采購作業(yè)標準程序規(guī)范(doc 17頁)

1、制度名采購作業(yè)標準程序電子文件編碼GLWA142頁碼11-1××公司采購作業(yè)標準程序第一章 請購第一條 請購部門的劃分。1.常備材料：生產(chǎn)管理部門。2.預備材料：物料管理部門。3.非常備材料：(1)訂貨生產(chǎn)用料：生產(chǎn)管理部門；(2)其他用料：使用部門或物料管理部門。第二條 請購應按照存量管制基準、用料預算，并參考庫存情形開立請購單，逐項注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項，經(jīng)本單位主管審核后按規(guī)定逐級呈核并編號，最后送采購部門。第三條 來源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式提出請購。第四條 特殊情況需按緊急請購辦理時，可在“請購單”、“備注”欄注明原因，以急

2、件遞送。第五條 庶務用品由物管部門按月實際耗用狀況，并考慮庫存條件，填具“請購單”辦理請購。第六條 以下總務性物品可免開清單，而以“總務用品申請單”委托總務部門辦理，例如：招待用品、書報、名片、文具、報表等，以及小額采購的材料。第七條 請購權(quán)限。1內(nèi)購(1)原料：請購金額預估在1萬元以下者，由科長核決。請購金額預估在1萬元至5萬元者，由經(jīng)理核決。簽發(fā)人責任人簽名制度名采購作業(yè)標準程序電子文件編碼GLWA142頁碼11-2請購金額預估在5萬元以上者，由總經(jīng)理核決。(2)財產(chǎn)支出：請購金額預估在2，000元以下者，由主管核決。請購金額預估在2，000元至2萬元者，由經(jīng)理核決。請購金額預估在2萬元以

3、上者，由總經(jīng)理核決。(3)總務性用品：請購金額預估在1，000元以下者，由主管核決。請購金額預估在1，000元至1萬元者，由經(jīng)理核決。請購金額預估在1萬元以上者，由總經(jīng)理核決。2.外購：(1)請購金額預估在10萬元(含)以下者，由經(jīng)理核決。(2)請購金額預估在10萬元以上者，由總經(jīng)理核決。第八條 請購案件的撤銷1.請購案件的撤銷應立即由原請購部門通知采購部門停止采購，同時于“請購單(內(nèi)購)”或“請購單(外購)”第一、二聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的戳記及注明撤銷原因。2.采購部門辦妥撤銷后，依下列規(guī)定辦理：(1)采購部門于原請購單加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。(2)原“請購單”已送物料管理部門待辦收

4、料時，采購部門應通知撤銷，并由物料管理部門據(jù)以將原請購單退回原請購部門。(3)原請購單未能撤銷時，采購部門應通知原請購部門。第二章 采購購定第九條 采購部門的劃分。1.內(nèi)購：由國內(nèi)采購部門負責辦理。2.外購：由國外采購部門負責辦理，其進口庶務由業(yè)務部門辦理。3.總經(jīng)理或經(jīng)理對于重要材料的采購，可直接與供應商或代理簽發(fā)人責任人簽名制度名采購作業(yè)標準程序電子文件編碼GLWA142頁碼11-3商議價。專案用料，必要時由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購作業(yè)。第十條 采購部門應按材料使用及采購特性，選擇最有利的方式進行采購。比如：1.集中計劃采購：對具有共同性的材料，應集中計劃辦理采購。經(jīng)核定

5、材料項目，通知各請購部門提出請購計劃，報采購部門定期集中辦理。2.長期報價采購：凡經(jīng)常使用，且使用量較大的材料，采購部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，報批后通知各請購部門按需提出請購。3.采購部門應按采購地區(qū)、材料特性及市場供需狀況，分類劃定材料采購作業(yè)期限，并通知各有關(guān)部門。第十一條 采購作業(yè)處理期限。采購部門應依采購地區(qū)、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業(yè)處理期限，通知各有關(guān)部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。第三章 國內(nèi)采購第十二條 價格。1.采購人員接“請購單(內(nèi)購)”后應按請購事項的緩急，并參考市場行情、過去采購記錄或廠方提供的報價，精選三家以上供應商進行價格對比。2.如

6、果報價規(guī)格與請購單位的要求略有不同或?qū)俅闷?，采購人員應檢附有關(guān)資料并于“請購單”上予以注明，報經(jīng)主管核發(fā)，并轉(zhuǎn)使用部門或請購部門簽注意見。3.屬于慣例超交者(比如最低采購量超過請購量)，采購人員應在議價后，在請購單“詢價記錄欄”中注明，報主管核簽。4.對于廠商報價資料，經(jīng)辦人員應深入整理分析，并以電話等簽發(fā)人責任人簽名制度名采購作業(yè)標準程序電子文件編碼GLWA142頁碼11-4方式向廠方議價。5.采購部門接到請購部門緊急采購口頭要求，主管應即指定經(jīng)辦人員先做詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。第十三條 呈批手續(xù)。1.采購經(jīng)辦人員詢價完成后，于“請購單”詳填詢價或議價結(jié)果及擬訂

7、訂購廠商“交貨期限”與“報價有效期限”，經(jīng)主管審核，并依請購核決權(quán)限呈核。2.采購核決權(quán)限：采購別核決限額采購核決權(quán)限列屬統(tǒng)購項目的原料、物料(包括燃料)不論金額多寡經(jīng)理總經(jīng)理非屬統(tǒng)購項目的原料、物料(包括燃料)不論金額多寡經(jīng)理總經(jīng)理財產(chǎn)支出(包括什項購置)的非生產(chǎn)器材3000元以下3001元至100000元100000元以上采購主管經(jīng)理直接核決經(jīng)理總經(jīng)理財產(chǎn)支出(包括什項購置)的生產(chǎn)器材3000元以下3001元至20000元20001元以上采購主管經(jīng)理直接核決經(jīng)理總經(jīng)理庶務用品3000元以下3001元至50000元50001元以上采購主管經(jīng)理直接核決經(jīng)理總經(jīng)理責任人簽名：第十四條 訂購程序。

8、1.采購經(jīng)辦人員接到已經(jīng)審批的“請購單”后應向廠方寄發(fā)“訂購單”，并以電話確定交貨日期，要求供應方在“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”。2.分批交貨時，采購人員應在“請購單”上加蓋“分批交貨”章以利識別。3.采購人員使用暫借款采購時，應在“請購章”加蓋“暫借款采購”章，以利識別。簽發(fā)人責任人簽名制度名采購作業(yè)標準程序電子文件編碼GLWA142頁碼11-5第十五條 進度控制。1.國內(nèi)采購部門可分詢價、訂購、交貨三個階段，依靠“采購進度控制表”控制采購作業(yè)進度。2.采購人員未能按既定進度完成采購時，應填制“采購交貨延遲情況表”，并注明“異常原因”及“預定完成日期”，經(jīng)主管批示后轉(zhuǎn)送請購部

9、門，與請購部門共同擬定處理對策。第十六條 采購單據(jù)整理及付款。1.來貨收到以后，物管部門應將“請購單”連同“材料檢驗報告表”(其免填“材料檢驗報告表”部門，應于收料單加蓋“免填材料檢驗報告表”章)送采購部門與發(fā)票核對。確認無誤后，送會計部門。會計部門應于結(jié)賬前，辦妥付款手續(xù)。如為分批收料，“請購單(內(nèi)購)”中的會計聯(lián)須于第一批收料后送會計部門。2.內(nèi)購材料須待試車檢驗者，如其訂有合約部門，按合約規(guī)定辦理付款；未訂合約部門，按采購部門報批的付款條件整理付款。3.短交待補足者，請購部門應依照實收數(shù)量，進行整理付款。4.超交應經(jīng)主管批示方可按照實收數(shù)量進行整理付款，否則仍按原訂貨數(shù)付款。第四章 國外

10、采購第十七條 價格。1.外購部門按照“請購單(外購)”需求急緩加以整理，依據(jù)供應商報價，并參考市場行情及過去詢價記錄，以電話(傳真)方式向三家以上供應商詢價。特殊情形下除外，但應于“請購單(外購)”上注明。在此基礎上進行比價、分析、議價。2.請購材料規(guī)范較復雜時，外購部門應附上各供應商所報的材料主要規(guī)范并簽注意見，再轉(zhuǎn)請購部門確認。第十八條 呈批手續(xù)。1.比、議價完成后，由外購部門填具“請購單”，擬定“訂購廠商”、簽發(fā)人責任人簽名制度名采購作業(yè)標準程序電子文件編碼GLWA142頁碼11-6“預定裝運日期”等連同廠方報價，送請購部門按采購審批程序報批。2.核決權(quán)限采購金額在8，000元以下者由經(jīng)

11、理核決。采購金額超過8，000元者由總經(jīng)理核決。3.采購項目經(jīng)審批后又發(fā)生采購數(shù)量、金額等變更，請購部門須按新的情況所要求程序重新報批。但若更改后的審批權(quán)限低于原審批權(quán)限時仍按原程序報批。第十九條 訂購程序。1.“請購單”經(jīng)報批轉(zhuǎn)回外購部門后，即向供應商訂購并辦理各項手續(xù)。2.如需與供應商簽訂長期合約，外購部門應將簽呈和代擬的長期合約書，按采購審批程序報批后辦理。第二十條 進度控制。1.外購部門依照“請購單(外購)”及“采購控制表”控制外購作業(yè)進度。2.外購部門在每一作業(yè)進度延遲時，應主動開具“進度異常反應單”記明異常原因及處理對策，憑以修訂進度并通知請購部門。3.外購部門一旦發(fā)現(xiàn)外購“裝船日

12、期”有延誤時，即應主動與供應商聯(lián)系催交，并開立“進度異常反應單”記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并按請購部門意見辦理。第二十一條 進口簽證前請購單(外購)核準后的專案申請。1.專案進口機器設備的申請專案進口機器設備時，外購部門應準備全部文件申請核發(fā)“輸入許可證”，申請函中并應請求“國貿(mào)局”在“輸入許可證”上加蓋“國內(nèi)尚無產(chǎn)制”的戳記及核準章，以便進口單位憑以向海關(guān)申請專案進口及分期繳稅。2.進口度量衡器具及管理物品時，外購部門應于申請“輸入許簽發(fā)人責任人簽名制度名采購作業(yè)標準程序電子文件編碼GLWA142頁碼11-7可證”之前準備“報價單”及其他有關(guān)資料送進口單位向政府機關(guān)申請核準進口。

13、第二十二條 進口簽證。外購材料訂購后，外購部門應即檢具“請購單(外購)”及有關(guān)申請文件，以“申請外匯處理單”送進口單位辦理簽證。進口單位應依預定日期向“國貿(mào)局”辦理簽證，并于“輸入許可證”核準時通知外購部門。第二十三條 進口保險。1.以FOB、FAS、C&F條件的進口案件，進口單位應依“請購單(外購)”外購部門指示的保險范圍辦理進口保險。2.進口單位應將承保公司指定的公證行在“請購單(外購)”上標示，以便貨品進口必須公證時，進口單位憑以聯(lián)絡該指定的公證行辦理公證。第二十四條 進口船務。1.FOB、FAS的進口案件，進口單位(船務經(jīng)辦人員)于接獲“請購單(外購)”時，應視其“裝運口岸”及

14、“裝船期限”并參照航運資料，原則上選定三家以上船運公司或承攬商，以便進口貨品可機動選擇船只裝運。2.進口單位(船務經(jīng)辦人員)應將所選定的船公司或承攬商品名稱，提供給進口結(jié)匯經(jīng)辦人員，于“信用證開發(fā)申請書”列明，作為信用證條款，向發(fā)貨人指示裝船。3.如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需，為避免到貨延誤，外購部門應于“請購單(外購)”上注明，避免在信用證指定船公司而委由發(fā)貨人代為安排裝船。第二十五條 進口結(jié)匯。進口單位應依“請購單(外購)”標示的“間發(fā)信用證日期”辦理結(jié)匯，并于信用證(L/C)開出后以“開發(fā)L/C快報”通知外購部門聯(lián)絡供應廠商。簽發(fā)人責任人簽名制度名采購作業(yè)標準程序電子文件編碼GLWA

15、142頁碼11-8第二十六條 稅務。1.免貨物稅及“工業(yè)用證明”的申請進口的貨品可申請免貨物稅者，外購部門應于“輸入許可證”核準后，檢具必需文件，向稅捐處申請，經(jīng)取得核準函后向海關(guān)申請免貨物稅。2.專案進口稅則預估及分期繳稅的申請及辦理外購部門應于進口前，檢具有關(guān)文件，憑以向海關(guān)申請稅則預估，等核準后一并辦理分期繳稅及保證手續(xù)。第二十七條 輸入許可證、信用狀的修改。供應商成本公司要求修改“輸入許可證”或“信用證”時，外購部門應開立“信用證、輸入許可證修改申請書”經(jīng)呈核后，檢具修改申請文件送進口事務科辦理。第二十八條 裝船通知及提貨文件的提供。1.外購部門接到供應商通知有關(guān)船名及裝船日期時，應立

16、即填制“裝船通知單”分別通知請購部門、物料管理部門及有關(guān)部門。2.外購部門收到供應商的裝船及提貨文件時，應出具“輸入許可證”及有關(guān)文件，以“裝運文件外購單”先送進口單位辦理提貨背書。3.提貨背書辦妥后，外購部門應檢具“輸入許可證”及提貨等有關(guān)文件，以“裝運文件處理單”辦理報關(guān)提貨。4.管理進口物品放行證的申請進口管理物品時，外購部門應在收到裝運文件后，檢具必需文件送政府主管機關(guān)申請“進口放行證”或“進口護照”，以便據(jù)此報關(guān)提貨。第二十九條 進口報關(guān)。1.關(guān)務部門收到“請購單(外購)”及報關(guān)文件時，應視買賣、保險及稅率等條件填制“進口報關(guān)處理單”連同報關(guān)文件，委托報關(guān)行辦理報關(guān)手續(xù)，同時開立“外

17、購到貨通知單(含外購收料單)送材料簽發(fā)人責任人簽名制度名采購作業(yè)標準程序電子文件編碼GLWA142頁碼11-9庫辦理收料。2.不結(jié)匯進口物品，進口單位(郵寄包裹則為總務部門)應在接獲到貨通知時，查明品名、數(shù)量等資料，并會同外購部門確認需要提貨者再行辦理報關(guān)提貨。如系無價進口的材料、補運賠償及退貨換料等，報關(guān)時關(guān)務部門應開立“外購到貨通知單(含外購收料單)”通知收貨部門辦理收料，而屬其他材料及物品則由收件部門于聯(lián)絡單簽收后，送處理部門處理。3.關(guān)稅繳納前進口單位應確實核對稅則、稅率后申請暫借款繳納。4.海關(guān)估稅的稅率如與進口單位估列者不符時，進口單位應立即通知外購部門提供有關(guān)資料，在海關(guān)核稅后1

18、4天內(nèi)以書面向海關(guān)提出異議，申請復查，并申請暫借款辦理押款提貸。押款提貨的案件，進口單位應在“進口報關(guān)追蹤表”上記錄，以便督促銷案。5.稅捐記賬的進口案件，進口單位應依“請購單(外購)”，在報關(guān)時檢具必需文件辦理具結(jié)記賬，并將紀賬情況記入“稅捐記賬額度記錄表”及“稅捐記賬額度控制表”。6.船邊提貨的進口材料，進口單位應在貨物抵港前辦妥繳稅或記賬手續(xù)，以便船只抵港時，即時辦理提貨。第三十條 報關(guān)進度控制。關(guān)務部門應分報關(guān)、驗關(guān)、估稅、繳稅、放行五階段，以“進口報關(guān)追蹤表”控制通關(guān)進度。第三十一條 公證。1.各公司事務部應依材料進口索賠記錄及材料特性等因素，研判材料項目，通知進口單位在材料進港時，會同公證行前往公證。2.外購材料于驗關(guān)或到廠后發(fā)現(xiàn)短損而合于索賠條件者，進口單位應在接獲報關(guān)行或材料庫通知時，聯(lián)絡公證行辦理公證。3.進口貨品辦理公證時，進口單位應于公證后配合索賠經(jīng)辦時效，索取公證報告分送有關(guān)部門。簽發(fā)人責任人簽名制度名采購作業(yè)標準程序電子文件編碼GLWA142頁碼11-10第三十二條 退匯。外購部門依