網(wǎng)購物資管理暫行辦法(修訂)

1、網(wǎng)購物資管理暫行辦法第一章 總 則第一條 為充分利用網(wǎng)絡(luò)采購平臺，拓寬采購的方式方法，規(guī)范網(wǎng)絡(luò)采購行為，以及時(shí)、快速、安全采購到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的物資，有效降低采購成本，提升采購效率，特制定本暫行管理辦法。第二條 本辦法適用于*有限責(zé)任公司（以下簡稱“公司”）辦公后勤、生產(chǎn)、維修用零星輔助材料的采購。第二章 釋義及職責(zé)分工第三條 網(wǎng)購物資，是指以網(wǎng)絡(luò)媒體和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體，經(jīng)過大型、正規(guī)網(wǎng)絡(luò)商城詢價(jià)，采取網(wǎng)上交易的形式，在現(xiàn)實(shí)交易中完成采購的行為。網(wǎng)購平臺，是指基于互聯(lián)網(wǎng)，為促成買賣雙方交易而建立的平臺。如天貓官網(wǎng)、亞馬遜、京東商城、蘇寧易購、阿里巴巴、淘寶、一號店等大型網(wǎng)站進(jìn)行采購。第四條 辦公室、供

2、應(yīng)處作為網(wǎng)絡(luò)采購的履行主體負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)采購的具體執(zhí)行，按照專業(yè)制度的管理要求，及時(shí)做好采購物品的到貨驗(yàn)收和申請匯款、發(fā)票簽收及交接等工作。1、 辦公室職責(zé)（1）負(fù)責(zé)辦公用品、耗材、低值易耗品、后勤物資等物資的采購，設(shè)置兼職網(wǎng)絡(luò)采購員1名, 并建立網(wǎng)絡(luò)采購電子臺帳。（2）每月根據(jù)各用料部門申報(bào)的月度采購計(jì)劃和年度辦公用品預(yù)算分解情況，核定物資庫存，形成公司采購計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后落實(shí)采購，并負(fù)責(zé)所采購物資的到貨驗(yàn)收、申請匯款、發(fā)票簽收等工作。（3）每月負(fù)責(zé)開展網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商的價(jià)格信息統(tǒng)計(jì)工作，建立健全網(wǎng)絡(luò)電商數(shù)據(jù)庫，做好付款登記臺賬，跟蹤物資到貨記錄。2、供應(yīng)處職責(zé)（1）負(fù)責(zé)生產(chǎn)維修用輔材和后勤維修用

3、開關(guān)、燈具、五金件及輔材等物資的采購，設(shè)置兼職網(wǎng)絡(luò)采購員1名, 并建立網(wǎng)絡(luò)采購電子臺帳。（2）每月根據(jù)各用料部門申報(bào)的月度采購計(jì)劃，核定物資庫存，形成公司采購計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后落實(shí)采購，并負(fù)責(zé)所采購物資的到貨驗(yàn)收、申請匯款、發(fā)票簽收等工作。（3）每月負(fù)責(zé)開展網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商的價(jià)格信息統(tǒng)計(jì)工作，建立健全網(wǎng)絡(luò)電商數(shù)據(jù)庫，做好付款登記臺賬，跟蹤物資到貨記錄。（4）供應(yīng)業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)編制采購虛擬合同（合同即交易單打印件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)）臺賬。3、財(cái)務(wù)處職責(zé)（1）對網(wǎng)絡(luò)詢價(jià)初審。（2）要求參照按預(yù)付款跟蹤臺賬建立網(wǎng)購付款及發(fā)票收取跟蹤臺賬，督促業(yè)務(wù)員將取得的有效發(fā)票給辦理入庫手續(xù)。（3）負(fù)責(zé)對業(yè)務(wù)員辦理的購

4、物手續(xù)進(jìn)行審核。（4）負(fù)責(zé)對供應(yīng)處、辦公室采購物品的發(fā)票按制度要求進(jìn)行報(bào)銷審核。4、生技處、質(zhì)控處、銷售處職責(zé)：各計(jì)劃申報(bào)部門負(fù)責(zé)做好網(wǎng)購物資的驗(yàn)收工作，并及時(shí)反饋使用意見。第三章 采購原則及范圍第五條 采購原則經(jīng)市場詢比價(jià)，原則上具有網(wǎng)購優(yōu)勢的物資須進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)采購，降低物資采購成本。第六條 采購范圍日常辦公用品、耗材、低值易耗品、后勤物資、固定資產(chǎn)（電子辦公設(shè)備）、生產(chǎn)維修用輔材等。日常辦公用品：如紙張、印刷品、宣傳標(biāo)志、簽字筆、電子計(jì)算器、訂書機(jī)、膠棒、剪刀、涂改液等。辦公耗材、低值易耗品：如U盤、鼠標(biāo)、鍵盤等電腦配件，墨盒、墨粉、硒鼓等。后勤物資：防暑降溫用品、衛(wèi)生紙、洗滌劑等經(jīng)常使用物資

5、等。輔材：具備小批量網(wǎng)購優(yōu)勢的生產(chǎn)維修用輔材等。笫四章 網(wǎng)絡(luò)采購流程第七條 采購申請?jiān)瓌t上網(wǎng)絡(luò)采購僅限于總價(jià)5000元以內(nèi)（含5000元）零星物資，為月度采購計(jì)劃、急件計(jì)劃所申報(bào)物資。且滿足以下條件之一的： 1.物資未例入年度合同清單或合同內(nèi)物資市場價(jià)格變化較大的，現(xiàn)有采購渠道有限。2.急件物資，現(xiàn)有供應(yīng)商無法按我公司規(guī)定時(shí)間要求配送的或與網(wǎng)絡(luò)采購速度相當(dāng)?shù)那闆r下可采用網(wǎng)絡(luò)采購。3.經(jīng)初步詢價(jià)或市場調(diào)研，供應(yīng)商所供物資單價(jià)與網(wǎng)絡(luò)采購單價(jià)相差較大的。第八條：供應(yīng)商選擇1.在天貓、亞馬遜、京東商城、蘇寧易購、阿里巴巴等幾個(gè)網(wǎng)站進(jìn)行選擇，所選擇的電商應(yīng)提供其企業(yè)的三證即營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證副本、

6、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本。 2.優(yōu)先選擇官方旗艦店，再選擇銷售量較好且有好評、具有開具增值稅專用發(fā)票資質(zhì)及七天無條件退貨等條件的網(wǎng)絡(luò)店鋪。淘寶網(wǎng)上個(gè)人店鋪選擇信用度在五鉆以上、成交量高且網(wǎng)評在4.8分以上。3.同等價(jià)格情況下，選擇評價(jià)高且成交量高，發(fā)貨周期短、距離較近、物流服務(wù)較好電商。4.優(yōu)先選擇已合作過且發(fā)貨速度及信譽(yù)較好的電商信息庫中挑選供應(yīng)商，以提高采購效率及采購安全性。第九條：采購價(jià)格確定1.網(wǎng)絡(luò)采購價(jià)格要選價(jià)格相對集中且價(jià)格較低的供貨渠道。例如：哈爾濱軸承30312，多數(shù)店鋪報(bào)價(jià)在40-50元/只之間（含運(yùn)費(fèi)），一家報(bào)價(jià)25元/只（含運(yùn)費(fèi)），建議采購40元/只。若報(bào)價(jià)25元/只的電商，發(fā)

7、貨量較多且好評較多，能證明其質(zhì)量較好，也可以進(jìn)行選擇。2.對符合要求的供貨渠道進(jìn)行網(wǎng)頁截屏并附網(wǎng)站鏈接，并請財(cái)務(wù)處進(jìn)行初步審核。如有議價(jià)，需要將與電商議價(jià)的重要信息進(jìn)行截屏。3.網(wǎng)站截屏需包含物資名稱、商品詳情、規(guī)格、實(shí)物圖片、單價(jià)、運(yùn)費(fèi)、是否7天無理由退貨及議價(jià)過程等必要的評審要素。4.經(jīng)財(cái)務(wù)處審核通過后，由供應(yīng)處或辦公室打印截屏內(nèi)容并制作比價(jià)表匯總后請相關(guān)部門審核會簽并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。5.根據(jù)批準(zhǔn)結(jié)果由供應(yīng)處或辦公室業(yè)務(wù)員進(jìn)行付款結(jié)算，結(jié)算根據(jù)網(wǎng)購平臺要求進(jìn)行交易。在對電商進(jìn)行下單過程中可以采用兩種方式：（1）原則上采用公司注冊的企業(yè)賬號進(jìn)行采購。由公司財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)在網(wǎng)購平臺上以企業(yè)

8、實(shí)名申請注冊一個(gè)買家賬號，網(wǎng)絡(luò)采購員負(fù)責(zé)日常賬號管理，并做好帳號保密工作，經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批后并報(bào)財(cái)務(wù)處備案。網(wǎng)絡(luò)采購申請預(yù)付款時(shí)，辦理付款會簽手續(xù)與網(wǎng)絡(luò)確定采購物資同時(shí)進(jìn)行，財(cái)務(wù)處在收到單據(jù)和確認(rèn)已生成訂單后24個(gè)小時(shí)內(nèi)，將款項(xiàng)匯到網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商指定的賬戶。（2）由供應(yīng)處業(yè)或辦公室務(wù)員使用個(gè)人賬號進(jìn)行交易，在辦理網(wǎng)絡(luò)支付手續(xù)后，打印交易相關(guān)信息。倉庫保員驗(yàn)收合格后，可依據(jù)發(fā)票及采購比價(jià)等資料進(jìn)行現(xiàn)金報(bào)銷。業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)做好支付臺賬登記，同時(shí)要選擇運(yùn)費(fèi)險(xiǎn)。 6、 收到貨物及發(fā)票，如無質(zhì)量問題，由倉庫保管員辦理入庫手續(xù)，業(yè)務(wù)員將發(fā)票交財(cái)務(wù)處辦理入賬手續(xù)。 7、如物資到貨，收件人對外包裝進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)

9、包裝有嚴(yán)重破損，直接進(jìn)行拒收，業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)與網(wǎng)絡(luò)店商進(jìn)行聯(lián)系退貨，辦理退貨手續(xù)。第四章 計(jì)劃管理第十條 采購計(jì)劃網(wǎng)購物資采購計(jì)劃是物資實(shí)施進(jìn)貨的依據(jù)，也是采購合同簽訂與執(zhí)行的前提。嚴(yán)禁、杜絕無計(jì)劃采購，采購計(jì)劃分為月度采購計(jì)劃和緊急采購計(jì)劃。第十一條 計(jì)劃申報(bào)各用料部門需本著節(jié)約的原則，按各類物資計(jì)劃申報(bào)要求，列明產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、計(jì)量單位、用途、數(shù)量等內(nèi)容，若有特殊要求的物資還需提供樣品、圖樣、生產(chǎn)廠家等信息。月度物資采購計(jì)劃需經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行采購；緊急物資采購計(jì)劃，需填報(bào)急件計(jì)劃申報(bào)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行采購。原則上單筆交易金額不超過5000元，如超

10、過5000元需擬定專題報(bào)告，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行采購。辦公用品計(jì)劃申報(bào)：各用料部門負(fù)責(zé)申報(bào)本部門日常所需辦公用品的匯總清單，并在每月25日前上報(bào)次月物資使用計(jì)劃至辦公室，辦公室形成公司采購計(jì)劃，各部門負(fù)責(zé)人要根據(jù)公司辦公用品預(yù)算分解情況，控制本部門辦公用品使用額度，原則上超過當(dāng)月預(yù)算的，一律不予采購。辦公室每月匯編各部門辦公用品計(jì)劃，并根據(jù)庫存情況進(jìn)行核減，同時(shí)要保證核庫的可追溯性。在完成核庫后，依據(jù)年度辦公費(fèi)用預(yù)算，控制各部門采購金額，并按照采購合同和性價(jià)比從優(yōu)的原則，編制月度采購計(jì)劃，并報(bào)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。月度輔材材料計(jì)劃申報(bào)：按照物資計(jì)劃管理辦法執(zhí)行。第

11、五章 采購管理第十二條 賬號管理由辦公室和供應(yīng)處負(fù)責(zé)在網(wǎng)購平臺上以企業(yè)實(shí)名申請注冊一個(gè)買家賬號，網(wǎng)絡(luò)采購員負(fù)責(zé)賬號的日常管理，并做好賬號信息的保密工作，賬號信息需經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批后報(bào)財(cái)務(wù)處備案。第十三條 詢比價(jià)管理1 、詢比價(jià)原則網(wǎng)購物資采購價(jià)格應(yīng)不高于當(dāng)期合同價(jià)格，且詢價(jià)過程需截圖留存詢價(jià)記錄（截屏需包含物資名稱、商品詳情、規(guī)格、實(shí)物圖片、單價(jià)、運(yùn)費(fèi)、是否7天無理由退貨及議價(jià)過程等必要的評審要素），具體原則如下：（1）比價(jià)渠道應(yīng)包含3家以上實(shí)體店報(bào)價(jià)及3家以上網(wǎng)店報(bào)價(jià)，并遵循質(zhì)量先行、效益優(yōu)先的原則。（2）網(wǎng)購物資應(yīng)附帶相關(guān)合格證及產(chǎn)品說明書等驗(yàn)收資料。（3）網(wǎng)購物資應(yīng)優(yōu)先選擇開具增值稅

12、專用發(fā)票的供貨渠道，且采購價(jià)格要選取報(bào)價(jià)相對集中的區(qū)域內(nèi)較低的價(jià)格。2、詢比價(jià)范圍及程序（1）詢價(jià)渠道應(yīng)為天貓官網(wǎng)、亞馬遜、京東商城、蘇寧易購、阿里巴巴、淘寶、一號店等網(wǎng)站的官方旗艦店。（2）詢價(jià)經(jīng)辦人應(yīng)根據(jù)各旗艦店的銷量情況和網(wǎng)評情況再進(jìn)行擇優(yōu)選取，并查看其企業(yè)的三證（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證）后截圖存檔。（3）在緊急情況下，可在同等價(jià)格的基礎(chǔ)上，優(yōu)先選擇發(fā)貨距離較近的電商。（4）同類物資的采購應(yīng)優(yōu)先在已合作過且信譽(yù)度較高的電商位息庫中挑選供應(yīng)商，以提高采購效率及采購安全性。第十四條 采購的實(shí)施與驗(yàn)收1 、采購的實(shí)施（1）辦公室、供應(yīng)處為公司網(wǎng)絡(luò)采購的實(shí)施主體，由部門網(wǎng)絡(luò)采購員負(fù)

13、責(zé)發(fā)掘和選取符合要求的電商渠道，并進(jìn)行網(wǎng)頁截屏（附網(wǎng)站鏈接），報(bào)請財(cái)務(wù)處進(jìn)行審核。采購過程中，網(wǎng)絡(luò)采購員應(yīng)邀請相關(guān)財(cái)務(wù)人員參與采購議價(jià)，并將議價(jià)記錄進(jìn)行截屏存檔。（2）網(wǎng)絡(luò)采購員與電商確認(rèn)好采購價(jià)格、付款方式等相關(guān)信息后，將相關(guān)物資加入“購物車”，并第一時(shí)間將要購買商品的網(wǎng)絡(luò)鏈接發(fā)給財(cái)務(wù)處材料會計(jì)或費(fèi)用會計(jì)進(jìn)行審核。（3）財(cái)務(wù)處崗位會計(jì)收到網(wǎng)絡(luò)鏈接后，根據(jù)月度采購計(jì)劃逐項(xiàng)核對物資名稱、規(guī)格型號、采購數(shù)量、采購單價(jià)等關(guān)鍵信息，確認(rèn)無誤后，通知網(wǎng)絡(luò)采購員制作比價(jià)匯總表（附議價(jià)等截屏信息）報(bào)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審核會簽。（4）公司領(lǐng)導(dǎo)審核完成后，由網(wǎng)絡(luò)采購員自行下達(dá)采購訂單，并在付款方式中選擇“

14、款到發(fā)貨”或“貨到付款”。如選擇款到發(fā)貨，則由網(wǎng)絡(luò)采購員按照預(yù)付款的辦理流程辦理匯款，且要確保在完成訂單提交1工作日內(nèi)，將完成會簽的付款單據(jù)移交給財(cái)務(wù)處經(jīng)辦人員，并做好后續(xù)發(fā)票的收取、沖賬工作；如選擇貨到付款，則需在電商提供發(fā)票后按正常流程辦理付款手續(xù)。2 、采購的驗(yàn)收（1）各級用料部門為采購驗(yàn)收的第一責(zé)任主體。網(wǎng)購物資到貨后，網(wǎng)絡(luò)采購員通知各級用料部門共同參與驗(yàn)收，檢查到貨質(zhì)量與發(fā)票情況，確認(rèn)無誤后，按照物資供應(yīng)管理暫行辦法辦理簽收、入庫等手續(xù)，網(wǎng)絡(luò)采購員即可在所購網(wǎng)站上“確認(rèn)收貨”。（2）如商品質(zhì)量驗(yàn)收不合格，網(wǎng)絡(luò)采購員應(yīng)與用料部門進(jìn)行初步原因分析，并共同簽字確定，于第一時(shí)間聯(lián)系網(wǎng)購供應(yīng)商

15、協(xié)調(diào)換貨或退貨。三天內(nèi)需將不合格品發(fā)還給網(wǎng)購供應(yīng)商，并跟蹤商品退回簽收和重新發(fā)貨情況；若為退貨，網(wǎng)絡(luò)采購員須當(dāng)天登陸網(wǎng)站賬戶，選擇該項(xiàng)商品的“申請退款”并通知財(cái)務(wù)處崗位會計(jì)完善回款手續(xù)。因退換貨而產(chǎn)生的運(yùn)費(fèi)則應(yīng)由實(shí)際責(zé)任方負(fù)責(zé)承擔(dān)。第十五條 發(fā)票及付款1、網(wǎng)絡(luò)采購中，應(yīng)優(yōu)先選擇“貨到付款”的供貨方式，其次為“款到發(fā)貨”的供貨方式，以降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。2、網(wǎng)絡(luò)采購中，應(yīng)要求供應(yīng)商“物票一致”，即商品發(fā)出的同時(shí)要附帶應(yīng)開具的發(fā)票，以便及時(shí)辦理入賬手續(xù)。3、網(wǎng)絡(luò)采購員收到發(fā)票后應(yīng)會同財(cái)務(wù)部門驗(yàn)明真?zhèn)危_認(rèn)無誤后方可正式簽收或付款。若未收到發(fā)票或收到假票應(yīng)及時(shí)聯(lián)系商家，確認(rèn)原因后根據(jù)實(shí)際情況申請延時(shí)付款或

16、退貨，對于存在惡意欺詐行為的供應(yīng)商應(yīng)堅(jiān)決剔除“網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商信息庫”。4、采購申請預(yù)付款時(shí)，辦理付款會簽手續(xù)與網(wǎng)絡(luò)采購物資同時(shí)進(jìn)行，財(cái)務(wù)處應(yīng)根據(jù)已收到單據(jù)在確認(rèn)已生成訂單后的24個(gè)小時(shí)內(nèi)，將款項(xiàng)匯到網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商指定的賬戶。5、通過借支備用金方式的網(wǎng)購報(bào)銷，網(wǎng)絡(luò)采購員應(yīng)將與各商家的洽談記錄通過截屏方式打印，并做好比價(jià)匯總表報(bào)相關(guān)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后附發(fā)票及一般費(fèi)用報(bào)銷單到財(cái)務(wù)處辦理報(bào)銷入賬手續(xù)。第十六條 售后服務(wù)網(wǎng)購采購應(yīng)優(yōu)先選取有全國聯(lián)保的供應(yīng)商或代理商，并明確雙方責(zé)任。第六章 附 則第十七條 本辦法未盡之處，請參照合同管理實(shí)施細(xì)則、物資供應(yīng)管理暫行辦法要求執(zhí)行。第十八條 原則上采購員不得與本人親屬及與本人有關(guān)聯(lián)的電商發(fā)生采