【推薦】【檔案管理論文】淺論許昌縣檔案館會(huì)計(jì)檔案寄存的實(shí)踐與思考--精品文庫(kù)傳

1、淺論許昌縣檔案館會(huì)計(jì)檔案寄存的實(shí)踐與思考1背景為加強(qiáng)對(duì)全縣財(cái)政支岀的監(jiān)管，堵塞財(cái)務(wù)支出漏洞，許昌縣于2001年1()月起實(shí)行會(huì)計(jì) 委派制度，各財(cái)務(wù)獨(dú)立核算單位每月集小到會(huì)計(jì)核算小心進(jìn)行財(cái)務(wù)收支核算，形成的會(huì)計(jì)檔案 集中由會(huì)計(jì)核算中心整理保管。因所有會(huì)計(jì)檔案處于分散管理狀態(tài)，加z各項(xiàng)制度不健全，在 調(diào)閱利用過(guò)程中，涂改原始數(shù)據(jù)、抽調(diào)原始憑證的現(xiàn)彖時(shí)冇發(fā)生。為規(guī)范管理,2005年9刀, 經(jīng)縣政府協(xié)調(diào)，縣會(huì)計(jì)局與縣檔案局簽署了會(huì)計(jì)檔案寄存協(xié)議，由縣檔案館負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)核算屮 心形成的會(huì)計(jì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理和提供利用。2寄存情況縣會(huì)計(jì)局撥出專(zhuān)款為檔案館購(gòu)置了密集架，檔案館騰出一個(gè)專(zhuān)門(mén)庫(kù)房。2005年10

2、月, 會(huì)計(jì)核算中心首批110多個(gè)單位的會(huì)計(jì)檔案4356卷冊(cè)正式“搬家”到縣檔案館。截至2009年 底，縣檔案館共寄存會(huì)計(jì)核算中心移交的200個(gè)集中核算單位2001年至2008年的會(huì)計(jì)檔案 17000卷冊(cè);5年來(lái),共為全縣各部門(mén)提供會(huì)計(jì)檔案利用1200人次,15000卷次。2整理2.1.1會(huì)計(jì)檔案的移交。根據(jù)縣會(huì)計(jì)局和檔案局簽訂的寄存協(xié)議，會(huì)計(jì)檔案的前期裝 訂、整理工作由會(huì)計(jì)核算中心依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法，在會(huì)計(jì)年度終了并保管一年后向 檔案館移交。移交時(shí)，由會(huì)計(jì)局分核算單位統(tǒng)一裝箱、加封,運(yùn)送到檔案館，然后，由會(huì)計(jì)局、會(huì) 計(jì)核算中心、檔案館三方冇關(guān)人員共同啟封開(kāi)箱，逐件核對(duì)驗(yàn)收。核對(duì)無(wú)謀后，三方簽

3、字蓋章。 論文代寫(xiě)2.1.2管理單位的確定、編號(hào)。對(duì)于寄存的會(huì)計(jì)檔案來(lái)說(shuō)，無(wú)法按全宗來(lái)進(jìn)行管理，在 實(shí)踐屮，我們采取了在建立寄存會(huì)計(jì)檔案專(zhuān)庫(kù)的基礎(chǔ)上，設(shè)立臨時(shí)管理單位的辦法加以解決。 即，以會(huì)計(jì)核算單位為一個(gè)臨時(shí)管理單位，分別賦予一個(gè)臨吋編號(hào)。臨吋編號(hào)的原則是:會(huì)計(jì)核 算單位在檔案館冇全宗號(hào)的，沿用原冇的號(hào)。新成立的一級(jí)機(jī)構(gòu)，按設(shè)置原則，賦予一個(gè)新的全 宗號(hào),沒(méi)有全宗號(hào)的二級(jí)機(jī)構(gòu)排在其主管單位后，具臨時(shí)編號(hào)為主管單位全宗號(hào)+固定的順序 號(hào)。2.1.3區(qū)分專(zhuān)賬核算單位、分類(lèi)、加蓋檔號(hào)章。首先，對(duì)已接收的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行再次核 對(duì)，區(qū)分核算單位內(nèi)專(zhuān)賬核算單位，確保每個(gè)會(huì)計(jì)核算單位內(nèi)專(zhuān)賬核算單位檔案的齊

4、全完整。 其次，対每個(gè)會(huì)計(jì)核算單位內(nèi)的檔案按年度一型分類(lèi)，分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào) 表和其他等四大類(lèi)。最后,在每?jī)?cè)會(huì)計(jì)檔案封面的右上角加蓋檔號(hào)章，按耍求填寫(xiě)內(nèi)容。2.1.4案卷排列、卷號(hào)的編制與填寫(xiě)?？紤]到會(huì)計(jì)檔案的特殊性，采取了重新編制卷號(hào) 的方法。即每個(gè)單位內(nèi)按類(lèi)別分開(kāi)排列,從寄存的最早一年起，印t'開(kāi)始分別編一個(gè)流水號(hào), 一個(gè)自然冊(cè)為一個(gè)卷號(hào)。一個(gè)單位內(nèi)有幾個(gè)專(zhuān)賬核算單位的，不再單獨(dú)排列編號(hào)。每年，在局 機(jī)關(guān)后按固定順序排列續(xù)編流水號(hào)。卷號(hào)編制完畢核對(duì)無(wú)誤后,填寫(xiě)在檔號(hào)章框內(nèi)。2.1.5檔案的排架。整體上，寄存會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)核算單位臨時(shí)編號(hào)+年度+類(lèi)別順序 排放。會(huì)計(jì)核算單

5、位內(nèi)，由于賬表與憑證規(guī)格不一，各單位賬表集中排放在前，憑證在后,每單位 后面預(yù)留空格，方便接收。2.2管理2.2.1建立健全了各項(xiàng)管理制度。以縣政府辦名義下發(fā)了關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案 管理工作的通知，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的立卷歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、安全和保密制度做出了具 體規(guī)定，嚴(yán)防寄存會(huì)計(jì)檔案的損毀、散失和泄密。2.2.2嚴(yán)格手續(xù)，安全利用。設(shè)置了專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案查閱室并提供了便利的辦公條件。 需要查閱會(huì)計(jì)檔案的單位，需首先到縣會(huì)計(jì)局進(jìn)行資格審查，然后，持其開(kāi)具的介紹信來(lái)查閱。 嚴(yán)禁隨意借出會(huì)計(jì)檔案，調(diào)閱時(shí)間一般為7天，確需延長(zhǎng)的，辦理續(xù)調(diào)閱手續(xù)。223實(shí)施查閱全程臨控措施。查閱時(shí)，須冇工作人員在場(chǎng)，

6、復(fù)印在館內(nèi)進(jìn)行，并登記檢 杳。3思考3.1寄存會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)問(wèn)題。有人認(rèn)為，應(yīng)歸屬檔案的形成者即會(huì)計(jì)局，但會(huì)計(jì)局 也屬各單位委托代管會(huì)計(jì)工作;冇人認(rèn)為，應(yīng)歸屬各單位,但會(huì)計(jì)檔案內(nèi)的記賬憑證、賬簿、報(bào) 表等乂是由會(huì)計(jì)核算中心形成的。3.2寄存會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷(xiāo)毀問(wèn)題。在寄存期、保管期滿示,這部分檔案如何處置，是 退給會(huì)計(jì)局還是各單位，或由會(huì)計(jì)局與檔案局共同鑒定銷(xiāo)毀？3.3寄存會(huì)計(jì)檔案收費(fèi)問(wèn)題。目前，對(duì)寄存檔案收費(fèi)沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，如云南省檔案局按 卷宗厚度收取;武漢市蔡甸區(qū)檔案局會(huì)計(jì)檔案按每年150元/米,或2元/卷來(lái)收取;陜西省略陽(yáng) 縣檔案館按均價(jià)每卷5元/年。而我們縣沒(méi)制定具體的收費(fèi)辦法，暫由雙

7、方領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商，每年交付 定的費(fèi)用。我們認(rèn)為,寄存檔案的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該山國(guó)家檔案局、國(guó)家物價(jià)主管部門(mén)共同核 定一個(gè)參考標(biāo)準(zhǔn)，合理合法地收取。其他參考文獻(xiàn)baker, sheridan. the practical stylist. 6th ed. new york: harper & row, 1985.flesch, rudolf. the art of plain talk. new york: harper & brothers, 1946.gowers, ernest. the complete plain words. london: penguin books, 1987

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