大數(shù)據(jù)背景下高校檔案服務(wù)對策研究

1、    大數(shù)據(jù)背景下高校檔案服務(wù)對策研究    摘要：闡述了大數(shù)據(jù)的概念及大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案服務(wù)具備的時(shí)代特征，分析了大數(shù)據(jù)背景下高校檔案服務(wù)存在的問題及未來的發(fā)展趨勢，指出高校檔案館應(yīng)該建立以用戶為中心的服務(wù)體系，加強(qiáng)信息資源整合和信息平臺建設(shè)，并且積極地開放檔案信息資源，從而提升服務(wù)水平和影響力。關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)，高校檔案，服務(wù)對策在大數(shù)據(jù)背景下，越來越多的業(yè)務(wù)依附于大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行運(yùn)作，數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析技術(shù)已然滲透到了各行各業(yè)，高校也越來越重視信息平臺建設(shè)以及信息資源的開發(fā)。但是隨著高校在科研、教學(xué)、招生等日常工作當(dāng)中形成的數(shù)據(jù)資料呈幾何倍數(shù)增長，海

2、量的信息數(shù)據(jù)無疑為高校信息資源的管理增加了難度，同時(shí)也造成了用戶的信息過載和信息迷航，加劇了用戶的焦慮情緒。高校檔案館作為文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，肩負(fù)著傳承和傳播知識的重任，高校檔案更是高校各項(xiàng)工作的重要?dú)v史記錄和憑證。但由于傳統(tǒng)的檔案觀念中重藏輕用的觀念以及檔案本身具有一定的保密性，導(dǎo)致了一些優(yōu)質(zhì)的檔案資源并未得到很好的利用。吳寶康先生曾經(jīng)說過“利用是根本，是目的?！碑?dāng)前隨著電子檔案的普及，高校檔案越來越多的信息資源面向?qū)W生、教師以及公眾開放，更好地發(fā)揮了檔案的利用價(jià)值，服務(wù)高校自身的同時(shí)服務(wù)了社會。高校作為科研的前沿陣地，是科研成果重要的產(chǎn)出地，如何基于用戶需求提供更有針對性更豐富的信息資源，為用戶

3、提供更好的體驗(yàn)感已然成了高校檔案館重要工作內(nèi)容之一。其次，高校擁有大量的人才資源和充足的資金，無論是在服務(wù)理念和信息技術(shù)方面都更容易吐故納新。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案館如何應(yīng)對機(jī)遇和挑戰(zhàn)，筆者將立足于服務(wù)對策的優(yōu)化展開討論。1大數(shù)據(jù)相關(guān)概述作為高校不同時(shí)段保存并且遺留下的歷史記錄，高校檔案這種數(shù)據(jù)資源具有很高的價(jià)值。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，數(shù)字化技術(shù)賦予了高校檔案數(shù)據(jù)資源新的時(shí)代特征，更多的有價(jià)值的信息資源有足夠的空間和時(shí)間得以保存和利用，無論是高校檔案的管理人員還是相關(guān)使用的主體對象都越來越意識到檔案的價(jià)值和重要性。1.1何為大數(shù)據(jù)大數(shù)據(jù)是指海量信息的集合，顧名思義，大數(shù)據(jù)的數(shù)量、種類繁多

4、，并且隨著信息技術(shù)的發(fā)展其傳播速度越來越快。隨著數(shù)據(jù)數(shù)量成倍的增長數(shù)據(jù)的體量越來越龐大，在tb的程度上，出現(xiàn)了更大的pb、eb的計(jì)量單位，早期的主流軟件通過集中存儲和集中計(jì)算的方式，早已經(jīng)無法滿足當(dāng)前對信息捕捉、提取和分析的需求。按照數(shù)據(jù)格式可以將其歸為3種類型，即結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。從特征上來看結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)有一定的共同屬性和基本結(jié)構(gòu)，比如表格等，這類數(shù)據(jù)常常具有一定的關(guān)聯(lián)性且比較穩(wěn)定，在組織管理方面也相對容易。而非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)沒有較為顯著的基本結(jié)構(gòu)，而且通常是固定信息，因此非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的加工處理相對而言較為復(fù)雜。第三種半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)具備前兩者的部分特征，是兩者的結(jié)合體。雖然半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)

5、具備一定的相同語義特征和組織屬性，但是也具備一定的流動性，所以處理同等量級的半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)要比結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)難度大得多。目前，高校檔案當(dāng)中半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與日俱增，大量半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)以及非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的出現(xiàn)也使得當(dāng)前對數(shù)據(jù)加工處理的系統(tǒng)和能力提出了更高的要求，所以想要深度挖掘用戶所需要的信息并且提供針對性服務(wù)可謂是難上加難。1.2大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案服務(wù)具備的時(shí)代特征高校檔案事業(yè)的發(fā)展隨著時(shí)代的進(jìn)步和高校體制的不斷變革，逐漸走上科學(xué)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一化的道路，高校檔案的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)也隨著高校檔案類別的豐富以及數(shù)量的空前增長而更加系統(tǒng)化規(guī)范化。另一方面電子檔案的出現(xiàn)也推動了高校檔案的載體呈現(xiàn)出智能化

6、數(shù)字化的發(fā)展趨勢，高校檔案信息資源數(shù)量和類別越來越多樣，服務(wù)主體的需求越來越具有層次性，服務(wù)范圍越來越擴(kuò)大化。2大數(shù)據(jù)背景下高校檔案服務(wù)現(xiàn)狀新的時(shí)代背景以及新興技術(shù)的出現(xiàn)為高校的檔案工作注入了新的活力，隨著政策的不斷革新高校檔案的工作內(nèi)容也更加細(xì)化，但對于高校檔案館而言，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)不僅僅為其帶來了一定的機(jī)遇，隨之而來的還有不同的挑戰(zhàn)，過去一些我們習(xí)以為常的工作方式工作內(nèi)容同當(dāng)前的環(huán)境和背景已經(jīng)不能相適應(yīng)，高校檔案的服務(wù)出現(xiàn)了一些問題亟須改變，高校檔案館的服務(wù)模式亟須變革。2.1高校檔案服務(wù)中存在的問題2.1.1服務(wù)體系不健全。傳統(tǒng)的服務(wù)方式服務(wù)內(nèi)容已經(jīng)落后于當(dāng)前用戶的信息需求，大數(shù)據(jù)時(shí)代催生

7、了用戶產(chǎn)生更加多樣性層次性的需求，高校檔案服務(wù)對象的范圍也從高校內(nèi)部人員向同行業(yè)以及整個(gè)社會拓展。當(dāng)前許多高校檔案館還秉持著重藏輕用的傳統(tǒng)觀念，在服務(wù)上缺乏積極主動性且傾向服務(wù)高校內(nèi)部人員，導(dǎo)致很多優(yōu)質(zhì)的檔案資源被閑置，加上公眾對高校檔案館的認(rèn)識較為模糊，高校檔案館基本上處于半邊緣化的狀態(tài)。由于目前高校圖書館在數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析技術(shù)上的能力還相對較弱，因此高校檔案館在把握用戶的利用規(guī)律以及提供針對性服務(wù)方面的水平有待提升。用戶反饋方面也相對比較欠缺，依靠檔案登記簿確實(shí)可以直接地了解用戶的需求，但并不能獲取高校檔案潛在的用戶的需求，以及當(dāng)前用戶其他的潛在需求。同時(shí)，高校檔案館的服務(wù)方式較為單一，

8、由于目前信息技術(shù)上還存在一定的不穩(wěn)定性和不安全性的因素，高校檔案館對于一些比較重要的檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變還存在一定的疑慮，這在某種程度上也阻礙了高校檔案信息化的發(fā)展。當(dāng)前的服務(wù)體系架構(gòu)需要結(jié)合數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析等新興技術(shù)不斷地調(diào)整服務(wù)模式，從而為用戶帶來更好的體驗(yàn)感，提升高校檔案館的社會影響力。2.1.2數(shù)字化水平有待提升。目前我國高校檔案館由于自身的規(guī)模和實(shí)際情況的差異，在檔案管理信息系統(tǒng)的選擇上也不盡相同。目前檔案管理信息系統(tǒng)從獨(dú)立系統(tǒng)到與系統(tǒng)配套的附屬管理系統(tǒng)，再到系統(tǒng)自帶的檔案管理功能，為高校檔案部門的信息化管理提供了更多樣化的選擇。但是其質(zhì)量的良莠不齊及功能上的不健全，從某種程度上阻礙了

9、高校檔案部門的工作效率的提升。大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案信息系統(tǒng)在高校檔案各項(xiàng)工作當(dāng)中發(fā)揮的效用越來越大，其在經(jīng)濟(jì)效益上的訴求、高校檔案專業(yè)人才的輸出，也都成了檔案信息化建設(shè)的契機(jī)。為了滿足檔案工作發(fā)展的時(shí)代要求，高校檔案部門必須加快推動檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，朝著集成化、集約化方向發(fā)展。2.1.3信息共享程度較低。目前歐美一些國家在高校檔案信息化管理以及服務(wù)方面已經(jīng)具備較為成熟的經(jīng)驗(yàn)，比如哈佛大學(xué)的圖書館和檔案館是一體化綜合管理，有豐富的線上信息資源以及完備的專題數(shù)據(jù)庫，并且時(shí)常開展與其他各地各高校之間的館際合作，一定程度上實(shí)現(xiàn)了信息資源的共建共享。而在我國，高校的圖書館和檔案館之間一般都鮮少有交集，

10、這一方面是由于我國高校的本身的性質(zhì)，在服務(wù)對象上更傾向于高校內(nèi)部人員，與各地和其他高校之間沒有建立起資源共享，另一方面由于檔案本身具有一定的保密性和傳統(tǒng)檔案觀念的影響，造成了我國檔案館館際之間的合作較少，在信息資源方面存在一定的信息壁壘，容易出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象，當(dāng)前的高校檔案館的服務(wù)模式還有待優(yōu)化。2.2高校檔案服務(wù)未來的發(fā)展趨勢高校檔案未來的服務(wù)模式將朝著更加智能化、集約化和專業(yè)化的方向發(fā)展，在當(dāng)下越來越注重用戶體驗(yàn)的背景下，用戶的興趣的跟蹤以及用戶需求的分析已經(jīng)成為必然的趨勢，高校檔案館需要把握好高校檔案的利用規(guī)律，在利用低谷期間做好檔案管理的相關(guān)工作，在做好分析和數(shù)據(jù)挖掘的前提下做好相關(guān)檔

11、案的準(zhǔn)備工作，加強(qiáng)檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)及技能的培訓(xùn)，提高高校檔案服務(wù)水平也是發(fā)展服務(wù)的必然要求。3大數(shù)據(jù)背景下高校檔案服務(wù)優(yōu)化對策3.1建立以用戶為中心的服務(wù)體系要建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、實(shí)用化的高校檔案信息系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)和平臺建設(shè)的安全性能、檢索功能、動態(tài)處理能力以及兼容性等問題的處理，推動高校檔案服務(wù)朝著更加智能化、人性化的方向發(fā)展，也只有這樣高校檔案才能更好地實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值，被公眾認(rèn)識和接受。除此之外，高校檔案部門可以運(yùn)用hadoop等系統(tǒng)進(jìn)行檔案的數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)清洗和數(shù)據(jù)分析，對用戶行為進(jìn)行長期跟蹤，加強(qiáng)用戶隱私信息的安全保護(hù)，根據(jù)用戶借閱收藏和瀏覽記錄提供定制化信息，實(shí)現(xiàn)為不同類型的用戶

12、提供個(gè)性化且有針對性的服務(wù)。豐富高校檔案的宣傳路徑包括加大宣傳力度、提升相關(guān)人員的服務(wù)水平、制定獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)、提升高校檔案館工作人員的主動服務(wù)的意識、定期組織開展專題數(shù)據(jù)線上線下展覽等等，建立用戶反饋機(jī)制，完善高校檔案服務(wù)體系。3.2加強(qiáng)信息資源整合和信息平臺建設(shè)高校檔案館應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步引進(jìn)相關(guān)優(yōu)秀的平臺建設(shè)的技術(shù)，圍繞高校檔案數(shù)據(jù)的周期以及數(shù)據(jù)可視化等提高數(shù)據(jù)分析處理的能力，打造適合高校檔案館建設(shè)發(fā)展的大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺和服務(wù)體系。比如目前比較知名的大數(shù)據(jù)分布處理平臺hadoop，該平臺是基于google的大數(shù)據(jù)算法發(fā)展而來的，是一種分布式計(jì)算數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)框架。對于高校檔案而言，這種大數(shù)據(jù)處理平臺既滿足了

13、高校檔案的數(shù)據(jù)存放的要求也滿足了大量半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理的需求，是一款性能較好的數(shù)據(jù)處理平臺。高校檔案館可以引進(jìn)類似的系統(tǒng)軟件，為高校檔案館的服務(wù)平臺提供數(shù)據(jù)分析的支撐，更好地將高校檔案中的半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)分門別類地進(jìn)行整合和分析，建立起完善的信息資源體系。3.3整合檔案信息資源鑒于各高校的實(shí)際情況的差異，資源共享在實(shí)際的操作當(dāng)中存在很大的困難，高校使用的信息系統(tǒng)之間的交互性和融通性較差，并且高校檔案信息資源的異構(gòu)化嚴(yán)重，高校檔案的信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)了各自為政的現(xiàn)象，也造成了難以跨越的信息鴻溝。相關(guān)部門應(yīng)該及時(shí)出臺相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，來約束信息資源的建設(shè)和管理，以避免出現(xiàn)盲目

14、建設(shè)、建設(shè)投入大效果差的情況。其次，高校檔案館之間應(yīng)加強(qiáng)館際合作，建立更加集約化和標(biāo)準(zhǔn)化的資源共享平臺，打破信息孤島現(xiàn)象，解決信息資源過于分散且價(jià)值密度較低的問題。4結(jié)束語大數(shù)據(jù)技術(shù)是信息時(shí)代的產(chǎn)物，推動著高校檔案走向更加智能化的發(fā)展道路，基于時(shí)代背景下對高校檔案服務(wù)進(jìn)行研究，能夠?yàn)楦咝n案館的發(fā)展帶來更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。高校檔案館本身作為數(shù)據(jù)的產(chǎn)出者，其數(shù)據(jù)的價(jià)值就在于與不同數(shù)據(jù)之間搭建新的聯(lián)系。推動高校檔案服務(wù)體系的建設(shè)，是高校檔案館發(fā)展的必要之路。參考文獻(xiàn)：1畢鵬瑤.基于大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的高校檔案管理服務(wù)模式再造j.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2017，14（25）：253254.2陳海英.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化j.遼寧