檔案管理要與高校建設(shè)新思路同步發(fā)展的定位思考

1、    檔案管理要與高校建設(shè)新思路同步發(fā)展的定位思考    劉軍張佳包蕊摘 要：高校的檔案管理具體指的就是高校在教學(xué)研究、科研教育以及學(xué)科建設(shè)等工作過程中所形成并需要予以歸檔保存的文件資料內(nèi)容。同時(shí)，高校檔案資料是具有一定參考與使用價(jià)值的文獻(xiàn)資料，而且能夠真實(shí)并且準(zhǔn)確地記錄高校的發(fā)展歷程，在高校總結(jié)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)以及開展科研教育管理，甚至在其教學(xué)管理水平提升方面都發(fā)揮著重要的作用。由此可見，高校的檔案管理工作一定要與高校建設(shè)新思路實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展，只有這樣才能夠推動(dòng)其進(jìn)一步建設(shè)。關(guān)鍵詞：檔案管理 高校建設(shè) 新思路 同步發(fā)展 定位一、以高校建設(shè)為中心提供檔案服務(wù)在當(dāng)

2、前競(jìng)爭(zhēng)激烈的社會(huì)背景下，高校將自身發(fā)展與建設(shè)的思路重點(diǎn)定位于教學(xué)質(zhì)量和文明校園的建設(shè)，主要的目的就是為了積極地創(chuàng)建學(xué)科特色，實(shí)現(xiàn)管理體制的深化與改革，使得高校后勤產(chǎn)業(yè)機(jī)制更加完善，逐漸擴(kuò)大辦學(xué)的規(guī)模以及條件，使得高校的各項(xiàng)工作都能夠順利地開展，這也是當(dāng)前高校在教學(xué)、科研以及改革方面的重點(diǎn)內(nèi)容。而在高校改革發(fā)展的過程中，檔案館是窗口服務(wù)部門，所以，一定要將學(xué)校發(fā)展作為核心來形成全新的思路，并且實(shí)現(xiàn)高?？蒲?、教學(xué)、文化和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的共同發(fā)展，融入改革、發(fā)展以及穩(wěn)定大局服務(wù)的共性原則，成為高校檔案管理理念的重要內(nèi)容。與此同時(shí)，應(yīng)該站在當(dāng)前形勢(shì)需求角度，積極構(gòu)建檔案館工作的長(zhǎng)期與短期發(fā)展方向，將工作重點(diǎn)

3、和精力集中在檔案提供利用服務(wù)方面，并且不斷增強(qiáng)服務(wù)的意識(shí)，選擇有針對(duì)性的服務(wù)對(duì)象，更好地在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)當(dāng)中尋找服務(wù)的機(jī)遇。另外，在利用服務(wù)的過程中，還應(yīng)該提升檔案工作影響能力，推動(dòng)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。二、通過高校發(fā)展機(jī)遇對(duì)檔案服務(wù)工作進(jìn)行創(chuàng)新隨著高校的發(fā)展機(jī)遇不斷擴(kuò)大，其檔案館的工作也同樣迎來一定的機(jī)遇，而且，實(shí)際的工作范圍也得到了拓寬，所以，也提高了檔案館對(duì)檔案管理信息捕捉的要求，應(yīng)該對(duì)檔案管理當(dāng)中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)以及技術(shù)進(jìn)行積極地借鑒。其中，應(yīng)該通過交流與合作來實(shí)現(xiàn)互動(dòng)與互補(bǔ)，能夠取長(zhǎng)補(bǔ)短，避免走彎路。另外，應(yīng)該大膽進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)進(jìn)行改革，合理地調(diào)整工作的結(jié)構(gòu)以及布局，還包括工作任務(wù)與

4、職能，進(jìn)而在創(chuàng)新的過程中尋找到切合點(diǎn)。這樣一來，不僅能夠找到與檔案管理工作實(shí)際情況相吻合的方法，同時(shí)，還能夠基于基礎(chǔ)理論研究為其提供教學(xué)與科研的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)。在高校的常設(shè)部門當(dāng)中，檔案管理部門十分重要，然而，同教學(xué)或者是科研等部門相比，其在發(fā)揮作用以及自身發(fā)展方面卻存在較大的困難與阻力。與此同時(shí)，由于檔案管理工作自身存在的局限性，使得工作經(jīng)常陷入到按部就班的被動(dòng)服務(wù)當(dāng)中，無法形成自身特色。另外，檔案管理工作人員也很容易形成模式化的管理框架，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，導(dǎo)致檔案設(shè)施相對(duì)陳舊，進(jìn)而同先進(jìn)檔案事業(yè)建設(shè)的理念之間存在較大的差距。而在高校改革發(fā)展的過程中，檔案管理如果不能夠脫離傳統(tǒng)，必然會(huì)制約高

5、校的發(fā)展速度。因此，在探討和實(shí)踐的過程中，應(yīng)該重視檔案管理工作在信息化發(fā)展過程中的關(guān)鍵作用，并且在服務(wù)拓展方面明確自身位置。現(xiàn)階段，檔案信息已經(jīng)滲透到社會(huì)的各個(gè)階層，同時(shí)，在民眾意識(shí)不斷提高的基礎(chǔ)上，不僅僅在高校發(fā)展的過程中提高了檔案需求量，同時(shí)，充分利用檔案對(duì)個(gè)體工作或者是生活問題的解決已經(jīng)成為了其中一種行為，像是學(xué)生出國(guó)留學(xué)或者是在畢業(yè)論文撰寫過程中檔案資料的查找，教職工醫(yī)療費(fèi)用報(bào)銷、證件丟失補(bǔ)辦、學(xué)歷證明等都開始運(yùn)用檔案。所以，檔案管理服務(wù)不應(yīng)該僅僅局限在檔案館的內(nèi)部服務(wù)層面，在管理方式方面，需要積極地構(gòu)建出科學(xué)并且規(guī)范的檔案管理制度，并且逐漸完善。而在服務(wù)方式方面，應(yīng)該對(duì)制度予以靈活和

6、變通地運(yùn)用。否則的話，這種制度就是僵硬的，在實(shí)際執(zhí)行的過程中也會(huì)受到一定的限制。其中，檔案利用服務(wù)就是最終的目的，而檔案管理的主要宗旨則是應(yīng)該盡量滿足檔案用戶實(shí)際利用的需求。因此，在合理處理檔案利用以及保密關(guān)系的基礎(chǔ)上，不應(yīng)該劃分檔案利用對(duì)象，不管在任何場(chǎng)合或者是管理者所處理的事物是哪一種類型，只要用戶需求，就必須要將服務(wù)放于首位，并且保證服務(wù)工作到位。除此之外，要想對(duì)檔案資料檢索工具充分進(jìn)行利用來開展編制工作，就需要對(duì)檔案館藏檔案進(jìn)行熟悉與了解，對(duì)檔案業(yè)務(wù)熟練掌握。而為了在不同角度與深度等方面滿足查找的需要，還應(yīng)該積極地編制出不同種類檢索工具，進(jìn)而滿足利用者需求。由此可見，一定要不斷更新觀念

7、，并且將信息化作為先導(dǎo)來獲取知識(shí)并傳播信息。同時(shí)，一定要利用長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光不斷拓展服務(wù)的領(lǐng)域與范圍，積極地介入到競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中，進(jìn)而獲得檔案服務(wù)創(chuàng)新與發(fā)展的主動(dòng)權(quán)利。三、提升個(gè)人綜合素質(zhì)以強(qiáng)化內(nèi)部管理工作在強(qiáng)化檔案利用服務(wù)的過程中，最重要的就是要對(duì)檔案內(nèi)務(wù)管理予以重視，對(duì)檔案利用產(chǎn)生制約作用的問題應(yīng)該積極解決，并且在管理與制度方面開展改革實(shí)踐，進(jìn)而不斷鞏固檔案利用服務(wù)基礎(chǔ)性的工作。因?yàn)闄n案工作最終需要落實(shí)在檔案立卷歸檔以及鑒定等日常處理方面。而且，國(guó)家的檔案局也已經(jīng)發(fā)布相關(guān)歸檔文件的整理規(guī)則，實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)檔案部門立卷規(guī)則的深化改革，這一文件是指導(dǎo)性且規(guī)范性的。檔案管理工作一定要同當(dāng)代管理要求相吻合，并且實(shí)現(xiàn)

8、和社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科研以及文化與學(xué)校的共同發(fā)展。如果不對(duì)立卷歸檔的規(guī)則以及檔案鑒定進(jìn)行改革，必然會(huì)制約檔案工作的發(fā)展，甚至還會(huì)阻礙整個(gè)檔案事業(yè)的未來發(fā)展。在歸檔文件整理規(guī)則當(dāng)中，明確了新的方法，但是，并不是就可以實(shí)現(xiàn)檔案管理改革的目標(biāo)，所以，高校的各個(gè)檔案館應(yīng)該按照實(shí)際發(fā)展情況，在檔案接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)以及保密和鑒定等多個(gè)方面合理地制定出規(guī)章制度6。其中，在新科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案資料的材質(zhì)發(fā)生了變化，同時(shí)，高校在發(fā)展的過程中，檔案內(nèi)涵也發(fā)生了極大的變化，進(jìn)而使得檔案管理的內(nèi)容、方法以及制度和空間安排等也隨之發(fā)生了變化，所以，一定要對(duì)檔案館空間縮小的問題進(jìn)行處理與解決，并且，館藏?cái)?shù)量正趨

9、向于最大的限度，而歸檔的范圍卻始終擴(kuò)大，進(jìn)而出現(xiàn)了較大的矛盾。由此可見，在加強(qiáng)檔案利用服務(wù)的工作中，一定要注重現(xiàn)代化的建設(shè)以及人才的建設(shè)，積極地拓展服務(wù)的功能。而在知識(shí)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，檔案管理工作改革的力度也必然會(huì)不斷擴(kuò)大，而且，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)以及多媒體等多種新型的技術(shù)都得到了廣泛地應(yīng)用，同時(shí)，數(shù)字檔案館也投入使用。在發(fā)展形勢(shì)以及發(fā)展速度方面，檔案管理工作已經(jīng)呈現(xiàn)出現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)，所以，不得不對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行思考，并且積極地推動(dòng)其轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化的管理模式。而為了更好地適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變的趨勢(shì)，就應(yīng)該始終遵循檔案工作規(guī)律，在這種新技術(shù)的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案利用工作當(dāng)中的全新方法與途徑進(jìn)行全面地總結(jié)與研究，對(duì)檔案管

10、理中與現(xiàn)代要求制度與機(jī)制不吻合的內(nèi)容進(jìn)行改革，并且不斷完善檔案管理的方式，實(shí)現(xiàn)問題處理能力以及業(yè)務(wù)水平的有效創(chuàng)新。四、結(jié)語綜上所述，高校檔案管理部門作為高校常設(shè)部門之一，其工作需要積極地融入到高校的教學(xué)以及科研發(fā)展變化當(dāng)中，并且積極地融入到新世紀(jì)的檔案事業(yè)發(fā)展當(dāng)中，保證在工作中能夠積極地思考，并采取積極地措施，促進(jìn)高校檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。參考文獻(xiàn)：1田濤.發(fā)揮檔案管理的積極作用為高校建設(shè)服務(wù)j.青海大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2013，31（3）：98-101.2何樹娟.加強(qiáng)高校檔案管理工作的探析j.改革與開放，2010（10）：178.3劉志鵬.高?？蒲袡n案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策分析j.黑龍江檔案，2012（6）：100.4任芬.構(gòu)建高校檔案管理新模式研究j.價(jià)值工程，2014（3