會展流程介紹

1、會展流程介紹Sub sheets20ne()，定義對話框變雖cc As FilcPialogSet cc =(心oFileDialogFilePicke。Dim newwork As WorkbookSet ncwwork =With ccIf Show = -z T/achPikvx vrtSelectedlte As VariantPirn i As Integeri = ZFor Each vrtSelcct&dlte In SelectedltemsD/m tempwb As WorkbookSet tempwb = (vrtSelectedlte)(p.Copg Before

2、：=(0(i).Nae = ，n.x/s% "“)SaveChaiages：=Falsei = /十 ZNext vrtSelectedlteEid ifEnd With 前臺工作進(jìn)行評估，這一部分比較復(fù)雜，先在展會結(jié)束時針對展臺工作進(jìn)行評 估然后在展會的后續(xù)工作過程中，跟蹤評估。大型展會如世博會的策劃，不僅要考慮經(jīng)濟(jì)因素，還要考慮政治因素、社會文 化因素等，因而，它的策劃有時國家的有關(guān)部長乃至元首都會參與。在我國， 雖然展會市場化的進(jìn)程在加快，但不少的大型展覽會還帶有政府行為的色彩， 因而，其決策規(guī)劃情況更加復(fù)雜。這里，參照國際展會的一般慣例，就一般展 會的策劃流程進(jìn)行概述。會展策

3、劃的基本流程。1、成立策劃小組會展策劃工作需要集合各方面的人士進(jìn)行集體決策，因此，首先要成立一個會 展策劃小組，具體負(fù)責(zé)會展策劃工作。一般而言，會展策劃小組應(yīng)山以下兒種 人組成。(1) 項口主管。一般山總經(jīng)理、副總經(jīng)理或業(yè)務(wù)部經(jīng)理、創(chuàng)作總監(jiān)、策劃部經(jīng)理 等人擔(dān)任。在會展公司里，業(yè)務(wù)主管(貿(mào)易展會經(jīng)理)具有特殊地位，他是溝通 會展公司與展會服務(wù)承包商、參展商的中介，一方面，他代表會展公司與展會 服務(wù)承包商、參展商等洽談業(yè)務(wù);另一方面，他乂代表展會服務(wù)承包商、參展商 等監(jiān)督會展公司一切活動的開展。(2) 策劃人員。一般山策劃部的正副主管和業(yè)務(wù)骨干來承擔(dān)，主要負(fù)責(zé)編擬會展 計劃。(3) 文案撰寫人員

4、。專門負(fù)責(zé)撰寫各種會展文案，包括會展常用文書、會展業(yè)務(wù) 社交文書、會展業(yè)務(wù)專用文書、會展業(yè)務(wù)推介文書、會展業(yè)務(wù)事務(wù)文書、會展 業(yè)務(wù)合同協(xié)議文書、會展業(yè)務(wù)法律文書以及會展策劃案等。文案撰寫人員應(yīng)該 能夠精確地領(lǐng)悟策劃小組的集體意圖，具有很強(qiáng)的文字表述能力。(4) 會展設(shè)計人員。專門負(fù)責(zé)進(jìn)行各種類型視覺形象的設(shè)訃。會展設(shè)計人員是策 劃小組很重要的組成部分。因為在整個會展策劃過程中，諸如各種類型的廣告 設(shè)計、展示設(shè)計、展示空間設(shè)計等都需要設(shè)計人員的參與。設(shè)計人員必須具有 很強(qiáng)的領(lǐng)悟能力和很強(qiáng)的將策劃意圖轉(zhuǎn)化為文字、圖畫的能力。(5) 市場調(diào)查人員。能進(jìn)行各種復(fù)雜的市場行情調(diào)查，并能寫岀精辟的市場調(diào)查

5、 報告。(6) 媒體聯(lián)絡(luò)人員。要求熟悉各種媒體的優(yōu)勢、劣勢、刊播價格，并且與媒體有 良好的關(guān)系，能按照會展策劃的部署，進(jìn)行媒體規(guī)劃，爭取最佳的廣告宣傳效 果。(7) 公關(guān)人員。能夠為會展公司創(chuàng)造融洽、和諧的公眾關(guān)系氛用，獲得各方面的 支持幫助。同時能夠從公關(guān)的角度提供建議。在會展策劃過程中，山項LJ主管 負(fù)責(zé)，備方面人員需通力配合，協(xié)調(diào)一致，共同做好會展策劃工作。2、進(jìn)行市場調(diào)查市場調(diào)查是以科學(xué)的方法，有系統(tǒng)、有計劃、有組織地收集、調(diào)查、記錄、整 理、分析有關(guān)產(chǎn)品或勞務(wù)市場等信息，客觀地測定與評價，發(fā)現(xiàn)各種事實，用 以協(xié)助解決有關(guān)營銷的問題，并作為各種營銷決策的依據(jù)。會展市場調(diào)查是會展策劃的基

6、礎(chǔ)。從傳播學(xué)的角度來看，市場調(diào)查是會展策劃 者為了了解市場信息，把握市場動態(tài)，進(jìn)而確定會展H標(biāo)和主題，編寫會展策 劃方案，選擇會展策略，檢查會展效果等所必需的調(diào)研工作。只有在系統(tǒng)地收 集有關(guān)市場與相關(guān)背景的資料，并加以科學(xué)概括分析基礎(chǔ)上確立的會展策劃， 才能卓有成效地實現(xiàn)其總體U標(biāo)。在執(zhí)行市場調(diào)查時，不僅要考慮本區(qū)域的優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)和主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)，還要考慮重點(diǎn) 發(fā)展中的行業(yè)、政府扶植的行業(yè)等。具體分析行業(yè)市場狀況，要摸清市場的歸 屬，即買方市場還是賣方市場等。主辦者需要將市場調(diào)研的重點(diǎn)放在以下四個方面：(1) 市場前景分析(如政策可行性、市場規(guī)模及類型等)；(2) 同類展會的競爭能力分析；(3) 本次展

7、會的優(yōu)勢條件分析；(4) 潛在客戶需求調(diào)查?？傊?，在瞬息萬變的市場中，如果沒有科學(xué)的市場調(diào)研和預(yù)測做先導(dǎo)，會展的 策劃、運(yùn)作就很難達(dá)到預(yù)期的目的。3、決定會展策略作岀會展決定是一個決策過程，應(yīng)該有相應(yīng)的程序。在一般情況下，會展決策 應(yīng)考慮營銷需求、市場條件、營銷方式、內(nèi)部條件等因素。在充分地進(jìn)行市場調(diào)研與預(yù)測之后，接下來，需要進(jìn)行會展LI標(biāo)市場的定位與 制定會展?fàn)I銷計劃。以展覽會為例，組織者在進(jìn)行目標(biāo)市場定位時需考慮以下因素。(1) 展覽會的類型。組織者首先要明確自己所主辦的是什么類型的展覽會，因為 政府主辦的展覽會、公益性質(zhì)的展覽會和商貿(mào)展覽會在具體操作模式和策略的 制定上有很大區(qū)別。(2)

8、 產(chǎn)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。導(dǎo)致展覽LI標(biāo)市場定位復(fù)雜的原因之一是一次展覽會往往要涉及 多個產(chǎn)業(yè)。如舉辦一次汽車展覽會，組織者除考慮汽車生產(chǎn)企業(yè)外，還要努力 吸引銷售、運(yùn)輸?shù)绕囆枨筝^大的企業(yè)，甚至一些研究機(jī)構(gòu)等。(3) 地理細(xì)分。山于不同地區(qū)的參展商和專業(yè)觀眾有著不同的需求特征及營銷反 映，所以地理變量經(jīng)常被作為劃分展覽市場的依據(jù)。在進(jìn)行地理細(xì)分時，展會 組織者不僅要分析不同國家的參展商對展覽會的個性化要求，而且要弄清參展 商在本國的具體分布，這樣才能行之有效地進(jìn)行決策。(4) 行為細(xì)分。行為細(xì)分是指根據(jù)參展商的參展動機(jī)、購買動機(jī)、購買狀態(tài)或?qū)?展覽會的態(tài)度等進(jìn)行劃分，其中參展動機(jī)被認(rèn)為是進(jìn)行展覽市場細(xì)分的

9、最佳起 點(diǎn)。決定會展策略應(yīng)該在充分掌握現(xiàn)有相關(guān)資料的基礎(chǔ)上進(jìn)行，如宏觀政策環(huán)境、 企業(yè)經(jīng)營實力、會展市場競爭狀況、顧客滿意程度等。如從會展?fàn)I銷的角度來 說，一份會展?fàn)I銷計劃應(yīng)包括會展?fàn)I銷現(xiàn)狀分析、企業(yè)(或具體會議、展覽會、 節(jié)事活動)SWOT分析、營銷H標(biāo)的確立、市場營銷組合策略、具體的行動方 案、營銷預(yù)算費(fèi)用以及營銷計劃的執(zhí)行與控制等。4、指定媒體策略現(xiàn)代社會是一個信息社會，人與人之間、企業(yè)與企業(yè)之間都需要交流，而信息 交流的主要載體便是各種各樣的媒體。實施有效的媒體策略對會展活動組織者 至關(guān)重要，會展組織者要根據(jù)有限的廣告預(yù)算以及舉辦會議、展覽會、節(jié)事活 動的需要和條件，來選擇合適的媒體。

10、在選擇媒體的類型時需要綜合考慮LI標(biāo) 受眾的媒體習(xí)慣、產(chǎn)品性質(zhì)、信息類型以及廣告成本等因素。在市場經(jīng)濟(jì)的沖擊下，中國傳媒的市場化步伐越來越快。市場化程度的提高， 帶來了媒體的迅速成長或衰落，會展專業(yè)媒體也不例外。因而，在制定具體的 媒體策略時，必須要分析媒體在會展活動中的成長策略。以展覽活動為例，在 制定策略上，要綜合考慮媒體在宣傳活動中、在聯(lián)系活動中以及在提升展覽企 業(yè)形象活動中的成長策略等。在會展活動中，不同利益的相關(guān)主體面向特定的 公眾需要采取不同的媒體策略。5、指定設(shè)計策略商業(yè)展覽展示設(shè)計是以傳達(dá)展覽信息，吸引參觀者為主要機(jī)能的有L1的、有計 劃的環(huán)境、展臺、展品設(shè)計。好的設(shè)計能提高展

11、會的品位，吸引參展者、參觀 者，對產(chǎn)品營銷也起著潛移默化的作用。一般而言，較大的展會活動，會展的有關(guān)設(shè)計問題在開展前9個月就開始了。 你所了解的展會設(shè)計策劃問題是怎樣的從參展商的角度來說，設(shè)計不僅僅是一 個展臺設(shè)計的問題，在策劃階段就要考慮設(shè)計展覽結(jié)構(gòu)、取得展覽公司的設(shè)汁 批準(zhǔn)、制作展會宣傳冊等。展臺設(shè)計根據(jù)具體情況要求有不同的設(shè)計原則、功能區(qū)分，所以其設(shè)計的策略 也是千變?nèi)f化的。我們以宣傳材料的設(shè)計與制作為例。對于參展商來說，狹義 的宣傳材料主要指各種文字資料，如宣傳冊頁、新聞稿件等。而事實上，宣傳 材料不僅僅限于現(xiàn)場分發(fā)給觀眾或記者的文字資料，它還包括很多形式，如直 接郵寄資料、產(chǎn)品介紹、

12、DVD、紀(jì)念包(手提袋)、酒店的戶外廣告或展會的每 日快訊等。在宣傳材料外觀的設(shè)計上，必須要尊重整體風(fēng)格，同時，要能形成強(qiáng)大的視覺 沖擊力。外觀設(shè)計主要是要解決材料的形狀和大小兩個問題，并要求設(shè)計富有 人性化，便于人們攜帶。6、指定預(yù)算方案良好的財務(wù)管理和預(yù)算控制是籌辦會展最重要的因素之一，如果安排得肖不僅 將起到增加收益、提高效益的作用，而且，能使管理者了解收入的來源及比 例、分析主要的投入項忖、確定主要的收入來源。預(yù)算是協(xié)助實現(xiàn)財務(wù)LI標(biāo)的 一個工具?？梢园阎u算看作是一張?zhí)赜械貓D，它能引導(dǎo)公司達(dá)到所尋找的目標(biāo)。為了達(dá)到 這個L1標(biāo)，會展在制定預(yù)算時必須做到有計劃、有步驟，不斷更新信息。制定

13、 會展預(yù)算所考慮的內(nèi)容。制定一份會展預(yù)算至少包括以下兒方面的內(nèi)容。(1) 歷史數(shù)據(jù)?；仡欉^去的工作，以便制定出相對精確的新預(yù)算。(2) 行政管理費(fèi)。包括項口共享的費(fèi)用如工資、獎金和復(fù)印、電話、信函來往、 計算機(jī)等要支付的費(fèi)用。(3) 收益。即預(yù)算帶來的收入，包括撥款、預(yù)算、注冊費(fèi)、出售展品和紀(jì)念品的 收入、贊助等。(4) 固定費(fèi)用。如印刷和郵寄宣傳資料所需的費(fèi)用。(5) 可變費(fèi)用。如餐飲費(fèi)等。(6) 詳細(xì)開列的項El o詳細(xì)開列的項目列明預(yù)算中的各個項目。(7) 調(diào)整控制。山于預(yù)算是根據(jù)估計而制定的，因此不一定準(zhǔn)確，需要不斷地調(diào) 整。在會展中，為了衡量一個項H的財務(wù)成果，必須設(shè)置一個用于實現(xiàn)既

14、定財務(wù)口 標(biāo)的預(yù)算開支。預(yù)算采用的方式，可視具體情況而定。7、撰寫策劃方案會展策劃就是會展的策略規(guī)劃，為了會展的成功舉辦，必須對會展的整體性和 未來性的策略進(jìn)行規(guī)劃。它包括從構(gòu)想、分析、歸納、判斷，一直到擬定策 略、方案的實施、事后的追蹤與評估過程。會展策劃案的概念。會展策劃與計 劃不同，它有為達(dá)到LI的的各種構(gòu)想，這些構(gòu)想和創(chuàng)意是新穎的，與LI標(biāo)保持 一致的方向，有實現(xiàn)的可能。把策劃過程用文字完整地記錄下來就是會展策劃案。廣義的會展策劃案可以涵 蓋經(jīng)市場調(diào)查而產(chǎn)生的可行性研究報告、項口意向書、項L1建議書以及廣告策 劃方案、宣傳手冊等，包括圍繞某次會展的展前、展期、展后所有的策劃文 案。8、

15、實施效果評估展會的效果是長期的。展出者在重視并投入很大力量進(jìn)行展臺設(shè)計、產(chǎn)品展 示、展覽宣傳、展臺接待和推銷等工作的同時，也應(yīng)當(dāng)投入相當(dāng)?shù)牧α孔鰰?后續(xù)工作。如果說會展相當(dāng)于“播種”,建立新的客戶關(guān)系，那么，會展的后 續(xù)工作就相當(dāng)于“耕耘”與“收獲”,將新的關(guān)系發(fā)展為實際的客戶關(guān)系。會 展的后續(xù)工作有很多，實施效果評估是其中的重要一環(huán)。會展的效果評估內(nèi)容也很豐富，有展會工作評估和展會效果評估。展會效果評估需要山展岀者自己安排或委托專業(yè)評估公司來做。展會效果的評 估內(nèi)容有定性的內(nèi)容也有定量的內(nèi)容，條件許可的情況下盡量用定量的評估內(nèi) 容，這樣，能使評估的結(jié)果更客觀、更有價值。會展策劃的基本方法方

16、法是對具體行動方案如何產(chǎn)生的反映，是如何制訂方案的一種行為。通常所 說的策劃方法就是指利用現(xiàn)存的可利用資源，選擇最佳手段完成策劃LI標(biāo)的過 程。會展策劃的方法是多種多樣的，到底選擇何種方法進(jìn)行策劃，不僅要看會 展策劃團(tuán)隊所能利用的資源條件如何，更要看策劃者本身所具備的學(xué)識、能力 和素養(yǎng)。以下是一些人們在策劃中常使用的方法，因而，對會展策劃也是適用的。（一）系統(tǒng)方法系統(tǒng)方法的主要原理是把事物看成是一個完整的系統(tǒng)，這個系統(tǒng)既包括自身組 成要素的各個方面，乂包括備要素間的聯(lián)系以及備相關(guān)事物間的關(guān)系與地位。系統(tǒng)的方法要求從系統(tǒng)的一方面或兒個方面或整體岀發(fā)，對策劃對象進(jìn)行不同 角度的整體分析。系統(tǒng)方法通

17、常有以下5個步驟。1、確定策劃目標(biāo)從系統(tǒng)的整體要求出發(fā)，提岀需要解決的中心問題，確定會展活動所必須達(dá)到 的目標(biāo)與希望達(dá)到的目標(biāo)。2、綜合擬定方案根據(jù)既定的會展策劃H標(biāo)，制定岀可以實現(xiàn)的各種方案。3、分析評價方案策劃所形成的各種方案備有優(yōu)缺點(diǎn)，應(yīng)該通過分析、比較和評估，確定具有最 佳價值標(biāo)準(zhǔn)，滿意程度高的方案。4、系統(tǒng)選擇，策劃優(yōu)先通過綜合分析、比較和計算，從諸多備選方案中選出最優(yōu)化的方案。會展策劃 人員應(yīng)該提出書面的策劃報告，由會展項目主管部門決定最終方案。5、跟蹤實施、調(diào)整方案策劃人員應(yīng)跟蹤方案執(zhí)行情況，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，修改、補(bǔ)充原方案，最終 實現(xiàn)策劃目標(biāo)。（二）頭腦風(fēng)暴法所謂的頭腦風(fēng)暴法

18、是指采用會議的形式，如召集專家開座談會征詢他們的意 見，把專家對過去歷史資料的解釋以及對未來的分析，有條理地組織起來，最 終由策劃者作出統(tǒng)一的結(jié)論，在這個基礎(chǔ)上，找岀各種問題的癥結(jié)所在，提出 針對具體項目的策劃創(chuàng)意。這種策劃方法在進(jìn)行會議時，策劃人要充分地說明策劃的主題，提供必要的相 關(guān)信息，創(chuàng)造一個自由的空間，讓各位專家充分表達(dá)自己的想法。為此，參加 會議的專家的地位應(yīng)當(dāng)相當(dāng)，以免產(chǎn)生權(quán)威效應(yīng)，從而影響另一部分專家創(chuàng)造 性思維的發(fā)揮。專家人數(shù)不應(yīng)過多，應(yīng)盡量適中，因為人數(shù)過多，策劃成本會 相應(yīng)增大，一般512人比較合適。再者會議的時間也應(yīng)當(dāng)適中，時間過長，容 易偏離策劃案的主題，時間太短，策

19、劃者很難獲取充分的信息。這種策劃方法 要求策劃者具備很強(qiáng)的組織能力、民主作風(fēng)與指導(dǎo)藝術(shù)，能夠抓住策劃的主 題，調(diào)節(jié)討論氣氛，調(diào)動專家們的興奮點(diǎn)，從而更好地挖掘?qū)＜覀儩撛诘闹?慧。頭腦風(fēng)暴法的優(yōu)點(diǎn)是：獲取廣泛的信息、創(chuàng)意，互相啟發(fā)，集思廣益，在大腦 中掀起思考的風(fēng)暴，從而啟發(fā)策劃人的思維，想岀優(yōu)秀的策劃方案來。（三）德爾菲法所謂徳爾菲法是指采用函詢的方式或電話、網(wǎng)絡(luò)的方式，反復(fù)咨詢專家們的建 議，然后曲策劃人作出統(tǒng)計，如果結(jié)果不趨向一致，那么就再征詢專家，直至 得岀比較統(tǒng)一的方案。這種策劃方法的優(yōu)點(diǎn)是：專家們互不見面，不能產(chǎn)生權(quán) 威壓力，因此，可以自山地充分地發(fā)表自己的意見，從而得岀比較客觀的策劃 案。運(yùn)用這種策劃方法時，要求專家具備策劃主題相關(guān)的專業(yè)知識，熟悉市場的情 況，精通策劃的業(yè)務(wù)操作。根據(jù)專家的意見得岀結(jié)果后，策劃人需要對結(jié)果進(jìn) 行統(tǒng)計處理。但是這種方法缺乏客觀標(biāo)準(zhǔn)，主要憑專家判斷，再者山于次數(shù)較 多，反饋時間