商務寫作-項目01-認識商務寫作(商務文書)

1、1項目一項目一 認識商務寫作認識商務寫作主講：鐘舸主講：鐘舸信息工程系信息工程系2【知識目標】了解商務寫作的基礎知識與基本要求。.理解商務寫作的基本內容。.掌握提高商務寫作能力的基本方法?！灸芰δ繕恕?能說明商務寫作的特點。.能確立商務寫作的主題。.能運用理論指導取材、立意、結構布局并分析其語言特點。.3任務一任務一 了解商務寫作基本知識了解商務寫作基本知識. .【任務描述】.小張是某高職院校文秘專業(yè)畢業(yè)生，畢業(yè)前夕被興和實業(yè)有限公司聘為辦公室秘書。他想，憑著自己扎實的專業(yè)知識，尤其寫作是自己的強項，完成辦公室工作肯定沒問題。但是，他起草的2份文稿并沒有得到行政經理的好評，反而批評他的文稿有些

2、學生腔、散文化，不太適合公司管理工作使用，而且派了一位有經驗的秘書給他講商務寫作知識。.假如你是這位有經驗的秘書，你該怎么給他講？.4【任務分析】.文學功底好的人不一定能寫出好的商務文書，對組織、業(yè)務了解甚深的人也不一定能寫出好的公文。作為應用文寫作中的一個分支，商務文書既有一般應用文的特點，也有它自身的特點。要想寫出規(guī)范適用的商務文書，必須了解商務寫作的含義、特點和功用，掌握商務寫作的原則、格式和技巧，熟悉商務活動內容，經過有效的寫作訓練，才能提高商務寫作技能，更好地落實和傳達企業(yè)要求，提高企業(yè)的持續(xù)競爭力。.5一、商務寫作的含義.商務寫作是指在商務活動中，用來處理商務事務、傳播商務信息、協

3、調商務活動的通用文書和各種實用文書的寫作。.隨著市場經濟的快速發(fā)展，商務活動成為各種社會活動的基礎，商務工作成為我國現代化建設中的重要工作，商務文書寫作已成為當前應用文寫作的一個重要組成部分。.商務文書是在商務活動和商務工作中形成和使用的，用來處理商務活動中的各種業(yè)務工作，是對商務活動和商務工作進行記錄、總結、交流、發(fā)展的重要工具。.6二、商務寫作的特點.（一）價值的實用性. “實用性”是所有應用文與其他文學作品的主要區(qū)別之一。一般文學作品的創(chuàng)作是“有感而發(fā)”，主要是表達人們的喜怒哀樂、抒發(fā)理想、反映現實；而商務寫作主要是為了解決實際問題，是“緣事而發(fā)”，無事不發(fā)。如要和其他單位聯系，就要寫信

4、函；要借款，就得立字據；向上級匯報工作、反映情況，要寫報告等，都是為了解決實際問題，是“為實用而作之文”。.7（二）內容的真實性與專業(yè)性.商務文書是為了解決商務活動中的實際問題而寫的，因此，必須真實、客觀、實事求是地反映問題、反映情況，不允許像文學創(chuàng)作那樣，可以虛構、進行藝術再加工，也不能發(fā)揮主觀想像、夸大其詞，否則就會歪曲事實真相，給社會帶來不良影響。8（三）強烈的時效性與針對性.商務文書寫作一般要針對商務工作的具體需求，在一定的時間、范圍內解決一定的問題，具有明確的目的性和強烈的時效性。工作中一旦出現問題，就必須及時反映，否則，拖延時間就會給生活、工作、生產帶來影響。尤其是當今社會，市場競

5、爭激烈，如果信息傳遞慢，企業(yè)隨時有被淘汰的危險。而信息反映及時，就會給企業(yè)帶來效益。.9(四)表述的平實性.由于商務寫作注重實用，所以它的語言也講究務實，講求語言的科學性與平實性，具有特定的專業(yè)術語，特別注意數字的使用和表達。它的基本特點是語言簡潔、樸實、明白、準確、規(guī)范。不能像文學創(chuàng)作那樣講究生動、形象、含蓄、朦朧。平實是應用文寫作的基本風格。10（五）格式的規(guī)定性與約定性.應用文的寫作有其特定、慣用的格式。這些格式，有的是長期以來約定俗成、相沿成習的，成為慣用格式；有的是由國家或有關部門統一制定的，成為規(guī)范格式。如書信格式、公文格式、經濟合同格式等，每一文種包括哪些內容，哪些在前，哪些在后

6、，分幾部分，都應嚴格遵守，不得隨意標新立異，也不能像文學創(chuàng)作那樣，隨意編排，自由聯想，打破時空觀，講究情節(jié)的曲折變化等。11三、商務寫作的分類.應用文的種類繁多，分類復雜。隨著市場經濟的繁榮與發(fā)展，作為應用文一個分支的商務應用文得到了迅速發(fā)展，尤其是隨著經濟領域的不斷拓展和各種商務活動的快速增加，商務應用文的種類也越來越多。根據商務寫作的內容、性質和作用，將其劃分為:商務公務文書、商務管理文書、商務禮儀文書、商務會議文書、商務告啟文書、商務傳播文書、商務報告文書、商務策劃文書、商務協約文書、涉外商務文書等。.12四、商務寫作的作用.（一）指揮管理作用.自古以來，應用文就是對社會進行管理的工具。

7、今天，日趨現代化、高效率的商務管理工作，對現代商務應用文提出了更高的要求。上下級機關之間布置、指導工作，傳達領導意圖、決策，反映基層情況，都要使用商務應用文。商務應用文是做好管理工作的重要工具。離開了商務應用文寫作，商務活動中的管理、溝通與傳播、協調工作就無法進行，乃至陷于混亂狀態(tài)。.13（二）聯系交流作用.在當前的社會活動中，任何人、任何單位都免不了與外界接觸、打交道。應用文是加強上下級聯系的紐帶，也是與各有關方面聯系的有效工具。比如上下級之間的上情下達，下情上報；各單位之間的信息交流、業(yè)務聯系，都離不開商務文書。.14（三）憑證資料作用.在社會生活中，商務應用文也是開展工作，解決、處理問題

8、的依據和憑證。如上級下達的文件、黨和政府頒布的法規(guī)、有關方面的規(guī)章制度，都可作為開展工作和檢查工作的依據；而一些條據、合同文本等，也是業(yè)務中的憑證，一旦出現問題、糾紛，依靠這些憑證，可通過法律追究對方責任，維護自身利益。另外，一些重要的應用文也是歷史檔案資料，要了解某一時期的政治、經濟情況，或某一方面的生產經營情況，只要查閱當時存檔的應用文，就可以知道。15【相關鏈接】. 商務寫作與文學寫作的區(qū)別.1.社會作用不同商務文書：管理社會，協調商務，規(guī)范行為;文學：服務社會，教育人民，感化行為。.2.適用范圍不同商務文書：相當廣泛，而且有很具體的對象;文學：顯得寬泛，但是無確定的具體對象。.3.思維

9、方法不同商務文書：邏輯思維;文學：形象思維。.164.修辭方式不同商務文書：科學修辭;文學：藝術修辭。.5.語體風格不同商務文書：準確、簡明、平實、得體;文學：鮮明、生動、精煉、含蓄。17【練習與實訓】.1.假如你是一位經理秘書，下周你的上司要去總公司匯報工作，現在上司要你為他準備匯報材料。你該如何準備？.2.某公司屬于高新技術企業(yè)，發(fā)展迅速，目前已在全國主要城市設立了數十家分公司。近來，第五分公司業(yè)務非常繁忙，經研究，他們擬向總公司請示引進高級人才。假如你是第五分公司秘書，你如何寫這份請示？.3.舉例說明文學寫作與商務寫作的區(qū)別。.18任務二任務二 了解商務寫作的基本構架了解商務寫作的基本構

10、架. .【任務描述】.新來的秘書小陳將要陪同經理到工地檢查工作，屆時經理要有一個講話，經理讓小陳提前為他擬寫一份講話稿。小陳很高興，終于有用武之地了。他奮筆疾書，很快寫出了一份講話稿。可是，經理看后苦笑著說：“這是為你寫的還是為我寫的？我能說得出這樣的話嗎？再說，你這些優(yōu)美抒情的言辭，適合今天這個場合嗎？”.你能聽得出小陳寫的講話稿問題出在什么地方嗎？假如讓你寫，你該怎么寫？.19【任務分析】.一篇好文章，需要內容和形式俱佳且相互搭配。同樣，一篇好的商務文書，在內容具體、恰當的基礎上，還要主題明確、集中，材料真實、準確，結構安排合理，語言平實、明晰。.一、主題.（一）主題的含義.所謂主題（又稱

11、主旨），就是作者在說明問題、發(fā)表主張或反映生活現象時所表現出來的主要意圖和基本觀點。它在記敘文中稱為“中心思想”或“中心意思”，在議論文中稱為“中心論點”，在說明文中稱“說明中心”，在文學作品中稱“主題”或“主題思想”，應用文一般稱主題或主旨。.20（二）商務應用文主題的特點.商務應用文的主題符合一般應用文主題的特點，往往是“意在筆先”，在撰稿前就已形成。.1.客觀性應用文寫作要為“事”而寫，為“行”而寫，其寫作意圖是因客觀的現實需要而形成的，是生活的某種需要促使作者表明某種態(tài)度和觀點，是對客觀材料本質意義的反映。.212.單一性文學作品可以一文多義，不同的欣賞者對主題的理解可以呈多元化。而應

12、用文則要求主旨單一、明確，即一文一義，不能給讀者造成多元化的理解。.3.明晰性應用文的主旨不僅在撰稿前就應確定，而且在文本中要用簡明的語言把文章的主旨概括出來，并在文章的顯要位置直接而明白地表達出來。提倡什么、反對什么，要做什么、不要做什么，要怎么做、不要怎么做，都要非常明確，不能隱晦、含糊，要使讀者一看就懂，不會產生歧義。.22（三）商務應用文對主題的要求.1.正確這是對主題的最基本要求。主題正確是指商務文書的主題要符合黨和國家的方針政策、法律法規(guī)，同時還要符合客觀實際，能正確反映客觀事物的本質與規(guī)律。.2.鮮明指商務文書所表達的觀點要清楚明白，贊成什么、反對什么、提倡什么、抵制什么，應讓人

13、一目了然、一讀即懂。.233.集中主題集中是指一篇文章只能有一個主題，重點突出，單純專一，不枝不蔓，所謂“一文一事”，“一文一旨”。4.深刻指主題能夠揭示事物的本質，反映事物的內在規(guī)律，要有思想深度。即使是別人看到過、說起過、寫過的事物，在你的筆下卻能做出更精當的分析，講出新的道理，挖掘出更深層的意義。.24二、材料.（一）材料的含義.材料是作者為了某種寫作目的所搜集、積累以及寫在文章中用以表現主題的一系列事實材料和理論材料。.事實材料指實際發(fā)生的事實、情況部分，它是在對現實情況作深入地調查研究后收集并用于應用文之中的材料。理論材料又叫政策材料，指黨和國家領導人的講話與指示，黨和國家的方針、政

14、策、法令、法規(guī)和有關的文件，本單位制訂與頒發(fā)的規(guī)章制度及文件等。.通常可以通過觀察、調查、檢索和閱讀等途徑和方法獲取材料。.25（二）材料的選擇與使用.一般來說，材料的選擇應遵循真實、切題、典型、新穎的原則。.1.真實真實是文章的生命。商務寫作要求材料真實可靠、準確無誤，是既成的事實和論斷。這種真實既要達到整體的真實，又要達到細節(jié)的真實；既要是現象的真實，更應該是本質的真實。真實的材料才能得出可靠的結論。.262.切題切題就是圍繞主題選擇材料，材料要與主題對應。應用文所表達的主旨是單一明確的，這就要求材料與主旨形成一種密切的親和力，材料為主旨服務，受它調遣。.3.典型典型是指材料必須是能反映事

15、物本質，又具有代表性與說服力的材料。典型材料能起到以一當十、一斑窺豹的作用。.274.新穎新穎是指材料能夠反映時代氣息和時代精神，能給人以新鮮感。新穎的材料指：新近發(fā)生的具有社會意義的事情或新近提出的觀點；雖不是新近發(fā)生的或新近提出的觀點，但不為大多數人所知道，能引起人們的注意，給人以新鮮感；老材料翻新意。.28（三）使用材料應注意的問題.1.處理好觀點和材料的關系材料是文章的血肉、觀點的依托，沒有材料，文章就會流于空泛、虛而不美，沒有力量；觀點是文章的靈魂、材料的統帥，沒有觀點，文章就會像一個沒有主見的人一樣，不知他究竟贊成什么、反對什么。.292.合理安排材料，體現條理化根據主題的需要，合

16、理安排材料的先后順序。可以按照人們認識事物的規(guī)律安排材料，由表及里，由淺及深，由點到面；可以按照事物發(fā)生發(fā)展的順序安排材料；也可以按照材料間的邏輯關系安排材料。.3.恰當剪裁材料，使其詳略得當使用材料時，要根據表達主題的需要分清主次詳略。要做到：重要的材料詳寫，次要的材料略寫；新材料詳寫，舊材料略寫；具體的材料詳寫，概括的材料略寫；讀者關切的材料詳寫，讀者已知的材料略寫。.30三、結構.（一）結構的含義.結構指文章的組織形式和內部構造，也叫布局、格局或謀篇，是作者根據表達主題的需要，對材料進行的組織安排。.在文章寫作中，主旨、材料，解決的是“言之有物”的問題；結構，解決的是“言之有序”的問題。

17、結構是應用文的骨骼，材料是應用文的血肉，主旨是應用文的靈魂。 .文章的基本結構，一般包括標題、開頭、層次、段落、結尾、過渡、照應等。.31（二）商務應用文結構安排的原則.1.服從表現主題的需要主題是文章的核心，文章的一切要素都要為它服務。離開主題的需要，再好的結構也是毫無意義的。因此，構思、組織、安排任何一份應用文，其著眼點只能是一個：為了表現好主旨。2.符合客觀規(guī)律的要求所謂符合客觀規(guī)律，是指文章結構既要符合客觀世界本身的規(guī)律，又要符合人們的認識規(guī)律。應用文的結構形態(tài)和它所反映的事物的運動規(guī)律、內部聯系大體是一致的，基本上是按照“出現問題（提出問題）研究分析問題解決問題”這一事物內在聯系和人

18、們的認知規(guī)律來構成的。.323.適合不同文種的特點和要求應用文書種類很多，它們分別從不同角度、不同方面、用不同的表現形式來反映現實的活動，由此決定了應用文的結構形態(tài)也要適應各種不同種類的文書的特點。應用文書一般都具有嚴格的體式規(guī)范。例如，公務文書的外部結構形式一般是“開頭主體結尾”，其邏輯形式表現為“總分總”。又如調查報告，一般是先簡明扼要介紹調查的情況，再詳細分析這種情況，最后得出結論，因為只有這樣安排調查報告的結構，才符合撰寫目的。.33（三）商務文書常見的結構模式.1.篇段合一式正文內容包容在一個完整的自然段內，一個段落即一篇完整的文章。適用于內容少而單一的文書，如商品外包裝上的說明文；

19、公文中的函、批復等。2.兩段式是內容簡單、篇幅簡短的應用文書常用形式，一般適用于以下情況：.（1）把結語內容和主體內容分開寫，單列一個自然段，成為兩段式。即行文的緣由和行文事項為一段，希望、要求等結語為一段。.34（2）寫作緣由、行文事項各為一段，沒有結語（不需要）。 .（3）在轉發(fā)、發(fā)布性公文中，將發(fā)布或轉發(fā)的文件名和發(fā)文意見列為一段，執(zhí)行要求另為一段。 .（4）在答復性公文中，將表示收到對方文件為一段，而答復事項為另一段。 .（5）沒有開頭、結語部分，將主體內容列為兩段。 .353.三段式這是短篇應用文比較規(guī)范的常用結構模式，正文把寫作緣由、寫作事項、結尾分為三段來寫。.4.多段式它用于內

20、容較多、篇幅較長的應用文書，總共有四個自然段以上。一般是開頭概述基本情況、說明原因、目的、依據，結尾單獨成段或省略結尾，主體部分內容分為若干個段，各部分不分條列項。如短文式的說明書、簡單的市場預測報告等。 .365.條款式用分條列項的形式安排結構。規(guī)章制度、計劃、合同和職能部門的一些文書，較多使用這種形式。全文從頭到尾都用條款組織內容，給人以眉目清楚、排列有序的印象。 .6.表格式 由職能管理部門或企事業(yè)單位事先印制好有關表格式規(guī)范文本，將有關內容分項列出，設計好項目和應填寫內容，讓使用單位和人員按規(guī)定填寫。這樣顯得簡明、直觀。.37四、語言.（一）商務寫作的語言特點.商務寫作的語言應遵循一般

21、應用文的語言要求，做到準確、簡明、平實、得體，屬于事務語體。具有以下特點：.1.直接性商務應用文是處理商務事務、解決實際問題的工具，它的語言必須以應用性為準則，表達必須直接明了。應強調語言的平實化，排斥語言的藝術性，要求選擇最恰當的詞和句來說明問題，準確而清楚地敘述構成事物的基本要素，直接判明是非。382.專業(yè)性商務文書專業(yè)性較強，在語言上有明顯的專業(yè)特征。專業(yè)術語的運用在一定程度上消融了作者本人的語體個性，形成了獨特的語體特征。這一特征決定了商務文書的作者要在語言準確性上下功夫，而不一定致力于語言的創(chuàng)新，有時還要有意選用專業(yè)術語，更好地、更準確地表達特定的專業(yè)內容。.393.模式性語言的模式

22、性與結構的模式性是相關的。商務公務文書、商務協約文書等的體式便是模式化的，一些專用語更是模式化的。這種模式性主要體現在相同的句式和相同的詞匯可以在不同內容、不同作者的文章中反復出現，重復使用。.40（二）商務應用文常用的專用語言.4142五、表達方式.日常寫作中，表達方式有敘述、描寫、抒情、議論、說明。商務應用文常用的表達方式有：敘述、說明和議論。.（一）敘述.在應用文體的寫作中，敘述這種表達方式與其在其他文體中的寫作一樣，應該具備六要素。需要注意的是，應用文中的敘述與記敘文中的敘述有較大的區(qū)別。記敘文中的敘述，要求具體、詳盡，而且往往與描寫結合在一起，能給讀者具體的感受；應用文寫作中的敘述，

23、則要求簡明扼要，絕對真實。.應用文中常用的敘述方式有：順敘、倒敘、概述和夾敘夾議。其敘述具有以下特點： .431.以記事為主應用文寫作反映現實，解決問題，與記敘文以寫人為主不同，而是多以記事為主，如反映經濟活動狀況、市場情況、經濟信息、介紹典型經驗、闡述事情原委、總結工作等，均采用敘述來記事。 . 2.以概括敘述為主文學作品需通過敘述細節(jié)來塑造人物形象，展開故事情節(jié)。而應用文寫作則是通過敘述為文章得出正確結論作依據。如通報的敘述是為后面闡述事實的性質，達到對這一事件學習、鑒戒或引起注意的目的而服務的。敘述本身不是全文的核心（主題）所在，因而應用文寫作的敘述大多用簡明扼要的概括敘述。.443.多用順敘為使應用文條理清晰，讓讀者掌握理解所述的客觀事實，在文章中常常使用順敘。在敘述時有的按照時間順序，有的以事件發(fā)展的順序，有的按人們認識事物的客觀過程來敘述，這樣敘述能使較復雜的事實頭緒清晰，一目了然。.45（二）說明 .說明在