第七章審閱文檔修訂、批注等

1、第七章第七章 審閱文檔審閱文檔修訂文檔修訂文檔 word的修訂功能，會幫你在編輯文檔時，的修訂功能，會幫你在編輯文檔時，記錄下所修改的內(nèi)容，讓使用者在編輯文記錄下所修改的內(nèi)容，讓使用者在編輯文檔時，仍可以看到修改前的格式或文字；檔時，仍可以看到修改前的格式或文字；若想取消修改也不需要再重新輸入文字或若想取消修改也不需要再重新輸入文字或復(fù)原格式，只要一個簡單動作，即可輕易復(fù)原格式，只要一個簡單動作，即可輕易地回復(fù)原來的樣子。地回復(fù)原來的樣子。 工具工具-修訂修訂 02-23我們只有一個身體我們只有一個身體_修訂修訂.doc 選中修訂功能后，添加文字時，會出現(xiàn)修選中修訂功能后，添加文字時，會出現(xiàn)修

2、訂標(biāo)記。訂標(biāo)記。 刪除文字時，刪除的內(nèi)容會出現(xiàn)在批注框刪除文字時，刪除的內(nèi)容會出現(xiàn)在批注框中。中。 選取所要突出顯示文字，單擊選取所要突出顯示文字，單擊“突出顯示突出顯示/黃色黃色”按鈕，會出現(xiàn)黃色底紋。按鈕，會出現(xiàn)黃色底紋。 單擊單擊“審閱窗格審閱窗格”按鈕，在修訂出單擊右按鈕，在修訂出單擊右鍵，選取鍵，選取“拒絕刪除拒絕刪除”即可恢復(fù)未修訂前即可恢復(fù)未修訂前的樣子。的樣子。修訂顯示方式修訂顯示方式 修訂有四種顯示方式：修訂有四種顯示方式： 顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)：插入的文字和格式修改會顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)：插入的文字和格式修改會直接顯示在原文件中，在批注方框中顯示直接顯示在原文件中，在批注方框中

3、顯示“刪除刪除”后的文字。后的文字。 最終狀態(tài)：直接呈現(xiàn)出修改后的文檔內(nèi)容。最終狀態(tài)：直接呈現(xiàn)出修改后的文檔內(nèi)容。 顯示標(biāo)記的原始狀態(tài)：刪除的文字仍保留在原文顯示標(biāo)記的原始狀態(tài)：刪除的文字仍保留在原文中，則批注方框中顯示插入的文字和格式修改。中，則批注方框中顯示插入的文字和格式修改。 原始狀態(tài)：顯示原始未修改的文檔，讓你了解未原始狀態(tài)：顯示原始未修改的文檔，讓你了解未修訂的文檔內(nèi)容。修訂的文檔內(nèi)容。自行設(shè)定自行設(shè)定“修訂修訂”標(biāo)記樣式標(biāo)記樣式 在在“審閱審閱”工具欄上，選取工具欄上，選取“顯示顯示”下下“選項選項”功能。功能。 可以分別設(shè)定所需的標(biāo)記樣式?？梢苑謩e設(shè)定所需的標(biāo)記樣式。文件屬性的

4、設(shè)置文件屬性的設(shè)置 文件文件-屬性屬性 打開文檔的屬性對話框，在這里可以設(shè)置打開文檔的屬性對話框，在這里可以設(shè)置文檔的作者、單位、標(biāo)題等信息，單擊文檔的作者、單位、標(biāo)題等信息，單擊“常規(guī)常規(guī)”選項卡，可以看到文檔的大小、選項卡，可以看到文檔的大小、位置、創(chuàng)建時間等信息；單擊位置、創(chuàng)建時間等信息；單擊“統(tǒng)計信息統(tǒng)計信息”選項卡，可以看到文檔的一些時間信息和選項卡，可以看到文檔的一些時間信息和文檔的段落、字?jǐn)?shù)等信息；使用其它的兩文檔的段落、字?jǐn)?shù)等信息；使用其它的兩個選項卡還可以查看文檔的大致內(nèi)容和自個選項卡還可以查看文檔的大致內(nèi)容和自定義屬性定義屬性 預(yù)覽文檔時發(fā)現(xiàn)有的文檔可以預(yù)覽，而有預(yù)覽文檔時

5、發(fā)現(xiàn)有的文檔可以預(yù)覽，而有的就不行，這是文件屬性的設(shè)置，打開的就不行，這是文件屬性的設(shè)置，打開“文件文件”菜單，單擊菜單，單擊“屬性屬性”命令，打開命令，打開“屬性屬性”對話框，默認(rèn)的是對話框，默認(rèn)的是“摘要信息摘要信息”選項卡，在這里有一個選項卡，在這里有一個“保存預(yù)覽圖片保存預(yù)覽圖片”的復(fù)選框，默認(rèn)是不選中的，一般的文檔的復(fù)選框，默認(rèn)是不選中的，一般的文檔無法預(yù)覽就是由于這個原因，選中這個復(fù)無法預(yù)覽就是由于這個原因，選中這個復(fù)選框，單擊選框，單擊“確定確定”按鈕，把文檔保存一按鈕，把文檔保存一下就可以了。下就可以了。 在修改和審閱文檔時，無論是批注還是修在修改和審閱文檔時，無論是批注還是修

6、訂都會自動加上用戶的信息，打開訂都會自動加上用戶的信息，打開“工具工具”菜單，單擊菜單，單擊“選項選項”命令，打開命令，打開“選項選項”對話框，單擊對話框，單擊“用戶信息用戶信息”選項卡，這里選項卡，這里重新輸入用戶信息就可以了重新輸入用戶信息就可以了 插入批注插入批注 在建立一份文檔時，若你想對某些文字做在建立一份文檔時，若你想對某些文字做特別的說明，可以在文字后加上附注，讓特別的說明，可以在文字后加上附注，讓文檔內(nèi)容更加詳細(xì)。文檔內(nèi)容更加詳細(xì)。 02-24我們只有一個身體我們只有一個身體_批注批注.doc 將光標(biāo)移到欲插入批注的位置將光標(biāo)移到欲插入批注的位置 插入插入-批注批注 輸入批注內(nèi)

7、容即可輸入批注內(nèi)容即可刪除批注刪除批注 在文檔中插入批注的文字中間單擊右鍵，在文檔中插入批注的文字中間單擊右鍵，從菜單中選擇從菜單中選擇“刪除批注刪除批注”命令，就可以命令，就可以把插入的批注刪除了把插入的批注刪除了 一、設(shè)置文稿修訂狀態(tài)一、設(shè)置文稿修訂狀態(tài) (一一)作者用發(fā)送郵件的方式自動進(jìn)入作者用發(fā)送郵件的方式自動進(jìn)入“修訂修訂”工作狀態(tài)工作狀態(tài) (二二)作者手動設(shè)置進(jìn)入修訂工作狀態(tài)作者手動設(shè)置進(jìn)入修訂工作狀態(tài)(三三)審閱者設(shè)置修訂的顯示狀態(tài)審閱者設(shè)置修訂的顯示狀態(tài)二、審閱者在修訂狀態(tài)下批改文稿二、審閱者在修訂狀態(tài)下批改文稿(一一)審閱者添加或刪除文稿內(nèi)容審閱者添加或刪除文稿內(nèi)容(二二)審

8、閱者在文稿中添加批注信息審閱者在文稿中添加批注信息三、作者查看修訂情況三、作者查看修訂情況四、作者整合修訂文稿，接受或拒絕修訂內(nèi)容四、作者整合修訂文稿，接受或拒絕修訂內(nèi)容 word修訂功能實現(xiàn)團(tuán)隊編審修訂功能實現(xiàn)團(tuán)隊編審具體操作利用局域網(wǎng)修訂公文 起草 ：由起草者寫出草稿后，在辦公室微機(jī)上將草稿設(shè)置為完全共享(一定要設(shè)置密碼)，并通知審閱者，告知共享的文件夾名稱及密碼，限定在一定時間內(nèi)審閱完畢。 審閱：審閱者通過“網(wǎng)上鄰居”找到起草者建立的文檔后，直接在起草者的微機(jī)上打開word文檔，開始審閱。審閱者審閱完畢，保存文件后關(guān)閉退出即可，下一個審閱者可繼續(xù)打開文件進(jìn)行審閱。如果兩個審閱者“撞車”，

9、同時要打開文件進(jìn)行審閱呢？這不用擔(dān)心，后來者是不能打開已打開的文件的(此時會有提示出現(xiàn))，他只能以副本的形式打開，不會干擾先到者的工作的。 定稿 對于修訂的文件，可以單擊工具欄上的保存版本按鈕，保存為不同的版本，供審閱者繼續(xù)審閱、討論、修訂，直至最后定稿。 使用此方法，整個審閱過程都是在網(wǎng)上進(jìn)行的，不需將文檔打印出來再修改，既提高了工作效率，又節(jié)約了辦公經(jīng)費 輕松合并不同版本的輕松合并不同版本的word文檔文檔 在日常工作中，經(jīng)常需要將不同版本的兩在日常工作中，經(jīng)常需要將不同版本的兩篇篇word文檔合并起來。比如，在寫作的過文檔合并起來。比如，在寫作的過程中，有專人負(fù)責(zé)審校工作，這種審校不程中

10、，有專人負(fù)責(zé)審校工作，這種審校不是采用插入批注的方式，而是直接在文檔是采用插入批注的方式，而是直接在文檔上進(jìn)行修改，不過保存時會用另外的文件上進(jìn)行修改，不過保存時會用另外的文件名存盤。名存盤。 當(dāng)審校完畢，就可以使用當(dāng)審校完畢，就可以使用word的的“比較并比較并合并文檔合并文檔”功能將修改后的文檔與原文檔功能將修改后的文檔與原文檔合并起來。合并起來。 如現(xiàn)在有一篇如現(xiàn)在有一篇word文檔的兩個版本：一個文檔的兩個版本：一個原文檔名為原文檔名為“第第15章章.doc”，另一個是審校，另一個是審校后的文檔名為后的文檔名為“第第15章章-2.doc”。 1.打開原文檔打開原文檔“第第15章章.do

11、c”。 2.選擇菜單命令選擇菜單命令“工具工具-比較并合并文檔比較并合并文檔”，打開，打開 “比較并合并文檔比較并合并文檔”對話框，選中審校后的文檔對話框，選中審校后的文檔“第第15章章-2.doc”，然后單擊，然后單擊“合并合并”按鈕。按鈕。 這時這時word就會在第就會在第2個文檔中標(biāo)記出與原始文檔個文檔中標(biāo)記出與原始文檔不同的地方，比如刪除和內(nèi)容、改變的格式、插不同的地方，比如刪除和內(nèi)容、改變的格式、插入的內(nèi)容等，并用紅色的批注框顯示出來，框內(nèi)入的內(nèi)容等，并用紅色的批注框顯示出來，框內(nèi)用文字說明兩個文檔的不同，而且在第用文字說明兩個文檔的不同，而且在第2個文檔個文檔中還會出現(xiàn)中還會出現(xiàn)“

12、審閱審閱”工具欄工具欄 3.當(dāng)文檔中的不同之處全部審閱完畢，按當(dāng)文檔中的不同之處全部審閱完畢，按ctrl+s保保存文件即可將一篇文檔的兩個不同版本合并到一存文件即可將一篇文檔的兩個不同版本合并到一起了起了 圖表和公式的自動編號圖表和公式的自動編號 圖表和公式的自動編號在論文中，圖表和公式要求按在章圖表和公式的自動編號在論文中，圖表和公式要求按在章節(jié)中出現(xiàn)的順序分章編號，例如圖節(jié)中出現(xiàn)的順序分章編號，例如圖11，表，表21，公式，公式34等。等。 在插入或刪除圖、表、公式時編號的維護(hù)就成為一個大問在插入或刪除圖、表、公式時編號的維護(hù)就成為一個大問題，比如若在第二章的第一張圖（圖題，比如若在第二章

13、的第一張圖（圖21）前插入一張圖，）前插入一張圖，則原來的圖則原來的圖21變?yōu)樽優(yōu)?2，22變?yōu)樽優(yōu)?3，更糟糕，更糟糕的是，文檔中還有很多對這些編號的引用，比如的是，文檔中還有很多對這些編號的引用，比如“流程圖流程圖見圖見圖21”。 如果圖很多，引用也很多，想象一下，手工修改這些編號如果圖很多，引用也很多，想象一下，手工修改這些編號是一件多么費勁的事情，而且還容易遺漏！表格和公式存是一件多么費勁的事情，而且還容易遺漏！表格和公式存在同樣的問題。在同樣的問題。 圖表自動編號圖表自動編號 插入插入-引用引用-題注題注 word會自動按圖在文檔中出現(xiàn)的順序進(jìn)行會自動按圖在文檔中出現(xiàn)的順序進(jìn)行編號。

14、編號。 表格的自動編號表格的自動編號 至此我們就實現(xiàn)了圖的編號的自動維護(hù)，至此我們就實現(xiàn)了圖的編號的自動維護(hù)，當(dāng)在第一張圖前再插入一張圖后，當(dāng)在第一張圖前再插入一張圖后，word會會自動把第一張圖的題注自動把第一張圖的題注“圖圖1.1”改為改為“圖圖1.2”，文檔中的，文檔中的“圖圖1. 1”也會自動變?yōu)橐矔詣幼優(yōu)椤皥D圖1.2”。 表格編號的作法與圖相同，唯一不同的是表格編號的作法與圖相同，唯一不同的是表格的題注在表格上方。表格的題注在表格上方。公式的自動編號公式的自動編號 插入公式后，將公式單獨放在一個段落，插入公式后，將公式單獨放在一個段落，版式為版式為“嵌入式嵌入式”。光標(biāo)放在公式之后

15、，。光標(biāo)放在公式之后，不要選中公式。不要選中公式。 插入插入-引用引用-題注題注 論文里的公式要求單獨放在一個段落，公式居中；按章節(jié)進(jìn)行編號，編號用小括號括起來放在右邊行末。 首先輸入公式和編號，公式的版式選擇“嵌入式”，編號用小括號括起來。然后把光標(biāo)放在公式所在的段落里，點擊頁面左上角的制表位圖標(biāo)，切換到居中制表位，用鼠標(biāo)在水平標(biāo)尺上大約中間的位置點一下，這樣就放置了一個居中制表位在點擊的地方，如果位置不合適還可以用鼠標(biāo)拖動進(jìn)行調(diào)節(jié)。再把左上角的制表位圖標(biāo)切換到右對齊制表位，用放置居中制表位相同的方法放置一個右對齊制表位在行末。設(shè)置好制表位后，把光標(biāo)放在公式的前面，按一下tab鍵，這樣就在公

16、式的前面插入了一個制表符，此時公式以居中制表位為中心居中對齊，再把光標(biāo)移到公式和左括號之間，再按tab鍵插入一個制表符，編號就跑到行末了。 用制表位的方法來處理公式的排版，很簡用制表位的方法來處理公式的排版，很簡單也很方便，不用去敲很多空格去把公式單也很方便，不用去敲很多空格去把公式挪到中間，編號推到行末。還有一個好處，挪到中間，編號推到行末。還有一個好處，若公式或編號的長度發(fā)生變化時，若公式或編號的長度發(fā)生變化時， word會會自動調(diào)節(jié)以使公式始終在頁面的中間，編自動調(diào)節(jié)以使公式始終在頁面的中間，編號始終在行末，不會因為公式或編號變長號始終在行末，不會因為公式或編號變長而換行。更簡單的作法是

17、把公式段落的設(shè)而換行。更簡單的作法是把公式段落的設(shè)置保存為樣式，所有的公式段落應(yīng)用此樣置保存為樣式，所有的公式段落應(yīng)用此樣式，即簡單又方便，而且可以保持所有的式，即簡單又方便，而且可以保持所有的公式段落制表位的一致。公式段落制表位的一致。 交叉引用交叉引用 一般文章中經(jīng)常出現(xiàn)一般文章中經(jīng)常出現(xiàn)“如圖（表）如圖（表）1所示所示”字樣，當(dāng)這些圖表數(shù)量較多或文檔較長時，字樣，當(dāng)這些圖表數(shù)量較多或文檔較長時，若要修改或增減，勢必造成不便，幸好我若要修改或增減，勢必造成不便，幸好我們可以利用們可以利用“交叉引用交叉引用”功能，可為我們功能，可為我們有效地管理圖、表、腳注有效地管理圖、表、腳注等引用數(shù)據(jù)。等引用數(shù)據(jù)。 02-25健康之旅健康之旅_交叉引用交叉引用.doc 將光標(biāo)放到欲加入交叉引用的位置將光標(biāo)放到欲加入交叉引用的位置 插入插入-引用引用-交叉引用交叉引用 選取引用類型，選取引用內(nèi)容選取引用類型，選取引用內(nèi)容 選中選中“見上方見上方”/“見下方見下方”項項 點選指定的編號項點選指定的編號項 單擊單擊“插入插入”按鈕按鈕 分別在各段落插入交叉引用，最后單擊分別在各段落插入交叉引