文控管理制度

1、文控管理制度1 總則 文控工作雖作為制作業(yè)公司輔助性工作；但直接影響著公司生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)的成效。為規(guī)范本 公司的文控工作，特制定文控工作，特制定本制度。本制度適用于本公司的文件制、修訂、審批、受控、發(fā)行、回收、歸檔及銷毀等個(gè)環(huán)節(jié) 文控工作管理原則：使用文件唯一性，系統(tǒng)性，易于識(shí)別，集中管理與分散管理相結(jié)合。 公司各職能部門應(yīng)明確一位負(fù)責(zé)人分管文檔工作；并指定兼職文控員統(tǒng)一管理本部門相關(guān) 文件材料，定期整理歸檔并控期向公司文控移交。文控負(fù)責(zé)對(duì)全公司的文件管控：其他公司成員有義務(wù)和職責(zé)對(duì)文控工作進(jìn)行監(jiān)督和支持。2 文件屬性及分類 根據(jù)公司的實(shí)際情況，文件可以按以下標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類（詳見(jiàn)附件：文件分類表）

2、按業(yè)條活動(dòng)可為分：銷售文件，研發(fā)文件，供應(yīng)商文件，制造生產(chǎn)文件，工程工藝文件， 質(zhì)量管理文件，行政（后勤）管理文件，人事管理文件，財(cái)務(wù)文件等。按管控方式可分為： 受控文件和非受控文件。 受控文件是指可能涉及公司的商業(yè)機(jī)密或?qū)?司日常運(yùn)行有規(guī)范指導(dǎo)作用的文件， 需根據(jù)公司的成長(zhǎng)對(duì)文件進(jìn)行修訂的文件， 如體系文件， 技術(shù)文件、 合同協(xié)議等； 非受控文件是指外部單位發(fā)放的文件，本公司無(wú)法控制， 或由本公 司發(fā)布的通知、公告等發(fā)布后無(wú)需修訂，不必要對(duì)其控制的文件，如法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、通知等。 按文件載體可分為：紙質(zhì)文件和電子文件。按管理方法可分為：集中管理和分散管理。 按保密等可分為：絕密、機(jī)密、秘密、公

3、開(kāi)。絕密是最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司安 全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害； 機(jī)密是重要的公司秘密， 泄露會(huì)使公司安全和利益嚴(yán)重?fù)p害； 秘密是指一般公司秘密，泄露會(huì)使公司安全和利益遭損害。按屬性可分為：規(guī)定性文件、事務(wù)性文件和技術(shù)文件。規(guī)定性文件是批為了約束和規(guī)范某 方面的行為和活動(dòng)而制訂的規(guī)范性文件， 如政策、 法規(guī)、制度等， 這里主要是指公司內(nèi)制度 規(guī)范文件；事務(wù)性文件是指為辦理某項(xiàng)工作和事務(wù)而產(chǎn)生的記錄和推動(dòng)性文件。 按文件來(lái)源可分為：外來(lái)文件和內(nèi)部文件。按保存時(shí)間可分為：永久（ 30年以上）、長(zhǎng)期（ 15-30 年）、短期（ 15 年以下）。 按文件的生命周期可分為：“制作、受控發(fā)行、歸檔

4、、廢止”四個(gè)階段。3 權(quán)責(zé)文控的工作職責(zé) 公司文件的模板、格式、版本、權(quán)限、密級(jí)的規(guī)范： 對(duì)公司文件的模板、格式、版本、權(quán)限、密級(jí)、字體等方面的審審核； 受控、發(fā)行、紙檔的發(fā)放、回收、銷毀； 協(xié)調(diào)質(zhì)量管理部及相關(guān)部門對(duì)體系文件的監(jiān)督、管控及對(duì)其提供審核利用； 對(duì)外來(lái)文件如法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、公文、證書(shū)等受控和管制；對(duì)除以上文件以外的其它文件的管制； 對(duì)歸檔的文件集中管理。各部門的權(quán)責(zé) 按照文件控制程序規(guī)定制作和使用文件： 對(duì)辦理完比，具有保存價(jià)值的問(wèn)件歸檔，定期向文控移交 自覺(jué)樽守文件管理的相關(guān)規(guī)定，并監(jiān)督和建議文控的管理工作。4管理規(guī)定制作階段需要草擬文件，須遵循公司對(duì)文件要素的規(guī)定。參見(jiàn)文件控制程

5、序文件的制作規(guī)定性文件，制作編輯文件前向文控申請(qǐng)文件編號(hào)，正確編寫文件名稱；如：體系文件等。文件名稱的組成：文件編號(hào) +文件標(biāo)題+文件制作時(shí)間事務(wù)性文件和公文的文件名稱可不安照此方式命我。但必須具有明顯的指示性， 不能籠統(tǒng)地標(biāo)題為申請(qǐng)、報(bào)告等。事務(wù)性文件，則按照文件編號(hào)規(guī)則，部門自行編制一套編號(hào)進(jìn)行管控。若修訂文件需向文控索要需修訂的可編輯電子檔；文件的編輯，須對(duì)文件的模板、版本、修訂履歷、密級(jí)、文件屬性等進(jìn)行編輯。受控發(fā)行階段受控發(fā)行流程審核受控發(fā)行公文，內(nèi)部公文在 0A上提交啟動(dòng)流程，由文控審核文件字體、模板、格式、署名等方面，通過(guò)則提交到其部門主管領(lǐng)導(dǎo)，由其審核文件內(nèi)容，位通過(guò)則駁回到文

6、件流程源頭，由文件作者重新修改編輯，再重新提交；若都通過(guò)，則由部門領(lǐng)導(dǎo)提交總經(jīng)理或副總經(jīng)理核準(zhǔn)簽發(fā)， 由管理印章的人員在落款處加蓋公司印章，文件受控發(fā)布；外來(lái)公文，由收文部門掃描后， 掃描件和原件移交文控受控。規(guī)定性文件（如規(guī)章制度、 SOP等）,在0A上提交啟動(dòng)流程，由文控申核文件字體、模板、格式、署名等方面，通過(guò)則提交到其部門主管領(lǐng)導(dǎo)，由其審核文件內(nèi)容，未通過(guò)則駁回到文 件流程源頭，由文件作者重新修改編輯，再重新提效：若通過(guò)，則由部門領(lǐng)導(dǎo)提交內(nèi)容涉及到的相關(guān)部門會(huì)審，同樣，通過(guò)則直接提交下一節(jié)點(diǎn)， 未同意，則駁回流程起點(diǎn)；都通過(guò)后， 由管理者低表核準(zhǔn)簽發(fā)，文控受控發(fā)布。事務(wù)性文件，不需在

7、0A上發(fā)行受迭，只在部門間受控即可，如聯(lián)絡(luò)單，申請(qǐng)等。技術(shù)文件，在PLM或0A上進(jìn)行流程受控。需發(fā)行紙檔各部門的， 文控加蓋受控章和受控時(shí) 間，發(fā)放到相關(guān)部門，若是修訂版本文件，須收回上一版本的舊文件； 需發(fā)放到外部的文件， 需文控加蓋非受控章。資質(zhì)文件及認(rèn)證文件。收文部門收到證書(shū)及資質(zhì)文件后，對(duì)其進(jìn)行掃描，然后將原件和掃描件移交文控受控；文控對(duì)新收到的文件對(duì)原件整理保管，將不涉密的電子檔發(fā)布到0A和服務(wù)器公共文件夾，以方便公司業(yè)務(wù)人員使用。（掃描件要求，無(wú)黑邊，無(wú)傾斜、圖像清晰無(wú)模糊，方便讀取）合同協(xié)議，簽訂完畢的原件一份及電子檔移交文控，本部門可保留一份使用。歸檔階段部門歸檔具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存和

8、參靠?jī)r(jià)值的文件，文件辦理完畢合，由文件辦理部門連同該文件產(chǎn)生的后 續(xù)過(guò)程和結(jié)果文件歸檔，按照料類別、事件整理，與其它歸檔文件一并向文控定期移交集中 保存。移交時(shí)間為：年初即1月移交上年度下半年的歸檔文件：年中即7月份移交上半年的歸檔文件。記錄性的文件，對(duì)每個(gè)工作年度的記錄文件進(jìn)行歸檔，由本部門保管，以便隨時(shí)查閱參考。文迭整理歸檔收集，文控各部門具有保存價(jià)值辦理完畢的文件，定期完整收集。整理，按照文件屬性等對(duì)文件進(jìn)行分類整理立卷。保管，整理完畢的檔案文件按類別入庫(kù)保存。利用為方便公司內(nèi)部人員查閱檔案，文控人員在公司 0A上公布不帶任保密級(jí)的檔案目錄。借閱利用者須經(jīng)過(guò)0A “檔案借閱”流程申請(qǐng)，申

9、請(qǐng)通過(guò)后方可到檔案室辦理借閱利用手續(xù)。公司各部門因工作需要查況本部門歸檔的檔案，不涉密檔案可以直接到檔案室調(diào)閱、查閱 非本部門的不涉密檔案， 須經(jīng)文件歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)同意；涉密的檔案需由總旨理批準(zhǔn)，方可借閱利用。借閱者須愛(ài)護(hù)檔案文件，不得有涂寫、折疊、勾畫、撕毀等有損檔案文件的行為發(fā)生；若需摘錄或復(fù)印，應(yīng)由文控加蓋文控章為資證明。對(duì)重要的或密級(jí)的檔案需要復(fù)制時(shí)，需經(jīng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)同意。檔案使用完畢，及時(shí)歸還。文控在接收歸還的檔案時(shí)須仔細(xì)檢查核對(duì)。廢止紙檔，文迭從各部門回收舊版本受控文件，加蓋作廢章，對(duì)涉密文件作破碎銷毀處理，不涉密的可作廢紙?zhí)幚?；非受控文件，可用在文件?nèi)容面劃叉標(biāo)識(shí)作廢處理。=系統(tǒng)上

10、的電子檔，放到作廢文件夾。5數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)備份的范圍系統(tǒng)數(shù)據(jù)，包括 ERR PLM 0A郵件系統(tǒng)等；技術(shù)文件電子檔；關(guān)鍵部門、關(guān)鍵崗位人員工作電腦數(shù)據(jù)；關(guān)鍵部門是指涉及公司的核心信息，直接影響公司運(yùn)行的成效的部門， 如研發(fā)部；關(guān)鍵崗位是指涉及部門內(nèi)核心信息，直接影響部門或公司工作成效的崗位。其它具備備份價(jià)值的電子文件。備份周期。根據(jù)不同的數(shù)量，備份的同期也不盡相同。系統(tǒng)數(shù)據(jù)同期為每季度末備份一次; 技術(shù)文件每月月底備份一次；關(guān)鍵部門、關(guān)鍵崗位人員每年年末備份一次；流動(dòng)性比較大的崗位每季度末備份一次；關(guān)鍵崗位人員離職，需將其電腦數(shù)據(jù)在離職前一周進(jìn)行備份；其它數(shù)據(jù)，依據(jù)性質(zhì)和實(shí)際情況進(jìn)行備份。備份要

11、求：備份數(shù)據(jù)保持可讀性。備份所需的載體和介質(zhì)必須選用優(yōu)質(zhì)的移動(dòng)硬盤和光碟。備份操作。由文控?cái)y同IT人員（或網(wǎng)絡(luò)工程師）對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份；當(dāng)事雙方需在備份記錄上簽字確認(rèn)； 備份數(shù)據(jù)一式二份。_|備注份數(shù)據(jù)保管。由文控將備份數(shù)據(jù)的移動(dòng)硬盤或光碟整理著錄，標(biāo)注其內(nèi)容、時(shí)間、數(shù)據(jù)量、編號(hào)等；一式二份的備份數(shù)據(jù)，由總經(jīng)理分派專人分別保存；備份數(shù)據(jù)的庫(kù)房管理。定期檢查保存環(huán)境，防潮、防盜、放高溫。事實(shí)上期檢查數(shù)據(jù)備份的可讀性。若出現(xiàn)不可讀，查看數(shù)據(jù)標(biāo)注，核定其修復(fù)價(jià)值。若需修復(fù)，需及時(shí)修復(fù)。須定期對(duì)備份數(shù)據(jù)的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定， 對(duì)無(wú)需保存的數(shù)據(jù)上報(bào)總經(jīng)理， 經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后, 對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。

12、=備份數(shù)據(jù)的利用，若工作需要調(diào)用備份數(shù)據(jù)時(shí)，需提出申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理審批后，調(diào)用相關(guān)數(shù)據(jù)備份。用畢及時(shí)歸還。6文件信息保密為公司文件資料信息保密，是每個(gè)公司成員應(yīng)盡的義務(wù)。嚴(yán)格遵從公司保密相關(guān)規(guī)定。凡涉及本公司利益，在一定時(shí)間內(nèi)只能讓一定的人員知悉的文件檔案資料，均屬保密范轉(zhuǎn)圍。保密是文件檔案資料管理中非常重要的內(nèi)容，任何的泄密行為都可能會(huì)損害公司的商業(yè)秘密和整體利益。公司所有員工，尤其是各部門的負(fù)責(zé)的和文控管理人員，應(yīng)提高文件檔案資料保密意識(shí)，并在工作中遵守保密規(guī)定。 文控人員在平時(shí)的工作過(guò)程時(shí)刻保持保密意識(shí)，在提供檔案文件的查借閱根據(jù)密級(jí)嚴(yán)格審核和查借閱手續(xù)，在每一個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)降低泄密的風(fēng)險(xiǎn)，確保保密文件信息安全、穩(wěn)妥。若發(fā)現(xiàn)泄密，保密文件、檔案丟失，應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并及時(shí)采取有效補(bǔ)救措施。闡述不盡處，可參見(jiàn)公司保密協(xié)議相關(guān)規(guī)定。217、獎(jiǎng)懲獎(jiǎng)勵(lì)規(guī)定以下情形，由文控申報(bào)管理部，按照公司獎(jiǎng)懲制度相關(guān)規(guī)定予