行政時(shí)間管理

1、做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)1聚成華企在線商學(xué)院行政秘書時(shí)間管理行政秘書時(shí)間管理講師：李革增講師：李革增做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)2一.常見的時(shí)間管理誤區(qū)事務(wù)性、重復(fù)性工作太多打擾（電話或沒有預(yù)約客人）沒有目標(biāo)、次序和計(jì)劃缺乏自律資料不完整或有所延誤文書工作不能一次到位 文件越積越厚工作沒有效率做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)3二.時(shí)間管理的目標(biāo)：加強(qiáng)工作效果提高工作效率做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)4三.時(shí)間管理的三原則第一原則：第一原則： 目標(biāo)管理原則目標(biāo)管理原則 第二原則：第二原則： 抓住重點(diǎn)原則抓住重點(diǎn)原則 “8080、20”20”法則法則運(yùn)用運(yùn)用第三原則：

2、第三原則： 工作優(yōu)先級(jí)綜合分析工作優(yōu)先級(jí)綜合分析做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)5第一原則：目標(biāo)管理原則第一原則：目標(biāo)管理原則 目標(biāo)不明確目標(biāo)不明確 工作的目標(biāo)是什么？工作的目標(biāo)是什么？ 你自己的人生目標(biāo)是什么？你自己的人生目標(biāo)是什么？目標(biāo)確定目標(biāo)確定 根據(jù)目標(biāo)確定工作計(jì)劃根據(jù)目標(biāo)確定工作計(jì)劃做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)6 案例：海爾的OEC管理法（Overall Every Controland Clear） 即全方位地對(duì)每人、每天、每事進(jìn)行清理、控制，其主要內(nèi)涵，就是貫穿在企業(yè)各項(xiàng)工作中的“日事日畢、日清日高”。具體地講，就是企業(yè)每天所有的事都有人管，做到控制不漏項(xiàng)；所有的均有

3、管理、控制內(nèi)容，并依據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各自控制的事項(xiàng)按規(guī)定計(jì)劃執(zhí)行，每日將實(shí)施結(jié)果與計(jì)劃指標(biāo)對(duì)照、總結(jié)、糾偏，達(dá)到對(duì)事物發(fā)展過程日控、事控的目的，確保事物向預(yù)定目標(biāo)發(fā)展。 按照這一管理模式，上至總裁，下至一般員工，哪怕是一個(gè)修剪花草的花匠，都十分清楚自己應(yīng)該干什么。干多少，按什么標(biāo)準(zhǔn)干，達(dá)到什么結(jié)果。 德魯克在卓有成效的管理者一書中說：“管理好的企業(yè)，總是單調(diào)無味，沒有任何激動(dòng)人心的事件。那是因?yàn)榉彩强赡馨l(fā)生的危機(jī)早已被預(yù)見，并已將它們轉(zhuǎn)化為例行作業(yè)了?！?做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)7第二原則：第二原則：重點(diǎn)原則重點(diǎn)原則 “8080、20”20”法則法則帕雷托定律：帕雷托定律：是一個(gè)意大利

4、的經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕雷托提出的，他是一個(gè)意大利的經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕雷托提出的，他在年觀察世紀(jì)英國(guó)社會(huì)財(cái)富和人的關(guān)系時(shí)，發(fā)現(xiàn)在年觀察世紀(jì)英國(guó)社會(huì)財(cái)富和人的關(guān)系時(shí)，發(fā)現(xiàn)國(guó)家的財(cái)富是聚集在的人的手里。國(guó)家的財(cái)富是聚集在的人的手里。8080的結(jié)果來自的結(jié)果來自2020的原因。的原因。80%80%的利潤(rùn)來自的利潤(rùn)來自20%20%的客戶的客戶 80%80%的銷售來自的銷售來自20%20%的銷售人員的銷售人員 80%80%的時(shí)間用在了的時(shí)間用在了20%20%的日常事情上的日常事情上80%80%的事情在的事情在20%20%的高效率的時(shí)間內(nèi)被完成的高效率的時(shí)間內(nèi)被完成 80%80%的效率提升可以來自的效率提升可以來自20%20

5、%的環(huán)節(jié)改進(jìn)的環(huán)節(jié)改進(jìn) 做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)8第三原則：第三原則：工作優(yōu)先級(jí)綜合分析工作優(yōu)先級(jí)綜合分析 四象限坐標(biāo)圖四象限坐標(biāo)圖 重要度緊迫性A 重要而且緊迫 緊迫但不重要D 不重要不緊迫重要但不緊迫做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)9請(qǐng)運(yùn)用四象限方法排列你的工作：請(qǐng)運(yùn)用四象限方法排列你的工作：緊急不緊急重要A（碎石型的事務(wù)）危機(jī)急迫的問題有期限壓力的工作B（石塊型的事務(wù)）工作計(jì)劃了解上級(jí)提高工作能力建立伙伴關(guān)系防患于未然不重要C（細(xì)沙型的事務(wù)）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會(huì)議的出席某些必要而不重要的會(huì)議、活動(dòng)D（水型的事務(wù)）一些可做可不做的雜事一些不必要的應(yīng)

6、酬其它休閑活動(dòng)做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)10第一招：時(shí)間計(jì)劃表1.結(jié)合工作目標(biāo)作好時(shí)間計(jì)劃表 注意： 60有計(jì)劃的工作 20沒有預(yù)期的行事 20突發(fā)的行事四四. .時(shí)間管理的策略（時(shí)間管理的策略（2020招）招）做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)11第二招：幫助上級(jí)跳出時(shí)間陷阱過多的電話不必要的會(huì)議不速之客無意義的文件方法； 過濾做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)12第三招：區(qū)分掌控的時(shí)間 可控不可控工作、起居飲食、睡眠自我情緒管理交通開會(huì)上司召見 二分法：區(qū)分可控和不可控時(shí)間做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)13第四招：每日工作計(jì)劃表一日之計(jì)在于昨天明天必須要做的六件重要事情

7、，寫下來。相關(guān)工作一并完成。不作預(yù)定表以外的工作。做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)14第五招：減少被打擾的時(shí)間“打擾是第一時(shí)間大盜打擾是第一時(shí)間大盜” ” 日本專業(yè)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)指出：日本專業(yè)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)指出：“人們一般每人們一般每8 8分鐘會(huì)受到分鐘會(huì)受到1 1次打擾，每小次打擾，每小時(shí)大約時(shí)大約7 7次，或者說每天次，或者說每天50605060次。平均每次打擾大約是次。平均每次打擾大約是5 5分鐘，總共分鐘，總共每天大約每天大約4 4小時(shí)，也就是約小時(shí)，也就是約50%50%。其中。其中80%80%（約（約3 3小時(shí)）的打擾是沒有意小時(shí)）的打擾是沒有意義或者極少有價(jià)值的。同時(shí)人被打擾后重拾原來

8、的思路平均需要義或者極少有價(jià)值的。同時(shí)人被打擾后重拾原來的思路平均需要3 3分鐘，分鐘，總共每天大約就是總共每天大約就是2.52.5小時(shí)。小時(shí)。”根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為5.55.5小時(shí)，按小時(shí)，按8 8小時(shí)工作制算，這占了工作小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的時(shí)間的68.7%68.7%。 流程管理流程管理 要多用打擾性不強(qiáng)的溝通方式要多用打擾性不強(qiáng)的溝通方式 與別人的韻律相協(xié)調(diào)與別人的韻律相協(xié)調(diào)做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)15第六招：今日事、今日畢工作計(jì)劃表正在進(jìn)行的計(jì)劃，尚未完成的事情。每日

9、行事歷規(guī)定的事項(xiàng)一定完成。今日不做，明天就后悔拖延容易變的更困難拖延容易變的更困難做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)16第七招：找出上級(jí)的最佳工作時(shí)間 了解上級(jí)是夜貓子還是早起的鳥兒安排重要的事情的在最好的時(shí)間安排重要的事情的在最好的時(shí)間保證保證1-21-2個(gè)小時(shí)的免打擾時(shí)間個(gè)小時(shí)的免打擾時(shí)間做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)17第八招：養(yǎng)成良好的工作（生活）習(xí)慣平時(shí)作事情 注意養(yǎng)成節(jié)省時(shí)間的好習(xí)慣襪子/長(zhǎng)褲（先穿襪子再穿長(zhǎng)褲，可節(jié)省5秒）用品放在一個(gè)固定的地方（Key ?）做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)18第九招：同時(shí)做兩、三件事情同時(shí)做兩件事情刷牙、洗臉、洗澡/聽新聞等車或塞車時(shí)

10、/看報(bào)開車聽演講或者有聲音的錄音帶同時(shí)做三件事情走路健身、聽mp3學(xué)英語(yǔ)、上班。人腦一次能處理7件事情做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)19第十招：決不輕易“遲到”時(shí)間沒有準(zhǔn)時(shí) 只有提前工作時(shí)間業(yè)務(wù)洽談約會(huì)上課做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)20第11招：沒定期限就不叫工作設(shè)定期限（雙方共同協(xié)議）交辦事項(xiàng)、定下期限，按時(shí)追蹤指使、要求、命令書面化按時(shí)追蹤承辦事項(xiàng)、自定期限、限期前提報(bào)主動(dòng)提出進(jìn)度報(bào)告。力有未逮時(shí)，馬上說出來。做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)21第12招：整理工作環(huán)境桌面清除不必要的東西相片、飾品等。有用物品定位、編號(hào)。抽屜立即處理的公文、正在實(shí)施的計(jì)劃，分類、分組。保

11、留的公文，參考資料分別放置。周圍環(huán)境一天三分之一以上的時(shí)間。清爽舒適、工作效率。做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)22工作環(huán)境“”管理整理：區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的， 撤除不需要的東西；整頓：把要用的東西，按規(guī)定位置擺放整齊，并做好標(biāo)識(shí)進(jìn)行管理；清掃：將不需要的東西清除掉，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。清潔：維持以上整理、整頓、清掃后的局面，使工作覺得整潔、修養(yǎng)：通過進(jìn)行上述4S的活動(dòng)，讓每個(gè)都自覺遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。 5S的倡導(dǎo)者相信，保持工作環(huán)境的干凈整潔，物品擺放有條不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)23用用5s5s來整理你的

12、工作環(huán)境來整理你的工作環(huán)境 （1 1）基本工具；）基本工具； （2 2）復(fù)印機(jī)；）復(fù)印機(jī)； （3 3）傳真機(jī)；）傳真機(jī)； （4 4）電腦；）電腦； （5 5）文檔）文檔 自己檢查你的辦公桌、文件柜、電腦、文件夾、檔案夾、自己檢查你的辦公桌、文件柜、電腦、文件夾、檔案夾、電腦磁盤、還有更多的其他東西，是否符合電腦磁盤、還有更多的其他東西，是否符合5s5s管理，是否方管理，是否方便你的工作。便你的工作。做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)24第第1313招：各種文件只看一次招：各種文件只看一次閱讀技巧30花在閱讀上閱讀前選擇閱讀材料（1分鐘200頁(yè)）閱讀改進(jìn)閱讀速度（1分鐘500字）閱讀后用色筆來

13、標(biāo)記文件處理只看一次今天決定不了的明天也一樣。做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)25第14招：沒有淘汰就不叫檔案管理五分鐘內(nèi)找不到文件 就不是好的檔案管理如果不見了會(huì)發(fā)生什么樣的麻煩事？如果不確定該不該“淘汰”？往垃圾箱丟吧。定期整理、 “淘汰”掉不用的文件。做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)26第15招：學(xué)會(huì)使用外腦專家或朋友 好朋友 專家顧問資源 圖書館。 Internet。做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)27第16招：集合零碎時(shí)間做大事化零為整 25分鐘讀書法 25分/20頁(yè)/天600頁(yè)/月24本書/年每天固定時(shí)間沉思片刻/回顧與總結(jié)(思考周)常規(guī)性工作放在零散的時(shí)間處理做最專業(yè)

14、、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)28第17招：勇敢說“不”您有拒絕的理由，不必每次都要有理由。拒絕太慢反而會(huì)造成抱怨太多。輕諾寡信 人生的麻煩有一半是由于太快說“是”，太慢說“不”造成的 比林定律 ：美國(guó)幽默作家比林 做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)29第18招：休息是為了走更遠(yuǎn)的路適當(dāng)?shù)乃呶缢?0分鐘閉目養(yǎng)神 -小休片刻會(huì)更好適當(dāng)?shù)男蓍e 做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)30第19招：統(tǒng)籌管理時(shí)間并行管理 同一時(shí)間做多件事情串行管理 按循序做事情根據(jù)事情的特點(diǎn)，分類管理做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)31第20招：使用管理時(shí)間的工具筆及時(shí)貼Pda筆記本軟件做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員

15、培訓(xùn)平臺(tái)32五五.管理上司的時(shí)間管理上司的時(shí)間固定日程管理固定日程管理（計(jì)劃、會(huì)議、出差、接待等）（計(jì)劃、會(huì)議、出差、接待等）突發(fā)性日程突發(fā)性日程 （臨時(shí)性、突發(fā)性事件）（臨時(shí)性、突發(fā)性事件）1.1.總體原則：總體原則： 了解上司了解上司的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況，優(yōu)化工作方的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況，優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀察上司的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)拍；法，細(xì)心觀察上司的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)拍； - -了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是上司最近的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留意近期的了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是上司最近的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留意近期的工

16、作興奮點(diǎn)；工作興奮點(diǎn)； 對(duì)計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時(shí)整理日程表，以免安排沖突；對(duì)計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時(shí)整理日程表，以免安排沖突； 定期與上司溝通定期與上司溝通，將雙方的要求、需求和可能會(huì)遇到情況的處理原則達(dá)成，將雙方的要求、需求和可能會(huì)遇到情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，以利工作開展；共識(shí)，以利工作開展； 注意日程安排的時(shí)間松緊，安排全部時(shí)間的注意日程安排的時(shí)間松緊，安排全部時(shí)間的6060；做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)332、經(jīng)驗(yàn)與技巧周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過多的事務(wù)；在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，防止會(huì)議延長(zhǎng)引起時(shí)間沖突，并給上司留出整理思路的時(shí)間；同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù)

17、；根據(jù)上司習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息；對(duì)于上司的各項(xiàng)安排熟記于心，及時(shí)提醒已定下來的安排，防止沖突；每日安排相對(duì)固定時(shí)間與上司核對(duì)日程，保證秘書與上司日程表內(nèi)容一致；控制約會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；掌握近期要回避的人物；做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)343.出差日程安排 出差前： 確定出差目的地和日期；確認(rèn)上司出差陪同人與出差地人員溝通，確定日程（如早午晚餐安排、所到地地址、路程時(shí)間、接待人等信息）。確定行程，預(yù)定機(jī)票（選擇航空公司、機(jī)型及班次）、酒店（選擇上司習(xí)慣的酒店、酒店的電話、傳真等）、接/送機(jī)人員（明確接送人的聯(lián)系方式）；完善細(xì)致周到的日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方參會(huì)人、議程等）（見范例）。根據(jù)上司的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品。擬寫授權(quán)書并于上司出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件。出差中： 在第一時(shí)間掌握上司到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。根據(jù)上司日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況；配合上司授權(quán)人的工作，及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。根據(jù)情況及時(shí)與相關(guān)人員及上司溝通，及時(shí)調(diào)整日程安排；出差后： 及時(shí)向上司匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展；出差資料整理（包括資料、名片、會(huì)談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔