采購(gòu)及倉(cāng)庫(kù)管理流程

1、采購(gòu)與倉(cāng)庫(kù)管理整體流程1 流程概述1.1 流程實(shí)例1.2 整體業(yè)務(wù)流程圖2 流程介紹首先物料使用部門(mén)提出采購(gòu)需求，填制采購(gòu)申請(qǐng)單，采購(gòu)部門(mén)接到采購(gòu)申請(qǐng)單后，結(jié)合供應(yīng)商信息和采購(gòu)價(jià)格信息，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，然后根據(jù)采購(gòu)合同編制采購(gòu)訂單，當(dāng)供應(yīng)商送貨的時(shí)候，采購(gòu)員可以通知倉(cāng)庫(kù)準(zhǔn)備收料，倉(cāng)庫(kù)接到通知后，辦理入庫(kù)手續(xù)，當(dāng)在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有壞料情況，首先采購(gòu)員與供應(yīng)商協(xié)商退/換貨，然后編制一個(gè)退料通知單，倉(cāng)庫(kù)接到退料通知單后，辦理采購(gòu)?fù)素洏I(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)部分受到發(fā)票后跟外購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)進(jìn)行勾稽，并依據(jù)發(fā)票進(jìn)行付款。詳細(xì)流程業(yè)務(wù)介紹，請(qǐng)參考附件。3 常用報(bào)表 序號(hào)所屬模塊報(bào)表名稱(chēng)報(bào)表作用1采購(gòu)管理采購(gòu)合同執(zhí)行明

2、細(xì)/匯總表反應(yīng)采購(gòu)合同執(zhí)行的情況2采購(gòu)訂單執(zhí)行明細(xì)/匯總表反應(yīng)采購(gòu)訂單簽訂數(shù)量，已經(jīng)入庫(kù)數(shù)量，未入庫(kù)數(shù)量3采購(gòu)訂單全程跟蹤表反應(yīng)采購(gòu)訂單簽訂數(shù)量，已入庫(kù)和未入庫(kù)數(shù)量，已開(kāi)票和未開(kāi)票數(shù)量金額，已付款和未付款金額4采購(gòu)發(fā)票明細(xì)表統(tǒng)計(jì)采購(gòu)發(fā)票的記錄5供應(yīng)商供貨ABC分析表統(tǒng)計(jì)供應(yīng)商供應(yīng)ABC物料比重6采購(gòu)價(jià)格分析表統(tǒng)計(jì)某個(gè)物料的最高價(jià)，最低價(jià)，平均價(jià)以及最新價(jià)格7供應(yīng)商供貨質(zhì)量分析表根據(jù)供應(yīng)商送貨批數(shù)和退貨批數(shù)、合格批數(shù)，計(jì)算合格率，并判斷供應(yīng)商等級(jí)8供應(yīng)商準(zhǔn)時(shí)交貨分析表根據(jù)供應(yīng)商到期訂單批數(shù)，延期交貨批數(shù)，準(zhǔn)時(shí)交貨批數(shù)，計(jì)算準(zhǔn)時(shí)交貨率，并判斷供應(yīng)商等級(jí)9倉(cāng)庫(kù)管理庫(kù)存臺(tái)賬詳細(xì)記錄某個(gè)物料每一筆收入和

3、發(fā)出數(shù)量10出入庫(kù)流水賬記錄物料整體收入和發(fā)出數(shù)量以及結(jié)存數(shù)量11物料收發(fā)匯總/明細(xì)表統(tǒng)計(jì)物料本期收入，本期發(fā)出以及期末結(jié)存數(shù)量12安全庫(kù)存預(yù)警分析表對(duì)低于安全庫(kù)存的物料給予預(yù)警提示13超儲(chǔ)/短缺庫(kù)存分析表分析物料現(xiàn)有庫(kù)存是否短缺或者超儲(chǔ)14倉(cāng)庫(kù)即時(shí)庫(kù)存表統(tǒng)計(jì)查詢時(shí)刻倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)有庫(kù)存4 附錄：流程詳解：1）物料資料物料資料主要記錄物料的屬性，包括：名稱(chēng)、規(guī)格、單位、數(shù)量精度、主要供應(yīng)商、最高/低庫(kù)存、安全庫(kù)存等信息，是采購(gòu)和倉(cāng)庫(kù)管理的必備基礎(chǔ)資料之一。2）供應(yīng)商資料供應(yīng)商資料主要記錄供應(yīng)商相關(guān)信息，包括：供應(yīng)商名稱(chēng)、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、供應(yīng)商類(lèi)別、等級(jí)、付款條件等信息，是采購(gòu)的必備基礎(chǔ)資料之一

4、。 如果是需要管控供應(yīng)商開(kāi)發(fā)和評(píng)估流程，則需要專(zhuān)門(mén)的供應(yīng)商管理功能進(jìn)行管控。3）采購(gòu)價(jià)格資料 采購(gòu)價(jià)格資料主要記錄供應(yīng)商所供貨的價(jià)格信息，價(jià)格信息可以設(shè)定不同數(shù)量范圍內(nèi)，不同時(shí)間段內(nèi)，針對(duì)不同的幣種的不同價(jià)格，此處的價(jià)格資料可以作為后續(xù)采購(gòu)員簽訂采購(gòu)合同和采購(gòu)訂單時(shí)的依據(jù)，同樣可以利用采購(gòu)價(jià)格資料來(lái)控制物料的采購(gòu)最高價(jià)格。4）采購(gòu)申請(qǐng) 采購(gòu)申請(qǐng)是物料使用部門(mén)提出采購(gòu)的單據(jù)，單據(jù)中一般包括：申請(qǐng)的物料以及數(shù)量和需求日期，也可以包括物料建議采購(gòu)供應(yīng)商和建議采購(gòu)價(jià)。5）采購(gòu)合同采購(gòu)合同是企業(yè)跟供應(yīng)商對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)簽訂的長(zhǎng)期或者短期協(xié)議，合同上既可以記錄詳細(xì)供貨信息，也可以只是記錄合同條款和金額。一個(gè)周期

5、長(zhǎng)的采購(gòu)合同，可以下達(dá)成一個(gè)個(gè)小的采購(gòu)訂單進(jìn)行跟蹤管控。6）采購(gòu)訂單采購(gòu)訂單既可以看成跟供應(yīng)商之間的合同，也可以看成是采購(gòu)與供應(yīng)商之間的一個(gè)指令。不過(guò)大部分企業(yè)都是將采購(gòu)訂單當(dāng)做采購(gòu)合同來(lái)使用。采購(gòu)訂單中也會(huì)記錄供應(yīng)商供貨的物料、數(shù)量、單價(jià)、金額、交貨日期等信息。7）采購(gòu)訂單變更與供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)訂單，會(huì)因?yàn)楣?yīng)商原因或者企業(yè)自身因素需要做變更，變更一般包括變更物料信息、數(shù)量、單價(jià)、交貨日期等。并且這種變更發(fā)生的前提是供應(yīng)商物料已經(jīng)部分供貨，如果對(duì)于那種還沒(méi)有供貨的采購(gòu)訂單，則可以通過(guò)修改訂單來(lái)處理；對(duì)于那種已經(jīng)供貨完畢的訂單物料，則不允許做變更。8）收料通知單收料通知單是采購(gòu)員收到供應(yīng)商供貨

6、通知的時(shí)候，制作的單據(jù)，該單據(jù)可以作為倉(cāng)庫(kù)收料的依據(jù)。該單據(jù)中一般登記供應(yīng)商本次送貨的物料信息以及物料數(shù)量，也可以建議收料倉(cāng)庫(kù)。9）外購(gòu)入庫(kù)當(dāng)倉(cāng)庫(kù)管理員接收供應(yīng)商的合格物料后，可以根據(jù)采購(gòu)訂單，也可以根據(jù)收料通知單制作外購(gòu)入庫(kù)單據(jù)，該單據(jù)中需要記錄供應(yīng)商送貨的物料信息，實(shí)收數(shù)量以及物料存放的倉(cāng)庫(kù)。該單據(jù)制作后，企業(yè)倉(cāng)庫(kù)的物料數(shù)量會(huì)即時(shí)增加。10）退料通知單當(dāng)使用部門(mén)在物料使用過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)有壞料情況，采購(gòu)員會(huì)聯(lián)系供應(yīng)商，協(xié)調(diào)壞料的退換貨方案，然后制作一個(gè)退料通知單，退料通知單上主要記錄：需要退還給供應(yīng)商的物料信息、數(shù)量。11）采購(gòu)?fù)素洰?dāng)需要與供應(yīng)商進(jìn)行退換貨的時(shí)候，倉(cāng)庫(kù)可以根據(jù)采購(gòu)員提供的退料通

7、知單制作退貨單，也可以直接根據(jù)入庫(kù)單制作退貨單，退貨單制作有個(gè)約束條件：退貨數(shù)量<=入庫(kù)數(shù)量。12）采購(gòu)發(fā)票、付款單財(cái)務(wù)收到供應(yīng)商的發(fā)票后，會(huì)制作發(fā)票單，并與之相匹配的外購(gòu)入庫(kù)單據(jù)做勾稽，當(dāng)需要付款的時(shí)候，根據(jù)發(fā)票進(jìn)行付款。13）紅字采購(gòu)發(fā)票、紅字付款單“紅字”是財(cái)務(wù)屬于，也就是沖銷(xiāo)的意思。當(dāng)有發(fā)生采購(gòu)?fù)丝顦I(yè)務(wù)的時(shí)候，財(cái)務(wù)則制作紅字采購(gòu)發(fā)票，并與藍(lán)字發(fā)票進(jìn)行核銷(xiāo)。當(dāng)需要收款的時(shí)候，則根據(jù)紅字發(fā)票進(jìn)行收款業(yè)務(wù)處理。14）生產(chǎn)領(lǐng)/退/補(bǔ)料生產(chǎn)領(lǐng)退補(bǔ)料是倉(cāng)庫(kù)人員給車(chē)間發(fā)料時(shí)制作的單據(jù)，單據(jù)中主要記錄生產(chǎn)何種產(chǎn)品領(lǐng)哪些物料、領(lǐng)料數(shù)量多少。按照嚴(yán)格的管控流程，倉(cāng)庫(kù)員只能見(jiàn)單發(fā)料，并且不允許多發(fā)給車(chē)間，如果車(chē)間因損耗或者其他原因，需要補(bǔ)充物料，則需要開(kāi)具補(bǔ)料單，對(duì)于沒(méi)有消耗完畢的物料，應(yīng)開(kāi)具退料單。15）產(chǎn)品入庫(kù)產(chǎn)品入庫(kù)是記錄生產(chǎn)車(chē)間成品完工入庫(kù)時(shí)做制作的單據(jù)，該單據(jù)中記錄完工何種產(chǎn)品，完工數(shù)量多少等信息。16）銷(xiāo)售出庫(kù)銷(xiāo)售出庫(kù)記錄倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨給客戶的信息，該單據(jù)中主要記錄發(fā)給哪個(gè)客戶，發(fā)什么產(chǎn)品，產(chǎn)品數(shù)量多少等信息。17）銷(xiāo)售退貨銷(xiāo)售退貨記錄倉(cāng)庫(kù)收到客戶退貨的信息，該單據(jù)中主要記錄退貨客戶，退貨產(chǎn)品，產(chǎn)品數(shù)量等信息。18）倉(cāng)庫(kù)調(diào)撥倉(cāng)庫(kù)調(diào)撥主要記錄企業(yè)多個(gè)倉(cāng)庫(kù)之間相互調(diào)撥的業(yè)務(wù)，該單據(jù)主要記錄調(diào)出倉(cāng)庫(kù)，調(diào)入倉(cāng)庫(kù)，調(diào)撥的物料信息以及調(diào)撥數(shù)量等。19）庫(kù)