access數(shù)據(jù)表剖析PPT教學(xué)課件

1、3.1 表的建立 表是Access數(shù)據(jù)庫中最基本的對象，是具有結(jié)構(gòu)的某個相同主題的數(shù)據(jù)集合。表由行和列組成。概念模型概念模型關(guān)系模型關(guān)系模型DBMS用戶用戶實體集實體集關(guān)系關(guān)系數(shù)據(jù)庫表數(shù)據(jù)庫表二維表格二維表格實體實體元組元組記錄記錄行行屬性屬性屬性屬性字段字段列列關(guān)鍵字關(guān)鍵字關(guān)鍵字關(guān)鍵字關(guān)鍵字關(guān)鍵字實體型實體型關(guān)系模式關(guān)系模式第1頁/共57頁3.1 表的建立字段：用來描述數(shù)據(jù)的某類特征。記錄：由若干字段組成，用來反映某一實體的全部信息。關(guān)鍵字：能夠唯一標(biāo)識表中每一條記錄的字段或字段組合。在Access中也稱為主鍵。 表表結(jié)結(jié)構(gòu)構(gòu)表表內(nèi)內(nèi)容容第2頁/共57頁3.1.1 建立表結(jié)構(gòu) 1. 建立方法

2、使用數(shù)據(jù)表視圖 數(shù)據(jù)表視圖是按行和列顯示表中數(shù)據(jù)的視圖。在數(shù)據(jù)表視圖中，可以進行字段的編輯、添加、刪除和數(shù)據(jù)的查找等各種操作。 第3頁/共57頁使用設(shè)計視圖使用設(shè)計視圖 表設(shè)計視圖是創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)以及修改表結(jié)構(gòu)最方便、最有效的窗口。 第4頁/共57頁3.1.2表結(jié)構(gòu)的組成 1字段名稱每個字段應(yīng)具有唯一的名字，稱為字段名稱。字段名稱的命名規(guī)則為：（1）長度為164個字符。（2）可以包含字母、漢字、數(shù)字、空格和其他字符，但不能以空格開頭。（3）不能包含句號（。）、驚嘆號（!）、方括號（ ）和重音符號（）。（4）不能使用ASCII為032的ASCII字符。 第5頁/共57頁2數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)

3、類型適用范圍適用范圍大小大小文本文本不必計算的數(shù)字，文本等不必計算的數(shù)字，文本等=255備注備注長度不固定的文本長度不固定的文本=65535數(shù)字?jǐn)?shù)字用于計算的數(shù)字用于計算的數(shù)字日期時間日期時間日期及時間，可用于計算日期及時間，可用于計算8貨幣貨幣貨幣形式的值貨幣形式的值自動編號自動編號系統(tǒng)自動生成系統(tǒng)自動生成,用戶無法操作用戶無法操作是是/否否描述狀態(tài)之一描述狀態(tài)之一,如真如真/假等假等1位位OLE對象對象其他應(yīng)用程序、聲音圖像等其他應(yīng)用程序、聲音圖像等超級鏈接超級鏈接 保存超級鏈接保存超級鏈接 第6頁/共57頁2數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型選擇的依據(jù)：p按照字段的性質(zhì)和用途來選擇恰當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型p

4、定義字段的長度應(yīng)足夠長，但不應(yīng)浪費p要對字段中的值執(zhí)行什么類型的操作p是否要排序或索引字段p是否在查詢或報表中使用字段對記錄分組第7頁/共57頁3字段屬性字段屬性p字段屬性表示字段所具有的特性，它定義了字段數(shù)據(jù)的保存、處理或顯示。 p字段大小、格式、輸入掩碼、有效性規(guī)則等 p定義字段屬性可以實現(xiàn)輸入數(shù)據(jù)的限制和驗證，或控制數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表視圖中的顯示格式等 第8頁/共57頁字段的常規(guī)屬性字段的常規(guī)屬性字段大小p字段大小屬性用于限制輸入到該字段的最大長度，當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)超過該字段設(shè)置的字段大小時，系統(tǒng)將拒絕接收。 p字段大小屬性只適用于文本、數(shù)字或自動編號類型的字段。p在設(shè)計視圖的字段屬性框的字段大小

5、屬性中選擇字段大小的類型（數(shù)字）或輸入字段大小的字符個數(shù)（文本）。第9頁/共57頁字段大小p如果文本字段中已經(jīng)有數(shù)據(jù)，那么減小字段大小會造成數(shù)據(jù)丟失，Access將截去超出新限制的字符。p如果在數(shù)字字段中包含小數(shù)，那么將字段大小屬性設(shè)置為整數(shù)時，Access自動將小數(shù)取整。p如果文本型字段的值是漢字，那么每個漢字占一位。 第10頁/共57頁格式p格式屬性影響數(shù)據(jù)的顯示格式。 p可確定數(shù)字、貨幣、日期等字段格式。p在設(shè)計視圖的字段屬性框的字段格式屬性中選擇字段格式的類型。第11頁/共57頁輸入掩碼p作用:輸入掩碼是用于設(shè)置字段（在表和查詢中）、文本框和組合框（在窗體中）的輸入數(shù)據(jù)格式，并可對允許

6、輸入的數(shù)值類型進行控制。 p使用范圍：文本、數(shù)字、日期/時間、貨幣等數(shù)據(jù)類型的字段。 p如果為某字段定義了輸入掩碼屬性，同時又設(shè)置了它的格式屬性，則在添加或編輯數(shù)據(jù)時，Access 將使用輸入掩碼，而“格式”設(shè)置則在數(shù)據(jù)顯示時優(yōu)先于輸入掩碼。p只為文本型和日期/時間型字段提供向?qū)?。p可使用字符定義輸入掩碼屬性。p輸入掩碼屬性由字面字符（如空格、點、括號等）和決定輸入數(shù)值類型的特殊字符組成。 第12頁/共57頁輸入掩碼輸入掩碼字字 符符含含 義義0必須輸入數(shù)字（必須輸入數(shù)字（09）9可以選擇輸入數(shù)據(jù)或空格可以選擇輸入數(shù)據(jù)或空格#可以選擇輸入數(shù)據(jù)或空格（在可以選擇輸入數(shù)據(jù)或空格（在“編輯編輯”模式

7、下空格以模式下空格以空白顯示，但是在保存數(shù)據(jù)時將空白刪除，允許添入空白顯示，但是在保存數(shù)據(jù)時將空白刪除，允許添入加號和減號）加號和減號）L必須輸入字母（必須輸入字母（AZ）?可以選擇輸入字母（可以選擇輸入字母（AZ）A必須輸入字母或數(shù)字必須輸入字母或數(shù)字a可以選擇輸入字母或數(shù)字可以選擇輸入字母或數(shù)字&必須輸入任何的字符或一個空格必須輸入任何的字符或一個空格第13頁/共57頁輸入掩碼輸入掩碼字字 符符含含 義義&必須輸入任何的字符或一個空格必須輸入任何的字符或一個空格C可以選擇輸入任何的字符或一個空格可以選擇輸入任何的字符或一個空格. : ; - /小數(shù)點占位符及千位、日期與時間的分隔符（實際的

8、字符小數(shù)點占位符及千位、日期與時間的分隔符（實際的字符將根據(jù)將根據(jù)“Windows控制面板控制面板”中中“區(qū)域設(shè)置屬性區(qū)域設(shè)置屬性”中的設(shè)中的設(shè)置而定）置而定）將所有字符轉(zhuǎn)換為大寫將所有字符轉(zhuǎn)換為大寫!使輸入掩碼從右到左顯示，而不是從左到右顯示。輸入掩使輸入掩碼從右到左顯示，而不是從左到右顯示。輸入掩碼中的字符始終都是從左到右填入?？梢栽谳斎胙诖a中的碼中的字符始終都是從左到右填入?？梢栽谳斎胙诖a中的任何地方包括感嘆號任何地方包括感嘆號使接下來的字符以原義字符顯示（例如，使接下來的字符以原義字符顯示（例如，A只顯示為只顯示為A）第14頁/共57頁手工設(shè)置輸入掩碼 “輸入掩碼向?qū)А敝荒軌蛱幚怼拔谋?/p>

9、”或“日期/時間”字段類型，對于而對于數(shù)字和貨幣字段來說，必須手工來輸入掩碼。 輸入掩碼的定義最多可以包含3節(jié)，各個節(jié)之間使用分號分隔。例如，999)000-0000;0;_。第一節(jié)輸入掩碼本身第二節(jié)確定是否保存字面顯示字符。0：所有字面顯示字符（例如，電話號碼輸入掩碼中的括號）都與數(shù)值一同保存； 1或空白：只保存輸入的非空格字符。第三節(jié) Access指定一個空格所顯示的字符，而這個空格應(yīng)該在輸入掩碼中鍵入字符的地方。對于該節(jié)，可以使用任何字符，如果要顯示空字符串，則需要將空格用雙引號 ( ) 括起。 第15頁/共57頁標(biāo)題使用范圍：全部類型。功能： 顯示在表對象的數(shù)據(jù)表視圖中，作為列標(biāo)題。如

10、果沒有，則使用字段名。第16頁/共57頁有效性規(guī)則有效性規(guī)則p作用:為防止數(shù)據(jù)的輸入錯誤而設(shè)置。p實質(zhì):定義一個限制條件，完成對數(shù)據(jù)輸入的檢測，限制可以接受的內(nèi)容。p定義：在設(shè)計視圖的字段屬性框的有效性規(guī)則屬性中該字段的有效性規(guī)則。第17頁/共57頁有效性文本有效性文本p當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)違反了有效性規(guī)則時，顯示的文本信息。p通常與有效性規(guī)則同時定義。第18頁/共57頁默認值默認值p作用：設(shè)置默認值可以減少數(shù)據(jù)輸入量。p定義：在設(shè)計視圖的字段屬性框的默認值屬性中輸入默認的的值。p注意：設(shè)置默認值屬性時，必須與字段中所設(shè)的數(shù)據(jù)類型相匹配，否則會出現(xiàn)錯誤。 第19頁/共57頁必填字段作用范圍：文本、數(shù)字

11、等。功能：是否要求字段必須錄入數(shù)據(jù)。決定該字段是否允許空值。第20頁/共57頁允許空字符串作用范圍：文本。功能：是否允許錄入空字符串。第21頁/共57頁空值和空字符串空值用Null表示。在數(shù)據(jù)表中Null值和零長度字符串看起來是相同的，都沒有任何值。區(qū)別：Null是未曾輸入過數(shù)據(jù)的字段；零長度字符串是不包含字符的字符串，可以通過鍵入一對中間沒有空格的引號 (“”) 來輸入零長度字符串，并將插入點移至另一字段時,Access 將隱藏引號，且該字段顯示為空。請注意，必須將字段的“允許空字符串”屬性設(shè)置為“是”，才可以輸入零長度字符串。第22頁/共57頁空值和空字符串Null表示數(shù)據(jù)丟失或數(shù)據(jù)未知；

12、零長度字符串來表明該字段沒有值。例如，一個“傳真”字段，如果不知道客戶的傳真號，或者不知道該客戶是否有傳真，則可將該字段設(shè)置為空值。這種情況下，意味著不知道該字段的值是什么。如果事后確定那位客戶沒有傳真，則可以在該字段中輸入一個零長度字符串，表明知道這里沒有任何值。Null值的字段可以是任何類型的字段；空字符串通常只是“文本”類型、“備注”類型或者“超鏈接”類型的字段。 第23頁/共57頁索引索引作用范圍：大多數(shù)字段。功能：加速對索引字段的查詢、排序及分組速度。通常對經(jīng)常搜索字段、查詢中聯(lián)接字段、排序字段建立索引，以提高這些操作的速度。屬性取值：“無”，表示本字段無索引；“有（有重復(fù)）”，表示

13、本字段有索引，且各記錄中的數(shù)據(jù)可以重復(fù)；“有（無重復(fù)）”，表示本字段有索引，且各記錄中的數(shù)據(jù)不允許重復(fù)。第24頁/共57頁作用范圍：文本型。設(shè)置輸入法是否開啟。第25頁/共57頁字段的查閱屬性顯示控件定義在輸入該字段值時，用何種類型的控件顯示數(shù)據(jù)列表，用戶可以從列表中選擇一個數(shù)據(jù)作為該字段的值。第26頁/共57頁行來源類型 該屬性用來定義在輸入該字段的值時，提供的列表中是什么樣的來源。設(shè)置設(shè)置說明說明表表/查詢查詢數(shù)據(jù)來自行來源屬性指定的表、查詢、數(shù)據(jù)來自行來源屬性指定的表、查詢、SQL語句語句值列表值列表數(shù)據(jù)來自行來源屬性指定的數(shù)據(jù)項列表數(shù)據(jù)來自行來源屬性指定的數(shù)據(jù)項列表字段列表字段列表數(shù)據(jù)

14、來自行來源屬性指定的表、查詢、數(shù)據(jù)來自行來源屬性指定的表、查詢、SQL語句中的字段名列表語句中的字段名列表第27頁/共57頁行來源行來源：確定數(shù)據(jù)來源，該屬性的設(shè)置取決于“行來源類型”屬性的設(shè)置。屬屬 性性 設(shè)設(shè) 置置 表表 /查查 詢詢 表表 名名 稱稱 、 查查 詢詢 名名 稱稱 或或 者者 SQL 語語 句句 。 值值 列列 表表 以以 分分 號號 (;) 作作 為為 分分 隔隔 符符 的的 數(shù)數(shù) 據(jù)據(jù) 項項 列列 表表 。 字字 段段 列列 表表 表表 名名 、 查查 詢詢 名名 或或 SQL 語語 句句 第28頁/共57頁3.1.4 建立表間關(guān)系1定義關(guān)系的條件p表間關(guān)系分為一對一、

15、一對多和多對多三種。p建立表間關(guān)系的條件：（1）如果僅有一個相關(guān)字段是主鍵或具有唯一索引，則創(chuàng)建一對多關(guān)系。（2）如果兩個相關(guān)字段都是主鍵或唯一索引，則創(chuàng)建一對一關(guān)系。（3）多對多關(guān)系實際上是某兩個表與第三個表的兩個一對多關(guān)系，第三個表的主鍵包含兩個字段，分別是前兩個表的外鍵。 第29頁/共57頁參照完整性參照完整性p指數(shù)據(jù)的正確性、準(zhǔn)確性和有效性。參照完整性是在輸入或刪除記錄時，為維持表之間已定義的關(guān)系而必須遵循的規(guī)則。 p如果實施了參照完整性：當(dāng)主表中沒有相關(guān)記錄時，就不能將記錄添加到相關(guān)表中，也不能在相關(guān)表中存在匹配的記錄時刪除主表中的記錄，更不能在相關(guān)表中有相關(guān)記錄時，更改主表中的主鍵

16、值。 第30頁/共57頁3建立表間關(guān)系建立表間關(guān)系p建立表間關(guān)系的方法包括：使用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫同時創(chuàng)建表間關(guān)系；使用“關(guān)系”命令定義表間關(guān)系。第31頁/共57頁4編輯表間關(guān)系編輯表間關(guān)系p編輯表間關(guān)系能夠進一步優(yōu)化數(shù)據(jù)庫性能。 p編輯內(nèi)容包括：刪除、修改表間關(guān)系等。第32頁/共57頁5子數(shù)據(jù)表子數(shù)據(jù)表p子數(shù)據(jù)表是指在一個數(shù)據(jù)表視圖中顯示已與其建立關(guān)系的數(shù)據(jù)表視圖。p在建有關(guān)系的主數(shù)據(jù)表視圖上，每條記錄左端都有一個關(guān)聯(lián)標(biāo)記“”。在未顯示子數(shù)據(jù)表時，關(guān)聯(lián)標(biāo)記內(nèi)為一個“+”號，此時單擊某記錄的關(guān)聯(lián)標(biāo)記，即可顯示該記錄對應(yīng)的子數(shù)據(jù)表記錄數(shù)據(jù)，而該記錄左端的關(guān)聯(lián)標(biāo)記內(nèi)變?yōu)橐粋€“”號。若需展開所有記錄的子

17、數(shù)據(jù)表，可選擇“格式”“子數(shù)據(jù)表”“全部展開”命令；若需折疊展開的子數(shù)據(jù)表，可選擇“格式”“子數(shù)據(jù)表”“全部折疊”命令。第33頁/共57頁3.1.5 向表中輸入數(shù)據(jù) 1以數(shù)據(jù)表視圖方式輸入數(shù)據(jù)2創(chuàng)建查閱列表字段第34頁/共57頁3.1.6 獲取外部數(shù)據(jù) 1導(dǎo)入數(shù)據(jù)p導(dǎo)入數(shù)據(jù)是將其它系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Access數(shù)據(jù)庫中。p一般使用導(dǎo)入命令將外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入至當(dāng)前數(shù)據(jù)庫中。第35頁/共57頁2鏈接數(shù)據(jù)鏈接數(shù)據(jù) p鏈接數(shù)據(jù)是指在自己的數(shù)據(jù)庫中形成一個鏈接表對象，每次在Access數(shù)據(jù)庫中操作數(shù)據(jù)時，都是即時從外部數(shù)據(jù)源獲取數(shù)據(jù)。 第36頁/共57頁3.2 表的維護 為使數(shù)據(jù)庫中表結(jié)構(gòu)更合理，內(nèi)容使

18、用更有效，需要對表進行維護。 第37頁/共57頁3.2.1 打開/關(guān)閉表 1打開表p使用打開命令（改內(nèi)容）p使用設(shè)計命令（改結(jié)構(gòu)）2關(guān)閉表第38頁/共57頁3.2.2 修改表結(jié)構(gòu) 1添加字段2修改字段3刪除字段4重新設(shè)置主鍵第39頁/共57頁3.2.3 編輯表內(nèi)容 1定位記錄 組 合 鍵定 位 功 能Tab 回車 右箭頭下一字段Shift+Tab 左箭頭上一字段Home當(dāng)前記錄中的第一個字段End當(dāng)前記錄中的最后一個字段Ctrl+Home第一個記錄中的第一個字段Ctrl+End最后一個記錄中的最后一個字段第40頁/共57頁1定位記錄定位記錄組 合 鍵定 位 功 能上箭頭上一個記錄中的當(dāng)前字段下

19、箭頭下一個記錄中的當(dāng)前字段Ctrl+上箭頭第一個記錄中的當(dāng)前字段Ctrl+下箭頭最后一個記錄中的當(dāng)前字段PgDn下移一屏PgUp上移一屏Ctrl+PgDn左移一屏Ctrl+PgUp右移一屏第41頁/共57頁2選擇記錄（選擇記錄（鼠標(biāo) ）數(shù) 據(jù) 范 圍操 作 方 法字段中的部分?jǐn)?shù)據(jù)單擊開始處，拖動鼠標(biāo)到結(jié)尾處字段中的全部數(shù)據(jù)”后單擊鼠標(biāo)左鍵相鄰多字段中的數(shù)據(jù)”，拖動鼠標(biāo)到最后一個字段尾部一列數(shù)據(jù)單擊該列的字段選定器多列數(shù)據(jù)將鼠標(biāo)放到第一列頂端字段名處，待鼠標(biāo)指針變?yōu)橄蛳录^后，拖動鼠標(biāo)到選定范圍的結(jié)尾列一條記錄單擊該記錄的記錄選定器多條記錄單擊第一個記錄的記錄選定器，按住鼠標(biāo)左鍵，拖動鼠標(biāo)到選定

20、范圍的結(jié)尾處所有記錄選擇“編輯”“選擇所有記錄”命令第42頁/共57頁2選擇記錄（選擇記錄（鍵盤 ）選 擇 對 象操 作 方 法一個字段的部分?jǐn)?shù)據(jù)光標(biāo)移到字段開始處，按住Shift鍵，再按方向鍵到結(jié)尾處整個字段的數(shù)據(jù) 光標(biāo)移到字段中，按F2鍵相鄰多個字段選擇第一個字段，按住Shift鍵，再按方向鍵到結(jié)尾處第43頁/共57頁3.2.3 編輯表內(nèi)容3添加記錄4刪除記錄5修改數(shù)據(jù)6復(fù)制數(shù)據(jù)第44頁/共57頁3.2.4 調(diào)整表格式1改變字段顯示次序2調(diào)整行顯示高度p有兩種顯示方法：手工調(diào)整和格式菜單中的行高/列寬命令調(diào)整3調(diào)整列顯示寬度p有兩種顯示方法：手工調(diào)整和格式菜單中的行高/列寬命令調(diào)整第45頁

21、/共57頁3.2.4 調(diào)整表格式4隱藏不需要的列p在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的隱藏列命令5顯示隱藏的列 p在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的取消隱藏列命令第46頁/共57頁3.2.4 調(diào)整表格式6凍結(jié)列p在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的凍結(jié)列命令p在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的取消所有凍結(jié)列命令7設(shè)置數(shù)據(jù)表顯示格式 p在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的數(shù)據(jù)表命令設(shè)置數(shù)據(jù)表格式第47頁/共57頁8改變字體顯示改變字體顯示 p在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的數(shù)據(jù)表命令設(shè)置數(shù)據(jù)表格式。 第48頁/共57頁3.3 表的管理 p查找指定內(nèi)容 在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用編輯菜單中的查找命令p查找空值或空字符串 空值是字段中還沒有值,可用Null值代替 空字符串是用雙引號括起來的空字符串,即”,中間沒有空格,長度為0第49頁/共57頁3.3.1 查找數(shù)據(jù)字符字符用用 法法示示 例例