信息時代發(fā)展趨勢下的物業(yè)公司管理成本控制探析

1、    信息時代發(fā)展趨勢下的物業(yè)公司管理成本控制探析    孫楊 劉夏青摘 要 我國物業(yè)管理行業(yè)起步較晚，而且行業(yè)經(jīng)驗積累不足，發(fā)展又非常迅猛，導(dǎo)致了物業(yè)管理行業(yè)出現(xiàn)的問題逐漸明顯。成本管理的問題關(guān)系到一個物業(yè)公司的存活與發(fā)展，而現(xiàn)在大部分的物業(yè)公司成本管理能力較弱，使得物業(yè)管理行業(yè)的發(fā)展受阻。有效地解決成本管理問題是維持物業(yè)管理行業(yè)繼續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。文章將對物業(yè)管理行業(yè)的現(xiàn)狀及問題加以分析，并給出相應(yīng)對策，希望能對行業(yè)的發(fā)展提供幫助。關(guān)鍵詞 物業(yè)管理；成本控制；信息發(fā)展：f275.3 ：a物業(yè)管理行業(yè)是一個勞動密集型的服務(wù)行業(yè)，行業(yè)伴隨著社會的發(fā)展在不斷

2、壯大隊伍。由于多年來存量物業(yè)提價難，同時受制于人工成本不斷上漲，物業(yè)收入始終維持較低水平，加之物業(yè)公司對成本的控制不嚴謹，導(dǎo)致很多物業(yè)公司都呈現(xiàn)虧損的狀態(tài)。因此，提高現(xiàn)有物業(yè)公司的成本控制力是當下主要任務(wù)，成本管理能力的提升有助于企業(yè)在行業(yè)中獲得更強的競爭力。一、物業(yè)公司成本的構(gòu)成物業(yè)公司的運營模式與一般的生產(chǎn)經(jīng)營型企業(yè)相比還是有很大區(qū)別的。比如，生產(chǎn)類的企業(yè)一般都有固定的車間，日常工作也比較統(tǒng)一，而物業(yè)公司的工作要比生產(chǎn)類企業(yè)相對復(fù)雜，不但要考慮工作時長，還要考慮工作空間和工作性質(zhì)。物業(yè)公司的成本構(gòu)成是分散的，這與物業(yè)公司的服務(wù)內(nèi)容有很大的關(guān)系。物業(yè)可以歸類到服務(wù)行業(yè)，它大部分的成本都集中在

3、服務(wù)上，所以，人工成本就占據(jù)了物業(yè)總成本的大部分。管轄區(qū)域的治安、消防等管理維護費用的支出，區(qū)域內(nèi)公共綠地、設(shè)施設(shè)備的養(yǎng)護費，還有物業(yè)公司開設(shè)的公共場所等費用，都成為導(dǎo)致物業(yè)公司成本分散的主要原因。二、信息時代物業(yè)公司成本管理控制的現(xiàn)狀（一）成本管控制度并不規(guī)范物業(yè)公司的業(yè)務(wù)是以項目為單位，計算投入每個項目的成本和收益的經(jīng)濟效益，確定公司的收入和支出。物業(yè)公司將在人力資源匹配和材料設(shè)備采購上投入足夠的資金，以增強公司的規(guī)模和競爭力。到目前為止，在成本控制方面國內(nèi)還沒有一套規(guī)范、完善的物業(yè)行業(yè)管理標準，以及符合中國國情，中國物業(yè)管理企業(yè)可以借鑒的先進成本管理模式。這對物業(yè)公司的成本管理和控制構(gòu)成

4、了嚴峻考驗。在中國，每個物業(yè)公司都有自己的成本控制管理的方法。這些控制方法是每個公司的成本管理發(fā)展道路上積累的經(jīng)驗教訓(xùn)。但一些物業(yè)公司的成本管理方法僅適用于自己的公司，不能很快對市場的變化做出反應(yīng)及調(diào)整，這是有局限性的。此外，大多數(shù)物業(yè)公司實施的成本管理方法不夠科學，無法有效控制公司的成本管理1。（二）未計算間接成本在我國大多數(shù)物業(yè)公司中，公司的對外服務(wù)成本不作為公司成本，而物業(yè)公司的成本是其提供的合同中規(guī)定的服務(wù)成本，作為服務(wù)合同的成本。當物業(yè)公司項目的服務(wù)部門和管理部門共同使用同一項不能計入服務(wù)合同成本的成本時，服務(wù)部門和管理部門將該成本作為間接成本計入項目的服務(wù)合同中。一般來說，間接費用

5、包括維修費、勞動保護費、取暖費等。目前的物業(yè)公司并沒有提到這些間接成本包括在公司的成本中。在我國大多數(shù)物業(yè)公司中，成本會計制度被作為公司控制管理成本和實現(xiàn)固定成本管理的方法。然而，物業(yè)公司所提供的服務(wù)產(chǎn)品通常是無形的，很難通過定額管理來計算無形服務(wù)的成本2。三、信息時代發(fā)展趨勢下物業(yè)公司管理成本控制存在的問題（一）組織成本過高縱觀物業(yè)行業(yè)，組織成本在物業(yè)管理成本控制工作中占比較大?，F(xiàn)實中很多物業(yè)公司并不具備高水平的組織成本管理，成本管理出現(xiàn)問題對以后的發(fā)展造成很大的影響。首先，物業(yè)公司的組織結(jié)構(gòu)就存在一定問題，結(jié)構(gòu)不夠科學、合理，管理者的管理權(quán)限過于擴散，管理邊界不清晰，公司內(nèi)的崗位設(shè)置過多。

6、這種情況不但使公司的人工成本擴大，還影響整個公司的運行，不利于公司運營管理工作正常開展。根據(jù)行業(yè)調(diào)研，物業(yè)行業(yè)中平均人工成本占總成本近七成，遠遠超過其他費用的占比。其次，物業(yè)管理行業(yè)中組成單位的人員素質(zhì)上存在很大的差異，不能及時的形成一條規(guī)律有效的決策，即使按照目前的情況形成決策，也很難有效的落實到工作中。（二）成本計劃沒有得到重視在成本管理和控制的工作中，物業(yè)管理企業(yè)并不重視成本計劃管理。在進行管理時，到了一個非常必要的時刻，尤其是當公司在經(jīng)營管理方面出現(xiàn)問題時，很容易使其在這方面的工作陷入非常被動的局面，很難充分發(fā)揮成本管理的作用。成本管理在實際工作過程中可以分為成本計劃和成本控制。與后者

7、相比，前者在整個工作過程中占有更重要的地位。它在計劃成本中發(fā)揮了作用，可以使成本控制工作更加順利和有效，但并沒有取得更好的成本管理控制效果。目前，我國物業(yè)企業(yè)所做的成本控制工作往往只是為了滿足客戶和業(yè)主對物質(zhì)和商業(yè)服務(wù)的需求，以提高服務(wù)質(zhì)量和水平，降低成本為代價，獲取低成本收益。然而，這并不符合我國物業(yè)管理的成本控制要求。房地產(chǎn)企業(yè)的成本管理尚未達到明確支持每項成本在管理中具體運用的目標。許多成本數(shù)據(jù)不能完全準確地反映出來，給成本管理的內(nèi)部控制帶來了很大的困難3。（三）成本管理方法老套目前，傳統(tǒng)的成本管理方法還被現(xiàn)在的絕大部分物業(yè)管理企業(yè)所使用，傳統(tǒng)的成本管理方法太過粗糙，使得公司在開展成本管

8、理控制工作時很難取得成效。在信息化時代的今天，如果工作中一直保持著老舊的方式，缺少信息化的使用，就會造成公司成本控制效率低，很難取得顯著的成本管理效果。另外，物業(yè)服務(wù)企業(yè)對分類管理不夠重視，沒有意識到這方面的重要性，也使成本管理的相關(guān)工作增加了難度，相關(guān)工作人員的工作負擔也隨之增加。目前也是物業(yè)服務(wù)企業(yè)從初期到成熟期的一個過渡階段。在發(fā)展的初期，管理方式落后，不但增加了人員成本，還減小了該企業(yè)在行業(yè)中的競爭力。還有很多物業(yè)公司的成本考核體系建立的不完善、不科學，更有生搬硬套的現(xiàn)象發(fā)生，都增加了成本管理工作的難度。四、信息時代發(fā)展趨勢下物業(yè)公司管理成本控制存在問題的對策（一）降低組織成本，做好提

9、前預(yù)算一般來說在物業(yè)公司開展工作之前，為了讓成本支出和所管理的項目內(nèi)容相適應(yīng)，相關(guān)人員應(yīng)當事先分析好影響成本管理工作的各種原因，而且要在成本管理方面建立有執(zhí)行力的公司固定支出預(yù)算、人員費用預(yù)算等一系列的內(nèi)部管理制度，確保在成本管理工作上取得顯著的效果。物業(yè)公司在完善管理制度的前提下，為了減免不必要的支出，還要結(jié)合不同部門進行摸底調(diào)查，掌握每個部門真實的消耗情況。物業(yè)公司先列出費用使用指南，在列出每個項目的費用標準，從整體上控制費用的支出，依照每個部門職責不同，將制定的標準分配到每一個部門。在每個月的月初，物業(yè)管理公司的相關(guān)負責人應(yīng)當根據(jù)上月的經(jīng)收情況分析并總結(jié)，匯總以后把成本使用情況做好記錄并

10、移交給有關(guān)成本管理的部門，在摸索出規(guī)律以后，針對不同部門的費用使用情況進行重新確定。物業(yè)公司可以用制定相關(guān)管理制度的辦法，用獎懲制度輔助管理，把硬性的指標和任務(wù)公開透明，讓每一位員工都盡可能的參與到成本管理的工作當中。另外，公司的財務(wù)部門要對其他的部門要定期進行費用審核，增強工作的平衡性4。從上表可以看出，物業(yè)公司在設(shè)備采購和使用之前都制定了相應(yīng)的計劃。例如列出了需要購入的設(shè)備、使用的時間節(jié)點、相應(yīng)的措施，同時每一項具體的任務(wù)都有一個專門的負責人，實現(xiàn)了具體化，有效地維護了實際工作的成本的管理與使用。（二）重視成本計劃事中成本控制是目前企業(yè)成本的工作重點，在成本控制管理工作中有監(jiān)督、調(diào)整、促進

11、等作用。事中成本的控制是相關(guān)人員在基礎(chǔ)管理制度的前提下執(zhí)行計劃任務(wù)的過程中進行監(jiān)督、發(fā)現(xiàn)問題并調(diào)整的一個措施。事中成本控制也是完成任務(wù)和實現(xiàn)計劃的有效保證，發(fā)現(xiàn)問題，并及時處理，是提高成本管理工作的有效手段。事中成本控制是對成本管理控制工作中具體的事情進行控制，也是物業(yè)管理公司成本管理控制工作所要抓住的重點事宜5。1.管理責任制的分配管理責任制的分配就是要物業(yè)管理公司內(nèi)部明確各個部門具體需要掌握的只能，從部門內(nèi)部對成本管理工作做出有效的措施，充分調(diào)動人員積極性，對事先制定的指標有效的分解到下屬部門。2.制定成本支出控制方法監(jiān)督材料費用的控制。物業(yè)公司主要從下面兩方面進行控制：首先，材料的消耗量

12、控制。物業(yè)管理公司必須每天嚴格把控材料的消耗數(shù)量，避免不必要的浪費，并且設(shè)定專人負責材料的領(lǐng)用記錄。在公司的內(nèi)部，針對不同的部門制定符合部門標準的有關(guān)材料使用的規(guī)章制度，降低材料的消耗量，有效控制成本支出。其次，是材料采購價格的控制。重點是要選擇質(zhì)量過關(guān)的材料，保證對人身體無害的前提下，通過貨比三家或者大量采購的優(yōu)惠，挑選一家經(jīng)濟又實惠的商家進行購買，有效控制不必要費用的支出6。人工成本支出的控制。在物業(yè)服務(wù)企業(yè)中，占比最大的成本費用就是人工成本，如果在管理中能很好地控制人工成本，對物業(yè)成本管理工作中的效果是尤為顯著的。物業(yè)管理公司想要從人工成本下手，就要明確各類工作人員的組織架構(gòu)，要想更好地

13、控制人工成本，就必須在服務(wù)不變的前提下針對實際情況進行人員的變革。對于人工成本的減少方法有以下幾點。首先，適度增加基礎(chǔ)物業(yè)外包力度，利用外包公司在專業(yè)領(lǐng)域的服務(wù)優(yōu)勢優(yōu)化服務(wù)提效能，有效管控成本，保障盈利空間。其次，通過技術(shù)創(chuàng)新有效對沖成本壓力。積極引入智能科技設(shè)備，實現(xiàn)基礎(chǔ)服務(wù)自動化、智能化，降低基礎(chǔ)服務(wù)對人力資源的大量占用，有效抑制人力的成本上升，顯著提升管理效率及服務(wù)質(zhì)量。比如，在安防系統(tǒng)方面，通過智能門禁系統(tǒng)、無人化停車管理系統(tǒng)、智能監(jiān)控系統(tǒng)來代替人的工作，有效降低人員使用數(shù)量。最后，針對專業(yè)性技術(shù)強的工作，像硬件設(shè)施的維護、清洗等項目，通過專業(yè)化分工可以提高單項服務(wù)效率，減少在人力管理

14、方面的成本7。嚴格控制能耗費的支出。對于能耗費的支出，每個部門都應(yīng)做好相應(yīng)的計量設(shè)備并做好使用記錄，對整體水電費的支出做出評判。首先，在照明時間不變的前提下，用低能耗的led燈替代高能耗的采光設(shè)備，使用節(jié)水的滴灌替代傳統(tǒng)水管，節(jié)能效果顯著。其次，通過建立設(shè)備遠程監(jiān)控平臺，提高設(shè)備運行、能源管理的時效性和準確性?？梢酝ㄟ^技術(shù)改造，對供水系統(tǒng)進行更新?lián)Q代，由傳統(tǒng)的變頻輸送改成無負壓加壓泵技術(shù)。這些都能有效的改善能耗的使用情況8。其他成本費用的控制。每個費用支出的性質(zhì)不同，控制的方法也不同。在工作中遇到問題或想到成本管控的辦法要及時地上報領(lǐng)導(dǎo)，共同經(jīng)營企業(yè)，實現(xiàn)成本管理控制的目的。（三）規(guī)范成本管理

15、體系對于事后的成本控住，主要都集中在結(jié)果的處理上。對執(zhí)行的結(jié)果和執(zhí)行前預(yù)設(shè)的目標分析，找出其中的差異，并采取相對應(yīng)措施及時糾正。1.成立規(guī)范的成本報告控制系統(tǒng)有一個清晰的成本報告對企業(yè)的成本控制是非常有必要的，所寫報告內(nèi)容一定要把預(yù)計成本和實際成本做對比，對責任單位的工作質(zhì)量進行檢查，從根本上找出原因，得出最真實的數(shù)據(jù)，有利于以后工作的開展9。2.成本差異情況的分析處理如果在計劃實施以后，相關(guān)人員發(fā)現(xiàn)預(yù)算和實際的差距，但是找不到其中的根源，也沒有解決的辦法，相關(guān)人員就要及時上報給領(lǐng)導(dǎo)。由上下級部門一起探討問題的原因，并進行分析給出解決辦法，方便了以后工作的順利進行。另外，在解決問題以后，物業(yè)管

16、理公司還要對公司的收益進行分析，對是否達到目標進行探討，從中吸取經(jīng)驗，為企業(yè)的發(fā)展打下基礎(chǔ)。3.跨社區(qū)、跨城市、跨區(qū)域地形成一個中心化管理物業(yè)公司所管理的所有項目都能集合在一起，不再以單個項目為單位。設(shè)立區(qū)域公司，攜帶區(qū)域內(nèi)各個項目，實行工作統(tǒng)一安排，人員統(tǒng)一調(diào)度，管理統(tǒng)一標準，財務(wù)統(tǒng)一收支，材料集中配送，通過整合公司人力、物力、財力的一系列集中管理方式，避免了重復(fù)管理帶來的人力和資源上的浪費，有效地整合了人力資源、資產(chǎn)資源和信息資源，保證公司的高效運轉(zhuǎn)的同時減少了管理成本的支出10。物業(yè)公司的費用最主要的是管理費用，前期由于業(yè)務(wù)的擴張和在管體量增大，管理費用會逐漸升高，后期隨著信息化內(nèi)部管理

17、平臺的搭建，加大對管理費用的控制。通過對人、財、物的連接，將賬務(wù)管理系統(tǒng)與合同系統(tǒng)進行互聯(lián)，只要輸入一個項目的基本信息，便可得出物業(yè)費盈虧的平衡點、總成本以及可能產(chǎn)生的項目利潤，實現(xiàn)了對運營風險的管控，并且可以通過決策和預(yù)算盡可能地使其價值最大化。信息化平臺可以幫助物業(yè)公司更好地了解底層成本管控的情況，并且整合跨地域成本。五、物業(yè)行業(yè)的發(fā)展的前景（一）規(guī)模持續(xù)擴大，行業(yè)集中度大幅提升繼承我國房地產(chǎn)行業(yè)特色，我國物業(yè)管理行業(yè)將呈現(xiàn)出一個規(guī)模大、增速高的藍海市場。近年來，住宅銷售高位穩(wěn)定、竣工交付加速、物管滲透率提升等積極因素將綜合推動行業(yè)進入規(guī)模爆發(fā)期，而在這大行業(yè)、小公司的格局中，房企集中度調(diào)

18、整和物業(yè)管理證券化加速等有利因素則將大幅推升物業(yè)管理市場集中度，預(yù)示著物業(yè)頭部企業(yè)將擁有巨大的成長空間。此外，領(lǐng)先的物業(yè)公司致力于發(fā)展聯(lián)盟及伙伴關(guān)系規(guī)模化發(fā)展，也使物業(yè)管理市場的集中度不斷提升。2015年，百強物業(yè)公司占全國總在管建筑面積的比例約為28.4%，達到23.6億平方米。隨著百強公司加快擴大規(guī)模，市場份額繼續(xù)提升，2019年末，百強物業(yè)公司的總在管建筑面積達到42.8億平方米，占全國總在管建筑面積43.6%。市場不斷向行業(yè)頭部企業(yè)集中已成為必然趨勢。（二）注重服務(wù)品質(zhì)，借力資本市場近年來隨著城鎮(zhèn)化的持續(xù)推進，房地產(chǎn)市場逐步進入存量時代，這為物業(yè)行業(yè)提供了廣闊的發(fā)展空間。截至目前，港股

19、主板上市的物業(yè)服務(wù)企業(yè)已達23 家，物業(yè)服務(wù)企業(yè)上市進程進入加速階段。預(yù)計未來兩年，物業(yè)板塊依然會呈現(xiàn)持續(xù)擴張態(tài)勢。上市物業(yè)服務(wù)企業(yè)利用資本平臺優(yōu)勢，制定明確的發(fā)展規(guī)劃，優(yōu)先擴大管理規(guī)模，同時吸納更多優(yōu)質(zhì)人才，保障企業(yè)健康成長，不斷提升行業(yè)地位。因此對于物業(yè)服務(wù)的定位不能停留在以往，物業(yè)服務(wù)的內(nèi)容已經(jīng)不再局限于簡單的對住宅及配套的維護管理，其內(nèi)涵不斷在擴大。在現(xiàn)代服務(wù)業(yè)的引領(lǐng)下，物業(yè)管理行業(yè)逐步由勞動密集向集約化、自動化、智能化、互聯(lián)化轉(zhuǎn)變；從基礎(chǔ)物業(yè)服務(wù)的提供商向社區(qū)生活服務(wù)平臺轉(zhuǎn)型。從中長期來看，只有擁有附加價值的物業(yè)公司才能生存，行業(yè)的核心競爭力在服務(wù)品質(zhì)。服務(wù)品質(zhì)難以量化，但口碑可以傳承，客戶對服務(wù)品質(zhì)的認可會被反映在物業(yè)管理費收繳率、合同續(xù)約率及項目中標率等指標上。企業(yè)想要維持并擴大現(xiàn)存的規(guī)模，必須靠優(yōu)質(zhì)服務(wù)輸出讓業(yè)主認可。由此可見，優(yōu)質(zhì)優(yōu)價、深入人心的品牌物業(yè)企業(yè)將被更多選擇，充分體現(xiàn)了社會各界對物業(yè)管理價值的認可，彰顯了行業(yè)服務(wù)價值，物業(yè)服務(wù)的口碑和品牌價值提升，