高效會議管理技巧

1、高效會議管理技巧高效會議管理技巧主講：威小龍主講：威小龍課程目標課程目標 了解會議的目的種類和體系 了解效率不高原因及對策 掌握有效會議做準備的要領 掌握會議中溝通和反饋技巧 掌握會議的會議管理技巧 提高會議效率和質(zhì)量的技巧 會議需要管理嗎？會議管理還需要技巧嗎？ ？ 整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！ 自我對照第一講第一講 當今會議觀當今會議觀 會議的意義 會議的目的 會議的種類 會議的周期 會議成本的計算集思廣益圖集思廣益圖會議想法想法想法好創(chuàng)意好點子甲乙丙會議的意義會議的意義 會議是一

2、個集思廣益的渠道 會議顯示一個組織的存在會議是一種群體溝通的方式會議的目的會議的目的 開展有效的溝通 傳達資訊 監(jiān)督、協(xié)調(diào)矛盾 達成協(xié)議與解決問題 資源共享 開發(fā)創(chuàng)意 激勵士氣 鞏固領導地位達成協(xié)議與解決問題達成協(xié)議與解決問題點明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方法衡量問題的輕重緩急想出新點子評議新點子確定行動綱領會議的種類會議的種類 按人數(shù)分類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會方式分類 按開會目的分類按開會目的分類1.團隊會議2.一對一會議1.面對面會議2.電話會議3.視頻會議1.活動講解2.政策的會議3.當眾表揚或（批評別人的）4.會議3.臨時處理突發(fā)事件的會議4.固定的團隊會議5.集思廣益的會議會

3、議的頻率會議的頻率固定的會議：固定的會議：建議：每天一次最佳注意事項：不能多與每天三次，否則容易形成拖沓的不良習慣；將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動。建議頻率：隨時建議頻率：隨時注意事項：切忌太頻繁，否則注意事項：切忌太頻繁，否則會使代理感覺日日有危機，會會使代理感覺日日有危機，會讓公司陷入工作無序的可怕境讓公司陷入工作無序的可怕境地。地。處理突發(fā)事件的會議處理突發(fā)事件的會議建議頻率：按需要建議頻率：按需要注意事項：可以按需要天天發(fā)注意事項：可以按需要天天發(fā)生，但是會議長度最好不要超生，但是會議長度最好不要超過過1小時。小時。一對一會議一對一會議會議成本的計算會議成本的

4、計算 會議的時間成本 直接的會議成本 效率損失成本第二講第二講 會議效率不高的原因及解決方案會議效率不高的原因及解決方案 會議效率不高的原因及預防性管理 高效會議的八大特征 會議規(guī)范高效會議的預防性管理高效會議的預防性管理1.充分作好準備工作（時間材料通知）2.明確開會原因及目的與執(zhí)行3.監(jiān)督好落實好上一個會議高效會議的八大特征高效會議的八大特征 只要有必要就召集 好好籌劃過 計劃好了會議議程 遵守時間 一切按部就班 請了最有經(jīng)驗的和有才能的人出席 作出了評論和歸納 記錄所有決定、建議和負責人會議規(guī)范種類會議規(guī)范種類 時間安排方面的規(guī)范 固定的會議流程規(guī)范 會議本身要遵守的規(guī)則固定的會議流程規(guī)

5、范固定的會議流程規(guī)范開始歡迎會議目的議程具體時間安排規(guī)章制度3議程 1分享話題和目標交換信息產(chǎn)生共識/做決定/確認行動總結(jié)2結(jié)束會議總結(jié)安排下次會議跟蹤備忘錄跟蹤計劃會議本身要遵守的規(guī)則（一）會議本身要遵守的規(guī)則（一）1.參會者要將工作安排交給會議主持者（無論是否參會）2.超過1小時的會議要有提前的通知3.所有參會者都要有準備發(fā)言的心態(tài)4.會議要能準時開始、準時結(jié)束5.負責人對決議能否達成負主要責任會議本身要遵守的規(guī)則（二）會議本身要遵守的規(guī)則（二）6.在會上要維護別人的尊嚴7.要有人提出不同的意見8.會后要看到的記錄9.參會者要履行反饋職責10.要請第三方監(jiān)控會議質(zhì)量 第三講第三講 開會前的

6、準備工作開會前的準備工作 是否要開會 準備工作的作用 1H5W 準備工作核對 主持人的準備工作如果已經(jīng)按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題弄糟）無需開會的五個如果無需開會的五個如果如果必須把信息同 時傳達給很多人 有些事情需要當眾表揚（或批評） 要讓別人參與決策以集思廣益聽取本團隊匯報工作給小組委派任務必須開會的五個如果必須開會的五個如果準備工作的作用準備工作的作用 選擇最恰當?shù)倪x擇方式 使參會者能對討論有清楚的方向可循 清楚的告知參會者應有何種行為表現(xiàn) 節(jié)省時間與減少沖突會議準備的會議準備的5W1H法

7、法WhyWhatWhenWhoWhereHow地點人物時間內(nèi)容原因怎么做 會議準備工作核對單會議準備工作核對單1.了解會議的目的3.確定會議的形式5.決定會議的時間7.決定會議的地點9.確定出席人數(shù)11.是否準備會議名簽2.是否一定要開會4.安排會議的議程6.確定會議的主持人8.是否發(fā)出了會議通知10.確定輔助教材12.是否要求與會者準備資料13.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知主持人的主持人的4個準備個準備 設定溝通目標 制訂行動計劃 預備可能的爭執(zhí) 進行SWOT分析& SWOT分析分析Strength優(yōu)勢Weakness劣勢Opportunity機會Threat威脅 自身環(huán)境第四

8、講第四講 成功會議的五種策略成功會議的五種策略如何做開場白如何分配發(fā)言時間如何掌握議事進度如何達成決議決策方式如何圓滿結(jié)束會議 G ? 如何做開場白如何做開場白 定義：35分鐘的談話，系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨。 內(nèi)容：開會目的，時間安排，議事方式，紀律規(guī)則等。 程序： 概觀會議進行程序； 提供與會議有關的資訊； 規(guī)范議程； 指定會議記錄者； 征求對議程設計的意見。如何分配發(fā)言時間如何分配發(fā)言時間v主持人的發(fā)言時間應掌握在20%要盡量保證每個人發(fā)言機會均等；盡量開成一種互動的會議氛圍。v主持人發(fā)言最多的原因主持人發(fā)言最多的原因?qū)h的議題特別熟對會議的議題特別熟地位最高而且聲音較大地位最高而且聲音

9、較大負擔較多的指導責任負擔較多的指導責任如何掌握議事進度如何掌握議事進度 語言方式 非語言方式如何達成決議如何達成決議決策方式?jīng)Q策方式 彼德德魯克決議法： 用足夠多的時間檢視困難所在，并是參會者達成共識 列舉或圖示各提案并開始討論 客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭 估計各提案之獲益律 估計有無采集更多參考資料的需要 征求反對意見 以中立角度檢視正反意見 尋求與會者對各題案之認同 對提案做適當?shù)男菡c妥協(xié) 確認議事結(jié)果 組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。4種群體決策種群體決策權威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識決策無異議決策4種團隊決策法種團隊決策法頭腦風暴法德爾菲法思路轉(zhuǎn)換法易地思考法第五講第五講 會議

10、中的溝通與反饋技巧會議中的溝通與反饋技巧v會議中的溝通v會議中的反饋技巧溝通的漏斗溝通的漏斗別人行動的 20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的 80%你心理想的 100%溝通漏斗溝通的定義溝通的定義 為了設定的目標把信息、思想、情感在個體或者群體之間傳遞并且達成協(xié)議的過程 溝通金三角溝通金三角自己對方設身處地溝通的冰山模式溝通的冰山模式 環(huán) 境話題話題5%20%工作層面工作層面80%95%關系層面關系層面有效溝通原則有效溝通原則有明確的溝通目標有明確的時間約束重視每一個細節(jié)積極傾聽努力達成目標造成溝通困難的因素造成溝通困難的因素 缺乏自信，主要因為知識和信息掌握不夠 重點強調(diào)不足或條

11、理不清 不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯誤 按自己的思路思考，忽略他人的需求 失去耐心，造成爭執(zhí) 準備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見 時間不充分 情緒不好 語言不通 大腦過濾 記憶力差如何建立信任如何建立信任 v找共同點找共同點v適當展示自己的能力和水平適當展示自己的能力和水平v適當暴露自己脆弱的地方適當暴露自己脆弱的地方v不必說出所有的真相不必說出所有的真相會議中的反饋技巧會議中的反饋技巧反饋的兩種類型正面指導反饋建設性反饋批評三部曲批評三部曲1.首先表揚特定的成就2.指出做的不好的地方3.以肯定和支持結(jié)束 第六講第六講 主持人的會議管理技巧主持人的會議管理技巧v傾聽的技巧v實際的說話

12、技巧 傾聽傾聽 是暫時忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗，感受整個過程。這是一種管理技巧，可以通過學習和鍛煉得到提高。傾聽的禮節(jié)傾聽的禮節(jié)v聽聽別人的故事v聽聽別人完整的故事v先聽聽別人完整的故事傾聽的技巧傾聽的技巧v點頭且微笑v眼神的接觸v發(fā)出傾聽的聲音v身體向前傾v重復和總結(jié)v必要時做記錄傾聽的誤區(qū)傾聽的誤區(qū)v別人說話時你在想你自己的事v邊聽邊與自己的不同觀點比較v經(jīng)常打斷別人的談話v為演講者結(jié)束他的演講v忽略過程只要結(jié)果v僅聽自己想聽或愿聽的東西v精力不集中，易被其他東西干擾表達感受的兩句話表達感受的兩句話 我也有過相同的經(jīng)歷我也有過相同的經(jīng)歷

13、如果我是你，我跟你感覺一樣如果我是你，我跟你感覺一樣說話技巧說話技巧v展示v探詢v評論v建立v測試理解情況v總結(jié)v排除v引進v就程序提出建議第七講第七講 如何對待會議中的意外情況如何對待會議中的意外情況v與“cicada蟬”相遇v與“shark鯊魚”相遇v與“donkey驢”相遇v遭遇“rabbit tracking兔子般追蹤”v與“crab螃蟹（跑題者）”相遇與與“cicada蟬蟬”相遇相遇v講故事（和討論的主題無關）v講了很長才進入主題v講的太模糊，沒有具體事例v拒絕傾聽別人的主要觀點對于對于“cicada蟬蟬”的解決的解決v可用話語或非語言的暗示v事先提醒關于會議的程序和時間限制v用總結(jié)

14、的方式結(jié)束與與“shark鯊魚鯊魚”相遇相遇v有攻擊別人的傾向v總是給予消極的、否定的意見對付“shark鯊魚鯊魚”型發(fā)言者的辦型發(fā)言者的辦法法非語言性打斷重申會議規(guī)范反問法與與“donkey驢驢”相遇相遇v過于敏感v防衛(wèi)性很強，心中有面墻v不能站在別人的立場看問題對付“donkeydonkey驢驢”型發(fā)言者的辦型發(fā)言者的辦法法點名發(fā)言重復問題突出他的貢獻 遭遇遭遇“rabbit tracking兔子般追蹤兔子般追蹤”v質(zhì)疑正在使用的程序v總是提議不同的程序或建議v解決的方法： 1.肯定他的貢獻 2.重申可以試用現(xiàn)在的程序與與“crab螃蟹（跑題者）螃蟹（跑題者）”相遇相遇v開會的同時一并做別

15、的工作v私自進入小團體討論v時常接電話v瞌睡v其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，故意看別處等對對“crab螃蟹螃蟹”型發(fā)言者的辦法型發(fā)言者的辦法強調(diào)時間壓力重申會議規(guī)范帶入別人短暫沉默第八講第八講 主持人與參會者的守則與責任主持人與參會者的守則與責任v主持人的守則與責任v參會者的守則與責任v如何處理會議中的沖突主持人的守則與責任主持人的守則與責任v營造和諧氣氛v按照議程進行v正確討論總結(jié)內(nèi)容v引導發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言v幫助參會者理清不假思索的想法v尊重別人，避免會中意見一邊倒的情況v減少與議題無關的爭辯和討論v保證中立態(tài)度主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)v聽完陳述后，

16、就沒詞了v向雙方之一表示贊同v阻止對方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談v認為雙方都有錯誤，指出兩者各自存在的問題v建議舉行一個你可能不是主持人的求借方法會議v引導雙方攻擊你v縮小問題的嚴重性v換話題v當雙方爭執(zhí)時，表達不愉快的情緒參會者的守則和責任參會者的守則和責任v會前充分準備v會中全情投入，貢獻自己的創(chuàng)意與意見v以解決問題為己任v開放的心態(tài)，摒除部門之見v盡可能多的獲取信息v耐心聆聽，尊重他人的意見v勇于發(fā)言，言之有物v不隱善揚惡，不人身攻擊v避免不當?shù)闹w語言v會后總結(jié)如何處理會議中的沖突如何處理會議中的沖突決斷：滿足自己的要求決斷：滿足自己的要求回避回避遷就（適應）遷就（適應）不合作不合作

17、合作合作妥協(xié)妥協(xié)競爭（暴力）競爭（暴力）協(xié)作協(xié)作決斷決斷不決斷不決斷第九講第九講 會議記錄會議記錄v會議記錄者的功能v誰能勝任會議記錄者v對會議記錄的10大建議會議記錄者的功能會議記錄者的功能v僅次于主持人v記錄及維持議程所設計的 順序v協(xié)助主持人總結(jié)與歸納會議記錄者的才能會議記錄者的才能v反應快v寫字快v知識面廣v記憶力特別強v組織能力強v傾聽能力強v總結(jié)能力強會議記錄的會議記錄的10大建議大建議v重要的會議應該進行錄音v定期召開的會議不用錄音v多數(shù)會議指定記錄者v記錄者的筆記流暢不失真v會議記錄者的責任更全面v會議記錄內(nèi)容全面而準確v會議結(jié)束后整理會議內(nèi)容v會議記錄應有組織的整理v與主席共

18、同修正錯誤部分v將會議記錄發(fā)送給與會者團隊會議的誤區(qū)團隊會議的誤區(qū) 社會性懈怠 團體思維 團體極化 第十講第十講 會后跟進會后跟進v作參會者的會后跟進v作為主持人的會后跟進v自我評定v怎樣提高下次會議的質(zhì)量v關于習慣參會者會后跟進的內(nèi)容參會者會后跟進的內(nèi)容v拿到會議記錄以后要細讀v分析不同參會者的眾生相v考慮自己任務的完成方法v會議是一項新任務的開始主持人的會后跟進主持人的會后跟進針對意見做出改進措施詢問和聯(lián)絡缺席的同事制定跟進計劃，負責跟進如有需要找高層協(xié)助如計劃進行順利，取消下次會議會議之后檢討得失主持人會后自我評定問卷主持人會后自我評定問卷（一）（一）在開會中有沒有人誤解過我的意思？在開會中有沒有人誤解過我的意思？我有沒有在別人談話時跳到其他話題？我有沒有在別人談話時跳到其他話題？有沒有在會前讓員工了解會議的內(nèi)容？有沒有在會前讓員工了解會議的內(nèi)容？面對別人說話的時候是不是很緊張？面對別人說話的時候是不是很緊張？處理說話緊張最好的方式是排練主持人會后自我評定問卷（二）主持人會后自我評定問卷（二）是否遇到只有主持人說話而沒人參與？談話結(jié)束后是否確認別人明白了你的意思？在分派工作時大家是否都看著我而不提問總會把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人嗎？是否提前考慮把復雜的問題用平易