access數(shù)據(jù)表剖析PPT教學(xué)課件

1、3.1 表的建立 表是Access數(shù)據(jù)庫中最基本的對(duì)象，是具有結(jié)構(gòu)的某個(gè)相同主題的數(shù)據(jù)集合。表由行和列組成。概念模型概念模型關(guān)系模型關(guān)系模型DBMS用戶用戶實(shí)體集實(shí)體集關(guān)系關(guān)系數(shù)據(jù)庫表數(shù)據(jù)庫表二維表格二維表格實(shí)體實(shí)體元組元組記錄記錄行行屬性屬性屬性屬性字段字段列列關(guān)鍵字關(guān)鍵字關(guān)鍵字關(guān)鍵字關(guān)鍵字關(guān)鍵字實(shí)體型實(shí)體型關(guān)系模式關(guān)系模式第1頁/共57頁3.1 表的建立字段：用來描述數(shù)據(jù)的某類特征。記錄：由若干字段組成，用來反映某一實(shí)體的全部信息。關(guān)鍵字：能夠唯一標(biāo)識(shí)表中每一條記錄的字段或字段組合。在Access中也稱為主鍵。 表表結(jié)結(jié)構(gòu)構(gòu)表表內(nèi)內(nèi)容容第2頁/共57頁3.1.1 建立表結(jié)構(gòu) 1. 建立方法

2、使用數(shù)據(jù)表視圖 數(shù)據(jù)表視圖是按行和列顯示表中數(shù)據(jù)的視圖。在數(shù)據(jù)表視圖中，可以進(jìn)行字段的編輯、添加、刪除和數(shù)據(jù)的查找等各種操作。 第3頁/共57頁使用設(shè)計(jì)視圖使用設(shè)計(jì)視圖 表設(shè)計(jì)視圖是創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)以及修改表結(jié)構(gòu)最方便、最有效的窗口。 第4頁/共57頁3.1.2表結(jié)構(gòu)的組成 1字段名稱每個(gè)字段應(yīng)具有唯一的名字，稱為字段名稱。字段名稱的命名規(guī)則為：（1）長(zhǎng)度為164個(gè)字符。（2）可以包含字母、漢字、數(shù)字、空格和其他字符，但不能以空格開頭。（3）不能包含句號(hào)（。）、驚嘆號(hào)（!）、方括號(hào)（ ）和重音符號(hào)（）。（4）不能使用ASCII為032的ASCII字符。 第5頁/共57頁2數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)

3、類型適用范圍適用范圍大小大小文本文本不必計(jì)算的數(shù)字，文本等不必計(jì)算的數(shù)字，文本等=255備注備注長(zhǎng)度不固定的文本長(zhǎng)度不固定的文本=65535數(shù)字?jǐn)?shù)字用于計(jì)算的數(shù)字用于計(jì)算的數(shù)字日期時(shí)間日期時(shí)間日期及時(shí)間，可用于計(jì)算日期及時(shí)間，可用于計(jì)算8貨幣貨幣貨幣形式的值貨幣形式的值自動(dòng)編號(hào)自動(dòng)編號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)生成系統(tǒng)自動(dòng)生成,用戶無法操作用戶無法操作是是/否否描述狀態(tài)之一描述狀態(tài)之一,如真如真/假等假等1位位OLE對(duì)象對(duì)象其他應(yīng)用程序、聲音圖像等其他應(yīng)用程序、聲音圖像等超級(jí)鏈接超級(jí)鏈接 保存超級(jí)鏈接保存超級(jí)鏈接 第6頁/共57頁2數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型選擇的依據(jù)：p按照字段的性質(zhì)和用途來選擇恰當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型p

4、定義字段的長(zhǎng)度應(yīng)足夠長(zhǎng)，但不應(yīng)浪費(fèi)p要對(duì)字段中的值執(zhí)行什么類型的操作p是否要排序或索引字段p是否在查詢或報(bào)表中使用字段對(duì)記錄分組第7頁/共57頁3字段屬性字段屬性p字段屬性表示字段所具有的特性，它定義了字段數(shù)據(jù)的保存、處理或顯示。 p字段大小、格式、輸入掩碼、有效性規(guī)則等 p定義字段屬性可以實(shí)現(xiàn)輸入數(shù)據(jù)的限制和驗(yàn)證，或控制數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表視圖中的顯示格式等 第8頁/共57頁字段的常規(guī)屬性字段的常規(guī)屬性字段大小p字段大小屬性用于限制輸入到該字段的最大長(zhǎng)度，當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)超過該字段設(shè)置的字段大小時(shí)，系統(tǒng)將拒絕接收。 p字段大小屬性只適用于文本、數(shù)字或自動(dòng)編號(hào)類型的字段。p在設(shè)計(jì)視圖的字段屬性框的字段大小

5、屬性中選擇字段大小的類型（數(shù)字）或輸入字段大小的字符個(gè)數(shù)（文本）。第9頁/共57頁字段大小p如果文本字段中已經(jīng)有數(shù)據(jù)，那么減小字段大小會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失，Access將截去超出新限制的字符。p如果在數(shù)字字段中包含小數(shù)，那么將字段大小屬性設(shè)置為整數(shù)時(shí)，Access自動(dòng)將小數(shù)取整。p如果文本型字段的值是漢字，那么每個(gè)漢字占一位。 第10頁/共57頁格式p格式屬性影響數(shù)據(jù)的顯示格式。 p可確定數(shù)字、貨幣、日期等字段格式。p在設(shè)計(jì)視圖的字段屬性框的字段格式屬性中選擇字段格式的類型。第11頁/共57頁輸入掩碼p作用:輸入掩碼是用于設(shè)置字段（在表和查詢中）、文本框和組合框（在窗體中）的輸入數(shù)據(jù)格式，并可對(duì)允許

6、輸入的數(shù)值類型進(jìn)行控制。 p使用范圍：文本、數(shù)字、日期/時(shí)間、貨幣等數(shù)據(jù)類型的字段。 p如果為某字段定義了輸入掩碼屬性，同時(shí)又設(shè)置了它的格式屬性，則在添加或編輯數(shù)據(jù)時(shí)，Access 將使用輸入掩碼，而“格式”設(shè)置則在數(shù)據(jù)顯示時(shí)優(yōu)先于輸入掩碼。p只為文本型和日期/時(shí)間型字段提供向?qū)?。p可使用字符定義輸入掩碼屬性。p輸入掩碼屬性由字面字符（如空格、點(diǎn)、括號(hào)等）和決定輸入數(shù)值類型的特殊字符組成。 第12頁/共57頁輸入掩碼輸入掩碼字字 符符含含 義義0必須輸入數(shù)字（必須輸入數(shù)字（09）9可以選擇輸入數(shù)據(jù)或空格可以選擇輸入數(shù)據(jù)或空格#可以選擇輸入數(shù)據(jù)或空格（在可以選擇輸入數(shù)據(jù)或空格（在“編輯編輯”模式

7、下空格以模式下空格以空白顯示，但是在保存數(shù)據(jù)時(shí)將空白刪除，允許添入空白顯示，但是在保存數(shù)據(jù)時(shí)將空白刪除，允許添入加號(hào)和減號(hào)）加號(hào)和減號(hào)）L必須輸入字母（必須輸入字母（AZ）?可以選擇輸入字母（可以選擇輸入字母（AZ）A必須輸入字母或數(shù)字必須輸入字母或數(shù)字a可以選擇輸入字母或數(shù)字可以選擇輸入字母或數(shù)字&必須輸入任何的字符或一個(gè)空格必須輸入任何的字符或一個(gè)空格第13頁/共57頁輸入掩碼輸入掩碼字字 符符含含 義義&必須輸入任何的字符或一個(gè)空格必須輸入任何的字符或一個(gè)空格C可以選擇輸入任何的字符或一個(gè)空格可以選擇輸入任何的字符或一個(gè)空格. : ; - /小數(shù)點(diǎn)占位符及千位、日期與時(shí)間的分隔符（實(shí)際的

8、字符小數(shù)點(diǎn)占位符及千位、日期與時(shí)間的分隔符（實(shí)際的字符將根據(jù)將根據(jù)“Windows控制面板控制面板”中中“區(qū)域設(shè)置屬性區(qū)域設(shè)置屬性”中的設(shè)中的設(shè)置而定）置而定）將所有字符轉(zhuǎn)換為大寫將所有字符轉(zhuǎn)換為大寫!使輸入掩碼從右到左顯示，而不是從左到右顯示。輸入掩使輸入掩碼從右到左顯示，而不是從左到右顯示。輸入掩碼中的字符始終都是從左到右填入?？梢栽谳斎胙诖a中的碼中的字符始終都是從左到右填入?？梢栽谳斎胙诖a中的任何地方包括感嘆號(hào)任何地方包括感嘆號(hào)使接下來的字符以原義字符顯示（例如，使接下來的字符以原義字符顯示（例如，A只顯示為只顯示為A）第14頁/共57頁手工設(shè)置輸入掩碼 “輸入掩碼向?qū)А敝荒軌蛱幚怼拔谋?/p>

9、”或“日期/時(shí)間”字段類型，對(duì)于而對(duì)于數(shù)字和貨幣字段來說，必須手工來輸入掩碼。 輸入掩碼的定義最多可以包含3節(jié)，各個(gè)節(jié)之間使用分號(hào)分隔。例如，999)000-0000;0;_。第一節(jié)輸入掩碼本身第二節(jié)確定是否保存字面顯示字符。0：所有字面顯示字符（例如，電話號(hào)碼輸入掩碼中的括號(hào)）都與數(shù)值一同保存； 1或空白：只保存輸入的非空格字符。第三節(jié) Access指定一個(gè)空格所顯示的字符，而這個(gè)空格應(yīng)該在輸入掩碼中鍵入字符的地方。對(duì)于該節(jié)，可以使用任何字符，如果要顯示空字符串，則需要將空格用雙引號(hào) ( ) 括起。 第15頁/共57頁標(biāo)題使用范圍：全部類型。功能： 顯示在表對(duì)象的數(shù)據(jù)表視圖中，作為列標(biāo)題。如

10、果沒有，則使用字段名。第16頁/共57頁有效性規(guī)則有效性規(guī)則p作用:為防止數(shù)據(jù)的輸入錯(cuò)誤而設(shè)置。p實(shí)質(zhì):定義一個(gè)限制條件，完成對(duì)數(shù)據(jù)輸入的檢測(cè)，限制可以接受的內(nèi)容。p定義：在設(shè)計(jì)視圖的字段屬性框的有效性規(guī)則屬性中該字段的有效性規(guī)則。第17頁/共57頁有效性文本有效性文本p當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)違反了有效性規(guī)則時(shí)，顯示的文本信息。p通常與有效性規(guī)則同時(shí)定義。第18頁/共57頁默認(rèn)值默認(rèn)值p作用：設(shè)置默認(rèn)值可以減少數(shù)據(jù)輸入量。p定義：在設(shè)計(jì)視圖的字段屬性框的默認(rèn)值屬性中輸入默認(rèn)的的值。p注意：設(shè)置默認(rèn)值屬性時(shí)，必須與字段中所設(shè)的數(shù)據(jù)類型相匹配，否則會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。 第19頁/共57頁必填字段作用范圍：文本、數(shù)字

11、等。功能：是否要求字段必須錄入數(shù)據(jù)。決定該字段是否允許空值。第20頁/共57頁允許空字符串作用范圍：文本。功能：是否允許錄入空字符串。第21頁/共57頁空值和空字符串空值用Null表示。在數(shù)據(jù)表中Null值和零長(zhǎng)度字符串看起來是相同的，都沒有任何值。區(qū)別：Null是未曾輸入過數(shù)據(jù)的字段；零長(zhǎng)度字符串是不包含字符的字符串，可以通過鍵入一對(duì)中間沒有空格的引號(hào) (“”) 來輸入零長(zhǎng)度字符串，并將插入點(diǎn)移至另一字段時(shí),Access 將隱藏引號(hào)，且該字段顯示為空。請(qǐng)注意，必須將字段的“允許空字符串”屬性設(shè)置為“是”，才可以輸入零長(zhǎng)度字符串。第22頁/共57頁空值和空字符串Null表示數(shù)據(jù)丟失或數(shù)據(jù)未知；

12、零長(zhǎng)度字符串來表明該字段沒有值。例如，一個(gè)“傳真”字段，如果不知道客戶的傳真號(hào)，或者不知道該客戶是否有傳真，則可將該字段設(shè)置為空值。這種情況下，意味著不知道該字段的值是什么。如果事后確定那位客戶沒有傳真，則可以在該字段中輸入一個(gè)零長(zhǎng)度字符串，表明知道這里沒有任何值。Null值的字段可以是任何類型的字段；空字符串通常只是“文本”類型、“備注”類型或者“超鏈接”類型的字段。 第23頁/共57頁索引索引作用范圍：大多數(shù)字段。功能：加速對(duì)索引字段的查詢、排序及分組速度。通常對(duì)經(jīng)常搜索字段、查詢中聯(lián)接字段、排序字段建立索引，以提高這些操作的速度。屬性取值：“無”，表示本字段無索引；“有（有重復(fù)）”，表示

13、本字段有索引，且各記錄中的數(shù)據(jù)可以重復(fù)；“有（無重復(fù)）”，表示本字段有索引，且各記錄中的數(shù)據(jù)不允許重復(fù)。第24頁/共57頁作用范圍：文本型。設(shè)置輸入法是否開啟。第25頁/共57頁字段的查閱屬性顯示控件定義在輸入該字段值時(shí)，用何種類型的控件顯示數(shù)據(jù)列表，用戶可以從列表中選擇一個(gè)數(shù)據(jù)作為該字段的值。第26頁/共57頁行來源類型 該屬性用來定義在輸入該字段的值時(shí)，提供的列表中是什么樣的來源。設(shè)置設(shè)置說明說明表表/查詢查詢數(shù)據(jù)來自行來源屬性指定的表、查詢、數(shù)據(jù)來自行來源屬性指定的表、查詢、SQL語句語句值列表值列表數(shù)據(jù)來自行來源屬性指定的數(shù)據(jù)項(xiàng)列表數(shù)據(jù)來自行來源屬性指定的數(shù)據(jù)項(xiàng)列表字段列表字段列表數(shù)據(jù)

14、來自行來源屬性指定的表、查詢、數(shù)據(jù)來自行來源屬性指定的表、查詢、SQL語句中的字段名列表語句中的字段名列表第27頁/共57頁行來源行來源：確定數(shù)據(jù)來源，該屬性的設(shè)置取決于“行來源類型”屬性的設(shè)置。屬屬 性性 設(shè)設(shè) 置置 表表 /查查 詢?cè)?表表 名名 稱稱 、 查查 詢?cè)?名名 稱稱 或或 者者 SQL 語語 句句 。 值值 列列 表表 以以 分分 號(hào)號(hào) (;) 作作 為為 分分 隔隔 符符 的的 數(shù)數(shù) 據(jù)據(jù) 項(xiàng)項(xiàng) 列列 表表 。 字字 段段 列列 表表 表表 名名 、 查查 詢?cè)?名名 或或 SQL 語語 句句 第28頁/共57頁3.1.4 建立表間關(guān)系1定義關(guān)系的條件p表間關(guān)系分為一對(duì)一、

15、一對(duì)多和多對(duì)多三種。p建立表間關(guān)系的條件：（1）如果僅有一個(gè)相關(guān)字段是主鍵或具有唯一索引，則創(chuàng)建一對(duì)多關(guān)系。（2）如果兩個(gè)相關(guān)字段都是主鍵或唯一索引，則創(chuàng)建一對(duì)一關(guān)系。（3）多對(duì)多關(guān)系實(shí)際上是某兩個(gè)表與第三個(gè)表的兩個(gè)一對(duì)多關(guān)系，第三個(gè)表的主鍵包含兩個(gè)字段，分別是前兩個(gè)表的外鍵。 第29頁/共57頁參照完整性參照完整性p指數(shù)據(jù)的正確性、準(zhǔn)確性和有效性。參照完整性是在輸入或刪除記錄時(shí)，為維持表之間已定義的關(guān)系而必須遵循的規(guī)則。 p如果實(shí)施了參照完整性：當(dāng)主表中沒有相關(guān)記錄時(shí)，就不能將記錄添加到相關(guān)表中，也不能在相關(guān)表中存在匹配的記錄時(shí)刪除主表中的記錄，更不能在相關(guān)表中有相關(guān)記錄時(shí)，更改主表中的主鍵

16、值。 第30頁/共57頁3建立表間關(guān)系建立表間關(guān)系p建立表間關(guān)系的方法包括：使用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫同時(shí)創(chuàng)建表間關(guān)系；使用“關(guān)系”命令定義表間關(guān)系。第31頁/共57頁4編輯表間關(guān)系編輯表間關(guān)系p編輯表間關(guān)系能夠進(jìn)一步優(yōu)化數(shù)據(jù)庫性能。 p編輯內(nèi)容包括：刪除、修改表間關(guān)系等。第32頁/共57頁5子數(shù)據(jù)表子數(shù)據(jù)表p子數(shù)據(jù)表是指在一個(gè)數(shù)據(jù)表視圖中顯示已與其建立關(guān)系的數(shù)據(jù)表視圖。p在建有關(guān)系的主數(shù)據(jù)表視圖上，每條記錄左端都有一個(gè)關(guān)聯(lián)標(biāo)記“”。在未顯示子數(shù)據(jù)表時(shí)，關(guān)聯(lián)標(biāo)記內(nèi)為一個(gè)“+”號(hào)，此時(shí)單擊某記錄的關(guān)聯(lián)標(biāo)記，即可顯示該記錄對(duì)應(yīng)的子數(shù)據(jù)表記錄數(shù)據(jù)，而該記錄左端的關(guān)聯(lián)標(biāo)記內(nèi)變?yōu)橐粋€(gè)“”號(hào)。若需展開所有記錄的子

17、數(shù)據(jù)表，可選擇“格式”“子數(shù)據(jù)表”“全部展開”命令；若需折疊展開的子數(shù)據(jù)表，可選擇“格式”“子數(shù)據(jù)表”“全部折疊”命令。第33頁/共57頁3.1.5 向表中輸入數(shù)據(jù) 1以數(shù)據(jù)表視圖方式輸入數(shù)據(jù)2創(chuàng)建查閱列表字段第34頁/共57頁3.1.6 獲取外部數(shù)據(jù) 1導(dǎo)入數(shù)據(jù)p導(dǎo)入數(shù)據(jù)是將其它系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Access數(shù)據(jù)庫中。p一般使用導(dǎo)入命令將外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入至當(dāng)前數(shù)據(jù)庫中。第35頁/共57頁2鏈接數(shù)據(jù)鏈接數(shù)據(jù) p鏈接數(shù)據(jù)是指在自己的數(shù)據(jù)庫中形成一個(gè)鏈接表對(duì)象，每次在Access數(shù)據(jù)庫中操作數(shù)據(jù)時(shí)，都是即時(shí)從外部數(shù)據(jù)源獲取數(shù)據(jù)。 第36頁/共57頁3.2 表的維護(hù) 為使數(shù)據(jù)庫中表結(jié)構(gòu)更合理，內(nèi)容使

18、用更有效，需要對(duì)表進(jìn)行維護(hù)。 第37頁/共57頁3.2.1 打開/關(guān)閉表 1打開表p使用打開命令（改內(nèi)容）p使用設(shè)計(jì)命令（改結(jié)構(gòu)）2關(guān)閉表第38頁/共57頁3.2.2 修改表結(jié)構(gòu) 1添加字段2修改字段3刪除字段4重新設(shè)置主鍵第39頁/共57頁3.2.3 編輯表內(nèi)容 1定位記錄 組 合 鍵定 位 功 能Tab 回車 右箭頭下一字段Shift+Tab 左箭頭上一字段Home當(dāng)前記錄中的第一個(gè)字段End當(dāng)前記錄中的最后一個(gè)字段Ctrl+Home第一個(gè)記錄中的第一個(gè)字段Ctrl+End最后一個(gè)記錄中的最后一個(gè)字段第40頁/共57頁1定位記錄定位記錄組 合 鍵定 位 功 能上箭頭上一個(gè)記錄中的當(dāng)前字段下

19、箭頭下一個(gè)記錄中的當(dāng)前字段Ctrl+上箭頭第一個(gè)記錄中的當(dāng)前字段Ctrl+下箭頭最后一個(gè)記錄中的當(dāng)前字段PgDn下移一屏PgUp上移一屏Ctrl+PgDn左移一屏Ctrl+PgUp右移一屏第41頁/共57頁2選擇記錄（選擇記錄（鼠標(biāo) ）數(shù) 據(jù) 范 圍操 作 方 法字段中的部分?jǐn)?shù)據(jù)單擊開始處，拖動(dòng)鼠標(biāo)到結(jié)尾處字段中的全部數(shù)據(jù)”后單擊鼠標(biāo)左鍵相鄰多字段中的數(shù)據(jù)”，拖動(dòng)鼠標(biāo)到最后一個(gè)字段尾部一列數(shù)據(jù)單擊該列的字段選定器多列數(shù)據(jù)將鼠標(biāo)放到第一列頂端字段名處，待鼠標(biāo)指針變?yōu)橄蛳录^后，拖動(dòng)鼠標(biāo)到選定范圍的結(jié)尾列一條記錄單擊該記錄的記錄選定器多條記錄單擊第一個(gè)記錄的記錄選定器，按住鼠標(biāo)左鍵，拖動(dòng)鼠標(biāo)到選定

20、范圍的結(jié)尾處所有記錄選擇“編輯”“選擇所有記錄”命令第42頁/共57頁2選擇記錄（選擇記錄（鍵盤 ）選 擇 對(duì) 象操 作 方 法一個(gè)字段的部分?jǐn)?shù)據(jù)光標(biāo)移到字段開始處，按住Shift鍵，再按方向鍵到結(jié)尾處整個(gè)字段的數(shù)據(jù) 光標(biāo)移到字段中，按F2鍵相鄰多個(gè)字段選擇第一個(gè)字段，按住Shift鍵，再按方向鍵到結(jié)尾處第43頁/共57頁3.2.3 編輯表內(nèi)容3添加記錄4刪除記錄5修改數(shù)據(jù)6復(fù)制數(shù)據(jù)第44頁/共57頁3.2.4 調(diào)整表格式1改變字段顯示次序2調(diào)整行顯示高度p有兩種顯示方法：手工調(diào)整和格式菜單中的行高/列寬命令調(diào)整3調(diào)整列顯示寬度p有兩種顯示方法：手工調(diào)整和格式菜單中的行高/列寬命令調(diào)整第45頁

21、/共57頁3.2.4 調(diào)整表格式4隱藏不需要的列p在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的隱藏列命令5顯示隱藏的列 p在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的取消隱藏列命令第46頁/共57頁3.2.4 調(diào)整表格式6凍結(jié)列p在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的凍結(jié)列命令p在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的取消所有凍結(jié)列命令7設(shè)置數(shù)據(jù)表顯示格式 p在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的數(shù)據(jù)表命令設(shè)置數(shù)據(jù)表格式第47頁/共57頁8改變字體顯示改變字體顯示 p在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的數(shù)據(jù)表命令設(shè)置數(shù)據(jù)表格式。 第48頁/共57頁3.3 表的管理 p查找指定內(nèi)容 在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用編輯菜單中的查找命令p查找空值或空字符串 空值是字段中還沒有值,可用Null值代替 空字符串是用雙引號(hào)括起來的空字符串,即”,中間沒有空格,長(zhǎng)度為0第49頁/共57頁3.3.1 查找數(shù)據(jù)字符字符用用 法法示示 例例