企業(yè)檔案室管理規(guī)定辦法

1、企業(yè)檔案室管理規(guī)定辦法 企業(yè)檔案室管理規(guī)定【1】 1.總則 為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理,逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,更好地為企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)服務(wù),依據(jù)檔案法及總公司有關(guān)檔案工作的規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際制定本制度。 2.檔案歸檔制度 2.1.適用范圍 公司檔案主要包括:1.黨群工作;2.行政管理;3.經(jīng)營管理類;4.生產(chǎn)技術(shù)管理類;5.產(chǎn)品檔案;6.科學(xué)技術(shù)研究檔案;7.基建檔案;8.設(shè)備儀器;9.會(huì)計(jì)檔案;10.干部職工檔案等十類檔案管理。 2.2.文件資料的形成和歸檔。 2.2.1.公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的各種文件資料,由部門指定專人負(fù)責(zé)日常積累、整理和歸檔;各項(xiàng)管理工作中形成的文件資料,由各職能部門的

2、兼職檔案員分門別類做好日常積累、整理和歸檔工作。 2.2.1.1.公司黨群工作檔案、人事檔案、行政檔案由辦公室按年度進(jìn)行整理,以上資料于第二年六月底前移交到檔案室進(jìn)行分類、整理、立卷歸檔。 2.2.1.2.經(jīng)營管理類包括經(jīng)營部分包合同、分包結(jié)算、分包商評(píng)價(jià)表(包括供應(yīng)商評(píng)價(jià)表);生產(chǎn)部的生產(chǎn)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)(表)報(bào)表、設(shè)備報(bào)表、設(shè)備檢查計(jì)劃報(bào)告等按年度整理、組卷,于第二年六月底前移交檔案室歸檔。 2.2.1.3.生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案由質(zhì)量部專人按年度負(fù)責(zé)整理,于第二年六月底前移交檔案室進(jìn)行分類、整理、立卷歸檔。 2.2.1.4.產(chǎn)品檔案涉及到的資料由各個(gè)部門按分類規(guī)則11.5進(jìn)行收集整理,以承接項(xiàng)目全

3、部完工后進(jìn)行整理,以產(chǎn)品入庫時(shí)間為準(zhǔn)兩個(gè)月內(nèi)整理、立卷移交檔案室歸檔。 2.2.1.5.科學(xué)技術(shù)研究檔案,由技術(shù)部在完成每一項(xiàng)科技成果之后兩個(gè)月內(nèi),按分類規(guī)則11.6進(jìn)行整理、組卷,并向檔案室移交歸檔。 2.2.1.6基建檔案,在基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收質(zhì)保期后兩個(gè)月內(nèi),由基建領(lǐng)導(dǎo)小組按檔案分類規(guī)則11.7進(jìn)行整理、組卷、排列、編號(hào),并移交檔案室歸檔。 2.2.1.7.設(shè)備儀器檔案及新購進(jìn)設(shè)備隨機(jī)資料,由生產(chǎn)設(shè)備部按分類規(guī)則11.8進(jìn)行整理、組卷,并在兩個(gè)月內(nèi)移交檔案室保管。 2.2.1.8.會(huì)計(jì)檔案,由財(cái)務(wù)部按分類規(guī)則11.9整理裝訂成冊(cè),排列編號(hào)并編制分類目錄。在會(huì)計(jì)年度終了后在本部門保存一年后移

4、到檔案室保管。 2.2.2.資料歸檔的基本要求 2.2.2.1.文件資料必需保持成套性和完整性。 2.2.2.2.歸檔的文件資料必需精確反映各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容。 2.2.2.3.在一個(gè)年度或一個(gè)項(xiàng)目結(jié)束后,由檔案員根據(jù)文件的特點(diǎn),系統(tǒng)整理組成一個(gè)或若干個(gè)保管單位(卷、冊(cè)、袋、盒),經(jīng)主管負(fù)責(zé)人審查簽字之后,按移交歸檔程序和時(shí)間要求,向檔案室移交歸檔。 2.2.2.4.每一個(gè)保管單位都要填寫案卷封面(包括:單位名稱、項(xiàng)目名稱、保管單位名稱、編制日期、張數(shù)、保管期限、檔案號(hào)等)卷內(nèi)目錄和備考表。 2.2.2.5.歸檔的文件資料必需符合國家規(guī)定的文件種類、文件格式等有關(guān)要求,書寫工整清晰,不準(zhǔn)使用圓

5、珠筆、鉛筆及純藍(lán)墨水書寫。 2.2.3.歸檔份數(shù) 2.2.3.1.各類檔案歸檔一份。 2.2.3.2.聲像、電子版檔案歸檔二份。 2.2.4.歸檔案卷的交接 2.2.4.1.公司各部門形成的技術(shù)文件,由資料員根據(jù)分類規(guī)則進(jìn)行整理,填寫移交清單一式兩份(本部門和公司檔案室各存一份),由部門經(jīng)理審核后移交檔案室。 2.2.4.2.公司技術(shù)部、質(zhì)量部形成的技術(shù)文件,包括經(jīng)營管理、產(chǎn)品、基建、科研類等文件,由資料員根據(jù)分類規(guī)則進(jìn)行整理、組卷,并編寫技術(shù)文件歸檔說明書,填寫移交清單一式兩份(本部門和公司檔案室各存一份)。 2.2.4.3.確定檔案保管期限的原則: a.凡記述和反映公司重要活動(dòng)和歷史面貌,

6、對(duì)企業(yè)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保存。 b.凡在較長時(shí)期內(nèi)需要查考利用的檔案列為長期保存(30年)。 c.凡在短時(shí)期內(nèi)需要查考利用的檔案列為短期保存(10年)。 d.介于兩者之間的檔案,一律從長保存。 3.檔案接收制度 3.1.接收檔案必需專心驗(yàn)收,并辦理接交手續(xù)。 3.2.存放檔案必需有專用柜,排列方法一律從左向右自上而下。 3.3.底圖存放要扎邊平放。藍(lán)圖按四號(hào)大小琴式折疊。 3.4.借閱檔案必需按借閱制度辦理。 3.5.每年12月31日前對(duì)庫房檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)、核對(duì),做到賬物相符。 4.檔案保管制度 4.1.檔案庫房應(yīng)具有防火、防盜、防光、防高溫氣體、防潮、防塵、防有害生物、防污染等

7、設(shè)施條件。 4.2.檔案室每月進(jìn)行一次安全檢查,檢查狀況應(yīng)登記,發(fā)覺問題當(dāng)即處理或向領(lǐng)導(dǎo)反映解決。 4.3.非庫房管理人員,不得進(jìn)入庫房。如因工作需要進(jìn)入庫房的,應(yīng)由管理人員伴隨。 5.檔案登記統(tǒng)計(jì)制度 5.1.檔案統(tǒng)計(jì)主要包括:檔案管理基本狀況、檔案數(shù)量、檔案利用效果。 5.2.嚴(yán)格履行借閱手續(xù),照實(shí)填寫借閱檔案登記表,并妥當(dāng)保存,作為積累檔案利用的依據(jù)。 5.3.檔案員要主動(dòng)與利用者聯(lián)系,請(qǐng)利用者協(xié)助填寫“檔案利用效果登記表”并將利用效果實(shí)例匯編成冊(cè)。 5.4.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表每年年底報(bào)總公司檔案室和y市檔案局一份,檔案室留兩份。 6.檔案的保密制度 6.1.檔案管理人員必需貫徹執(zhí)行國家保密制

8、度及公司的檔案保密規(guī)定,確保檔案的安全。 6.2.檔案管理人員對(duì)所保管的檔案內(nèi)容不得泄露。 6.3.不得擅自翻印、復(fù)印、傳抄檔案、資料。 6.4.經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案、資料,必需送指定造紙廠銷毀,不準(zhǔn)賣給廢品收購站。 6.5.發(fā)覺檔案、資料丟失或下落不明,要馬上報(bào)告保衛(wèi)部門。 7.檔案借閱制度 7.1.借閱檔案應(yīng)依據(jù)檔案的重要程度履行不同的借閱手續(xù)。 7.2.機(jī)關(guān)各部室因工作需要在檔案室查閱檔案者,須經(jīng)部門經(jīng)理簽字。調(diào)閱檔案且離開檔案室或復(fù)印案卷內(nèi)容(不帶出機(jī)關(guān))者,須經(jīng)部門經(jīng)理、經(jīng)理辦公室主任簽字,方準(zhǔn)予借閱或復(fù)印。 7.3.凡外單位借閱檔案或復(fù)印案卷內(nèi)容并帶出機(jī)關(guān)者,必需持單位介紹信,經(jīng)公

9、司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字,方可調(diào)閱或復(fù)印,“介紹信”留存檔案室。 7.4.借閱檔案,借出時(shí)間最長不超過15天。 7.5.借閱檔案的人員,必需保守檔案的機(jī)密,保證檔案的安全,不得涂改、勾劃、剪裁、拆散或擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借。 借出后歸還的檔案,檔案管理人員要專心核對(duì)、檢查,發(fā)覺問題要向借閱人當(dāng)面提出,查明狀況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。 8.檔案利用制度 8.1.黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案實(shí)行新規(guī)則的編制歸檔文件目錄;產(chǎn)品、基建、設(shè)備儀器、科技、會(huì)計(jì)檔案編制總目錄、分類目錄等。 8.2.生產(chǎn)經(jīng)營和其他各項(xiàng)工作中形成的全部檔案為一個(gè)全宗。檔案室應(yīng)在文書和業(yè)務(wù)部門立卷基礎(chǔ)上,根據(jù)“分類規(guī)則”進(jìn)行分類、組卷、編目、排列、上架。

10、 8.3.檔案室依據(jù)各類檔案的不同要求,分別按年度或項(xiàng)目編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具。 8.4.全宗內(nèi)的案卷目錄,應(yīng)依分類方案準(zhǔn)時(shí)間順序排列并編號(hào),專柜保存,并繪制案卷存放標(biāo)識(shí)。 8.5.應(yīng)用計(jì)算機(jī)存貯和檢索檔案。 9.檔案鑒定銷毀制度 9.1.檔案的鑒定,由檔案鑒定小組負(fù)責(zé),檔案鑒定小組由公司主管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)技術(shù)部門、經(jīng)理辦和檔案室的負(fù)責(zé)人員組成。 9.2.鑒定工作每三至五年進(jìn)行一次。 9.3.依據(jù)檔案保管期限規(guī)定,對(duì)超過保管期限的檔案由鑒定小組提出存毀意見。 9.4.銷毀的檔案登記造冊(cè),報(bào)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀冊(cè)上簽字并注明年、月、日,銷毀清冊(cè)立卷歸

11、檔長期保存。 10.違規(guī)懲罰 對(duì)違反下列行為之一的直接責(zé)任人及主管領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)視情節(jié)輕重賜予不同程度的懲罰,構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任: 10.1.不按規(guī)定整理檔案,不按期向檔案室移交檔案的; 10.2.因保管不善,造成檔案損毀、丟失的; 10.3.偽造、涂改檔案的; 10.4.擅自銷毀、抄錄、復(fù)制檔案的; 10.5.泄露檔案內(nèi)容,造成嚴(yán)重后果的。 11.分類規(guī)則 11.1.檔案分類 依據(jù)工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則要求,依據(jù)公司實(shí)際狀況設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目,即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類。 11.2.檔號(hào)編

12、制原則 11.2.1.唯一性原則: 檔案館內(nèi)檔號(hào)應(yīng)指代單一。不是編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦于不同代碼,一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。 11.2.2.合理性原則:檔號(hào)結(jié)構(gòu)必需與館藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。 11.2.3.穩(wěn)定性原則:檔號(hào)一經(jīng)確定,一般不應(yīng)隨便轉(zhuǎn)變。 11.2.4.擴(kuò)充性原則;檔號(hào)必需留有適當(dāng)?shù)倪f增容量,以便適應(yīng)不斷擴(kuò)充檔案的需要。 11.2.5.單性原則:檔號(hào)力求簡(jiǎn)短明白,以便削減代碼差錯(cuò),節(jié)約存儲(chǔ)空間,提高處理效率。 11.3.檔號(hào)的結(jié)構(gòu) 目錄號(hào)類別名案卷號(hào)頁號(hào) xx·xxxxx 11.4.黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案類目設(shè)置及編號(hào) 11.4.1.一級(jí)類目代號(hào):0

13、黨群工作類;1行政管理類;2經(jīng)營管理類;3生產(chǎn)技術(shù)管理類 11.4.2.按二級(jí)類目組織案卷。 11.4.3.檔號(hào)的結(jié)構(gòu)形式 上述四類檔案編號(hào)結(jié)構(gòu)形式采用四段式,編號(hào)由左至右排列,格式如下: #formatimgid_1# 第一段為目錄號(hào)。 第二段為一級(jí)類目代號(hào),用“0、1、2、3”表示。 第三段為部門代號(hào)(二級(jí)類目)。 第四段為案卷號(hào),同一保管期限內(nèi)流水編號(hào)。 11.4.4.案卷排列與編目 同一保管期限內(nèi)按黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類的順序逐年編制流水卷號(hào),分三種保管期限編制案卷目錄。 利用新規(guī)則進(jìn)行文件級(jí)管理的,同一保管期限內(nèi)同一年度按黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類

14、、生產(chǎn)技術(shù)管理類順序編制流水件號(hào),分三種保管期限編制歸檔文件目錄。 11.5.產(chǎn)品檔案類目設(shè)置及編號(hào) 產(chǎn)品生產(chǎn)檔案按所承接的工程項(xiàng)目-子項(xiàng)專業(yè)設(shè)置類目,按二級(jí)類目組織案卷。 11.5.1.檔號(hào)的結(jié)構(gòu)形式 產(chǎn)品檔案結(jié)構(gòu)形成采用四段式,編號(hào)由左至右排列,格式如下:。 x4·xxxx 第一段為目錄號(hào)。 第二段為一級(jí)類目,用“4”表示產(chǎn)品檔案。 第三段為二級(jí)類目,按產(chǎn)品種類或型號(hào)設(shè)置。 第四段為案卷號(hào),同一類產(chǎn)品檔案的編號(hào)。 11.6.科學(xué)技術(shù)研究檔案 11.6.1.類目設(shè)置 科學(xué)技術(shù)研究檔案按科研課題設(shè)置類目,二級(jí)類目依據(jù)科研課題完成的時(shí)間順序編制,按二級(jí)類目組織案卷。 11.6.2.編號(hào)

15、的結(jié)構(gòu)形式 科學(xué)技術(shù)研究檔案編號(hào)的結(jié)構(gòu)形式采用四段式,格式如下: x5·xxx 第一段為目錄號(hào) 第二段為一級(jí)類目(科學(xué)技術(shù)研究檔案)代號(hào),用“5”表示。 第三段為課題代號(hào),依據(jù)科研項(xiàng)目排序編號(hào)。 第三段為案卷號(hào),按項(xiàng)目流水編號(hào)。 11.6.3.案卷排列按二級(jí)類目順序排列。 11.7.基本建設(shè)檔案類目設(shè)置及編號(hào) 11.7.1.類目設(shè)置 基本建設(shè)檔案按建設(shè)項(xiàng)目設(shè)置類目,二級(jí)類目依據(jù)基建項(xiàng)目完成的時(shí)間順序編制,按二級(jí)類目組織案卷。 11.7.2.編號(hào)的結(jié)構(gòu)形式 基建檔案編號(hào)的結(jié)構(gòu)形式采用五段式,格式如下: x6·xx·xxx 第一段為目錄號(hào) 第二段為一級(jí)類目(基本建設(shè)檔

16、案)代號(hào),用“6”表示。 第三段為建設(shè)項(xiàng)目代號(hào),依據(jù)項(xiàng)目排序編號(hào)。 第四段為三級(jí)類目代號(hào),用01-11表示。 第五段為案卷號(hào),按項(xiàng)目流水編號(hào)。 11.7.3.案卷排列按二級(jí)類目順序排列。 11.8.設(shè)備儀器檔案類目設(shè)置及編號(hào) 11.8.1.類目設(shè)置.設(shè)備儀器檔案按設(shè)備種類(用途)設(shè)置類目,設(shè)備儀器類設(shè)置八個(gè)二級(jí)類目(見類目代號(hào)表),按單位設(shè)備組織案卷。 11.8.2.編號(hào)的結(jié)構(gòu)形式 設(shè)備儀器檔案的編號(hào)結(jié)構(gòu)形式采用五段式,格式如下: x7·xx·xxx 第一段為目錄號(hào)。 第一段為一級(jí)類目(設(shè)備儀器檔案)代號(hào),用“7“表示。 第二段為二級(jí)類目代號(hào),用01-08表示。 第三段為三

17、級(jí)類目,依據(jù)實(shí)有設(shè)備食品狀況設(shè)備。 第四段為案卷號(hào),按二級(jí)類目流水編號(hào)。 11.8.3.案卷排列:按二級(jí)類目順序排列。 11.9.會(huì)計(jì)檔案分類、編號(hào)、排架細(xì)則 11.9.1.類目設(shè)置會(huì)計(jì)檔案按文件形式(名稱)設(shè)置類目,會(huì)計(jì)檔案類設(shè)置四個(gè)二級(jí)類目(見類目代號(hào)表)。 11.9.2.會(huì)計(jì)檔案結(jié)構(gòu)形成采用五段式,格式如下: x8·xx·xxx 第一段為目錄號(hào)。 第二段為一級(jí)類目(會(huì)計(jì)檔案)代號(hào),用“8"表示。 第三段為二級(jí)類目代號(hào),用01-04表示。 第四段為三級(jí)類目代號(hào),用二位自然數(shù)表示。 第五段為案卷號(hào),按二級(jí)類目流水編號(hào)。 11.9.3.案卷排架(憑證、報(bào)表、其他)

18、按二級(jí)類目從1起流水排列、編號(hào),賬簿類按三級(jí)類目流水排列編號(hào)。 11.10.干部職工檔案類目設(shè)置及編號(hào) 11.10.1.類目設(shè)置 干部職工檔案設(shè)置管理人員檔案、員工檔案、死亡職工檔案三個(gè)二級(jí)類目 11.10.2.編號(hào)的結(jié)構(gòu)形式 干部職工檔案的結(jié)構(gòu)采用四段式,格式如下: x9·xxx 第一段為目錄號(hào) 第二段為一級(jí)類目(干部職工類檔案)代號(hào),用“9”表示。 第三段為二級(jí)類目代號(hào)。 第四段為案卷號(hào)。 11.10.3.案卷排列按二級(jí)類目順序排列。 企業(yè)檔案室管理規(guī)定【2】 一、總則 集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營活動(dòng)中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,

19、理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。 1、凡集團(tuán)總部各部門、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必需按規(guī)定定期向集團(tuán)行政人事部提交備份,從而保證集團(tuán)行政部作為集團(tuán)檔案管理對(duì)口部門檔案資料的完整性、連續(xù)性、真實(shí)性。 2、集團(tuán)總部行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理、文書立卷的工作,并對(duì)各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。 二、歸檔范圍 1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書信、報(bào)刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。 2、公司

20、設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料 3、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料; 4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等) 5、政府、項(xiàng)目批文、合同; 6、公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司打算等); 7、工程進(jìn)度計(jì)劃掌握文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙; 8、各分子公司及集團(tuán)總部各部門年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃; 9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同); 10、公司有效證照、證件、印章; 11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件; 12、公司重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)

21、告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等; 13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等; 14、集團(tuán)、各分子公司獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料; 15、其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位供應(yīng)和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。 三、立卷歸檔要求 1、集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應(yīng)在每季度最終一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向集團(tuán)行政人事部提交備份。 2、集團(tuán)各部門應(yīng)準(zhǔn)時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按立卷歸檔后再

22、辦理借閱手續(xù);各分子必需嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。 3、各分子公司向集團(tuán)行政人事部提交備份檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù),按文件材料分類造冊(cè),隨移交備份檔案供應(yīng)兩聯(lián)清單,注明移交人,待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。 4、歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用。詳細(xì)應(yīng)做到下述幾點(diǎn): (1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 (2)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應(yīng)全在一立

23、卷。 (3)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)分不同狀況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后; (4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號(hào);不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào),圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。 (5)按各類檔案資料的保密級(jí)別、保存期限,案卷必需以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對(duì)文件材料的題名不要隨便更改和簡(jiǎn)化;沒有題名應(yīng)擬寫題名,有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫:沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清晰,填入有關(guān)

24、項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。 (6)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。 四、檔案保管期限 1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。 2、確定集團(tuán)檔案保管期限的原則 (1)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。 (2)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長期保管。 (3)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。 五、檔案保密級(jí)別 1、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密二級(jí)。檔案的

25、密級(jí)由檔案提交人提議,行政人事部經(jīng)理核定密級(jí)。 2、有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室;有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 3、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)及副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 4、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)鑒定解密,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,準(zhǔn)時(shí)供應(yīng)利用。 六、檔案的借閱 1、各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱。 2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團(tuán)行政

26、人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。 3、借閱檔案必需嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷。 4、借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特別狀況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。 5、有密級(jí)的檔案調(diào)閱、復(fù)制時(shí)均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 6、借閱的檔案用完后,應(yīng)準(zhǔn)時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過十天。 7、借閱人對(duì)檔案要妥當(dāng)保管,不得遺失。 8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。 七、電腦檔案的管理 1、全部員工使用的電腦必需指定特地的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料,在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾,使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。 2、各分子公司辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)即為電腦