協(xié)同辦公(公文管理)解決方案

1、協(xié)同管理軟件平臺公文管理解決方案2014年02月26日目 錄1概述32公文管理要求43公文管理解決方案53.1公文傳輸過程53.2公文管理功能模塊53.2.1發(fā)文管理63.2.2收文管理103.2.3電子印章管理系統(tǒng)13II協(xié)同管理軟件公文管理解決方案1 概述紅頭文件是我國行政機關(guān)實現(xiàn)上情下達的唯一法定方式，印章則是文件有效性的表現(xiàn)形式。隨著電子政務(wù)逐步深入的開展，政府內(nèi)部實現(xiàn)了無紙化辦公，實現(xiàn)了日常文件的起、審批和流轉(zhuǎn)的網(wǎng)絡(luò)化與電子化。同時，如何實現(xiàn)上、下級之間的無紙化辦公和政務(wù)交流，越來越多為政務(wù)信息化建設(shè)部門所重視。通達公文傳輸系統(tǒng)正是針對公文傳輸?shù)倪@種需求，在政務(wù)信息化領(lǐng)域所邁出的重要

2、一步。公文傳輸系統(tǒng)利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、版面處理與控制技術(shù)、安全 技術(shù)等，實現(xiàn)了單位與單位之間紅頭文件的起草、制作、分發(fā)、接收、閱讀、打印、轉(zhuǎn)發(fā)和歸檔等功能，以現(xiàn)代的電子公文傳輸模式取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文傳輸模式。 公文傳輸系統(tǒng)的使用需要先用計算機進行公文排版，然后經(jīng)過版式轉(zhuǎn)換使之成為不可篡改的版式文件，再通過電子蓋章加密，制作成含有紅頭和公章的電子公文文件，并通過計算機網(wǎng)絡(luò)直接發(fā)送給接收方，接收方在收到電子公文后，通過安全認證和實時解密，通過專用的版式閱讀器來閱讀內(nèi)容和版面與發(fā)送方完全一樣的公文文件，最后在權(quán)限允許范圍內(nèi)用彩色打印機打印出具有正式效力的含有紅頭和公章的公文。整個過程都是通過計算機

3、來實現(xiàn)，并且需要進行全程的安全與保密控制，從而大大縮短了公文傳輸?shù)臅r間，并有效保障和提高了公文的安全性。下圖為公文傳輸流程圖：在現(xiàn)階段的電子政務(wù)建設(shè)過程中，完全實現(xiàn)無紙化辦公對于絕大多數(shù)地區(qū)和單位來說都還有很多現(xiàn)實的困難，相比之下，公文傳輸系統(tǒng)既利用了電子網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)谋憬菪院碗娮游募芾淼南冗M性，又遵從了公文的安全性、嚴肅性、規(guī)范性，與現(xiàn)行有紙辦公方式兼容，且建設(shè)周期短、見效快、收益大，尤其該系統(tǒng)的建設(shè)基本不改變現(xiàn)有流程，因而是各行政、企事業(yè)單位開展電子政務(wù)和辦公自動化的最佳突破口。2 公文管理要求安全性要求無疑是首先要滿足的要求。一方面由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的廣泛性和復(fù)雜性等特點，文件在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中可

4、能會被截取或者篡改，另一方面內(nèi)部失密更是需要嚴加防范的，據(jù)統(tǒng)計內(nèi)部失密案件要超過信道失密的數(shù)量。具體要求如下： u 公文內(nèi)容不被非法截取、篡改和偽造； 在公文傳輸?shù)臅r候，首先我們需要防止公文被非法截取，這是網(wǎng)絡(luò)安全的問題。同時也需要考慮到，萬一公文被非法截取的話，公文的安全如何得到保護，這就需要通過密碼技術(shù)來解決。根據(jù)國家有關(guān)管理部門的要求，正式公文必須采用硬件加密，含有國家機密的文件還必須采用國家指定的密碼機。 單純從技術(shù)角度講，采用普通的數(shù)字簽名技術(shù)即可防止公文被非法截取、篡改和偽造，但從應(yīng)用角度看，建立 CA 中心做實 時 CA 認證的方式要求每一臺使用電子公文的電腦與CA 中心都要保持

5、實時在線的高速連接，還涉及到內(nèi)外網(wǎng)分離、誰來負責(zé) CA 中心的建設(shè)與管理等很多非技術(shù)因素，在實踐中不是很容易推廣，因此離線式的數(shù)字簽名技術(shù)就成了更佳的選擇。由于公文傳輸系統(tǒng)本身的特性，離線式的數(shù)字簽名技術(shù)不僅更易推廣，而且也更加安全可靠。離線式數(shù)字簽名方案請參考通達 CA 安全認證解決方案 u 電子印章的安全性； 對公文傳輸來說，加蓋電子印章是必不可少的。這就要求電子公文文件必須具有高度的保密性、嚴肅性、不可抵賴性、不可偽造性和不可篡改性，并對電子公章實施專門的保護，不允許出現(xiàn)安全漏洞。因此，就必須在公文傳輸、處理、存儲等過程中，保證印章不被非法盜用； 印章作為公文有效性的象征，在公文系統(tǒng)的重

6、要性是不言而喻的。如何進行電子印章的安全保護？我們從印章的存放、使用、以及加蓋到文件上的印章這三個方面來闡述印章的安全性要求：印章存放安全：實物印章看得見摸得著，可以鎖在保險柜中有專人保管。電子印章是無形的，必須存放在移動存儲介質(zhì)（U 盤、軟盤）上，這樣就可以和實物印章一樣鎖在保險柜中有專人保管，按照同樣的印章管理制度進行管理。 印章使用安全：實物印章是誰拿到誰就能用，在哪里都可以用。電子印章在使用上采取了更多的安全措施，有效防止了印章被非法盜用。3 公文管理解決方案3.1 公文傳輸過程從電子公文系統(tǒng)工作流程圖中可以看出，電子公文系統(tǒng)分發(fā)文工作流程和收文工作流程兩個部分。發(fā)文工作流程包括版式文

7、件的生成、文件蓋章加密、公文分發(fā)；收文工作流程包括文件的簽收、公文打??；系統(tǒng)還包括回執(zhí)功能，以及與其他信息交換平臺之間的接口。接下來我們詳細介紹整個電子公文系統(tǒng)的功能。3.2 公文管理功能模塊公文處理是辦公自動化系統(tǒng)的核心模塊，根據(jù)政府機關(guān)單位的辦公自動化系統(tǒng)的公文處理具有如下功能：1）發(fā)文、收文以及對處理過程的跟蹤督辦；2）系統(tǒng)能夠通過特定視圖顯示文檔的完整處理流程和當(dāng)前的處理狀態(tài)；3）公文處理的流程能夠靈活的定制，提供圖形化的工作流自定義功能：用戶根據(jù)實際需要制定出所需的流程，并且可以根據(jù)實際情況的變化隨時進行更改。4）能夠選擇對文件多人的順序處理或同時處理兩種工作方式。5）提供流程的實時

8、監(jiān)控及統(tǒng)計：用戶可通過圖形化的流程圖對公文的辦理步驟進行監(jiān)控和催辦，隨時了解文件辦理的具體信息。6）支持電子簽名和電子簽章，確保簽名和公文的安全性。7）支持文檔修改痕跡保留，使批示過程可視化，使電子公文流傳更加規(guī)范，安全性更有保證。8）提供公文密級設(shè)置，方便對文件和檔案的管理、查詢。3.2.1 發(fā)文管理政府機關(guān)單位的發(fā)文實現(xiàn)廳組織機構(gòu)內(nèi)發(fā)文及機構(gòu)間發(fā)文的擬稿、逐級審核、會簽、簽閱、簽發(fā)、正式發(fā)文及文件歸檔的電子化。發(fā)文管理頁面：3.2.1.1 待辦發(fā)文以列表方式顯示用戶需要辦理的發(fā)文，用戶可以通過待辦發(fā)文處理任務(wù)，同時可以查看發(fā)文流程處理詳細信息；3.2.1.2 已辦發(fā)文以列表方式顯示用戶已辦

9、理完成的發(fā)文，用戶可以通過已辦發(fā)文查看發(fā)文流程處理詳細信息，同時可以收回發(fā)錯的文件；3.2.1.3 公文流程按照公文發(fā)文流程進行公文流轉(zhuǎn)；3.2.1.4 催辦督辦對于超過辦理期限或需特殊辦理的公文，可以通過系統(tǒng)提供的手機短信、電子郵件、系統(tǒng)短消息等多種辦公方式，進行公文的催辦督辦，同時，系統(tǒng)提供辦理流程的跟蹤檢查、特殊文件抄送等功能，以提高公文流轉(zhuǎn)辦理的實用性。3.2.1.5 權(quán)限管理 可以通過權(quán)限管理對不同流程設(shè)置流程啟動者，沒有權(quán)限的人不能擬稿；可根據(jù)實際情況進行靈活設(shè)置。3.2.1.6 在線編輯痕跡保留 通過系統(tǒng)發(fā)文的文件，在審核過程中的修改痕跡能自動保留，并提供手寫批注和文字修改兩種保

10、留方式，記錄修改人員的信息和時間。3.2.1.7 自動套紅提供紅頭模板，在套紅時，可以自動選擇相應(yīng)的紅頭進行套紅工作。3.2.1.8 模板管理 主要是保存各種常用的公文格式模板，在擬稿時，可以選擇相應(yīng)的模板來生成固定格式的公文。比如：行政發(fā)文模板、黨的發(fā)文模板等；3.2.1.9 電子文件分發(fā)平臺文件通過審核，編號，套紅和蓋章后，通過電子文件分發(fā)平臺將電子文件發(fā)送到相應(yīng)的收文單位的辦公平臺上顯示。并能及時的提供文件的接收和查看情況。3.2.1.10 傳閱管理公文傳閱是有關(guān)文件在一定范圍內(nèi)的傳閱，大都限于處級傳閱。公文傳閱是部門公文處理的重要組成部分。3.2.1.11 發(fā)文查詢用戶可以瀏覽被授權(quán)訪

11、問的檔案分類中的文件資料，并可用條件組合查詢功能在文件庫中進行標(biāo)題、索引、關(guān)鍵詞、特征標(biāo)識字段的檢索，查找符合條件的文件記錄。并且可以查看發(fā)文的詳細流程信息、可以打印發(fā)文登記冊等表格。3.2.1.12 發(fā)文歸檔對已處理完成的發(fā)文流程，可以對該文件進行歸檔，可以歸到文檔管理中的文件相應(yīng)目錄下。同時可以將文件歸檔。3.2.1.13 檔案管理通過與現(xiàn)使用檔案系統(tǒng)的開發(fā)集成，在辦公自動化系統(tǒng)中實現(xiàn)初步的檔案管理。實現(xiàn)公文、資料的自動歸檔以及對已有檔案的維護、統(tǒng)計和檢索。同時，對于借閱檔案，系統(tǒng)提供檔案跟蹤功能，隨時關(guān)注檔案文件的去向。3.2.1.14 Word文件安全管理基于平臺處理的文件信息，集中的

12、在服務(wù)器中進行存貯。系統(tǒng)必須提供安全的文件管理環(huán)境，不能存在任何人員（未按照平臺權(quán)限設(shè)置的人員）直接在服務(wù)器的文件夾上直接通過word就能打開、瀏覽和修改，造成湖北省質(zhì)監(jiān)文件的安全隱患。3.2.1.15 接收情況跟蹤系統(tǒng)需提供即時發(fā)文文件接收單位接收情況統(tǒng)計，并提供各種參數(shù)進行篩選，生成符合需要的統(tǒng)計表。3.2.2 收文管理收文管理子系統(tǒng)實現(xiàn)對來文（非涉密）的登記、擬辦、批辦、批示、傳閱、承辦、催辦、整理和歸檔等操作。收文管理頁面：3.2.2.1 待辦收文以列表方式顯示用戶需要辦理的收文，用戶可以通過待辦收文處理任務(wù)，同時可以查看收文流程處理詳細信息；3.2.2.2 已辦收文以列表方式顯示用戶

13、已辦理完成的收文，用戶可以通過已辦收文查看收文流程處理詳細信息，同時可以收回發(fā)錯的文件；3.2.2.3 收文流程按照公文收文流程進行公文流轉(zhuǎn)；3.2.2.4 催辦督辦對于超過辦理期限或需特殊辦理的公文，可以通過系統(tǒng)提供的手機短信、電子郵件、系統(tǒng)短消息等多辦公方式，進行公文的催辦督辦，同時，系統(tǒng)提供辦理流程的跟蹤檢查、特殊文件抄送等功能，以提高公文流轉(zhuǎn)辦理的實用性。3.2.2.5 權(quán)限管理可以通過權(quán)限管理對不同流程設(shè)置流程啟動者，沒有權(quán)限的人不能收文登記。3.2.2.6 傳閱管理公文傳閱是有關(guān)文件在一定范圍內(nèi)的傳閱，大都限于處級傳閱。公文傳閱是部門公文處理的重要組成部分。3.2.2.7 收文查詢

14、用戶可以瀏覽被授權(quán)訪問的檔案分類中的文件資料，并可用條件組合查詢功能在文件庫中進行標(biāo)題、索引、關(guān)鍵詞、特征標(biāo)識字段的檢索，查找符合條件的文件記錄。并且可以查看收文的詳細流程信息、可以打印收文登記冊等表格。3.2.2.8 收文歸檔對已處理完成的收文流程，可以對該文件進行歸檔，可以歸到文檔管理中的文件相應(yīng)目錄下。同時可以將文件歸檔；3.2.2.9 檔案管理通過與現(xiàn)使用檔案系統(tǒng)的開發(fā)集成，在辦公自動化系統(tǒng)中實現(xiàn)初步的檔案管理。實現(xiàn)公文、資料的自動歸檔以及對已有檔案的維護、統(tǒng)計和檢索。同時，對于借閱檔案，系統(tǒng)提供檔案跟蹤功能，隨時關(guān)注檔案文件的去向。3.2.2.10 Word文件安全管理基于平臺處理的

15、文件信息，集中的在服務(wù)器中進行存貯。系統(tǒng)必須提供安全的文件管理環(huán)境，不能存在任何人員（未按照平臺權(quán)限設(shè)置的人員）直接在服務(wù)器的文件夾上直接通過word就能打開、瀏覽和修改，造成文件的安全隱患。3.2.2.11 接收情況跟蹤系統(tǒng)需提供即時收文文件接收單位接收情況統(tǒng)計，并提供各種參數(shù)進行篩選，生成符合需要的統(tǒng)計表。3.2.3 電子印章管理系統(tǒng)采用電子印章系統(tǒng)，與協(xié)同管理系統(tǒng)無縫鏈接，一體化操作。實現(xiàn)文件的安全維護和身份認證。電子簽章系統(tǒng)針對政府單位中高安全大規(guī)模電子簽章信息化的軟件產(chǎn)品，提升用戶更加安全、可靠、便捷實現(xiàn)辦公蓋章電子化、安全文件簽名電子化，滿足電子簽章綜合應(yīng)用，達到投入最高性價比。網(wǎng)

16、絡(luò)版采用客戶端軟件和服務(wù)器軟件并采用硬件加密KEY結(jié)合的方式設(shè)計，軟件部分采用ActiveX技術(shù)開發(fā)，將電子印章和簽名技術(shù)完美結(jié)合的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。硬件采用Key智能密碼設(shè)備（又名智能密碼鑰匙盤），該設(shè)備是國家商業(yè)密碼管理委員會定點生產(chǎn)的商用密碼產(chǎn)品，通過了國家商業(yè)密碼管理委員會的商用密碼產(chǎn)品技術(shù)鑒定，該設(shè)備自帶快速存儲器和加密處理機制，用于存放單位或個人數(shù)字證書、用戶所屬標(biāo)識和單位印章或個人簽名信息，并進行硬件級簽名運算，該設(shè)備通過USB接口與計算機相連，在使用時數(shù)字證書和簽名印章等信息不會殘留在內(nèi)存或硬盤中，設(shè)備體積小，重量輕，攜帶方便。主要應(yīng)用功能1） 簽章控制管理電子簽章系統(tǒng)管理員通過管

17、理員KEY進行登錄簽章服務(wù)器軟件，統(tǒng)一管理電子簽章、密鑰盤，可以實現(xiàn)注銷、過期、禁止和啟用管理。2） 簽章日志管理在客戶端進行簽章時，需要使用密鑰盤設(shè)備，簽章管理服務(wù)器會自動記錄簽章日志、手寫簽名日志、鎖定文檔日志、解鎖文檔日志、撤銷簽章日志等。3） 文件簽章功能可在WORD/GDF上簽章，確定對當(dāng)前的文件進行蓋章，該功能需要印章鑰匙盤的支持，同時需要輸入密碼確認用戶身份。4） 簽章驗證功能該功能能夠驗證文件內(nèi)容是否被修改或簽章信息是否有效，驗證時不需要提供USB KEY，文檔內(nèi)容被篡改后簽章自動生成無效，同時可以實現(xiàn)批量簽章驗證功能，一次性完整文檔中所有簽章有效性檢測。5） 撤銷簽章功能該功能用來撤銷簽章，撤銷簽章時需要確認原先加蓋印章或簽名人的身份和密碼，撤銷簽章需要提供簽署者USB KEY，否則不允許對文檔進行撤銷簽章操作。6） 身份認證功能通過利用簽署者的證書頒發(fā)機構(gòu)的證書，對簽署者的身份進行認證。一方面能夠辨別簽署者身份的真?zhèn)?，另一方面能夠確保簽署者身份的不可抵賴性，即一旦簽名而且身份認證通過，則簽名者將無法否認此簽名。7） 文件保護功能加蓋公章的文檔可以使用文件保護功能來鎖定