(完整版)公司文件和檔案管理制度

1、東營(yíng)興通物流有限公司文件和檔案管理制度文件和檔案管理制度、總則1 1、為加強(qiáng)公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管 理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。2 2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接 形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史 記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3 3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上 的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職 時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。二、文件材料的收集管理1 1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。2

2、2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審 閱后歸檔。3 3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料， 由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。三、 歸檔范圍1 1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典 型發(fā)言、會(huì)議記錄等。2 2、 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。3 3、 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記 錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。4 4、 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5 5、 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。6 6、 本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、 錄像

3、等。四、歸檔要求1 1、 檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文 件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。2 2、 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完 整。3 3、 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與 定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文 電應(yīng)合一歸檔。4 4、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在 針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。5 5、 檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后; 印件在前，定稿在后；

4、其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文 件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。6 6、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰五、檔案管理人員職責(zé)1 1、按照 有關(guān)規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等 工作。2 2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。3 3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完 整與安全。六、檔案的利用1 1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫借 閱單，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由 部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。2 2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周；對(duì)借出檔案，檔案管理人員要 定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理 處理。3 3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及 時(shí)匯報(bào)，追求責(zé)任。4 4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得 任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容， 如確有需要， 必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或 復(fù)制。5 5、必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或 作記號(hào)等。6 6、不準(zhǔn)