍郎郭攸之、費祎、董允等，此皆良實，志慮忠純，是以先帝簡拔以遺陛下：愚 以為宮中之事，事無大小，悉以咨之，然后施行，必能裨補闕漏，有所廣益。 能”，是以眾議舉寵為督: 將軍向?qū)?，性行淑均，曉暢軍事，試用于昔日，先帝稱之曰 愚以為營中之事，悉以咨之，必能使行陣和睦，優(yōu)劣得所。 親賢臣，遠(yuǎn)小人，此先漢所以興隆也； 親小人，遠(yuǎn)賢臣，此后漢所以傾頹也。 先帝在時, 每與臣論此事，未嘗不嘆息痛恨于桓、 靈也。侍中、尚書、長史、參軍，此悉貞良死節(jié)之臣, 愿陛下親之、信之，則漢室之隆，可計日而待也U。 臣本布衣，躬耕于南陽，茍全性命于亂世，不求聞達于諸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉 屈，三顧臣于草廬之中，咨臣以當(dāng)世之事，由是感激，遂許先帝以驅(qū)馳。后值傾覆，受任于