SA8000記錄控制程序

1、xxxxxxxxxxxxxx sa程序文件 版本：a 修訂次數(shù)：0記錄控制程序1 目的為了驗證公司按照標準要求實施各項社會責(zé)任活動，特制定本程序。2范圍本程序適用于公司sa8000社會責(zé)任體系所覆蓋的公司所有職能部門。3職責(zé)各職能部門在體系記錄上的職責(zé)，分條描述。4 程序內(nèi)容4.1 記錄編號和形式4.1.1各部門對體系涉及的記錄進行編號，記錄的編號規(guī)則為：sa-mm-x,sa表示社會責(zé)任；mm表示部門兩位字母縮寫；x表示順序號。4.1.2 記錄形式有但不限于：公司按照標準和法律法規(guī)要求自主確定的記錄、國家主管部門規(guī)定的社會責(zé)任實施記錄或證明材料、現(xiàn)場管理的記錄（包括照片等）。4.2 記錄的填報

2、各職能部門填制的記錄要求為：國家主管部門有固定格式的按照該格式要求執(zhí)行，無固定格式的，按照公司sa8000社會責(zé)任體系規(guī)定的格式執(zhí)行，要求填寫時字跡工整、填報及時，記錄的內(nèi)容要保持真實性。4.3 記錄的收集、裝訂、保管、銷毀4.3.1 各部門按照手冊、程序文件、規(guī)章制度的歸口管理要求實行歸口管理，由記錄的填報者按月整理收集并裝訂填報的記錄（填報周期超過1個月的，按照實際生成的周期執(zhí)行）。4.3.2 各部門整理收集并裝訂的記錄由該部門保管，存留期限按照“記錄清單”上規(guī)定的保存期限執(zhí)行；超過期限的記錄予以銷毀，銷毀方式可鍋爐房火燒、或是碎紙機粉碎等，銷毀時一般應(yīng)有2人同時執(zhí)行，在“記錄清單”中銷毀

3、欄中進行銷毀記錄并簽名。4.4 記錄的驗證4.4.1 記錄的驗證方式不限于管理評審、內(nèi)部審核的方式進行。4.4.2 當管理評審或內(nèi)部審核中發(fā)現(xiàn)的不符合，按照糾正、補償措施控制程序中4.3.9條執(zhí)行。4.4.3 日常發(fā)現(xiàn)的其他的不符合，由發(fā)現(xiàn)部門填制“不符合報告”，并提交管理部，由管理部組織出現(xiàn)不符合的部門按照糾正和/或補償措施控制程序中4.2條規(guī)定制定糾正、補償措施并進行驗證。5 相關(guān)文件5.1 糾正、補償措施控制程序 6 記錄6.1 記錄清單 糾正、補償措施控制程序1 目的為了對違反標準或體系文件規(guī)定的事項采取有效的糾正或補償措施，更好地進行持續(xù)改進，使體系保持與標準的符合性、有效性，特制定

4、本程序。2范圍適用于本公司sa8000社會責(zé)任體系覆蓋的所有職能部門。3職責(zé)3.1 管理者代表、辦公室、品控部分別通過管理評審、內(nèi)部審核的手段組織各部門制定糾正、補償措施，并組織整改效果驗證。3.2 工會、辦公室就員工反映或公司發(fā)現(xiàn)的違反標準的問題，采取調(diào)查處理的手段制定糾正、補償措施，并監(jiān)督該措施的實施。3.3 各部門在管理者代表、辦公室、品控部、工會組織下制定糾正補償措施、，并予以實施。4程序內(nèi)容4.1 制定措施的需求來源：處理員工疑慮、員工反映、內(nèi)部審核、管理評審、外部審核。4.2 制定措施的操作步驟4.2.1 弄清楚事項的關(guān)鍵內(nèi)容，分析出問題產(chǎn)生的主要原因。4.2.2 查找標準及體系中

5、相關(guān)法律法規(guī)的要求，確定采取糾正、補償措施后應(yīng)達到的目標。4.2.3 責(zé)任部門在涉及此類問題的范圍進行排查，將相同或類似的情況全部甄別出來。4.2.4 根據(jù)排查檢索反映出來的現(xiàn)狀與應(yīng)該達到的目標之間的距離，組織責(zé)任部門制定糾正和/或補償措施，并確定所需的整改期限，需要予以補償?shù)?，要確定補償方式及合法的補償額度。4.2.5 糾正、補償措施的實施結(jié)果以記錄的形式體現(xiàn)“不符合項報告”的實施結(jié)果欄中，整改期滿時，由管理者代表組織相關(guān)職能部門巡查驗證。4.2.6 采取的任何糾正、補償措施應(yīng)考慮法律法規(guī)、問題的嚴重程度、實施客觀條件三個方面。4.3 各要素糾正、補償措施4.3.1 當發(fā)現(xiàn)公司存在童工現(xiàn)象時

6、，按童工核查補救措施控制程序的4.3.34.3.4條規(guī)定執(zhí)行。4.3.2 當發(fā)現(xiàn)或員工反映公司存在強迫勞動現(xiàn)象時，管理者代表要求管理部協(xié)同工會進行調(diào)查處理，制止該行為，并對責(zé)任人按照員工手冊要求對責(zé)任人進行行政處罰，在全公司通告，以避免該現(xiàn)象再發(fā)生。4.3.3 對有妨礙員工正常的結(jié)社和參加工會的行為，由工會主席與責(zé)任部門或責(zé)任人進行交涉，確保員工的結(jié)社自由。4.3.4 歧視：如公司發(fā)現(xiàn)員工在工作過程中，如標準所述各項存在差別待遇時，員工可以向工會或管理部投訴，工會和管理部應(yīng)協(xié)同調(diào)查并予以糾正，相關(guān)責(zé)任人就此行為向受歧視員工道歉，必要時公司就此差別向該員工實施補償。4.3.5 健康與安全4.3.

7、5.1 當出現(xiàn)工傷或在工傷處理上出現(xiàn)不符合時，按照防止工傷和工傷處理控制程序的規(guī)定執(zhí)行。4.3.5.2 環(huán)保、消防、職業(yè)健康等事項上出現(xiàn)不符合時，要與國家主管部門進行協(xié)調(diào)，制定糾正措施、實施整改、驗收，公司予以必要的投入（如興建設(shè)施等），因這些原因給員工身體造成傷害的， 公司按照4.3.5.1條及相應(yīng)法律法規(guī)予以必要的補償。4.3.5.3 職工生活管理出現(xiàn)不符合的，屬于員工個人問題的，由所在部門安排人員監(jiān)督整改，屬于公司問題的，辦公室組織人員予以必要的設(shè)施改造，品控部進行驗證。4.3.6 性侵犯：公司對發(fā)生的性侵犯行為，視行為性質(zhì)嚴重程度和當事人個人意愿，由公司出面調(diào)解或交到公安司法部門解決。

8、4.3.7 當公司在工作時間、薪資待遇、社會保險（包括健康與安全涉及的工傷、醫(yī)療保險）等問題出現(xiàn)不符合時，管理部依據(jù)適用的國家、吳江市法律法規(guī)，組織責(zé)任部門制定糾正和/或補償措施；一般工作時間問題，以補休或發(fā)放足額加班費形式予以補償；薪資核算、社會保險一般采取補發(fā)工資、補繳社會保險等補償措施。4.3.8 當公司采購部門、生產(chǎn)部門在對供應(yīng)商評估管理上出現(xiàn)不符合時，由品控部監(jiān)督這些部門，按照供應(yīng)商評估管理程序中4.4.4條重新進行評估；對于供應(yīng)商違反標準的事項時，采購部、生產(chǎn)部可以按照4.2條的步驟制定糾正措施，并按照供應(yīng)商評估管理程序進行整改和驗證。4.3.9 管理評審、內(nèi)部審核中發(fā)現(xiàn)的不符合，

9、均按照本程序4.2條規(guī)定制定糾正和/或補償措施；并分別按照管理評審控制程序、內(nèi)部審核控制程序進行糾正、補償措施驗證。4.4 所有違反標準、手冊、法律法規(guī)的事項，均以“不符合報告”的形式體現(xiàn)，該表中主要包括：不符合事實描述、不符合點依據(jù)、產(chǎn)生原因分析、采取的措施、糾正、補償措施驗證幾個部分，該表及所有糾正、補償材料作為記錄，由品控部保存。4.5 因采取糾正、補償措施而引起文件修改的，由品控部組織責(zé)任部門按照文件和資料管理控制程序的規(guī)定進行修改。4.6 針對上述不符合項，辦公室、品控部適當增加培訓(xùn)或以張貼宣傳材料的方式進行宣傳，以防止同類不符合各項再次出現(xiàn)。5相關(guān)文件5.1 童工核查補救措施控制程

10、序 5.2 供應(yīng)商評估管理程序 5.3 防止工傷及工傷處理程序 5.4 管理評審控制程序 5.5 內(nèi)部審核控制程序 5.6 文件控制程序 5.7 6記錄6.1 不符合報告 溝通控制程序1目的為了使公司與所有利益相關(guān)方就sa8000社會責(zé)任體系實施績效進行有效的宣傳，展示符合社會責(zé)任要求的公司形象，表明公司自愿接受利益相關(guān)方監(jiān)督的態(tài)度，促進整個供應(yīng)鏈符合或接近sa8000社會責(zé)任標準的要求，特制訂本程序。2范圍本程序適用公司sa8000社會責(zé)任體系所覆蓋的所有職能部門。3職責(zé) 3.1 管理層、各職能部門、基層人員均應(yīng)自覺學(xué)習(xí)體系和法規(guī)的要求，建立各自與利益相關(guān)方的溝通渠道。3.2 管理層主要就公

11、司方針政策及體系實施后提高管理水平的效果與利益相關(guān)方進行溝通。3.3 各職能部門主要就體系運行效果、體系實施經(jīng)驗、糾正、補償措施的實施效果與利益相關(guān)方進行溝通，其中在提高對外溝通效果上，辦公室還應(yīng)幫助責(zé)任部門就溝通方式、溝通內(nèi)容提出改進措施。3.4 工會主要就維護職工權(quán)益、工會及職代會工作的經(jīng)驗與利益相關(guān)方對等部門進行溝通。3.5 基層人員主要就體系實施后職工權(quán)益相關(guān)問題的解決效果、解決經(jīng)驗等方面，隨工會或自行聯(lián)系的渠道，與利益相關(guān)方基層人員或主管人員進行溝通。4程序內(nèi)容4.1 對外溝通的方式及溝通對象4.1.1對外溝通一般按照高層、職能部門、基層三個層面進行，每個層面一般與利益相關(guān)方對等部門

12、或人員進行溝通，利益相關(guān)方主要包括：客戶、供應(yīng)商、國家主管部門、新聞媒體、社會公眾等方面，溝通的方式靈活多樣，有但不限于：正式場合的會晤、洽談、電話、傳真、快遞、電子郵件等。4.1.2 高級管理層主要與利益相關(guān)方對等人員進行社會責(zé)任實施績效溝通；各職能部門中：采購部主要面向客戶反饋公司社會責(zé)任管理的實施情況；采購部、生產(chǎn)部、品控部主要面向供應(yīng)鏈上的供應(yīng)商；工會、辦公室主要面向上級主管部門、新聞媒體，必要時辦公室與供應(yīng)商對等部門進行溝通；基層人員主要面向日常接觸的公眾群體、新聞媒體或供應(yīng)商的同階層員工。4.2 公司對外溝通的內(nèi)容有但不限于4.2.1 就方針政策及貫徹方針政策后公司的社會責(zé)任管理水

13、平提高的情況。4.2.2 公司社會責(zé)任體系運行與標準的符合度及糾正和補償措施的實施效果。4.2.3 公司的社會責(zé)任目標及實施效果（包括管理評審作出的績效評價及成功范例）。4.2.4 公司社會責(zé)任體系運行過程中在改善生產(chǎn)環(huán)境、保障員工合法權(quán)益等諸事項上的具體實踐。4.2.5 明確了合理的成本線后，在確定管理目標、形成實施辦法上有哪些促進。4.2.6 各種新聞載體上關(guān)于社會責(zé)任問題有價值的信息。4.3 獲取信息無論公司哪個層面，都不限于以接受培訓(xùn)的途徑，自覺學(xué)習(xí)標準、體系及法律法規(guī)的要求，始終關(guān)注社會責(zé)任體系運行的效果，不斷獲取公司實施社會責(zé)任體系所取得的績效，這些績效可以用文字、數(shù)據(jù)或圖表等多種

14、形式展現(xiàn)。4.3.1 建立渠道4.3.1.1 無論公司哪個層面，都應(yīng)在日常工作過程中，按4.1條所述的溝通對象，與所接觸的利益相關(guān)方建立溝通渠道；包括利益相關(guān)方的聯(lián)系方式、聯(lián)系人、職位、工作范圍等內(nèi)容，列成“溝通通訊錄”。4.3.1.2 管理層主要通過與利益相關(guān)方的業(yè)務(wù)洽談或其他社交活動建立溝通渠道。4.3.1.3采購部、品控部、生產(chǎn)部可在對供應(yīng)商進行評估管理時建立溝通渠道；辦公室在體系實施過程中，根據(jù)社會責(zé)任事項的主管歸屬，與相關(guān)上級主管部門建立溝通渠道；工會、辦公室、基層員工需要與供應(yīng)商/分包商進行對等溝通時，由采購部負責(zé)引見而建立渠道；辦公室?guī)椭鶎訂T工引見，建立與國家主管部門、新聞媒體

15、的溝通渠道。4.4 溝通操作4.4.1 無論公司哪個層面，在日常工作接洽過程中，尋找正確的溝通切入點，把對社會責(zé)任問題的關(guān)注變成共同的話題，如此往復(fù)，當公司出現(xiàn)有關(guān)對外溝通涉及的信息時，按照4.1條所列的溝通方式、4.2條所列的溝通內(nèi)容，在第一時間或及時與利益相關(guān)方進行宣傳。4.4.2 公司各層面對外溝通的頻次每年不少于1次。4.4.3 辦公室與主管部門的初次溝通，往往是社會責(zé)任管理事項的規(guī)范性確認，要經(jīng)過發(fā)出確認申請、主管部門實施檢查、制定糾正和補償措施、主管部門實施驗證等環(huán)節(jié)，此后一般為年度審驗，在審驗過程中進行溝通。4.5 總結(jié)報告在每次管理評審之前各部門要對對外溝通的實施情況總結(jié)成“對

16、外溝通實施報告”，報品控部備案，作為在管理評審會議上對對外溝通績效進行評價的輸入材料。4.6 績效評價4.6.1 對外溝通績效的表現(xiàn)4.6.1.1 帶動供應(yīng)商提高社會責(zé)任管理的熱情，同時也提高了他們社會責(zé)任實施能力。4.6.1.2 增進了供應(yīng)鏈上彼此之間的相互了解，樹立了良好的公司形象，形成緊密的戰(zhàn)略合作伙伴。4.6.1.3 在具體社會責(zé)任管理事項上提供實施經(jīng)驗，幫助供應(yīng)商取得成功，通過認證。4.6.1.4 上級主管部門對具體社會責(zé)任事項的確認明確了具體執(zhí)行的標準尺度。4.6.1.5 與社會公眾和新聞媒體的溝通，更有利于擴大公司影響力，增強接受公眾監(jiān)督的抗風(fēng)險能力。4.6.2 各層面不限于以管

17、理評審的形式，按上述4.5.1條所列內(nèi)容對對外溝通績效進行評估，可隨時提交給品控部，品控部每半年整理1次，并宣傳對外溝通績效。4.6.3 非溝通時間長短的因素，公司對外溝通績效不明顯時，不限于以管理評審、內(nèi)部審核的方式，由管理部協(xié)助責(zé)任部門改進溝通方式或溝通內(nèi)容，按照上文所述條款執(zhí)行。 防止工傷及工傷處理控制程序1目的為了貫徹“安全第一、預(yù)防為主”的安全生產(chǎn)原則，防止和減少工傷事故，以維護員工的合法權(quán)益，保障員工的人身安全，特制定本程序。2范圍本程序適用于公司社會責(zé)任體系所覆蓋的公司所有職能部門（主要是生產(chǎn)部門）。3.職責(zé)主要是辦公室、品控部、生產(chǎn)部門在此程序中的職責(zé)3. 防止工傷3.1 防止

18、工傷一般不限于采取以下防護措施：3.1.1工作環(huán)境溫度的控制措施。3.1.2 安全操作規(guī)程、現(xiàn)場安全標識的宣傳方面的具體措施。3.1.3 勞動保護用品使用和管理。3.1.4 強化生產(chǎn)現(xiàn)場的安全操作，規(guī)范化學(xué)品的使用，嚴格執(zhí)行設(shè)備維護制度。3.1.5所有職工每年進行一次健康檢查，特殊崗位上崗應(yīng)有上崗證或相應(yīng)證書。3.1.6現(xiàn)場應(yīng)放置急救箱，準備應(yīng)急藥品；現(xiàn)場主管人員負責(zé)，品控部每周檢查一次。3.2 各部門或崗位應(yīng)組織防護措施培訓(xùn)和急救措施培訓(xùn)。3.3 發(fā)生工傷后，現(xiàn)場主管應(yīng)立即組織現(xiàn)場急救并通知總經(jīng)理；經(jīng)現(xiàn)場處理后仍需要進一步治療的，按以下工傷處理流程處理。4. 工傷處理流程4.1接到工傷報告后，總經(jīng)理應(yīng)立即安排合適的人員在第一時間將傷員送到合適的醫(yī)療機構(gòu)就診、搶救。4.2現(xiàn)場主管應(yīng)同時保護事發(fā)現(xiàn)場，拍片、人員訪談做筆錄，展開一系列的調(diào)查和收集資料工作，并一一歸檔。4.3辦公室負責(zé)慰問傷員，順便再確認一下工傷的整個過程，同時交待其收齊好所有醫(yī)療發(fā)票。4.4辦公室寫好工傷報告，在事發(fā)30日內(nèi)上報勞動部門有關(guān)方面，申請工傷認定。申請資料包括：工傷認定申請表傷亡人員與企業(yè)存在勞動關(guān)系的證明材料（勞動合同）醫(yī)療診斷證明或者職業(yè)病診斷證明書（病歷卡）傷亡人員本人身份證明材料（