Ecel表格特殊技法

1、如果我們?cè)谟肊xcel XP 處理龐大的數(shù)據(jù)信息時(shí)，不注意講究技巧和方法的話，很可能會(huì)花費(fèi)很大的精力。因此如何巧用Excel 來(lái)快速輸入信息就成為各個(gè)戶非常關(guān)心的話題.Excel XP用1、快速輸入大量含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字如果我們需要在Excel XP 工作表中輸入大量的帶有小數(shù)位的數(shù)字時(shí)，按照普通的輸入方法，我們可能按照數(shù)字原樣大小直接輸入，例如現(xiàn)在要在單元格中輸入0.05 這個(gè)數(shù)字時(shí)，我們會(huì)把 “0.05原”樣輸入到表格中。不過(guò)如果需要輸入若干個(gè)帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，我們?cè)侔凑丈厦娴姆椒ㄝ斎氲脑?，每次輸入?shù)字時(shí)都需要重復(fù)輸入小數(shù)點(diǎn)，這樣工作量會(huì)變大，輸入效率會(huì)降低。其實(shí)，我們可以使用Excel X

2、P 中的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功能，讓所有數(shù)字的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位，從而快速提高輸入速度。在使用小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功能時(shí)，我們可以先在 Excel XP的編輯界面中，用鼠標(biāo)依次單擊“工具 ”/選“項(xiàng) ”/編“輯”標(biāo)簽，在彈出的對(duì)話框中選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn) ”復(fù)選框，然后在 “位數(shù) ”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)就可以了。以后我們?cè)佥斎霂в行?shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，直接輸入數(shù)字，而小數(shù)點(diǎn)將在回車(chē)鍵后自動(dòng)進(jìn)行定位。例如，我們要在某單元格中鍵入 0.06 的話，可以在上面的設(shè)置中，讓“位數(shù) ”選項(xiàng)為 2，然后直接在指定單元格中輸入 6，回車(chē)以后，該單元格的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)椤?.06，”怎么樣簡(jiǎn)單吧？2、快速錄入文本

3、文件中的內(nèi)容現(xiàn)在您手邊假如有一些以純文本格式儲(chǔ)存的文件，如果此時(shí)您需要將這些數(shù)據(jù)制作成 Excel XP 的工作表，那該怎么辦呢？重新輸入一遍，大概只有頭腦有毛病的人才會(huì)這樣做；將菜單上的數(shù)據(jù)一個(gè)個(gè)復(fù)制/ 粘貼到工作表中，也需花很多時(shí)間。沒(méi)關(guān)系！您只要在 Excel XP 中巧妙使用其中的文本文件導(dǎo)入功能，就可以大大減輕需要重新輸入或者需要不斷復(fù)制、粘貼的巨大工作量了。使用該功能時(shí)，您只要在Excel XP 編輯區(qū)中，依次用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù) /獲取外部數(shù)據(jù)/導(dǎo)入文本文件 ”命令，然后在導(dǎo)入文本會(huì)話窗口選擇要導(dǎo)入的文本文件，再按下 “導(dǎo)入 ”鈕以后，程序會(huì)彈出一個(gè)文本導(dǎo)入向?qū)?duì)話框，您只

4、要按照向?qū)У奶崾具M(jìn)行操作，就可以把以文本格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成工作表的格式了。3、快速輸入大量相同數(shù)據(jù)如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個(gè)單元格一個(gè)一個(gè)地輸入，那樣需要花費(fèi)好長(zhǎng)時(shí)間，而且還比較容易出錯(cuò)。你可以通過(guò)下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為：首先同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住 Ctrl 鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中；其次輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù)。按住 Ctrl 鍵的同時(shí)，按回車(chē)鍵，則剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù)。4、快速進(jìn)行中英文輸入法切換一張工作表常常會(huì)既包含有數(shù)字信息，又包含有文字信息，要錄

5、入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換：首先用鼠標(biāo)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，然后在輸入法菜單中選擇一個(gè)合適的中文輸入法；接著打開(kāi)“有效數(shù)據(jù) ”對(duì)話框，選中 “IME模式 ”標(biāo)簽，在 “模式 ”框中選擇打開(kāi)，單擊“確定 ”按鈕；然后再選中輸入數(shù)字的單元格區(qū)域，在 “有效數(shù)據(jù) ”對(duì)話框中，單擊 “IME模式 ”選項(xiàng)卡，在 “模式 ”框中選擇關(guān)閉（英文模式）；最后單擊 “確定 ”按鈕，這樣用鼠標(biāo)分別在剛才設(shè)定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。5、快速刪除工作表中空行刪除 Excel XP 工作表中的

6、空行，一般的方法是需要將空行都找出來(lái)，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。那么如何才能減輕刪除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法來(lái)進(jìn)行刪除：首先打開(kāi)要?jiǎng)h除空行的工作表，在打開(kāi)的工作表中用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的 “ 插 入 ”菜單項(xiàng)，并從下拉菜單中選擇 “列 ”，從而插入一新的列，在列中順序填入整數(shù)；然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中列的數(shù)據(jù)，以列重新排序，然后刪去列。按照這樣的刪除方法，無(wú)論工作表中包含多少空行，您就可以很快地刪除了。6、快速對(duì)不同單元格中字號(hào)進(jìn)行調(diào)整在使用 Excel XP 編輯文件時(shí)，常常需要將某一列的寬度固定

7、，但由于該列各單元格中的字符數(shù)目不等，致使有的單元格中的內(nèi)容不能完全顯示在屏幕上，為了讓這些單元格中的數(shù)據(jù)都顯示在屏幕上，就不得不對(duì)這些單元格重新定義較小的字號(hào)。如果依次對(duì)這些單元格中的字號(hào)調(diào)整的話，工作量將會(huì)變得很大。其實(shí)，您可以采用下面的方法來(lái)減輕字號(hào)調(diào)整的工作量：首先新建或打開(kāi)一個(gè)工作簿，并選中需要Excel XP 根據(jù)單元格的寬度調(diào)整字號(hào)的單元格區(qū)域；其次單擊用鼠標(biāo)依次單擊菜單欄中的“格式 ”/單“元格 ”/“對(duì)齊 ”標(biāo)簽，在 “文本控制 ”下選中 “縮小字體填充 ”復(fù)選框，并單擊 “確定 ”按鈕；此后，當(dāng)你在這些單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，如果輸入的數(shù)據(jù)長(zhǎng)度超過(guò)了單元格的寬度， Excel

8、XP 能夠自動(dòng)縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調(diào)整到與列寬一致，以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。如果你對(duì)這些單元格的列寬進(jìn)行了更改，則字符可自動(dòng)增大或縮小字號(hào)，以適應(yīng)新的單元格列寬，但是對(duì)這些單元格原設(shè)置的字體字號(hào)大小則保持不變。7、快速輸入多個(gè)重復(fù)數(shù)據(jù)在使用 Excel XP 工作表的過(guò)程中，我們經(jīng)常要輸入大量重復(fù)的數(shù)據(jù),如果依次輸入，無(wú)疑工作量是巨大的。現(xiàn)在我們可以借助Excel XP 的 “宏 ”功能 ,來(lái)記錄首次輸入需要重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)的命令和過(guò)程,然后將這些命令和過(guò)程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上,當(dāng)按下組合鍵時(shí) ,計(jì)算機(jī)就會(huì)重復(fù)所記錄的操作。使用宏功能時(shí)，我們可以按照以下步驟進(jìn)行操作 : 首先打開(kāi)

9、工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格；接著再用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的 “工具 ”菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇 “宏”子菜單項(xiàng)，并從隨后彈出的下級(jí)菜單中選擇 “錄制新宏 ”命令；設(shè)定好宏后，我們就可以對(duì)指定的單元格，進(jìn)行各種操作，程序?qū)⒆詣?dòng)對(duì)所進(jìn)行的各方面操作記錄復(fù)制。8、快速處理多個(gè)工作表有時(shí)我們需要在 Excel XP 中打開(kāi)多個(gè)工作表來(lái)進(jìn)行編輯，但無(wú)論打開(kāi)多少工作表，在某一時(shí)刻我們只能對(duì)一個(gè)工作表進(jìn)行編輯，編輯好了以后再依次編輯下一個(gè)工作表，如果真是這樣操作的話，我們倒沒(méi)有這個(gè)必要同時(shí)打開(kāi)多個(gè)工作表了，因?yàn)槲覀兺瑫r(shí)打開(kāi)多個(gè)工作表的目的就是要減輕處理多個(gè)工作表的工作量的，那么我們?cè)撊绾螌?shí)

10、現(xiàn)這樣的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift"鍵或 “Ctrl"鍵并配以鼠標(biāo)操作，在工作簿底部選擇多個(gè)彼此相鄰或不相鄰的工作表標(biāo)簽，然后就可以對(duì)其實(shí)行多方面的批量處理；接著在選中的工作表標(biāo)簽上按右鍵彈出快捷菜單，進(jìn)行插入和刪除多個(gè)工作表的操作；然后在 “文件 ”菜單中選擇 “頁(yè)面設(shè)置 ”，將選中的多個(gè)工作表設(shè)成相同的頁(yè)面模式；再通過(guò) “編輯 ”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，在多個(gè)工作表范圍內(nèi)進(jìn)行查找、替換、定位操作；通過(guò) “格式 ”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，將選中的多個(gè)工作表的行、列、單元格設(shè)成相同的樣式以及進(jìn)行一次性全部隱藏操作；接著在 “工具 ”菜單中選擇 “選項(xiàng)”，在彈出的菜單

11、中選擇 “視窗 ”和 “編輯 ”按鈕，將選中的工作表設(shè)成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性；最后選中上述工作表集合中任何一個(gè)工作表，并在其上完成我們所需要的表格，則其它工作表在相同的位置也同時(shí)生成了格式完全相同的表格。高效辦公 Excel 排序方法 " 集中營(yíng) "排序是數(shù)據(jù)處理中的經(jīng)常性工作，Excel 排序有序數(shù)計(jì)算（類似成績(jī)統(tǒng)計(jì)中的名次）和數(shù)據(jù)重排兩類。本文以幾個(gè)車(chē)間的產(chǎn)值和名稱為例，介紹 Excel 2000/XP 的數(shù)據(jù)排序方法。一、數(shù)值排序1.RANK函數(shù)RANK函數(shù)是Excel計(jì)算序數(shù)的主要工具，它的語(yǔ)法為:RANK（ number， ref，order），其中 n

12、umber 為參與計(jì)算的數(shù)字或含有數(shù)字的單元格，單元格區(qū)域的絕對(duì)引用，order 是用來(lái)說(shuō)明排序方式的數(shù)字（如果ref是對(duì)參與計(jì)算的數(shù)字 order 為零或省略，則以降序方式給出結(jié)果，反之按升序方式）。例如圖 1 中 E2、 E3、E4 單元格存放一季度的總產(chǎn)值，計(jì)算各車(chē)間產(chǎn)值排名的方法是:在 F2 單元格內(nèi)輸入公式“=RANK（ E2， $E$2: $E$4 ） ”，敲回車(chē)即可計(jì)算出鑄造車(chē)間的產(chǎn)值排名是2。再將 F2 中的公式復(fù)制到剪貼板，選中F3、 F4 單元格按Ctrl+V ，就能計(jì)算出其余兩個(gè)車(chē)間的產(chǎn)值排名為3 和 1。如果 B1 單元格中輸入的公式為“=RANK（ E2，$E$2:$

13、E$4， 1） ”，則計(jì)算出的序數(shù)按升序方式排列，即2、1 和3。需要注意的是 :相同數(shù)值用數(shù)字的序數(shù)空缺。假如上例中分別是 3、3 和 1（降序時(shí)）。RANK 函數(shù)計(jì)算得到的序數(shù)（名次）相同，但會(huì)導(dǎo)致后續(xù) F2 單元格存放的數(shù)值與 F3 相同，則按本法計(jì)算出的排名2.COUNTIF 函數(shù)COUNTIF 函數(shù)可以統(tǒng)計(jì)某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目，它的語(yǔ)法為COUNTIF（range， criteria ）。其中 range 為參與統(tǒng)計(jì)的單元格區(qū)域， criteria 是以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件。其中數(shù)字可以直接寫(xiě)入，表達(dá)式和文本必須加引號(hào)。仍以圖 1 為例， F2 單元格內(nèi)輸入的公

14、式為“=COUNTIF（ $E$2:$E$4 ， ">"&E2 ）+1”。計(jì)算各車(chē)間產(chǎn)值排名的方法同上，結(jié)果也完全相同，2、 1 和 3。此公式的計(jì)算過(guò)程是這樣的 : 首先根據(jù) E2 單元格內(nèi)的數(shù)值，在連接符 & 的作用下產(chǎn)生一個(gè)邏輯表達(dá)式，即 “>176.7、”“>167.3等”。 COUNTIF 函數(shù)計(jì)算出引用區(qū)域內(nèi)符合條件的單元格數(shù)量，該結(jié)果加一即可得到該數(shù)值的名次。很顯然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，對(duì)重復(fù)數(shù)據(jù)計(jì)算得到的結(jié)果與RANK 函數(shù)相同。3.IF 函數(shù)Excel 自身帶有排序功能，可使數(shù)據(jù)以降序或升序方式重新排列。如

15、果將它與IF 函數(shù)結(jié)合，可以計(jì)算出沒(méi)有空缺的排名。以圖1 中 E2、 E3、 E4 單元格的產(chǎn)值排序?yàn)槔唧w做法是 :選中 E2 單元格，根據(jù)排序需要，單擊Excel 工具欄中的 “降序排序 ”或 “升序排序 ”按鈕，即可使工作表中的所有數(shù)據(jù)按要求重新排列。假如數(shù)據(jù)是按產(chǎn)值由大到?。ń敌颍┡帕械模窒胭x予每個(gè)車(chē)間從1 到 n（ n 為自然數(shù)）的排名?？梢栽贕2 單元格中輸入1，然后在 G3 單元格中輸入公式“=IF（ E3=E2 ， G3,G3+1 ） ”，只要將公式復(fù)制到 G4 等單元格，就可以計(jì)算出其他車(chē)間的產(chǎn)值排名。二、文本排序選舉等場(chǎng)合需要按姓氏筆劃為文本排序，Excel 提供了

16、比較好的解決辦法。如果您要將圖 1 數(shù)據(jù)表按車(chē)間名稱的筆劃排序，可以使用以下方法: 選中排序關(guān)鍵字所在列（或行）的首個(gè)單元格（如圖1 中的 A1 ），單擊 Excel “數(shù)據(jù) ”菜單下的 “排序 ”命令，再單擊其中的 “選項(xiàng) ”按鈕。選中 “排序選項(xiàng) ”對(duì)話框 “方法 ”下的 “筆畫(huà)排序 ”，再根據(jù)數(shù)據(jù)排列方向選擇“按行排序 ”或 “按列排序 ”， “確定 ”后回到 “排序 ”對(duì)話框（圖 2）。如果您的數(shù)據(jù)帶有標(biāo)題行（如圖1 中的 “單位 ”之類），則應(yīng)選中 “有標(biāo)題行”（反之不選），然后打開(kāi) “主要關(guān)鍵字 ”下拉列表，選擇其中的 “單位 ”，選中排序方式（ “升序 ”或 “降序 ”）后 “確

17、定 ”，表中的所有數(shù)據(jù)就會(huì)據(jù)此重新排列。此法稍加變通即可用于“第一名 ”、 “第二名 ”等文本排序，請(qǐng)讀者自行摸索。三、自定義排序如果您要求 Excel 按照 “金工車(chē)間 ”、 “鑄造車(chē)間 ”和 “維修車(chē)間 ”的特定順序重排工作表數(shù)據(jù)，前面介紹的幾種方法就無(wú)能為力了。這類問(wèn)題可以用定義排序規(guī)則的方法解決 :首先單擊 Excel “工具 ”菜單下的 “選項(xiàng) ”命令，打開(kāi) “選項(xiàng) ”對(duì)話框中的 “自定義序列 ”選項(xiàng)卡（圖 3）。選中左邊 “自定義序列 ”下的 “新序列 ”，光標(biāo)就會(huì)在右邊的 “輸入序列 ”框內(nèi)閃動(dòng)，您就可以輸入 “金工車(chē)間 ”、 “鑄造車(chē)間 ”等自定義序列了，輸入的每個(gè)序列之間要用

18、英文逗號(hào)分隔，或者每輸入一個(gè)序列就敲回車(chē)。如果序列已經(jīng)存在于工作表中，可以選中序列所在的單元格區(qū)域單擊 “導(dǎo)入 ”，這些序列就會(huì)被自動(dòng)加入 “輸入序列”框。無(wú)論采用以上哪種方法，單擊 “添加 ”按鈕即可將序列放入 “自定義序列 ”中備用（圖 3）。使用排序規(guī)則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是您要打開(kāi)“排序選項(xiàng) ”對(duì)話框中的 “自定義排序次序 ”下拉列表，選中前面定義的排序規(guī)則，其他選項(xiàng)保持不動(dòng)?；氐?“排序 ”對(duì)話框后根據(jù)需要選擇 “升序 ”或“降序 ”， “確定 ”后即可完成數(shù)據(jù)的自定義排序。需要說(shuō)明的是: 顯示在 “自定義序列 ”選項(xiàng)卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方法參與排序

19、，請(qǐng)讀者注意Excel 提供的自定義序列類型。談?wù)?Excel 輸入的技巧在 Excel 工作表的單元格中，可以使用兩種最基本的數(shù)據(jù)格式：常數(shù)和公式。常數(shù)是指文字、數(shù)字、日期和時(shí)間等數(shù)據(jù)，還可以包括邏輯值和錯(cuò)誤值，每種數(shù)據(jù)都有它特定的格式和輸入方法，為了使用戶對(duì)輸入數(shù)據(jù)有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，有必要來(lái)介紹一下在 Excel 中輸入各種類型數(shù)據(jù)的方法和技巧。一、輸入文本Excel 單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數(shù)字、空格和非數(shù)字字符的組合，每個(gè)單元格中最多可容納32000 個(gè)字符數(shù)。雖然在Excel 中輸入文本和在其它應(yīng)用程序中沒(méi)有什么本質(zhì)區(qū)別，但是還是有一些差異，比如我們?cè)赪ord、Po

20、werPoint 的表格中，當(dāng)在單元格中輸入文本后，按回車(chē)鍵表示一個(gè)段落的結(jié)束，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到本單元格中下一段落的開(kāi)頭，在Excel 的單元格中輸入文本時(shí)，按一下回車(chē)鍵卻表示結(jié)束當(dāng)前單元格的輸入，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到當(dāng)前單元格的下一個(gè)單元格，出現(xiàn)這種情況時(shí)，如果你是想在單元格中分行，則必須在單元格中輸入硬回車(chē)，即按住Alt 鍵的同時(shí)按回車(chē)鍵。二、輸入分?jǐn)?shù)幾乎在所有的文檔中，分?jǐn)?shù)格式通常用一道斜杠來(lái)分界分子與分母，其格式為“分子/ 分母 ”，在 Excel 中日期的輸入方法也是用斜杠來(lái)區(qū)分年月日的，比如在單元格中輸入“1/2，”按回車(chē)鍵則顯示 “1月 2 日 ”，為了避免將輸入的分?jǐn)?shù)與日期混淆，我們?cè)?/p>

21、單元格中輸入分?jǐn)?shù)時(shí)，要在分?jǐn)?shù)前輸入“0（”零）以示區(qū)別，并且在“0和”分子之間要有一個(gè)空格隔開(kāi)，比如我們?cè)谳斎?1/2 時(shí)，則應(yīng)該輸入 “0 1/2。”如果在單元格中輸入“8 1/2，”則在單元格中顯示 “8 1/2，”而在編輯欄中顯示 “8.5?！比?、輸入負(fù)數(shù)在單元格中輸入負(fù)數(shù)時(shí)，可在負(fù)數(shù)前輸入 “-”作標(biāo)識(shí)，也可將數(shù)字置在（）括號(hào)內(nèi)來(lái)標(biāo)識(shí)，比如在單元格中輸入 “（ 88） ”，按一下回車(chē)鍵，則會(huì)自動(dòng)顯示為“-88”。四、輸入小數(shù)在輸入小數(shù)時(shí)，用戶可以向平常一樣使用小數(shù)點(diǎn)，還可以利用逗號(hào)分隔千位、百萬(wàn)位等，當(dāng)輸入帶有逗號(hào)的數(shù)字時(shí)，在編輯欄并不顯示出來(lái)，而只在單元格中顯示。當(dāng)你需要輸入大量帶有

22、固定小數(shù)位的數(shù)字或帶有固定位數(shù)的以“0字”符串結(jié)尾的數(shù)字時(shí)，可以采用下面的方法：選擇 “工具 ”、 “選項(xiàng) ”命令，打開(kāi) “選項(xiàng) ”對(duì)話框，單擊 “編輯”標(biāo)簽，選中 “自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn) ”復(fù)選框，并在 “位數(shù) ”微調(diào)框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)，如果要在輸入比較大的數(shù)字后自動(dòng)添零，可指定一個(gè)負(fù)數(shù)值作為要添加的零的個(gè)數(shù)，比如要在單元格中輸入“88后”自動(dòng)添加3 個(gè)零，變成 “88000 ”，就在 “位數(shù) ”微調(diào)框中輸入“-3”，相反，如果要在輸入“ 88后”自動(dòng)添加3位小數(shù)，變成 “0.088，”則要在 “位數(shù) ”微調(diào)框中輸入“3。”另外，在完成輸入帶有小數(shù)位或結(jié)尾零字符串的數(shù)字后，應(yīng)清

23、除對(duì)“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”符選框的選定，以免影響后邊的輸入；如果只是要暫時(shí)取消在“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”中設(shè)置的選項(xiàng)，可以在輸入數(shù)據(jù)時(shí)自帶小數(shù)點(diǎn)。五、輸入貨幣值Excel 幾乎支持所有的貨幣值，如人民幣（￥）、英鎊（）等。歐元出臺(tái)以后，Excel2000 完全支持顯示、輸入和打印歐元貨幣符號(hào)。用戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值， Excel 會(huì)自動(dòng)套用貨幣格式，在單元格中顯示出來(lái)，如果用要輸入人民幣符號(hào)，可以按住 Alt 鍵，然后再數(shù)字小鍵盤(pán)上按 “0165”即可。六、輸入日期Excel 是將日期和時(shí)間視為數(shù)字處理的，它能夠識(shí)別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時(shí)間格式。用戶可以用多種格式來(lái)輸入一

24、個(gè)日期，可以用斜杠 “/或”者 “-” 來(lái)分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入 “2001年 12 月 1 日 ”，可以在單元各種輸入“2001/12/1或”者 “2001-12-1”。如果要在單元格中插入當(dāng)前日期，可以按鍵盤(pán)上的 Ctrl+; 組合鍵。七、輸入時(shí)間在 Excel 中輸入時(shí)間時(shí)，用戶可以按24 小時(shí)制輸入，也可以按12 小時(shí)制輸入，這兩種輸入的表示方法是不同的，比如要輸入下午2 時(shí) 30 分 38 秒，用 24 小時(shí)制輸入格式為：2:30:38 ，而用 12 小時(shí)制輸入時(shí)間格式為：2:30:38 p，注意字母 “ p和”時(shí)間之間有一個(gè)空格。如果要在單元格中插入當(dāng)前時(shí)間，則按C

25、trl+Shift+; 鍵。了解 Excel 公式的錯(cuò)誤值經(jīng)常用 Excel 的朋友可能都會(huì)遇到一些莫名奇妙的錯(cuò)誤值信息：# N/A ！、 #VALUE！、 #DIV/O ！等等，出現(xiàn)這些錯(cuò)誤的原因有很多種，如果公式不能計(jì)算正確結(jié)果，Excel 將顯示一個(gè)錯(cuò)誤值，例如，在需要數(shù)字的公式中使用文本、刪除了被公式引用的單元格，或者使用了寬度不足以顯示結(jié)果的單元格。以下是幾種常見(jiàn)的錯(cuò)誤及其解決方法。1 #！原因：如果單元格所含的數(shù)字、日期或時(shí)間比單元格寬，或者單元格的日期時(shí)間公式產(chǎn)生了一個(gè)負(fù)值，就會(huì)產(chǎn)生 #！錯(cuò)誤。解決方法：如果單元格所含的數(shù)字、日期或時(shí)間比單元格寬，可以通過(guò)拖動(dòng)列表之間的寬度來(lái)修改

26、列寬。如果使用的是 1900 年的日期系統(tǒng)，那么 Excel 中的日期和時(shí)間必須為正值，用較早的日期或者時(shí)間值減去較晚的日期或者時(shí)間值就會(huì)導(dǎo)致 #！錯(cuò)誤。如果公式正確，也可以將單元格的格式改為非日期和時(shí)間型來(lái)顯示該值。2 #VALUE!當(dāng)使用錯(cuò)誤的參數(shù)或運(yùn)算對(duì)象類型時(shí)，或者當(dāng)公式自動(dòng)更正功能不能更正公式時(shí)，將產(chǎn)生錯(cuò)誤值 #VALUE! 。原因一：在需要數(shù)字或邏輯值時(shí)輸入了文本，Excel不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型。解決方法：確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如：如果單元格A1 包含一個(gè)數(shù)字，單元格A2 包含文本 " 學(xué)籍 "

27、，則公式"=A1+A2" 將返回錯(cuò)誤值 #VALUE! ?？梢杂肧UM 工作表函數(shù)將這兩個(gè)值相加（SUM 函數(shù)忽略文本）： =SUM （ A1:A2 ）。原因二：將單元格引用、公式或函數(shù)作為數(shù)組常量輸入。解決方法：確認(rèn)數(shù)組常量不是單元格引用、公式或函數(shù)。原因三：賦予需要單一數(shù)值的運(yùn)算符或函數(shù)一個(gè)數(shù)值區(qū)域。解決方法：將數(shù)值區(qū)域改為單一數(shù)值。修改數(shù)值區(qū)域，使其包含公式所在的數(shù)據(jù)行或列。3 #DIV/O!當(dāng)公式被零除時(shí)，將會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤值#DIV/O! 。原因一：在公式中，除數(shù)使用了指向空單元格或包含零值單元格的單元格引用（在 Excel 中如果運(yùn)算對(duì)象是空白單元格， Excel 將

28、此空值當(dāng)作零值） 。解決方法：修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。原因二：輸入的公式中包含明顯的除數(shù)零，例如：=5/0。解決方法：將零改為非零值。4 #NAME?在公式中使用了Excel 不能識(shí)別的文本時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NAME? 。原因一：刪除了公式中使用的名稱，或者使用了不存在的名稱。解決方法：確認(rèn)使用的名稱確實(shí)存在。選擇菜單" 插入 "|" 名稱 "|" 定義 " 命令，如果所需名稱沒(méi)有被列出，請(qǐng)使用"定義 "命令添加相應(yīng)的名稱。原因二：名稱的拼寫(xiě)錯(cuò)誤。解決方法：修改拼寫(xiě)錯(cuò)誤的名稱。原因三：

29、在公式中使用標(biāo)志。解決方法：選擇菜單中" 工具 "|" 選項(xiàng) " 命令，打開(kāi) " 選項(xiàng) "對(duì)話框，然后單擊" 重新計(jì)算 "標(biāo)簽，在 "工作薄選項(xiàng) " 下，選中 " 接受公式標(biāo)志 " 復(fù)選框。原因四：在公式中輸入文本時(shí)沒(méi)有使用雙引號(hào)。解決方法： Excel 將其解釋為名稱，而不理會(huì)用戶準(zhǔn)備將其用作文本的想法，將公式中的文本括在雙引號(hào)中。例如：下面的公式將一段文本"總計(jì)： "和單元格B50 中的數(shù)值合并在一起： =" 總計(jì)： "&B

30、50原因五：在區(qū)域的引用中缺少冒號(hào)。解決方法：確認(rèn)公式中，使用的所有區(qū)域引用都使用冒號(hào)。例如：SUM （A2:B34 ）。5 #N/A原因：當(dāng)在函數(shù)或公式中沒(méi)有可用數(shù)值時(shí)，將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#N/A 。解決方法：如果工作表中某些單元格暫時(shí)沒(méi)有數(shù)值，請(qǐng)?jiān)谶@些單元格中輸入"#N/A" ，公式在引用這些單元格時(shí)，將不進(jìn)行數(shù)值計(jì)算，而是返回#N/A 。6 #REF!當(dāng)單元格引用無(wú)效時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#REF！。原因：刪除了由其他公式引用的單元格，或?qū)⒁苿?dòng)單元格粘貼到由其他公式引用的單元格中。解決方法：更改公式或者在刪除或粘貼單元格之后，立即單擊" 撤消 "按鈕，以恢復(fù)工作

31、表中的單元格。7 #NUM ！當(dāng)公式或函數(shù)中某個(gè)數(shù)字有問(wèn)題時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NUM ！。原因一：在需要數(shù)字參數(shù)的函數(shù)中使用了不能接受的參數(shù)。解決方法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確無(wú)誤。原因二：使用了迭代計(jì)算的工作表函數(shù)，例如：IRR 或 RATE ，并且函數(shù)不能產(chǎn)生有效的結(jié)果。解決方法：為工作表函數(shù)使用不同的初始值。原因三：由公式產(chǎn)生的數(shù)字太大或太小，Excel 不能表示。解決方法：修改公式，使其結(jié)果在有效數(shù)字范圍之間。8 #NULL ！當(dāng)試圖為兩個(gè)并不相交的區(qū)域指定交叉點(diǎn)時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NULL ！。原因：使用了不正確的區(qū)域運(yùn)算符或不正確的單元格引用。解決方法：如果要引用兩個(gè)不相交的區(qū)域，請(qǐng)使

32、用聯(lián)合運(yùn)算符逗號(hào)（，）。公式要對(duì)兩個(gè)區(qū)域求和，請(qǐng)確認(rèn)在引用這兩個(gè)區(qū)域時(shí)，使用逗號(hào)。如：SUM （ A1:A13 ， D12:D23 ）。如果沒(méi)有使用逗號(hào)，Excel 將試圖對(duì)同時(shí)屬于兩個(gè)區(qū)域的單元格求和，但是由于A1:A13和 D12:D23 并不相交，所以他們沒(méi)有共同的單元格。在Excel中快速查看所有工作表公式只需一次簡(jiǎn)單的鍵盤(pán)點(diǎn)擊，即可可以顯示出工作表中的所有公式，包括來(lái)存放日期的序列值。要想在顯示單元格值或單元格公式之間來(lái)回切換，只需按下CTRL+方）。Excel（位于 TAB用鍵上EXCEL2000 使用技巧十招1、 Excel 文件的加密與隱藏如果你不愿意自己的 Excel 文件被

33、別人查看，那么你可以給它設(shè)置密碼保護(hù)，采用在保存文件時(shí)用加密的方法就可以實(shí)現(xiàn)保護(hù)目的，在這里要特別注意的是，自己設(shè)定的密碼一定要記住，否則自己也將被視為非法入侵者而遭拒絕進(jìn)入。給文件加密的具體方法為：A 、單擊 “文件 ”菜單欄中的 “保存或者（另存為） ”命令后，在彈出的 “保存或者（另存為） ”的對(duì)話框中輸入文件名；、再單擊這個(gè)對(duì)話框中 “工具 ”欄下的 “常規(guī)選項(xiàng) ”按鈕，在彈出的 “保存選項(xiàng) ”的對(duì)話框中輸入自己的密碼；這里要注意，它提供了兩層保護(hù)，如果你也設(shè)置了修改權(quán)限密碼的話，那么即使文件被打開(kāi)也還需要輸入修改權(quán)限的密碼才能修改。、單擊 “確定 ”按鈕，在彈出的密碼確認(rèn)窗口中重新輸

34、入一遍密碼，再點(diǎn)擊認(rèn)”，最后點(diǎn) “保存 ” 完成文件的加密工作。當(dāng)重新打開(kāi)文件時(shí)就要求輸入密碼，如果密碼不正確，文件將不能打開(kāi)?！按_2、對(duì)單元格進(jìn)行讀寫(xiě)保護(hù)單元格是 Excel 執(zhí)行其強(qiáng)大的計(jì)算功能最基本的元素，對(duì)單元格的讀寫(xiě)保護(hù)是Excel對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全管理的基礎(chǔ)。對(duì)單元格的保護(hù)分為寫(xiě)保護(hù)和讀保護(hù)兩類，所謂寫(xiě)保護(hù)就是對(duì)單元格中輸入信息加以限制，讀保護(hù)是對(duì)單元格中已經(jīng)存有信息的瀏覽和查看加以限制。對(duì)單元格的寫(xiě)保護(hù)有兩種方法：、對(duì)單元格的輸入信息進(jìn)行有效性檢測(cè)。首先選定要進(jìn)行有效性檢測(cè)的單元格或單元格集合，然后從數(shù)據(jù)菜單中選擇 “有效數(shù)據(jù) ”選項(xiàng)，通過(guò)設(shè)定有效條件、顯示信息和錯(cuò)誤警告，控制輸入單

35、元格的信息要符合給定的條件。、設(shè)定單元格的鎖定屬性，以保護(hù)存入單元格的內(nèi)容不能被改寫(xiě)?？煞譃橐韵虏襟E：（ 1）選定需要鎖定的單元格或單元格集合；（ 2）從格式菜單中選擇 “單元格 ”選項(xiàng)；（3）在設(shè)置單元格格式的彈出菜單中選擇 “保護(hù) ”標(biāo)簽，在彈出的窗口中，選中 “鎖定”；（ 4）從工具菜單中選擇 “保護(hù) ”選項(xiàng)，設(shè)置保護(hù)密碼，即完成了對(duì)單元格的鎖定設(shè)置。對(duì)單元格的讀保護(hù)有三種方法：、通過(guò)對(duì)單元格顏色的設(shè)置進(jìn)行讀保護(hù)。例如：將選定單元格或單元格集合的背景顏色與字體顏色同時(shí)設(shè)為白色，這樣，從表面看起來(lái)單元格中好像是沒(méi)有輸入任何內(nèi)容，用戶無(wú)法直接讀出單元格中所存儲(chǔ)的信息。、用其他畫(huà)面覆蓋在需要保

36、護(hù)的單元格之上，遮住單元格的本來(lái)面目，以達(dá)到讀保護(hù)目的。例如：使用繪圖工具，畫(huà)一不透明矩形覆蓋在單元格之上，從格式菜單中選定矩形的 “鎖定 ”選項(xiàng)，然后保護(hù)工作表，以保證矩形不能被隨意移動(dòng)。這樣，用戶所看到的只是矩形，而看不到單元格中所存儲(chǔ)的內(nèi)容。、通過(guò)設(shè)置單元格的行高和列寬，隱藏選定的單元格，然后保護(hù)工作表，使用戶不能直接訪問(wèn)被隱藏的單元格，從而起到讀保護(hù)的作用。3、快速填充相同數(shù)據(jù)如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個(gè)單元格一個(gè)一個(gè)地輸入，那樣需要花費(fèi)好長(zhǎng)時(shí)間，而且還比較容易出錯(cuò)。我們可以通過(guò)下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為

37、：、同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中；、輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù)。按住 Ctrl 鍵的同時(shí)，按回車(chē)鍵，則剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù)。4、使用 Excel 中的 “宏 ”功能宏的概念，相信使用過(guò)WORD 的人都會(huì)知道，她可以記錄命令和過(guò)程,然后將這些命令和過(guò)程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上,當(dāng)按下組合鍵時(shí),計(jì)算機(jī)就會(huì)重復(fù)所記錄的操作。在實(shí)踐工作中，它可以代替經(jīng)常輸入大量重復(fù)而又瑣碎的數(shù)據(jù)，具體宏的定義方法如下： :、打開(kāi)工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格；、用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“工具 ”菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇

38、“宏 ”子菜單項(xiàng)，并從隨后彈出的下級(jí)菜單中選擇“錄制新宏 ”命令；、設(shè)定好宏后，我們就可以對(duì)指定的單元格，進(jìn)行各種操作，程序?qū)⒆詣?dòng)對(duì)所進(jìn)行的各方面操作記錄復(fù)制。5、連續(xù)兩次選定單元格我們有時(shí)需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)數(shù)值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個(gè)值后按回車(chē)鍵，活動(dòng)單元格均默認(rèn)下移一個(gè)單元格，非常不便。解決此問(wèn)題的一般做法是通過(guò)選擇 “工具 ”“選項(xiàng) ”“編輯 ”，取消 “按回車(chē)鍵后移動(dòng) ”選項(xiàng)的選定來(lái)實(shí)現(xiàn)在同一單元格內(nèi)輸入許多數(shù)值，但以后你還得將此選項(xiàng)選定，顯得比較麻煩。其實(shí)，采用連續(xù)兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便：?jiǎn)螕羰髽?biāo)選定單元格，然后按住 Ctrl 鍵

39、再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格。此時(shí)，單元格周?chē)鷮⒊霈F(xiàn)實(shí)線框。6、在工作表之間使用超級(jí)連接首先須要在被引用的其他工作表中相應(yīng)的部分插入書(shū)簽，然后在引用工作表中插入超級(jí)鏈接，注意在插入超級(jí)鏈接時(shí)，可以先在“插入超級(jí)鏈接 ”對(duì)話框的 “鏈接到文件或 URL” 設(shè)置欄中輸入目標(biāo)工作表的路徑和名稱，再在“文件中有名稱的位置”設(shè)置欄中輸入相應(yīng)的書(shū)簽名，也可以通過(guò)“瀏覽 ”方式選擇。完成上述操作之后，一旦使用鼠標(biāo)左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文本的任意位置，即可實(shí)現(xiàn)中文Excel2000 在自動(dòng)打開(kāi)目標(biāo)工作表并轉(zhuǎn)到相應(yīng)的位置處，這一點(diǎn)與WORD 的使用很相似。7、快速清除單元格的內(nèi)容首先用鼠標(biāo)選定該單元格,然后按

40、住鍵盤(pán)上的Delete 鍵，此時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)你只是刪除了單元格內(nèi)容 ,它的格式和批注還保留著。那么如何才能徹底清除單元格呢,請(qǐng)看下面的兩種操作步驟：、選定想要清除的單元格或單元格范圍；、選擇 “編輯 ”菜單中的 “清除 ”命令 ,這時(shí)顯示 “清除 ”菜單；、選擇要清除的命令 ,可以選擇 “全部 ”、“格式 ”、 “內(nèi)容 ”或 “批注 ”中的任一個(gè)。8、快速修改單元格次序在實(shí)際操作的過(guò)程中，我們有時(shí)需要快速修改單元格內(nèi)容的次序。在拖放選定的一個(gè)或多個(gè)單元格至新的位置的同時(shí)，按住 Shift 鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。具體方法如下：、首先用鼠標(biāo)選定單元格，同時(shí)按下鍵盤(pán)上的Shift 鍵；、接著移

41、動(dòng)鼠標(biāo)指針到單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭，然后進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會(huì)變成一個(gè)水平 “工 ”狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)會(huì)變成垂直 “工 ”狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。、在 Excel 中利用公式來(lái)設(shè)置加權(quán)平均加權(quán)平均在財(cái)務(wù)核算和統(tǒng)計(jì)工作中經(jīng)常用到，并不是一項(xiàng)很復(fù)雜的計(jì)算，關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實(shí)就是總量值（如金額）除以總數(shù)量得出的單位平均值，而不是簡(jiǎn)單的將各個(gè)單位值（如單價(jià)）平均后得到的那個(gè)單位值。在 Excel 中可設(shè)置公式解決（其實(shí)就是一個(gè)除法算式） ，分母是各個(gè)量值之和，分子是相應(yīng)的各個(gè)數(shù)量之和，它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。10、

42、用 Excel 繪制函數(shù)圖像函數(shù)圖像能直觀地反映函數(shù)的性質(zhì)，用手工方法來(lái)繪制函數(shù)圖像效果不太好，而用 Excel 繪制函數(shù)圖像非常簡(jiǎn)便，所作圖像非常標(biāo)準(zhǔn)、漂亮，具體方法如下：、首先打開(kāi)電子表格的操作窗口，然后用鼠標(biāo)選擇菜單欄中的時(shí)屏幕上會(huì)出現(xiàn)一個(gè)空白的電子表格；“新建 ”命令，這、然后在A 列的A1格輸入 “X=”，表明這是自變量，再在A 列的A2及以后的格內(nèi)逐次從小到大輸入自變量的各個(gè)值；實(shí)際輸入的時(shí)候，通常應(yīng)用等差數(shù)列輸入法，先輸入前三個(gè)值，定出自變量中數(shù)與數(shù)的距離，然后點(diǎn)擊 A2 格，按住鼠標(biāo)拖到 A4 格選中這三項(xiàng)，使這三項(xiàng)變成一個(gè)黑色矩形，再用鼠標(biāo)指向這黑色矩形的右下角的小方塊，當(dāng)光

43、標(biāo)變成“”后，按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢?，就完成自變量的輸入；、接著在B 列的 B1 格輸入函數(shù)式y(tǒng)=f （ x）的一般函數(shù)表達(dá)式，如y=1/x ；也可在點(diǎn)擊工具欄上的函數(shù)圖標(biāo)“fx后”，在出現(xiàn)的不同函數(shù)列表的選項(xiàng)中選擇需要的一種；輸入結(jié)束后，點(diǎn)擊函數(shù)輸入對(duì)話框旁的勾號(hào)，B2 格內(nèi)馬上得出了計(jì)算的結(jié)果。這時(shí)，再選中 B2 格，讓光標(biāo)指向B2 矩形右下角的方框，當(dāng)光標(biāo)變成“ ”時(shí)按住光標(biāo)沿B 列拖動(dòng)到適當(dāng)?shù)奈恢眉赐瓿珊瘮?shù)值的計(jì)算。注意一定要把該函數(shù)中自變量x 的位置輸入前面A 列自變量的絕對(duì)位置A2 格，這樣下面計(jì)算的時(shí)候才會(huì)對(duì)不同的自變量進(jìn)行計(jì)算；、最后點(diǎn)擊工具欄上的 “圖表向?qū)?”圖標(biāo)，在

44、出現(xiàn)的各種圖表格式圖標(biāo)中選擇 “X，Y散點(diǎn)圖 ”，然后在出現(xiàn)的 “X， Y 散點(diǎn)圖 ”類型中選擇 “無(wú)數(shù)據(jù)點(diǎn)平滑線散點(diǎn)圖 ”；這時(shí)，可按住鼠標(biāo)察看即將繪好的函數(shù)圖像。另外，對(duì)于自變量?jī)H為正值的函數(shù)，也可用“圖表向?qū)?”中的 “折線圖 ”格式繪制。在 Excel 中自動(dòng)推測(cè)出生年月日及性別的技巧大家都知道，身份證號(hào)碼已經(jīng)包含了每個(gè)人的出生年月日及性別等方面的信息（對(duì)于老式的15 位身份證而言，7-12 位即個(gè)人的出生年月日，而最后一位奇數(shù)或偶數(shù)則分別表示男性或女性。如某人的身份證號(hào)碼為 420400700101001 ，它的 7-12 位為 700101，這就表示該人是 1970 年元月 1 日

45、出生的，身份證的最后一位為奇數(shù) 1，這就表示該人為男性；對(duì)于新式的 18 位身份證而言， 7-14 位代表個(gè)人的出身年月日，而倒數(shù)第二位的奇數(shù)或偶數(shù)則分別表示男性或女性） 。根據(jù)身份證號(hào)碼的這些排列規(guī)律，結(jié)合 Excel 的有關(guān)函數(shù)，我們就能實(shí)現(xiàn)利用身份證號(hào)碼自動(dòng)輸入出生年月日及性別等信息的目的，減輕日常輸入的工作量。Excel 中提供了一個(gè)名為MID 的函數(shù)，其作用就是返回文本串中從指定位置開(kāi)始特定數(shù)目的字符，該數(shù)目由用戶指定（另有一個(gè)名為 MIDB 的函數(shù)，其作用與 MID 完全一樣，不過(guò) MID 僅適用于單字節(jié)文字，而 MIDB 函數(shù)則可用于漢字等雙字節(jié)字符） ，利用該功能我們就能從身份

46、證號(hào)碼中分別取出個(gè)人的出生年份、月份及日期，然后再加以適當(dāng)?shù)暮喜⑻幚砑纯傻贸鰝€(gè)人的出生年月日信息。提示： MID 函數(shù)的格式為MID(text,start_num,num_chars) 或MIDB(text,start_num,num_bytes) ，其中 Text 是包含要提取字符的文本串；Start_num是文本中要提取的第一個(gè)字符的位置（文本中第一個(gè)字符的2 以此類推）；至于 Num_chars 則是指定希望MIDstart_num 為 1，第二個(gè)為從文本中返回字符的個(gè)數(shù)。假定某單位人員管理希望通過(guò)身份證號(hào)碼自動(dòng)得出員工的出生年月日及性別，現(xiàn)以此為例，將有關(guān)步驟向廣大用戶作一簡(jiǎn)要介紹：1

47、. 選中整個(gè) B 列，然后執(zhí)行 “格式 ”菜單中的 “單元格 ”命令，打開(kāi) “單元格格式”窗口。2. 選擇 “數(shù)字 ”選項(xiàng)卡。3. 在 “分類 ”欄中選擇 “文本 ”選項(xiàng)，然后單擊 “確定 ”按鈕，關(guān)閉 “單元格格式”窗口，將所有包含有身份證號(hào)碼的單元格設(shè)置為文本格式。4.將光標(biāo)移至C3 單元格中，然后輸入“="19"&MID(B3,7,2)&"年 "&MID(B3,9,2)&"月"&MID(B3,11,2)&"日 " ”內(nèi)容。其中MID(B3,7,2)就是從身份證號(hào)

48、碼的第7 位開(kāi)始取2 位數(shù)，得出該員工的出生年份，MID(B3,9,2)就是得出該員工的出生月份，而MID(B3,11,2) 則是該員工的出生日期，這些信息再加上年、月、日等文字就會(huì)組成該員工的準(zhǔn)確出生年月日“1970年 1 月 1 日 ”。5. 接下來(lái)我們應(yīng)將光標(biāo)移至 D3 單元格中，然后輸入“ =IF(MID(B3,15,1)/2=TRUNC(MID(B3,15,1)/2)," 女 "," 男 ") ”。這就表示取身份證號(hào)碼的第 15 位數(shù)，若能被 2 整除，這表明該員工為女性，否則為男性。6. 最后我們只需利用自動(dòng)填充功能對(duì)其他各個(gè)員工的出生年月日

49、、性別進(jìn)行填充即可。上面都是以 15 位身份證為例進(jìn)行介紹的， 18 位身份證的操作方法與此類似，廣大用戶若使用的是 18 位身份證，只需對(duì)有關(guān)函數(shù)的取值位置進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整即可（如將“ ="19"&MID(B3,7,2)&" 年 "&MID(B3,9,2)&" 月 "&MID(B3,11,2)&" 日 " ”修改為 “ =MID(B3,7,4)&" 年 "&MID(B3,11,2)&" 月 "&MI

50、D(B3,13,2)&" 日 " ”）。這樣就實(shí)現(xiàn)了由 Excel 自動(dòng)填充員工出生年月日、性別的功能，從而極大地減輕了用戶錄入數(shù)據(jù)時(shí)的工作量，有興趣的讀者不妨一試。在 EXCEL 中增加自動(dòng)填充序列中文作為一種功能強(qiáng)大、技術(shù)先進(jìn)的電子表格軟件，給我們的辦公帶來(lái)了極大方便。在中提供了自動(dòng)填充功能，我們?cè)谑褂脮r(shí)，可以通過(guò)拖動(dòng) “填充柄 ”來(lái)完成數(shù)據(jù)的自動(dòng)填充。例如要輸入甲、乙、丙、丁 ，可以先在指定單元格輸入甲，然后將鼠標(biāo)移至單元格的右下角的小方塊處，直至出現(xiàn) “ ”字，按住鼠標(biāo)左鍵，向下（右）拖動(dòng)至目的單元格，然后松開(kāi)即完成了自動(dòng)填充?？墒怯袝r(shí)我們會(huì)發(fā)現(xiàn)有一些數(shù)據(jù)序列不能自動(dòng)填充，例如車(chē)間一、車(chē)間二、車(chē)間三等，填充方法有兩種：第一種：?jiǎn)螕?“菜單 ”欄上的 “工具 ”，選 “選項(xiàng) ”“自定義序列 ”，這時(shí)就可以在 “輸入序列 ”欄輸入要定義的序列。需要注意的是每輸入完成一項(xiàng)就要回車(chē)一次，表示一項(xiàng)已經(jīng)輸入完畢，全部輸入完成以后單擊“添加 ”“確定 ”，這樣我們自定義的序列就可以使用了。第二種：首先把你要添加的序列輸入到一片相臨的單元格內(nèi)，例如要定義一個(gè)序列：車(chē)間一、車(chē)間二、車(chē)間三，把這三項(xiàng)分別輸入到單元：，單擊“工具 ”“選項(xiàng) ”“自定義序列 ”“導(dǎo)入 ”，在 “導(dǎo)入序列所在的單元格 ”所指的對(duì)話框中輸入：，單擊