檔案歸檔整理流程圖

1、檔案歸檔整理流程圖-可編輯修改-收集應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整檔案管理規(guī)定一、檔案管理（一）凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表，都必須及時(shí)歸檔，確保完整無缺。（二）文檔管理員必須堅(jiān)持文書隨時(shí)立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。（三）檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。二、文書檔案管理（一）歸檔范圍1、行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件;組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料 ；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào);政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。2、組織人事 教育培訓(xùn)類：員工變動(dòng)表、花名冊、教育培訓(xùn)卡。3、

2、會計(jì)統(tǒng)計(jì)類：年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。4、質(zhì)量管理類：質(zhì)量管理方面的制度。5、技術(shù)類：產(chǎn)品及生產(chǎn)方面技術(shù)文檔。6、銷售紀(jì)事類：公司大規(guī)模的銷售活動(dòng)紀(jì)事。（二）文書的檔案立卷1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)，均應(yīng)齊全完整。2、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正本與副本、印件與定 稿、請示與批復(fù)，分類一起排列，不得分開。3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)， 放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃，歸在文 件所針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)，放在所針對的最后一年立卷， 跨

3、年度的會議文件，歸在會議召開的年度立卷。三、歸檔時(shí)間公司經(jīng)營管理活動(dòng)中的各種合同及常規(guī)性報(bào)表， 根據(jù)各自不同的 時(shí)限要求及時(shí)上繳總經(jīng)理和人力資源部；其它各類檔案如聲像檔案、 活動(dòng)檔案、工程檔案等由各部門暫時(shí)保管，月底統(tǒng)一匯總到人力資源 部。會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部自行保管。四、檔案的借閱及銷毀（一）借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在 檔案上涂改、撕毀，并應(yīng)及時(shí)歸還。（二）會計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意。外單 位因特殊需要，查閱有關(guān)會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo) 同意。查閱會計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司 ；如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng) 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可辦理。（三）定期對檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地制定檔案銷毀清單，對失去保存價(jià) 值的檔案，登記造冊，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后 方可銷毀，銷毀時(shí)需有