監(jiān)察總隊案卷管理辦法

1、監(jiān)察總隊案卷管理辦法第一條為規(guī)范勞動保障監(jiān)察文書材料立卷、歸檔、管理和利用工作，依照勞 動保障監(jiān)察條例、勞動保障部關(guān)于實施勞動保障監(jiān)察條例若干規(guī) 定（勞動保障部令第25號）、中華人民共和國檔案法等有關(guān) 規(guī)定，結(jié)合實際情況，制訂本辦法。第二條本辦法案卷是指省勞動保障監(jiān)察總隊（以下簡稱“總隊”）在依法開展勞動保障監(jiān)督檢查、實施行政處罰的過程中，制作并使用的文書和 所取得的證據(jù)載體材料，以及產(chǎn)生的其他具有法律效力或者法律意義 的文書材料。第三條總隊案卷屬于總隊檔案材料的組成部分， 應(yīng)按規(guī)定整理立卷，交由綜合辦公室檔案管理人員統(tǒng)一管理。第四條總隊?wèi)?yīng)設(shè)置專職或兼職檔案員負責(zé)檔案管理工作，有關(guān)科、室、部門

2、人員應(yīng)積極配合檔案員做好案卷檔案管理工作。第五條勞動保障監(jiān)察案卷一般為一案一卷；特殊情況下根據(jù)需要可分正卷、 副卷。案卷各類文書材料齊全，手續(xù)完備；科學(xué)編目，利于檢索；裝 訂規(guī)范，利于保存。第六條案卷的整理、立卷、裝訂工作由案件承辦人負責(zé)，科室進行聯(lián)合監(jiān)察 的，由主辦科室承辦人負責(zé)。案件承辦人 在案件辦理過程中應(yīng)注意收集、保管與案件相關(guān)的材料、文書，在組卷整理時做好材料、文書 的篩選、檢查、修補工作，確保材料的完整性、規(guī)范性。第七條案卷文書材料按下列順序排列（1）卷宗圭寸面；（2）卷宗目錄；（3） 投訴舉報登記表；（4 ）投訴舉報材料；（5 ）按時間先后順序進行排 列的調(diào)查處理過程涉及的所有文

3、書、證據(jù)；包括詢問通知書（含送達 回證）；、立案審批表、調(diào)查詢問筆錄、先行保存證據(jù)通知書、提取 證據(jù)材料登記表、調(diào)查取證材料、委托鑒定書、鑒定報告、調(diào)查終結(jié) 報告、案件討論記錄、責(zé)令改正決定書（含送達回證、整改報告、行 政處罰事先告知書（含送達回證）；、當(dāng)事人陳述、申辯材料、陳述、 申辯筆錄、行政處罰聽證告知書（含送達回證）、行政處罰聽證通知 書（含送達回證、聽證筆錄、行政處罰決定書或者當(dāng)場處罰決定書（含 送達回證）、申請人民法院強制執(zhí)行書、罰款回執(zhí)、結(jié)案審批表、卷 宗封底等。第八條以下文書材料不用附卷裝訂：（1）內(nèi)容重復(fù)的文書材料；（2）沒有 定稿的文書材料；（3）與案件無關(guān)的文書材料。第九

4、條已生效的行政處罰決定被撤銷并需重新作出行政處罰決定的，按法定程序另案實施行政處罰，應(yīng)重新收集有關(guān)案件文書材料另案立卷歸檔，原案案卷和案卷序號保留不變。第十條案件文書材料應(yīng)收集齊全，裝訂成冊。文書材料過多的，應(yīng)按順序分冊裝訂，卷宗目錄附于首冊，各冊的頁號相連。第十一條案卷內(nèi)的文書材料應(yīng)統(tǒng)一使用 A4型（210X297毫米）紙；過大的，應(yīng)折疊成A4幅面；過小的，應(yīng)用A4型紙托裱。不適宜托裱的材料 可使用證物袋裝袋附卷。第十二條文書材料應(yīng)使用鋼筆或其他不容易褪色的書寫工具書寫，也可用機器 打印，字跡要工整、清晰。已破損、褪色或者容易破損、褪色的文書 材料要托裱、修補，必要時可復(fù)制。第十三條案卷文書

5、材料排列后，要在距案卷左邊口約 15毫米處垂直三孔一線 裝訂。裝訂時應(yīng)除去文書材料內(nèi)的訂書釘及其他雜物。第十四條卷內(nèi)文書材料應(yīng)按順序用鋼筆或其它不容易褪色的書寫工具編寫頁號，頁號一律用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫在材料右下角和背頁的左下角，卷宗封面、封底、卷宗目錄以及沒有文字的材料頁面不用編寫頁號。第十五條卷宗目錄應(yīng)根據(jù)序號、材料名稱和頁號如實填寫。第十六條非文書載體性的證據(jù)（如錄音、錄相帶等物證），根據(jù)該證據(jù)的性質(zhì) 進行整理后歸檔。第十七條案件結(jié)案后5日內(nèi)，案件承辦人應(yīng)將案卷移交綜合辦公室，經(jīng)檔案管 理員驗收合格后，辦理交接手續(xù)。凡立卷不符合規(guī)定要求的，承辦人 應(yīng)負責(zé)重新整理。交接手續(xù)包括案件交檔登記和案

6、卷收檔登記。其中交檔登記由科室保管，一個科室一本，流水記載。收檔登記由檔案員 保管。監(jiān)審室應(yīng)定期對各科室的案件辦理情況進行監(jiān)督檢查，督促有關(guān)人員辦理歸檔工作。第十八條已歸檔的案卷，任何人不得擅自抽取、涂改、增刪、污損卷內(nèi)的文書 材料。第十九條總隊案卷應(yīng)以投訴舉報登記號作為案卷序號，編號規(guī)則為“年號”加“投訴舉報XXX號”。對于年度書面審查中立案查處的案件，編號 規(guī)則為“年號”加“年審XXX號”。已生效的行政處罰決定被撤銷 并且重新作出行政處罰決定的，編號規(guī)則為“年號”加“ CXXX號”(第二十條案卷裝訂成冊后，承辦人員應(yīng)交由檔案員，由檔案管理員按照案卷序 號裝入硬皮檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注案卷

7、類別、歸檔時間、起止卷 號、保存期限等項目。檔案員應(yīng)編輯年度卷宗目錄，將各卷卷宗封面 內(nèi)容進行編排組合。第二十一條勞動保障監(jiān)察案卷應(yīng)當(dāng)至少保存三年。第二十二條對受理登記的投訴舉報經(jīng)查沒有立案的有關(guān)調(diào)查等監(jiān)察文書材料由承辦人整理裝訂后送檔案室保存?zhèn)洳椋?其中屬于重要的、有保存價值 的文書材料也應(yīng)保存三年。第二十三條總隊監(jiān)察人員因工作需要查閱案卷，經(jīng)總隊分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)同意后，可以查閱第二十四條 上級部門因工作需要，經(jīng)總隊隊長同意，辦理手續(xù)后可查閱案卷。第二十五條人民法院、檢察院、公安、紀(jì)檢、監(jiān)察機關(guān)因案件需要，憑工作證、執(zhí)行公務(wù)證、單位介紹信，經(jīng)總隊隊長同意，可查閱案卷。第二十六條其他機關(guān)、組織或

8、個人因工作或者其他需要，憑工作證、執(zhí)業(yè)證、身份證、單位介紹信，經(jīng)總隊隊長同意，可查閱案卷。第二十七條查閱案卷，檔案員應(yīng)做好登記手續(xù)。包括查閱人、批準(zhǔn)人、查閱時間、復(fù)制、摘抄內(nèi)容等情況。發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告并追查。第二十八條查閱案卷，閱卷人只能在指定的地點查閱，并可對案卷內(nèi)的文書材料 摘抄或復(fù)制。對摘抄、復(fù)制的材料，要進行審核、簽章，摘抄、復(fù)制 內(nèi)容與原件不符的，應(yīng)拒絕簽章。第二十九條檔案員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行案卷查閱規(guī)定，既要合理利用檔案，也要嚴(yán)格遵守 保密制度，不得違反規(guī)定提供檔案或擴大檔案利用范圍， 不得向他人 泄露檔案內(nèi)容。第三十條有關(guān)人員違反檔案管理規(guī)定，造成嚴(yán)重后果的，依照國家有關(guān)規(guī)定追究相應(yīng)行政法律責(zé)任。第三十一條 復(fù)議案件的案卷管理工作，可