公司文件管理制度標(biāo)準(zhǔn)版五篇2021

1、本文格式為word版，下載可任意編輯公司文件管理制度標(biāo)準(zhǔn)版五篇2021 魏 公司文件管理制度標(biāo)準(zhǔn)版(一) 第一條 為削減發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實際狀況，特制訂本制度。 第二條文件管理資料主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關(guān)方函、電、來文。 二、收文的管理 第三條公文的簽收： 凡來公司公啟文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由辦公室收發(fā)員登記簽收 第四條公文的編號保管： 1.辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應(yīng)準(zhǔn)時附上外來文件流單，并分類登記編號、保管。 2.公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)準(zhǔn)時分別送交辦公室收發(fā)員進(jìn)行登記編

2、號保管，不得個人保存。 第五條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。 1.凡正式文件均需由辦公室主任依據(jù)文件資料和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避開文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。 2.一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。 3.為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特別狀況例外)。 第六條文件的傳閱與催辦。 1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未

3、傳達(dá)的文件不得向外泄露資料。 2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見，辦公室收發(fā)員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。 3、辦公室收發(fā)員對文件負(fù)有催辦檢查催促的職責(zé)，承辦部門接到文件應(yīng)馬上指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應(yīng)根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)準(zhǔn)時歸檔周轉(zhuǎn)，以防丟失。 三、發(fā)文的管理 第七條發(fā)文的規(guī)定：公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負(fù)責(zé)。 第八條發(fā)文的范圍： 1.凡是以公司名義發(fā)出的文件、確定、決議、請示、報告、編寫

4、的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。 2.下發(fā)文件主要用于：(1)公布規(guī)章制度;(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或依據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件;(3)公布體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項;(4)公布重大經(jīng)營管理、技術(shù)、生活福利等工作的確定;(5)發(fā)布有關(guān)獎懲確定和通報;(6)其他有關(guān)重大事項; 3.上行文件主要用于：(1)對上級呈報工作打算、請示報告、處理確定;外發(fā)文主要用于：(2)同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重大經(jīng)營管理、技術(shù)、人事、物資供應(yīng)等事宜。 4.在日常經(jīng)營管理、技術(shù)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、支配部署、傳達(dá)上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般

5、不用公司文件發(fā)布。 5.各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的確定，一般都不應(yīng)發(fā)文，能夠各業(yè)務(wù)部門名義發(fā)會議紀(jì)要。 6.各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)不用公司名義發(fā)文。 四、發(fā)文程序與要求 第九條發(fā)文程序規(guī)定： 1.各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請;擬搞人應(yīng)填寫發(fā)文擬稿單，并具體寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標(biāo)定日期; 2.草擬文稿務(wù)必從公司角度出發(fā)，做到狀況的確、觀點鮮亮、條理清晰、層次分明、文字簡練、標(biāo)點符號正確、書寫工整。 3.辦公室對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、資料不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿部門重新擬稿; 4.經(jīng)辦

6、公室審查修改后的文稿，送主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿資料、質(zhì)量負(fù)責(zé)); 5.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理清晰; 6.需經(jīng)會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽; 7.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打印; 8.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名; 9.文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實狀況。 五、文件的借閱和清退 第十條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意后辦公室方可借閱。 第十一條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。 第十二條

7、各部門應(yīng)指定一位職責(zé)心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。 六、文件的立卷與歸檔 第十三條文件的歸檔范圍： 以公司名義構(gòu)成的文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔;其它部門日常工作中構(gòu)成的活動資料，由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。 第十四條立卷要求 1.文件立卷應(yīng)根據(jù)資料、名稱、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。 2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，持續(xù)文件、材料的完好性。 3.要堅持平常立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議構(gòu)成的文件材料，要準(zhǔn)時立卷歸檔。 4.上年度構(gòu)成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。(交接部門各

8、留存一份備查)。 七、文件的銷毀 第十五條對于剩余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊，辦理銷毀手續(xù)。 辦公室 xxxx年xx月xx日 公司文件管理制度標(biāo)準(zhǔn)版(二) 公司文件管理方法 為了掌握公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的準(zhǔn)時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。 1、文件的發(fā)放： (1)財務(wù)部、生產(chǎn)部、營銷部辦公室以本部門名義構(gòu)成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自支配發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實施的文件，由辦公室支配專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。 (2)各部門需辦公室支配發(fā)放文件時，務(wù)必將文件打印并復(fù)印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時

9、間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任支配文件發(fā)放人予以發(fā)放。 (3)任何文件，發(fā)放人須建立"文件發(fā)放回收登記表'。發(fā)放到各部門的全部文件，由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人務(wù)必負(fù)責(zé)準(zhǔn)時將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個人接收的文件由部門內(nèi)部建立"文件發(fā)放回收登記表'，并由個人親自簽字接收。 (4)需發(fā)放到正科長以下管理、幫助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等)，發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長級管理人員，再由正科長級管理人員支配發(fā)放到相關(guān)個人。 2、文件的更改： (1)任何緣由造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的干凈美

10、觀，由原編制構(gòu)成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可)，連同編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人依據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。 (2)文件發(fā)放人依據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡狀況，可到現(xiàn)場為原件人更改，也能夠收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時務(wù)必用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應(yīng)上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的私章。 3、文件的換頁： (1)任何緣由造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制構(gòu)成將需修改頁面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好，由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁狀況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可)送原文件發(fā)放人

11、，由原文件發(fā)放人依據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。 (2)全部需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時間，將原頁銷毀。 4、文件的回收、作廢： (1)因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃改變等緣由，造成原文件資料與新文件資料重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人，支配原發(fā)放人予以回收。 (2)文件發(fā)放人在回收文件時，務(wù)必持"文件發(fā)放回收登記表'由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。 (3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平常未統(tǒng)一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。 (4)全部回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一支配銷毀。 5、其它規(guī)定：

12、(1)任何部門以公司名義構(gòu)成的文件商量稿或正式稿，務(wù)必發(fā)放到董事長兼總經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，依據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門的互相協(xié)作。 (2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務(wù)必在檔案室存檔備案。 (3)任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后務(wù)必領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工，認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時，須向原發(fā)放部門提出申請，由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā)，避開文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。 (4)全部換頁或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即

13、可，不予收回，但檔案管理員務(wù)必在"作廢文件'檔案欄目登記注明，妥當(dāng)保管，以便備查。 (5)發(fā)放文件屬商量稿的，商量人組織商量結(jié)束后須按時交文件編制構(gòu)成部門。 (6)文件發(fā)放人務(wù)必將已使用的"文件發(fā)放回收登記表'按季度裝訂成冊，妥當(dāng)保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。 6、任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得將公司文件私自帶給給公司以外人員。則除承當(dāng)50元罰款外，對由此造成的一切后果負(fù)責(zé)。 7、本規(guī)定各條款如有違犯，對職責(zé)人每次罰款50元，由其直接領(lǐng)導(dǎo)開通用罰款單收繳。 公司文件管理制度標(biāo)準(zhǔn)版(三) 文件管理制度 一、總則 1、技術(shù)文件是本公司的核心隱秘，是本公

14、司能夠持續(xù)進(jìn)展并在市場上持續(xù)強(qiáng)勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司全部。 2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完好性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。 3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。 二、技術(shù)文件的編制 1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。 具體包括: 1)開發(fā)打算階段:方案設(shè)計、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計開發(fā)打算書、檢驗要求。 2)開發(fā)設(shè)計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動

15、程序、設(shè)計評審記錄表。 3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。 4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。 2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等務(wù)必貼合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。 3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對技術(shù)文件的精確性、合理性負(fù)責(zé)。 三、技術(shù)文件的提交 1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中，設(shè)計人員務(wù)必根據(jù)技術(shù)文件規(guī)范仔細(xì)進(jìn)行各項文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完好性。 2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段，設(shè)計人員都務(wù)必按時提交設(shè)計文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計人員都務(wù)必重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文

16、件，保證開發(fā)工作的可靠性。 3、設(shè)計文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計人員須根據(jù)提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的名目。 4、對于已提交的文件，任何人員不得有意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。 四、技術(shù)文件的歸檔 1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的責(zé)、權(quán)、利。 2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期，設(shè)計、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。 3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)

17、行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。 4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用;一套刻錄成光盤，做封存保管。 5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。 6、歸檔文件時，須填寫設(shè)計項目歸檔資料清單，并對歸檔文件進(jìn)行真實有效型和完好規(guī)范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。 五、技術(shù)文件的借閱 1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法持續(xù)不具權(quán)限的文件。 2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫借閱登記表，然后方可透過獲得的授

18、權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。 3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的隱秘。 4、如有特別狀況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補(bǔ)充完好借閱文件記錄表。 六、職責(zé)追究 各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將依據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金懲罰和公司內(nèi)部記過懲罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保存追究法律職責(zé)的權(quán)利。 文件管理制度(六)： 文件管理制度標(biāo)準(zhǔn)版 1、目的 為規(guī)范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限

19、公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。 2、職責(zé) 2、1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司全部對外發(fā)文審批。 2、2管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負(fù)責(zé)管理中心文件的打印及文號的管理工作。 2、3部門主管負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核，及負(fù)責(zé)本部門對公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。 2、4行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。 3、文件種類 3、1上行文:請示，報告，打算，總結(jié); 3、2下行文:批復(fù)，確定，通知，通告，通報，制度，規(guī)定; 3、3平行文:信函，會議紀(jì)要。 4、文件格式 4、1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。 4、2隱秘等級和緊急程

20、度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。 4、3收文單位。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項的單位。文件管理制度。 4、4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和依據(jù)，講解并描述什么事情，解決什么問題以及方法和要求，都要在正文中闡述清晰: 4、5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號或三號黑體字，放在居中位置; 4、6正文統(tǒng)一使用四號或小四宋體字，與主送單位等持續(xù)一致。每段開頭空兩個字;要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點符號，行間距為1、5倍，以清楚、美觀為原則; 4、7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料:假如該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，專行空兩格注明附件:xx

21、x字樣;假如附件較多，還須編上序號;文件無附件的，無須注明; 4、8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角，相關(guān)于書信中具名的位置;假如正文恰好占滿全頁，落款務(wù)必放在另頁空白紙上時，并在其上面加注一行(此頁無正文)字樣;落款字體與正文相同。 4、9日期: 4、9、1一般應(yīng)寫發(fā)文日期; 4、9、2制度或會議透過的文件應(yīng)寫透過的日期; 4、9、3重要的文件寫簽發(fā)的日期; 5、文號 5、1依據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M(jìn)行統(tǒng)一編號;具體文號編制規(guī)則見附件。 5、2公司文號由行政人事部統(tǒng)

22、一管理，管理中心文號由物業(yè)部統(tǒng)一管理; 5、3發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。 6、用印 6、1用印是發(fā)文單位對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，對外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。 6、2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記; 6、3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即騎年蓋月位置。 7、文件管理 7、1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作: 7、2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印，并由擬文人認(rèn)真校對審核。 7、3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負(fù)有完全職責(zé)，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，認(rèn)真閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的，注明同意發(fā)文字樣后按正常手續(xù)辦理;不同意的寫出具

23、體意見返還擬文人重新撰寫; 7、4用印。印章管理人員根據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。 7、5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫文件發(fā)放登記表，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件，還要填寫文件處理單，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理。 7、6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在收文登記表內(nèi)，資料包括:流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理狀況、備注等。 7、7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。 7、8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進(jìn)

24、行保管。 7、9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。 8、相關(guān)文檔 8、1文號編碼規(guī)則 8、2文件編號使用登記表 8、3對外發(fā)文登記表 8、4對內(nèi)發(fā)文登記表 8、5收文登記表 8、6文件處理單 8、7傳閱單 8、8用印登記表 8、9對外發(fā)文格式 8、10對內(nèi)發(fā)文格式 8、11報告總結(jié)格式 8、12會議紀(jì)要格式 8、13會議記錄格式 9、修訂及實施 9、1本規(guī)定由全公司各部門實施，行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。 9、2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。 9、3本規(guī)定從二零零四年五月一日實行。 公司文件管理制度標(biāo)準(zhǔn)版(四) 文件管理制度 第一條管理要點 1、為使文件管理

25、工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用。 2、文件管理的范圍包括:上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。 3、制度類文件根據(jù)公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、資料等信息;措辭規(guī)范，表達(dá)無歧義。 4、依據(jù)文件屬性、類別，對全部文件進(jìn)行編號，依據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。 第二條制度規(guī)范 1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。 2、公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行

26、向上、向下發(fā)送正式文件。 3、公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。 4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。 5、機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。 6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。 7、辦公室管理人員對文件借閱狀況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期

27、清退。 8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。 9、依據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準(zhǔn)，根據(jù)文件管理制度進(jìn)行處理。 第三條文件管理流程設(shè)計 1、內(nèi)部文件管理流程:起草文件審查編號審批、簽發(fā)打印文件下發(fā)文件文件存檔 2、外部文件管理流程:外部收文文件整理文件存檔清退文件存檔文件銷毀 3、借閱流程:提出申請，辦理手續(xù)批準(zhǔn)借閱清退文件存檔文件銷毀 (二)文書管理制度 第一條管理要點 1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完好性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率

28、，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導(dǎo)作用。 2、文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(學(xué)習(xí)資料、各類簡報)、宣揚資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書資料。 3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但務(wù)必標(biāo)有頁眉頁腳，文本資料可依據(jù)文書具體資料進(jìn)行調(diào)整。 4、依據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號整理，定期對文書進(jìn)行歸檔整理，持續(xù)紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。 第二條制度規(guī)范 1、依據(jù)公司實際需要及上級支配，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。 2、根據(jù)文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文依據(jù)需要填寫發(fā)文簿，全部文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。 3、

29、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表;閱讀者需仔細(xì)學(xué)習(xí)并簽名備注。 4、按時間、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平常歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對比編號列出整理清單。 5、依據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進(jìn)行整理銷毀;須上級審批同意，方可銷毀。 6、辦公室負(fù)責(zé)人為第一職責(zé)人，若發(fā)覺文書丟失，辦公室人員務(wù)必查明緣由，照實向主管部門報告，若未查明緣由，則由辦公室負(fù)責(zé)承當(dāng)。 7、違背以上規(guī)定者根據(jù)相關(guān)規(guī)定予以懲辦。 第三條流程設(shè)計 起草文書填寫發(fā)文簿(需要時)張貼存檔更新名目(紙質(zhì)檔與電子檔)借閱清退審批銷毀 (三)檔案管理制度 第一條管理要點 1、為了維護(hù)檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科

30、學(xué)、更專業(yè)，準(zhǔn)時分類、整理、修改、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。 2、檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。 3、依據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入特地的檔案文件柜保管。 第二條制度規(guī)范 1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。 2、全部歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，依據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。 3、堅持平常歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對比編目，列出清單。 4、各部門需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核透過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制

31、或借出。 5、檔案管理人員務(wù)必遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，獨特是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完好。 6、檔案接收、移交，務(wù)必依據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。 第三條流程設(shè)計 依據(jù)文件、文書名目整理需要歸檔的檔案排序整理，編制編目存檔借閱清退 二、辦公用品管理制度 第一條管理要點 1、為了加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項程序，節(jié)省辦公經(jīng)費，提高利用效率。 2、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求，無私自挪用現(xiàn)象。 3、辦公用品保管實行"日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計'原則。 4、辦公用品的選購，應(yīng)進(jìn)行多方比較，保證性價

32、比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。 第二條制度規(guī)范 1、公司辦公用品的選購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。 2、辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室依據(jù)各部門的需求打算和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出選購打算，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)，財務(wù)部簽字后方可選購。對急用品的選購，可依據(jù)具體實際進(jìn)行敏捷處理，但務(wù)必經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。 3、依據(jù)物品所屬類別，對辦公用品進(jìn)行準(zhǔn)時出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。 4、各部門申領(lǐng)的辦公用品需準(zhǔn)時發(fā)放，并做好填表記錄;因特別狀況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須準(zhǔn)時

33、補(bǔ)填。 5、任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。 6、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。 7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進(jìn)行一次匯總普查。 8、管理員定期對辦公用品進(jìn)行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。 公司文件管理制度標(biāo)準(zhǔn)版(五) 文件管理制度標(biāo)準(zhǔn)版 1、目的 為規(guī)范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。 2、職責(zé) 2、1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司全部對外發(fā)文審批。 2、2管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負(fù)責(zé)管理中心文件的打印及文號的管理工作。 2、3部

34、門主管負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核，及負(fù)責(zé)本部門對公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。 2、4行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。 3、文件種類 3、1上行文：請示，報告，打算，總結(jié); 3、2下行文：批復(fù)，確定，通知，通告，通報，制度，規(guī)定; 3、3平行文：信函，會議紀(jì)要。 4、文件格式 4、1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。 4、2隱秘等級和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。 4、3收文單位。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項的單位。 4、4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和依據(jù)，講解并描述什么事情，解決什么問題以及方法和要求，都要在正文中闡述清晰： 4、5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號或三號黑體字，放在居中位置; 4、6正文統(tǒng)一使用四號或小四宋體字，與主送單位等持續(xù)一致。每段開頭空兩個字;要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點符號，行間距為1、5倍，以清楚、美觀為原則; 4、7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料：假如該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，專行空兩格注明附件：xxx字樣;假如附件較多，還須編上序號;