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文檔簡(jiǎn)介
1、銷售分公司財(cái)務(wù)管理制度由財(cái)務(wù)總監(jiān) 簽發(fā)一、資金管理制度1、現(xiàn)金管理1.1 、出納應(yīng)保證庫(kù)存現(xiàn)金的日清日結(jié),月末應(yīng)編制銀行存款 余額調(diào)整表,以保證銀行日記賬賬實(shí)相符。貨款現(xiàn)金必須送存銀行, 不準(zhǔn)坐支。1.2 、庫(kù)存現(xiàn)金定額核定為 5000 元,如有多余費(fèi)用現(xiàn)金應(yīng)及時(shí)送 存銀行,保證現(xiàn)金安全。1.3 、會(huì)計(jì)應(yīng)定期、不定期對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金進(jìn)行監(jiān)盤,每月至少監(jiān)盤 三次,編制“庫(kù)存現(xiàn)金盤點(diǎn)表”;審核出納編制的“銀行余額調(diào)整 表”,對(duì)未達(dá)事項(xiàng)進(jìn)行落實(shí)。2、銀行存款管理2.1 、銷售分公司資金實(shí)行收支兩條線的原則。銷售分公司必須 開設(shè)收支兩個(gè)銀行賬戶, 即貨款戶和費(fèi)用戶; 賬戶資料交總公司財(cái)務(wù) 中心備案。貨款賬戶
2、只收不支,所有貨款回籠到該賬戶;費(fèi)用賬戶用 于銷售分公司的各項(xiàng)費(fèi)用、稅金等支出結(jié)算。2.2 、新開賬戶。 銷售分公司不得隨意開設(shè)銀行賬戶,若因業(yè)務(wù) 需要而必須開設(shè)新的銀行賬戶, 需報(bào)告總公司財(cái)務(wù)中心同意 。銀行賬 戶要及時(shí)進(jìn)行清理, 對(duì)于用途不大的銀行賬戶要及時(shí)銷戶, 并報(bào)總公 司財(cái)務(wù)中心備案。2.3 、回款。對(duì)于銷售回款要及時(shí)匯入總部銀行賬戶,銷售分公 司的貨款賬戶余額達(dá)到 2 萬(wàn)元時(shí),或貨款停留達(dá)一周以上, 必須即時(shí) 匯入公司總部指定賬戶, 每月 25 號(hào)前必須把所有貨款賬戶的余額匯 入總部賬戶。2.4 、費(fèi)用賬戶。銷售分公司的費(fèi)用開支等所需資金由公司總部 根據(jù)月度預(yù)算下?lián)苤粮鞣止镜闹С?/p>
3、賬戶 .2.5 、支票管理。凡不能用現(xiàn)金收付款的各項(xiàng)業(yè)務(wù),一律應(yīng)通過銀 行轉(zhuǎn)帳進(jìn)行結(jié)算。(1)公司支票的購(gòu)買由出納員負(fù)責(zé),并填寫支票備查簿 .(2)空白支票由出納員負(fù)責(zé)保管,簽發(fā)支票所需的財(cái)務(wù)章由會(huì) 計(jì)保管,人名章由出納保管。(3)現(xiàn)金支票只能由出納員從銀行提取現(xiàn)金時(shí)使用,公司與其 他單位之間金額在結(jié)算起點(diǎn)以上的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來,一律使用轉(zhuǎn)帳支 票。(4)出納員不得簽發(fā)不確定的日期的支票,不得簽發(fā)任何種類 的空白支票,當(dāng)付款金額無法確定時(shí),可簽發(fā)限額轉(zhuǎn)帳支票,并寫明 用途和收款單位。(5)財(cái)務(wù)人員不得在支票簽發(fā)前預(yù)先加蓋簽發(fā)支票的印章,簽 發(fā)支票時(shí)必須按編號(hào)序順使用,對(duì)簽錯(cuò)的支票或退票必須加蓋“作
4、 廢”戳記并與存根一起保管。(6)應(yīng)及時(shí)登記支票登記簿,與銀行及時(shí)核對(duì)存款余額3、銀行承兌匯票的管理規(guī)定3.1 分公司收取銀行承兌匯票必須經(jīng)總公司財(cái)務(wù)中心 (書面報(bào)告) 才能收取。3.2 銀行承兌匯票的票面要素必須齊全:日期大寫;金額大、小 寫要一至; 并必須有銀行的“匯票專用章”的鋼印或紅印。 銀行承兌 匯票下面左邊“承兌申請(qǐng)人蓋章”處必須由承兌匯票申請(qǐng)單位 (即出 票單位)蓋上預(yù)留銀行印簽, 出票人的全稱與出票人簽章的財(cái)務(wù)管理 制度專用章必須完全一致,一字不漏,收款人的全稱、賬號(hào)、開戶行 必須核對(duì)無誤。3.3 銀行承匯票的出票人必須具備下列條件: A、在承兌銀行開 立存款賬戶的法人以及其他
5、組織; B、與承兌銀行具有真實(shí)的委托付 款關(guān)系; C、資信狀況良好,具有支付匯票金額的可靠資金來源。3.4 銀行承兌匯票期限最長(zhǎng)不得超過六個(gè)月,即其出票日期與到 期日不得超過六個(gè)月(含六個(gè)月,但不能多出一天)。轉(zhuǎn)賬背書回股 份公司的銀行承兌匯票, 必須取得連續(xù)背書, 第一背書人必須同票面 收款人全稱完全一致,一字不漏;第二背書人同第一背書人相同,依 次前后銜接,最后一次背書轉(zhuǎn)讓的被背書人是票據(jù)的最后持票人。3.5 信用社無開具銀行承兌匯票的資格,因此信用社出具的銀行 承兌匯票為無效銀行承兌匯票。 分公司收取的銀行承兌匯票必須在當(dāng) 地向開票銀行查詢確認(rèn)其為有效的銀行承兌匯票, 并確信開票銀行到
6、期有能力付款(支行級(jí)的銀行),才能發(fā)貨。3.6 分公司收取的銀行承兌匯票除了通過分公司開戶行向開票銀 行查詢外,還必須帶銀行承兌匯票到分公司開戶行找銀行票據(jù)的專業(yè)人士辨別銀行承兌匯票的真實(shí)性及有效性。 如收到的銀行承兌匯票是 同城銀行開出的, 要求會(huì)計(jì)親自到出票行落實(shí)該票據(jù)的真實(shí)性和有效 性。4、為防范風(fēng)險(xiǎn),防止經(jīng)濟(jì)糾紛,禁止分公司員工到經(jīng)銷商 (客戶)處借款、借貨 , 禁止業(yè)務(wù)人員為任何經(jīng)銷商(客戶)帶款、 帶貨。二、往來款項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度1、應(yīng)收賬款的管理 為了進(jìn)一步規(guī)范銷售,減少經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),保證公司的財(cái)產(chǎn)安全,最 大限度在減少呆賬、 壞賬,對(duì)銷售分公司應(yīng)收賬款的財(cái)務(wù)管理制度作 出如下的規(guī)定:
7、1.1 分公司的產(chǎn)品銷售原則規(guī)定是:“現(xiàn)款現(xiàn)貨、款到發(fā)貨”, 所以原則上銷售分公司月末不允許有應(yīng)收貨款余額。1.2 各銷售分公司原則上不允許賒銷,對(duì)確需賒銷的,應(yīng)先向總 公司提出書面報(bào)告, 報(bào)告中必須要說明出現(xiàn)應(yīng)收賬款單位的資信狀況 (包括其經(jīng)營(yíng)資格、資信狀況及經(jīng)營(yíng)能力等)并有分公司總經(jīng)理、財(cái) 務(wù)負(fù)責(zé)人簽署意見, 報(bào)告經(jīng)總公司財(cái)務(wù)總監(jiān)、 銷售總監(jiān)、總經(jīng)理審批, 且該應(yīng)收賬款的期限不能超過一個(gè)月。對(duì)應(yīng)收賬款超過一個(gè)月的單 位,分公司銷售經(jīng)理必須及時(shí)書面報(bào)告總公司財(cái)務(wù)中心 , 同時(shí)由分公 司銷售經(jīng)理采取措施,并指定專人負(fù)責(zé)解決。1.3 有應(yīng)收賬款的分公司會(huì)計(jì)每月應(yīng)編報(bào)“應(yīng)收賬款賬齡分析明 細(xì)表”對(duì)
8、分公司的對(duì)外應(yīng)收賬款作詳細(xì)的分析, 不得只報(bào)余額不作賬 齡分析。 每月末都必須與經(jīng)銷商對(duì)賬, 并獲得經(jīng)銷商簽字、 蓋章的確 認(rèn)書。1.4 銷售分公司不得以“應(yīng)收賬款”來調(diào)節(jié)銷售額,任何虛增虛 減“應(yīng)收賬款”發(fā)生額、 人為提高或降低銷售業(yè)績(jī)的做法, 均屬違規(guī) 行為,一經(jīng)查出將按違反財(cái)經(jīng)紀(jì)律從嚴(yán)處理分公司銷售經(jīng)埋, 分公司 必須要加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款的管理,堅(jiān)決杜絕呆、壞賬的發(fā)生,否則,總 公司將追究當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任,直至免職。2、內(nèi)部往來管理內(nèi)部往來科目核算分公司與總公司貨款、 費(fèi)用等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的 結(jié)算。2.1、本科目按單位設(shè)置明細(xì)科目:2.1.1 當(dāng)收到總公司開具的稅票時(shí),按稅票上的價(jià)款借記 “庫(kù)
9、存商 品”,按稅票上的稅額借記 “應(yīng)交稅金 -應(yīng)交增值稅(進(jìn)項(xiàng)稅額) ”,按 稅票總額貸記 “內(nèi)部往來 ”。當(dāng)分公司把貨款劃回股份公司總部時(shí),借 記“內(nèi)部往來”,貸記“銀行存款 貨款戶”。 (雙方均為一般納稅人時(shí) )2.1.2 總公司撥付給銷售分公司費(fèi)用時(shí),分公司借記 “銀行存款 費(fèi)用戶 ”,貸記本科目。2.2、為了保證總公司銷售分公司的往來賬項(xiàng)清楚準(zhǔn)確,有據(jù)可 查,所有往來賬項(xiàng)均需使用有編號(hào)的一式二聯(lián)的轉(zhuǎn)賬通知單 ,轉(zhuǎn) 賬通知單由經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的單位填寫,并送交雙方同時(shí)入賬。內(nèi)部 往來業(yè)務(wù)必須每月核對(duì), 根據(jù)總公司的對(duì)賬單編制一式兩份的 內(nèi)部 往來調(diào)節(jié)表,雙方各執(zhí)一份存檔備查,調(diào)節(jié)項(xiàng)目只允許是
10、時(shí)間差的調(diào)節(jié),并要及時(shí)查明原因給予調(diào)整。三、固定資產(chǎn)及低值易耗品財(cái)務(wù)管理制度1、管理部門:銷售分公司的固定資產(chǎn)由分公司財(cái)務(wù)統(tǒng)一管理。 固定資產(chǎn)取得后, 即由財(cái)務(wù)人員依其類別及會(huì)計(jì)科目予以分類編號(hào)并 貼粘標(biāo)簽;低值易耗品由倉(cāng)庫(kù)保管。2、移交:對(duì)于固定資產(chǎn)應(yīng)按所列使用部門詳細(xì)列清冊(cè)辦理移交。 低值易耗品的領(lǐng)用按照庫(kù)存商品出庫(kù)程序?qū)徟箢I(lǐng)用。3、盤點(diǎn):銷售分公司固定資產(chǎn)應(yīng)由財(cái)務(wù)人員會(huì)同使用部門每年 盤點(diǎn)一次。 另外應(yīng)該于每季度就固定資產(chǎn)的項(xiàng)目中根據(jù)登記卡冊(cè), 每 一類別至少抽點(diǎn)十項(xiàng),盤點(diǎn)后應(yīng)填造 “盤點(diǎn)表 “一式三份注明盈虧原 因,一份自存,一份報(bào)分公司總經(jīng)理,一份送總公司財(cái)務(wù)中心。財(cái)務(wù) 人員對(duì)于盤
11、盈或盤虧應(yīng)專門說明原因報(bào)公司總部財(cái)務(wù)中心, 根據(jù)盤盈 盤虧原因做出相應(yīng)處理。4、購(gòu)置審批程序及相關(guān)手續(xù):銷售分公司無權(quán)購(gòu)置任何固定資 產(chǎn),若需購(gòu)置, 必須向總公司財(cái)務(wù)中心在月度預(yù)算中列出預(yù)算,并專 項(xiàng)報(bào)告,經(jīng)總公司總經(jīng)理和相關(guān)權(quán)力部門批準(zhǔn)后購(gòu)置。 低值易耗品在 月度預(yù)算中申請(qǐng),在物料消耗中列支。5、保險(xiǎn):根據(jù)固定資產(chǎn)的使用要求辦理財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)。6、費(fèi)用承擔(dān):固定資產(chǎn)折舊及其他使用費(fèi)由分公司承擔(dān)。四、發(fā)票管理制度 為加強(qiáng)各銷售公司購(gòu)、銷貨發(fā)票的管理,制訂本制度。1、對(duì)外銷售開具發(fā)票的規(guī)定1.1、各銷售分公司根據(jù)稅法等有關(guān)規(guī)定,由分公司會(huì)計(jì)專人辦 理發(fā)票的領(lǐng)購(gòu)、開具和保管業(yè)務(wù)。1.2、發(fā)票上的客戶名稱
12、,要依據(jù)客戶在稅務(wù)部門注冊(cè)登記單位 全稱為準(zhǔn),不得寫錯(cuò)別字,不得寫單位簡(jiǎn)稱;客戶為自然人的,要如 實(shí)填寫姓名。1.3、所有對(duì)外出具的發(fā)票,均得經(jīng)辦人在發(fā)票登記簿上簽字登 記。1.4、凡是已實(shí)現(xiàn)銷售,客戶未索取發(fā)票的,必須開具普通發(fā)票 附于記賬憑證后,并計(jì)提銷項(xiàng)稅,客戶聯(lián)單獨(dú)由會(huì)計(jì)保管,并在發(fā)票 登記簿登記。1.5、對(duì)于賒銷的,除經(jīng)特殊審批外,欠款未收回前,不能將發(fā) 票出具給客戶。2、接受發(fā)票的管理規(guī)定2.1、接受發(fā)票要嚴(yán)格按照國(guó)家關(guān)于違反發(fā)票管理的處罰的 條款進(jìn)行審核。2.2、接受的發(fā)票要依實(shí)際交易的金額為準(zhǔn),票面要整潔,項(xiàng)目填 寫齊全,字跡清楚,蓋章清晰,手續(xù)齊備,計(jì)算準(zhǔn)確,并與所附的其 他
13、資料相符。2.3、交易合同或協(xié)議的單位名稱要與關(guān)于該單位的往來款項(xiàng)的 單位名稱, 及提供發(fā)票的單位名稱相一致; 如果名稱等記載事項(xiàng)發(fā)生 變更,對(duì)方一定要提供變更證明,并加蓋單位公章,作附件入賬或存 檔備查。4、違反公司發(fā)票管理規(guī)定的處罰對(duì)于已開具的發(fā)票未按規(guī)定程序操作的, 將對(duì)分公司有關(guān)直接責(zé) 任人處以 100-200 元的罰款;違反規(guī)定觸犯刑法的,后果自負(fù);違反 規(guī)定接受或開具發(fā)票造成公司少抵或多繳稅款的, 或者因接受或開具 發(fā)票造成往來結(jié)算損失的,直接責(zé)任人要負(fù)賠償責(zé)任。五、存貨管理制度1、分公司要貨申請(qǐng)1.1 分公司的庫(kù)存管理應(yīng)堅(jiān)持 “庫(kù)存合理、加快周轉(zhuǎn) ”的原則,盡 可能降低庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)。
14、1.2 分公司在要貨時(shí)須根據(jù)銷售計(jì)劃,結(jié)合實(shí)際需求,合理安排 訂貨次數(shù)及數(shù)量,在合理庫(kù)存內(nèi)保證銷售的需要。1.3 根據(jù)上述要求,分公司計(jì)劃員要填好要貨申請(qǐng)表 ,要貨 申請(qǐng)表經(jīng)分公司銷售經(jīng)理審批,并通過傳真給總公司銷售部,經(jīng)銷 售部審核無誤后,辦理發(fā)貨程序。2、存貨入庫(kù)流程。首先由申請(qǐng)人填寫入庫(kù)申請(qǐng)單,入庫(kù)單至少 有下列內(nèi)容:申請(qǐng)人持填寫好的入庫(kù)單,填寫好由檢驗(yàn)員(或庫(kù)管員)檢驗(yàn)后 簽字,并由庫(kù)管員核實(shí)入庫(kù)數(shù)量登記。 入庫(kù)單至少一式四份, 第一聯(lián)、 存根,第二聯(lián)、庫(kù)房留存, 第三聯(lián)、財(cái)務(wù)核算,第四聯(lián)、申請(qǐng)人留存。 入庫(kù)時(shí)要求嚴(yán)把質(zhì)量關(guān),做好各項(xiàng)記錄,以備查用。財(cái)務(wù)部門根據(jù)入 庫(kù)單財(cái)務(wù)核算聯(lián)和其他
15、相關(guān)單據(jù)入賬。3、存貨出庫(kù)流程。存貨出庫(kù)的方式主要有 3 種:客戶自提、委托發(fā)貨和公司送貨。第一種:客戶自提。是客戶自己派人或派車來公 司的庫(kù)房來提貨;第二種:委托發(fā)貨;第三種:公司派自己的貨車, 給客戶送貨。無論采用哪種出貨的方式, 都要填寫出庫(kù)單。 出庫(kù)單(或 銷售單)至少有下列內(nèi)容:發(fā)貨單位、發(fā)貨時(shí)間、出庫(kù)品種、出庫(kù)數(shù) 量、金額、出庫(kù)方式選擇、 結(jié)算方式、提貨人簽字、 成品庫(kù)主管簽字。出庫(kù)單(或銷售單)也是一式四份:第一聯(lián),存根;第二聯(lián),成 品庫(kù)留存;第三聯(lián),財(cái)務(wù)核算;第四聯(lián),提單,提貨人留存。提貨的 車到達(dá)倉(cāng)庫(kù)后,出示出庫(kù)單據(jù)在庫(kù)房人員協(xié)調(diào)下,按指定的貨位、品 種、數(shù)量搬運(yùn)貨物裝到車上
16、。 保管人員做好出庫(kù)質(zhì)量管理, 嚴(yán)防破損, 做好數(shù)量記錄,核實(shí)品種、數(shù)量和提單。4、存貨盤點(diǎn)。分公司財(cái)務(wù)部每月底要協(xié)同庫(kù)管員對(duì)庫(kù)存商品進(jìn) 行一次盤點(diǎn),對(duì)于盤盈、盤虧、毀損等要查明原因,上報(bào)公司財(cái)務(wù)中 心進(jìn)行相應(yīng)處理。六、銷售分公司財(cái)務(wù)人員管理制度 1、下屬各銷售分公司的財(cái)務(wù)人員在人事關(guān)系上屬于公司總部, 任何部門無權(quán)聘用和解聘財(cái)務(wù)人員。2、下屬各銷售分公司的財(cái)務(wù)人員必須嚴(yán)格執(zhí)行總公司的各項(xiàng)財(cái)務(wù) 管理制度, 在業(yè)務(wù)上接受總公司財(cái)務(wù)中心的指導(dǎo); 總公司財(cái)務(wù)中心對(duì) 其財(cái)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行定期審計(jì)和不定期專項(xiàng)核查, 對(duì)于違反財(cái)務(wù)制度和財(cái) 經(jīng)紀(jì)律的,公司總部將對(duì)其作出相應(yīng)處理,對(duì)于違返國(guó)家法律的,將 移送司法機(jī)
17、關(guān)處理。3、下屬各銷售分公司的財(cái)務(wù)人員必須協(xié)助所在公司領(lǐng)導(dǎo)搞好經(jīng)營(yíng)管理,及時(shí)提供真實(shí)、有效的財(cái)務(wù)信息,積極為分公司領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營(yíng) 決策出謀劃策。5、下屬各銷售分公司財(cái)務(wù)人員定期向總部財(cái)務(wù)中心述職,在日 常財(cái)務(wù)管理工作中要不斷創(chuàng)新, 提高公司財(cái)務(wù)管理水平, 鼓勵(lì)多提合 理化建議。6、公司總部將定期對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行考核,以此作為年終獎(jiǎng)金和 工資標(biāo)準(zhǔn)的考評(píng)依據(jù)。七、崗位職責(zé)1、分公司會(huì)計(jì)的崗位職責(zé)1.1 按照國(guó)家會(huì)計(jì)法規(guī)制度和公司的有關(guān)規(guī)章制度,編制記賬憑 證、登記會(huì)計(jì)明細(xì)賬(不包括現(xiàn)金日記賬與銀行日記賬)和結(jié)賬、對(duì) 賬,做到賬務(wù)處理手續(xù)完備、數(shù)字準(zhǔn)確、賬目清楚,對(duì)不合法的原始 憑證應(yīng)拒絕編制記賬憑證并及
18、時(shí)報(bào)告總公司財(cái)務(wù) 中心 。1.2 登記好有關(guān)備查賬簿;定期和不定期對(duì)賬,使賬賬、賬實(shí)相 符。1.3 根據(jù)有關(guān)資料編制會(huì)計(jì)報(bào)表的附表。1.4 月初裝訂分公司上月的記賬憑證、物料收發(fā)憑證并歸檔 .1.5 負(fù)責(zé)稅務(wù)申報(bào)。1.6 按時(shí)完成分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理交付的其他臨時(shí)性工作。2、分公司出納的崗位職責(zé)2.1 嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)存現(xiàn)金的限額,超過部分必須及時(shí)送存銀行, 不坐支貨款, 不能白條抵押現(xiàn)金, 堅(jiān)持貨款現(xiàn)金與費(fèi)用現(xiàn)金分管的原 則。必須是堅(jiān)持 “收支兩條線 ”的原則。2.2 建立、建全現(xiàn)金、銀行存款的各種賬目,出納每辦理一筆收 付款業(yè)務(wù)前,必須堅(jiān)持復(fù)核每一筆收付款憑證所反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容和金 額,對(duì)不完整、 不合
19、法的憑證應(yīng)拒絕付款,并及時(shí)向分公司 負(fù)責(zé)人 或 總公司財(cái)務(wù)中心反映。2.3月末分公司銀行存款余額與銀行對(duì)賬單核對(duì), 要及時(shí)編制 “銀行 存款余額調(diào)節(jié)表 ”,使賬面余額與銀行對(duì)賬單上的余額相符。對(duì)未達(dá) 賬款要及時(shí)查詢,并督促有關(guān)人員及時(shí)處理。2.5 為了確保安全,分公司向銀行提取或存入現(xiàn)金時(shí),應(yīng)由分公 司負(fù)責(zé)人配備人員同行,采取相應(yīng)的安全措施, 同時(shí)保險(xiǎn)柜密碼嚴(yán)格 保密,鑰匙要妥善保管不得丟失,不得交給他人。2.7 不得將出納工作隨意交代他人代管,如確有原因離崗時(shí),必 須由分公司負(fù)責(zé)人指派他人代管,而且交接手續(xù)雙方必須清楚。2.6出納員使用的各種印章,如支票印鑒、 “現(xiàn)金收訖 ”、“現(xiàn)金付 訖”、“銀行收訖 ”、“銀行付訖 ”等都要妥善保管。為了分清責(zé)任,支 票印鑒必須堅(jiān)持分管的原則。 任何時(shí)侯都不能一個(gè)人保管和使用支票 的所有印鑒。2.9 加強(qiáng)有價(jià)證券的管理,有價(jià)證券必須存放在保險(xiǎn)柜中并設(shè)立備 查賬,保護(hù)有價(jià)證券安全、 完整不受損(要轉(zhuǎn)回 總公司 的必須及時(shí)辦 理手續(xù)轉(zhuǎn)回)。2.10 出納人員不能兼任會(huì)計(jì)稽核、會(huì)計(jì)檔
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