淺談機(jī)關(guān)公文格式中常見的問題及對策

1、淺談機(jī)關(guān)公文格式中常見的問題及對策公文格式規(guī)范化 ,是辦公自動(dòng)化的客觀要求 ,也是充分發(fā)揮公文作用 ,維護(hù)公文嚴(yán)肅性和權(quán)威性的必要條件.國務(wù)院發(fā)布的國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法對行政機(jī)關(guān)的公文格式規(guī)定了十分嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn),但在公文處理的實(shí)際工作中,仍然存在許多不規(guī)范的現(xiàn)象和問題.本文結(jié)合工作實(shí)際,針對實(shí)際工作中公文格式常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象進(jìn)行了歸納分析 ,淺談幾點(diǎn)相應(yīng)的對策.一、關(guān)于公文要素一般來講,一份完整的公文都是由“眉首、主體、版記”三部分組成 .置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首.眉首主要包括公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人幾個(gè)要素.置于紅色反線（

2、不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體.主體主要包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文時(shí)間、印章幾個(gè)要素.置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記 .版記主要包括主題詞、抄送、發(fā)文機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間、印制份數(shù)和頁碼幾個(gè)要素 .二、關(guān)于不規(guī)范現(xiàn)象（一）公文標(biāo)題不規(guī)范公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題和文種組成.公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān) .不規(guī)范的做法表現(xiàn)為 :一是標(biāo)題中未標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)；二是濫用符號 .標(biāo)題中使用了多種標(biāo)點(diǎn)符號,較多的是使用逗號、頓號和書名號等公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號,特定稱謂加引號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號.公文標(biāo)題可分一行或

3、多行居中排列.回行時(shí),要做到詞意完整 ,排列對稱,間距恰當(dāng).（二）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)范公文中的數(shù)字,除成文日期,部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字.具體設(shè)置多少個(gè)層次序數(shù),要視文件的內(nèi)容和篇幅來定.一般來講,第一、二、三、四、層次序數(shù)依次標(biāo)識為：,、"、“（一）”、“1”、 "（1）、”.一般來講，層次序數(shù)不得跳 級使用 .年份一般不能用縮寫.如:2010年不應(yīng)縮寫為或“1舁”如年份用中文形式表示，如二oc年十月”則中間的“o能寫成“07 “哦 零”應(yīng)該在電腦 插入”欄里 特殊符號”中選擇十月肱

4、中的 “十”不能寫成“ 10”,而應(yīng)寫成“十”.（三）標(biāo)點(diǎn)符號使用不規(guī)范標(biāo)點(diǎn)符號是輔助文字記錄語言的符號,是書面語的有機(jī)組成部分,用來表示停頓、語氣以及詞語的性質(zhì)和作用,文字材料中的序號、標(biāo)點(diǎn)符號應(yīng)正確使用.否則,所表現(xiàn)出的語氣、詞語性質(zhì)和作用就會走樣1 . “第一、 ”、 “第二、 ”或 “首先、 ”、 “其次、 ”等用頓號不規(guī)范,應(yīng)該用逗號 .2 .一、二"、三，'等用逗號不規(guī)范，應(yīng)該用頓號；1 "、 2 ”、 “奔a b”、“酹面用：”不得使用或“，” .3 .在用“一是 ”、 “二是 ” 、 “三是 ”表示順序或在 “一方面 ”、 “另一方面 ”之后 ,可以

5、分別用逗號,也可以不用標(biāo)點(diǎn)符號,直接連接下文.4 .序號如加括號，如：（一）（二）（三）（四）和，后面 不再使用任何標(biāo)點(diǎn)符號.例如 : “（一）、 ” 、 “（一） , ”、 “（一） ”等均屬不規(guī)范用法.5 .有時(shí)在上述層次序數(shù)中需要加入第一"、第二"、或者 首先"、其次”此時(shí)其后面一律使用：”不得使用：”或者：”.6 .冒號占一個(gè)字的位置,居左偏下（ :） ,不得使用數(shù)學(xué)中的比例號（：）.（四）成文日期標(biāo)識不規(guī)范常出現(xiàn)的問題 :一是標(biāo)注位置太低或太高, 以至于印章距正文太遠(yuǎn)或蓋壓正文；二是把擬文日期作為成文日期；三是把修改日期或送簽日期作為成文日期；四是聯(lián)合行

6、文主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)日期作為成文日期.（五）印章加蓋不規(guī)范印章是公文制發(fā)機(jī)關(guān)對公文負(fù)責(zé)的憑證,必須規(guī)范使用.但常出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象:一是印章加蓋不符合要求,有的歪斜,有的蓋在正文上；二是印章未居中下壓成文時(shí)間 ,蓋印距正文太遠(yuǎn). 印章正確的加蓋位置印章上弧距正文2mm?4mm.（六）公文的排版規(guī)格、字體及字號的使用不規(guī)范常見的公文紙張一般采用標(biāo)準(zhǔn)的a4型或通用的16開型.對于字體及字號的使用 ,有的選擇宋體小三號,有的選擇楷體三號.公文的排版規(guī)格、字體及字號規(guī)范的做法是 :1 .公文正文用一般每面排22行,每行排28個(gè)字 .用 3號仿宋字 .2 .發(fā)文字號和“簽發(fā)人 ”用 3號仿宋字 . “簽發(fā)人 ”冒

7、號后用 3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名 .3 .主送機(jī)關(guān)、正文、附件、作者、日期一般采用3號仿宋體 .4 .主標(biāo)題（又稱一級標(biāo)題）為 2號宋體加粗.5 .二級標(biāo)題為3號黑體.值得注意的是:在屬下還有兩級以上標(biāo)題的情況下 ,二級標(biāo)題應(yīng)該加粗；在屬下只有一級標(biāo)題的情況下則可不加粗 .6 .三級標(biāo)題為3號仿宋加粗.值得注意的是:在屬下還有一級以上標(biāo)題的情況下,則本級改為 “3 號楷體加粗” ；在屬下沒有標(biāo)題的情況下 ,則用 “3 號仿宋加粗 ”.（七）附件標(biāo)注不規(guī)范公文如有附件,在正文下空1 行左空 2字標(biāo)識 “附件 ”, 后標(biāo)全角冒號和名稱.附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如：附件：1. xx為x附件名稱后

8、不加標(biāo)點(diǎn)符號.附件應(yīng)與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第1 行頂格標(biāo)識 “附件 ”, 有序號時(shí)標(biāo)識序號.附件的序號和名稱前后標(biāo)識必須一致 .不規(guī)范做法主要表現(xiàn)在:一是附件和正文間隔或大或小.二是把被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)和發(fā)布的內(nèi)容,作為附件處理.三是附件說明與附件的標(biāo)題不一致,有的附件標(biāo)題縮寫.四是附件說明的順序與附件的順序不一致,有的附件的序號使用漢語數(shù)字標(biāo)識,附件名稱后加標(biāo)點(diǎn)符號.五是附件跟附注區(qū)分不清,在印發(fā)文件時(shí)不管是附件還是附注全當(dāng)作附件,導(dǎo)致關(guān)系的確認(rèn)錯(cuò)誤.（八）抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識域不規(guī)范抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)之外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱,不得將主送機(jī)關(guān)

9、再標(biāo)識到抄送機(jī)關(guān)欄.抄送機(jī)關(guān)在主題詞下1 行,左右各空 1 字,標(biāo)識 “抄送 ”后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)依上級機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)次序排列 ,抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開,在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號.抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識域用來標(biāo)識除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān) .但有些機(jī)關(guān)公文已主送上級機(jī)關(guān),又同時(shí)抄送該部門的領(lǐng)導(dǎo).在抄送標(biāo)識域內(nèi)常出現(xiàn)“抄報(bào) ”, 頂格標(biāo)識 “抄送 ”, 回行時(shí)與 “抄送 ”對齊 ,最后一個(gè)名稱后不加句號等不規(guī)范問題.三、關(guān)于公文的行文原則按行文方向劃分,公文可分為上行文、下行文和平行文 . “行文應(yīng)當(dāng)確有必要 ,注重效用 . ”是行文的基本原則 ,也是行文的出發(fā)點(diǎn) .確定行文一

10、定要首先明確行文的目的和作用 ,要有的放矢 ,有針對性,使發(fā)出的公文產(chǎn)生預(yù)期的效用.改變那種“發(fā)文越多、文件的規(guī)格越高、工作就越重視 ”的誤區(qū),根據(jù)實(shí)際需要確定是否行文.行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必須遵循的原則 .上行文中,如果要制發(fā)請求解決問題的文件,要研究問題的本身是不是屬于上級應(yīng)當(dāng)解決的；還要研究解決這個(gè)問題的可行性.制發(fā)平行文件,要注意明確職權(quán), 防止推諉扯皮.對下行文,一定要符合實(shí)際,有針對性 .四、關(guān)于公文不規(guī)范現(xiàn)象產(chǎn)生的原因與對策（一）影響公文不規(guī)范的原因1 .思想認(rèn)識不到位.一是公文辦理人員對公文格式重要性的認(rèn)識不夠 .二是公文處理人員在辦理公文過程中責(zé)任心不強(qiáng) .

11、2 .公文審核把關(guān)不嚴(yán).公文處理程序不規(guī)范,未建立健全公文處理規(guī)章制度和規(guī)范化管理程序,特別是審核把關(guān)制度不夠完善,致使公文制作不規(guī)范.實(shí)際工作中,各部門在制作公文時(shí), 由于忙于事務(wù),常常忽視對公文格式的審核把關(guān),在公文蓋章時(shí),辦公室工作人員也沒有認(rèn)真審核 ,導(dǎo)致公文中出現(xiàn)不規(guī)范的問題.3 .對公文格式要求掌握不夠.目前,多數(shù)單位公文處理人員都未經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí) ,對公文格式及公文處理要求掌握熟悉程度不夠,在實(shí)踐中,運(yùn)用比較模糊.（二）規(guī)范公文格式的對策一是加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高認(rèn)識.規(guī)范公文格式,防止格式的隨意性,維護(hù)其規(guī)范的體式,對于進(jìn)一步提高公文的處理水平,推動(dòng)機(jī)關(guān)正常工作的開展 ,有著十分重要的意義.局機(jī)關(guān)各股室、各部門工作人員要要在思想上重視公文格式規(guī)范化工作,進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)、提高認(rèn)識,增強(qiáng)做好公文格式規(guī)范化工作的自覺性.二是健全制度,規(guī)范辦文程序.建立行之有效的管理制度,是保證公文格式規(guī)范化的一個(gè)重要措施.在公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)都要把好關(guān),從公文的擬稿、審核、簽發(fā)、編號、校對、印制等都必須建立嚴(yán)格的制度和規(guī)范,明確各環(huán)節(jié)的權(quán)限和責(zé)任.要有嚴(yán)格的公文處理流程,實(shí)現(xiàn)公文處理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化 .三是加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高干部素質(zhì).全面提高干部素質(zhì)是規(guī)范公文格式的一項(xiàng)基礎(chǔ)性建設(shè).要不斷加強(qiáng)干部自身建設(shè),注重理論學(xué)習(xí) ,刻苦鉆研 ,努力提高干部業(yè)務(wù)水平和工