檔案管理制度【管理資料】

1、文件名稱檔案管理制度部門發(fā)布日期文件編號版本號0次1編制：審核：批準：共 9頁第一章目的第一條 為規(guī)范公司檔案業(yè)務工作，進一步提高檔案標準 化、流程化的管理水平，開發(fā)檔案信息化，更好地為公司提高經(jīng) 濟效益服務，根據(jù)國家及省、市檔案管理規(guī)范、細則，結(jié)合公司 具體情況，特制定本制度。第二章適用范圍第二條 本制度適用于公司各項檔案的管理工作。第三章術(shù)語第三條 文書檔案是指反映公司行政管理等工作的檔案。第四條技術(shù)檔案是指反映技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設等工 作的檔案。第五條 音像檔案是指記錄聲音或影像的檔案，包括照片、 影像、錄音帶、錄像帶等。第六條電子文件檔案是指以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、 光盤等載體

2、，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募n案。第七條案卷是指由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管 公司。第八條立卷是指將若干文件按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成 案卷的過程。第九條歸檔是指辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng) 整理、遞交綜合檔案室保存的過程。第四章職責第十條分管領導對公司的檔案、資料的管理工作進行監(jiān)督和檢查（對口分管 領導審批專業(yè)對口部門員工和外公司人員的復印檔案申請）。第十一條辦公室負責公司檔案的收集、編號、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、修 改、借閱、開發(fā)利用、銷毀等工作。對各部門及直屬公司文件材料的形成、積累、整理情況進行 監(jiān)督和指導。第十二條各部門負責本部門文件材料的形成、積累

3、和保管工作，并按照本細 則的要求及時移交辦公室綜合檔案室存檔。第五章管理內(nèi)容第十三條檔案室基本任務負責檔案的接收、收集、整理、保管和提供利用工作，科學管理檔案，便于查找和利用。（一）負責做好檔案庫房的防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫、防有害氣體工作，確保檔案的安全。（二）負責做好保密工作，嚴防失、泄密現(xiàn)象發(fā)生。（三）接收、移出和銷毀檔案要嚴格履行審批手續(xù)，認真造冊登記。（四）檔案人員要保持相對穩(wěn)定，確工作需要調(diào)整的，在離職之前辦理交接手續(xù)。負責檔案的統(tǒng)計、上報工作。第十四條生產(chǎn)技術(shù)檔案管理檔案管理人員對承辦部門或公司交來的檔案、圖紙、資料應 進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加

4、工整理。公司在安全生產(chǎn)技術(shù)、基本建設、安全管理、設備等技術(shù)管 理中形成的文件資料應加以整理歸檔。為便于檔案的管理和利用，生產(chǎn)技術(shù)檔案分以下四類：生產(chǎn)技術(shù)類；安全管理類；基本建設類；設備類。第十五條文書檔案管理（一）檔案管理人員按照文件材料歸檔范圍、要求及移交手續(xù)，及時做好接收工作。（二）公司在生產(chǎn)活動中產(chǎn)生的具有保存價值的各種錄音、 錄像、照片、底片、磁盤、光盤等應及時歸檔。（三）按照案卷質(zhì)量要求整理立卷。（四）按規(guī)定進行編目、排架。（五）積極做好利用工作，編制檢索工具，如案卷目錄、聲 像檔案目錄、專題目錄、文號索引、全宗介紹等。第十六條底圖管理（一）底圖是我公司在生產(chǎn)等活動中形成的重要檔案，

5、底圖 要集中統(tǒng)一歸檔案室保管。（二）歸檔的底圖要建立臺帳，按照底圖的保管要求形式存 放在底圖柜內(nèi)，妥善保管不得丟失。（三）查閱、復制圖紙時，必須注明查閱理由、用途以及復 制的份數(shù)，復制底圖時需經(jīng)主管副總批準。（四）底圖原則上不準修改，確因工作需要修改的，要經(jīng)公 司領導批準，并要注明修改者姓名、修改日期、修改內(nèi)容。第十七條圖紙修改補充管理（-）圖紙修改必須經(jīng)主管領導、總工辦經(jīng)理、設計者審批, 由設計部門指定專業(yè)人員憑修改通知單進行修改，其他人不得擅 自更改。（二）需要定期更改的圖紙，應由有關部門每隔一段時間將 原底圖復查一次，若有變動及時更改。（三）圖紙更改完畢后，要將更改通知單與修改好的藍圖、

6、 底圖同時歸檔。（四）底圖修改一般采用杠改、刮改和更換新圖三種方法， 更改時必須用繪圖墨水或碳素墨水。（五）修改較少時，可直接在圖面上“杠改”、“刮改”，修改 人應在修改處注明“修改標記”，并簽署本人姓名和修改時間。（六）修改內(nèi)容影響原圖使用時，應另出新圖代替，原來圖 紙作廢，新圖列入原圖紙目錄，并且注明所代替的原圖圖號，作 廢的圖紙應注明新圖的編號，根據(jù)需要另行保管。（七）檔案管理人員應認真檢查更改后歸檔的圖紙，如發(fā)現(xiàn) 未按規(guī)定更改的或更改模糊不清的，或只更改藍圖未更改底圖 者，要責成有關人員限期更改。第十八條立卷歸檔（一）歸檔范圍：凡是記述和反映公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的具有 保存價值的文件材料（

7、包括人事、行政、財務、工程建設等工作 中形成的文件材料），均屬歸檔范圍。（二）歸檔時間文書檔案一般應于次年6月底前立卷歸檔完畢。會計檔案由財務部門負責整理立卷，暫在本部門保管一年, 期滿后向檔案室移交。生產(chǎn)技術(shù)檔案應于一項工程或其它技術(shù)項目工程完工后1 個月內(nèi)或告一段落后，向檔案室移交，購進和引進設備的圖紙、 說明書等文件材料應及時交檔案室統(tǒng)一管理。聲像檔案應于一次會議、一項活動結(jié)束后半月內(nèi)歸檔。（三）歸檔要求凡屬歸檔范圍內(nèi)的各種文件材料，必須由檔案室集中統(tǒng)一 管理，任何部門和個人不得據(jù)為己有。所有工程及設備招標工作中任何人不能將與招標有關的文 件私自帶走，主辦部門必須將所有與招標有關的需存檔

8、的資料收 集后交檔案室存檔，檔案室按照主辦部門所列清單進行登記和辦 理資料移交手續(xù)。歸檔的文件材料必須收集齊全、完整，并加以系統(tǒng)整理，組 成保管公司，符合案卷質(zhì)量標準，便于保管和利用。各類文件材料一般歸檔一式一份，公司發(fā)文及重要會議材料 要歸檔三至四套。永久、長期案卷內(nèi)文件材料，凡有圓珠筆、鉛筆、彩色墨水 或復寫、復印等不耐久字跡的必須進行復制，復制件同原件一并 立卷、歸檔。凡是向檔案室移交的文件材料，應編制依據(jù)目錄一式兩份， 移交時雙方應在移交目錄上簽字，各存一份。第十九條檔案保密管理（-）認真執(zhí)行公司關于檔案保密的有關規(guī)定。（二）不在家屬親友和無關人員面前討論公司機密。（三）不準在私人交往

9、和通信中泄露檔案內(nèi)容，攜帶秘密檔 案、資料外出工作時，不得違反保密規(guī)定，不準在公共場所談論 檔案內(nèi)容和保管情況。（四）嚴格執(zhí)行機密檔案的借閱審批手續(xù)和借閱手續(xù)，在指 定地點閱覽，不得隨意抄錄。（五）檔案在立卷歸檔、整理保管、鑒定銷毀、提供利用等 各個環(huán)節(jié)上都應注意保密。（六）檔案的提供利用、復制、摘抄，應根據(jù)秘密等級經(jīng)相應領導批準，辦理有關手續(xù)。（七）檔案管理人員應定期檢查檔案情況，發(fā)現(xiàn)泄密或可能 泄密時應當立即采取補救措施并及時報告公司主管領導。第二十條檔案庫房管理（一）檔案庫房是公司機要部門，一切人員未經(jīng)許可，不得 擅自進入庫房。（二）庫房內(nèi)應保持清潔、整齊，嚴禁吸煙和存放其他物品。（三）

10、檔案庫房應備有“九防”設備和措施，出入庫房的檔 案，要仔細清點登記。第二十一條檔案鑒定銷毀（一）檔案鑒定應成立工作小組，由檔案管理專員組織專業(yè) 人員和有關部門的人員對檔案進行鑒定。（二）對到期的檔案，要分析其內(nèi)容、來源、時間、完整程 度，做到逐件、逐張的審查，便于統(tǒng)一認識、統(tǒng)一標準，保證質(zhì) 量、提高效益，防止錯誤銷毀檔案。（三）要銷毀的檔案應辦理手續(xù)，寫出鑒定銷毀報告，登記 銷毀清冊，一式兩份經(jīng)鑒定小組鑒定并經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方能 銷毀。（四）在銷毀檔案時要指定兩人負責監(jiān)銷，防止檔案遺失和 泄密，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字。第二十二條檔案利用（一）檔案室應設立檔案閱覽室，配置必要的閱檔設備，為

11、 開展檔案利用工作提供必要的條件。（二）利用范圍1、公司保管檔案均為現(xiàn)行檔案，主要供公司和上級公司使用，不屬于開放范,一般不對外提供利用。2、機密檔案只限于公司高管、董事會成員及相關部 門借閱，而且必須經(jīng)過總經(jīng)理或主管副總批準，方能在檔案室查 閱，不準帶出檔案室。（三）利用方式1、在檔案室利用。2、借到各部門辦公室利用。（四）利用手續(xù)1、凡利用檔案者都應規(guī)定填寫檔案借閱登記簿，利用 檔案解決重大問題或取得較大經(jīng)濟效益、社會效益的事例，應及 時向檔案部門反饋，填寫檔案利用效果登記表，交檔案部門 存查。2、利用本部門檔案和其他部門非機密檔案者，檔案管理人員可直接提供利用。3、檔案一般不提供給外公司

12、利用，外公司確需利用檔案者，必須持公司介紹信，注明利用者的身份、查檔內(nèi)容和利 用目的，經(jīng)接待部門經(jīng)理、主管副總批準方可利用。（五）以下情況應立即將檔案歸還檔案室1、因事外出，請假超過7天者。2、檔案室因工作需要需收回者。3、因工作調(diào)動、退（離）職者等。（六）利用檔案要求1、各種檔案的利用，必須嚴格執(zhí)行保密制度。2、利用者應愛護檔案資料，保證所用資料的完好無損,不得隨意折疊和圈劃，嚴禁拆卷、涂改、勾畫、加注，增刪和抽 頁，不得轉(zhuǎn)借他人。3、利用者可根據(jù)工作需要摘抄或復制檔案內(nèi)容。需摘抄 或復制一般檔案時，需經(jīng)檔案管理人員同意；摘抄和復制重要機 密檔案必須按公司有關領導批準的范圍，并經(jīng)檔案管理人員

13、審查 同意，方可進行，不得抄錄或與查檔目無關的檔案內(nèi)容。4、檔案借出時間一般不超過1個月，如遇特殊情況，需 經(jīng)主管領導批準方可延長借閱時間，歸還時經(jīng)清點無誤，檔案管 理人員方可簽收。5、凡借出檔案發(fā)生遺失或損壞時，利用者應立即報告檔 案管理專員或檔案管理員，采取彌補措施，對所產(chǎn)生的后果利用 者負全部責任，并按公司有關規(guī)定處理。6、外公司利用檔案，一般不得借出或復制檔案，且只能 在檔案室查閱檔案。第二十三條檔案整理（一）檔案整理工作的原則是保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。（二）檔案整理工作的主要內(nèi)容：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的 分類、立卷、案卷的排列、案卷目錄的編制以及全宗排列等。（三）檔案整理工作的工作程序：確定分類方案編寫立卷類 目一一平時歸卷一一立卷一一案卷排列一一給定檔號一一編制案卷目錄等。第二十四條技術(shù)資料管理 （一）為保證技術(shù)資料信息的共享，公司所有技術(shù)資料由檔案室統(tǒng)一保存和管理。（-）技術(shù)資料訂閱：每季度由檔案室通知各部門訂閱技術(shù) 資料有關事項。各部門將欲訂閱的技術(shù)資料目錄、費用、份數(shù)等 計劃匯總至檔案室，由檔案室管理人員編制采購計劃，報經(jīng)公 司領導批準